Электронная трудовая книжка: ключевые моменты

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки. Ее внедрение было направлено на усовершенствование учета трудовой деятельности украинцев, уменьшение бумажного документооборота и связанных с этим рисков утраты или повреждения документов. Официальный старт электронной трудовой книги начался с 10 июня 2021 года.

Положил начало внедрению электронной трудовой книжки Порядок учета трудовой деятельности работника, физического лица – предпринимателя, физического лица, обеспечивающего себя работой самостоятельно, в электронной форме, утвержденный постановлением КМУ от 27.11.2019 № 1084 (далее – Порядок № 1084). Позже появился Закон Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины об учете трудовой деятельности работника в электронной форме от 05.02.2021 г. № 1217-IX (далее – Закон № 1217).

Трудовая деятельность в электронной трудовой книжке

В Порядке № 1084, в частности, указано:

• цель учета трудовой деятельности ведется – накопление, хранение и использование информации о приобретенном работником стаже работы, образовании, квалификации для подтверждения имеющегося трудового стажа при заключении трудового договора, назначении пенсий и т. п.;

• сведения о трудовой деятельности работника хранятся в составе персональной учетной карточки застрахованного лица в реестре застрахованных лиц.

Сведения о трудовой деятельности работника включают:

сведения, позволяющие идентифицировать лицо (уникальный номер персональной учетной карточки застрахованного лица в реестре застрахованных лиц; фамилия, имя, отчество (при наличии) лица на момент представления сведений в Пенсионный фонд Украины; дата рождения и т. п.);

сведения о периодах трудовой деятельности (в частности, налоговый номер юридического лица и наименование страхователя; год, за который внесены сведения; период трудовых отношений; профессиональное название работы; информация об основном месте работы; образование).

Также Порядок №1084 определяет особенности представления сведений о трудовой деятельности работника в ПФУ. Во исполнение норм Порядка № 1084 постановлением правления ПФУ от 12.03.2021 г. № 11-1 был утвержден Порядок представления сведений о трудовой деятельности работника, физического лица – предпринимателя, физического лица, обеспечивающего себя работой самостоятельно, в электронной форме (далее – Порядок № 11-1).

Не так давно в Порядок № 11-1 постановлением правления Пенсионного фонда Украины от 01.06.2022 г. № 8-3 были внесены изменения. В частности, согласно обновленному п. 4 Порядка № 1084 сведения о трудовой деятельности работника представляют в территориальный орган ПФУ работником лично или через вебпортал электронных услуг Пенсионного фонда Украины в электронной форме. При этом работник, страхователь или представитель страхователя, которому руководителем страхователя делегированы соответствующие полномочия, обязательно налагают на них электронную подпись, которая базируется на квалифицированном сертификате электронной подписи.

Через веб-портал электронных услуг сведения о трудовой деятельности работника представляются в электронной форме в виде xml-файла. Его структура приведена в приложении к Порядку № 11-1. За периоды до вступления в силу Закона № 1217-IX сведения представляют:

посредством копий предусмотренных законодательством документов, изготовленных посредством сканирования;

в оцифрованном виде – посредством создания соответствующей электронной записи в электронном кабинете страхователя или застрахованного лица на вебпортале электронных услуг ПФУ, к которой прилагают сканированные копии документов, на основании которых создается запись.

Напомним, что ключевые моменты, связанные с внедрением электронной трудовой книжки, неоднократно предоставлялись и Государственной службой Украины по вопросам труда (Гоструда), и Пенсионным фондом Украины (ПФУ). К примеру, Гоструда отмечало, что сведения о трудовой деятельности могут вносить сами работники и/или их работодатели. Это возможно на основании сканированных цветных копий всех страниц трудовой книжки в хронологическом порядке и соответствующих документов, в которые внесены записи с оригиналов трудовой или других документов, подтверждающих стаж. И ПФУ предоставил ответы на важные вопросы внедрения электронной трудовой книжки.

Итак, в электронной трудовой книжке отражается имеющаяся информация о стаже, записи о принятии на работу, переводе и увольнении. Закон № 1217-IX вступил в силу 10 июня 2021 года и теперь учет трудовой деятельности стоит вести по электронным трудовым книжкам, а не по бумажным трудовым. Для полного перехода на электронные трудовые книжки отведено 5 лет. В этот переходный период Закон №1217 не запрещает пользоваться как бумажной, так и электронной формами  трудовых книжек. По желанию работника бумажная трудовая книжка может вестись и по истечении пятилетнего срока.

Сканированные данные из бумажной трудовой книжки переводятся в цифровой формат. Как это сделать:

вариант 1 – оцифрование сведений о трудовой деятельности работника на основании сканированных копий документов, осуществляется ответственным лицом органа ПФУ путем дополнения персональной учетной карточки застрахованного лица в реестре застрахованных лиц информацией, имеющейся в сканированных копиях документов;

вариант 2 – на вебпортале электронных услуг ПФУ, в кабинете работодателя, предоставлена ​​возможность для оцифровки (внесения) трудовой книжки ответственным лицом кадровой службы работодателя.

Доступ к электронной трудовой книжке

В личном кабинете застрахованного на веб портале электронных услуг ПФУ застрахованному лицу предоставлена ​​возможность просматривать информацию, имеющуюся в электронной трудовой книжке. Здесь можно просмотреть имеющуюся информацию о себе, в частности о страховом стаже, так как для пользователей, которые определены в системах ПФУ как физические лица, при входе за КЭП (квалифицированной электронной подписью) предоставляются все данные, включая персонифицированные (ФИО, дата рождения, пол), данные паспорта), данные о заработной плате, страховом стаже, пенсии (для пенсионеров), электронной трудовой книжке, данные о периодах временной потери трудоспособности, документы лица, отправленные запросы и обращения и информация об их обработке и т. д.

Если вам важны нюансы трудового законодательства не только по теме электронной трудовой книжки, тогда регистрируйтесь на бесплатную вебинару серию, где разберем самые актуальные проблемы законодательства и бухгалтерии.

Зарегистрироваться на бесплатный вебинар