Электронная цифровая подпись: виды, применение, порядок получения

Когда речь идет об электронной цифровой подписи (далее – ЭЦП), несомненно, это связано с документацией в электронной форме, а в первую очередь с налоговой отчетностью. О статусе ЭЦП, особенностях ее получения и использования в повседневной бухгалтерской практике и поговорим далее.

ЭЦП и ее роль в электронном документообороте

Электронная форма ведения документации все больше становится популярной, и это неудивительно в т.н. эпоху цифровизации – как бизнес-сферы, так и общества в целом. Предприятие может применять электронные документы (в бухучете, кадровой работе) при условии соблюдения требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте. Данные требования устанавливаются:

• Законом Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» от 22.05.2003 г. № 851-IV (далее – Закон № 851);
• Законом Украины «Об электронных доверительных услугах» от 05.10.2017 г. № 2155-VIIІ (далее – Закон № 2155);
• абз. 8 ч. 2 ст. 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 г. № 996-XIV;
• абз. 1 п. 2.3 гл. 2 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденном приказом Минфина Украины от 24.05.1995 г. № 88 (далее – Положение № 88).

Обратите внимание: ч. 1 ст. 5 Закона № 851 под электронным подразумевает документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая его обязательные реквизиты. То есть обязательные реквизиты электронного документа тождественны обязательным реквизитам документа на бумаге.

Вместе с тем ЭЦП не только идентифицирует автора электронного документа, но и завершает его создание (ч.ч. 1, 2 ст. 6 Закона № 851). К тому же наличие налагаемой на электронный документ КЭП налогоплательщика является достаточным подтверждением подлинности документа налоговой отчетности (абз. 2 пп. 48.5.1 Налогового кодекса Украины).

Особенности использования ЭЦП

По общим правилам ЭЦП используется в случаях, установленных законом, или по письменному соглашению сторон (ч. 3 ст. 207 Гражданского кодекса Украины). Если, например, речь идет о налоговых взаимоотношениях, то в соответствии с абз. 1 п. 1 р. ІІІ Порядка обмена электронными документами с контролирующими органами, утвержденного приказом Минфина Украины от 06.06.2017 г. № 557 (далее – Порядок № 557), предприятие и налоговый орган как субъекты электронного документооборота заключают договор о признании электронных документов. Примерную форму такого договора содержит приложение 1 к Порядку № 557. Согласно ст. 42 Налогового кодекса Украины (далее – НКУ) в целом электронный документооборот между налогоплательщиком и контролирующим органом осуществляется без заключения надлежащего договора.

С целью соблюдения норм о признании э-документов предприятию следует отправить Заявление о присоединении к договору о признании электронных документов (далее – Заявление о присоединении к Договору) (абз. 5 п. 2 разд. І Порядка № 557). Заявление о присоединении к Договору можно направить через приватную часть электронного кабинета.

Да и в хозяйственной практике контрагенты также в большинстве случаев заключают договоры об электронном документообороте, в частности, о порядке признания э-документации.

Как отмечают Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденные приказом Минюста Украины от 18.06.2015 г. № 1000/5, ЭЦП должна быть квалифицированной (п. 11 гл. 7 р. 2). Похожий тезис находим и в абз. 4 п. 3 р. ІІ Порядка № 557.

КЭП: как получить и использовать

Квалифицированная электронная подпись (далее – КЭП) имеет такую же юридическую силу, как и собственноручная подпись, а также презумпцию соответствия ей (п. 4 ст. 18 Закона № 2155).

КЭП – усовершенствованная электронная подпись, которая создается с использованием средства КЭП и основывается на квалифицированном сертификате открытого ключа (пп. 23 п. 1 ст. 1 Закона № 2155).

Каждый работник, подписывающий электронные документы, должен иметь КЭП, для получения которой обращаются к квалифицированному предоставителю электронных доверительных услуг. С выбранным предоставителем подписывается договор о предоставлении квалифицированных электронных доверительных услуг (абз. 1 п. 2 ст. 17 Закона № 2155). Бесплатно эти услуги предоставляет, в частности, ИСД ГНС Украины.

Плательщик должен уведомить контролирующий орган о лицах, которым делегировано право подписи электронных документов путем направления уведомления о предоставлении информации об электронной цифровой подписи (далее – Уведомление). Отправляют Уведомление, в которое вносится информация об этих лицах, в электронном виде по форме приложения 2 к Порядку № 557.

Одним из первых на предприятиях ЭЦП (в т.ч. КЭП) получает главный бухгалтер (бухгалтер, если он единственный). И при смене такого лица (к примеру, в связи с увольнением) предприятию следует выполнить определенные действия, а именно представить аккредитованному центру сертификации ключей, выдавшему КЭП, заявление о его отмене. В соответствии с ч. 1 ст. 25 Закона № 2155 КЭП отменяется в течение 2 часов.

Отношения в сфере доверительных электронных услуг, регулируют, в частности:

• Порядок использования электронных доверительных услуг в органах государственной власти, органах местного самоуправления, предприятиях, учреждениях и организациях государственной формы собственности, утвержденный постановлением КМУ от 19.09.2018 г. № 749 (далее – Порядок № 749);
• Требования в сфере электронных доверительных услуг, утвержденные постановлением КМУ от 07.11.2018 г. № 992 (далее – Требования № 992).

КЭП выдается исключительно в аккредитованных центрах сертификации ключей (далее – АЦСК). С полным перечнем можно ознакомиться на сайте Министерства цифровой трансформации Украины (https://czo.gov.ua/) в разделе «Довірчі послуги».

О квалифицированном предоставителе электронных доверительных услуг и с правилами получения электронных доверительных услуг, в т.ч. для программных РРО, можно ознакомиться на странице ИСД ГНС Украины.

Добавим, что для электронного документооборота ГНС рекомендует применять программное обеспечение именно от ИСД ГНС, «ІІТ Користувач ЦСК­1» (https://acskidd.gov.ua/korustyvach_csk).

КЭП: использование в налоговом учете

Согласно ч. 2 ст. 17 Закона № 2155, п. 4 Порядка № 749 электронная отчетность и другие документы, заявления и т.п. должны подаваться в ГНС Украины с использованием квалифицированных электронных доверительных услуг. То есть с применением КЭП.

Например, в случае регистрации налоговых накладных в ЕРНН при наличии на предприятии главного бухгалтера (бухгалтера) достаточно на таких налоговых документах КЭП этих лиц. Если на предприятии отсутствуют бухгалтерские должности, на налоговые накладные налагается ЭЦП руководителя.

Налоговики обращают внимание, что КЭП является электронным файлом, поэтому для его хранения понадобится физический носитель, именуемый Законом № 2155 «средство квалифицированной электронной подписи или печати». Такой носитель может быть:

• обычным устройством, на котором создается и хранится КЭП (любой флеш-накопитель, жесткий диск компьютера и т.п.) – простое средство КЭП (п. 17 ч. 1 ст. 1 Закона № 2155);
• устройство со встроенными аппаратно-программными средствами, обеспечивающими защиту записанных на нем данных от несанкционированного доступа, копирования или ознакомления с параметрами личного ключа. То есть защищенный носитель личных ключей (например, токен), соответствующий условиям п. 2 Порядка № 749.

Также налоговики акцентируют, что сгенерированный личный ключ пользователя защищается паролем и записывается на защищенном носителе ключевой информации. При этом пользователь может сделать резервную копию путем копирования КЭП из файлового носителя на защищенный носитель ключевой информации, но такая КЭП не будет считаться как сгенерированная на защищенном носителе.

Что касается порядке оформления юридическим лицом созданной налоговой э-отчетности, добавим:

• первой на нее налагается КЭП главного бухгалтера;
• второй – КЭП руководителя;
• третьей – квалифицированная электронная печать (при ее наличии).

При отсутствии должности бухгалтера КЭП должностных лиц юридического лица налагаются в следующем порядке:

• первой – КЭП руководителя;
• второй – печать (при наличии).

Налоговики напоминают, что при отсутствии на предприятии должности главного бухгалтера в контролирующий орган подается заявление по форме №1-ОПП или по форме № 1-РПП с отметкой «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку» со сведениями о руководителя предприятия.

Что касается ФЛП или лиц, осуществляющих независимую профессиональную деятельность, действует следующее правило оформления налоговой отчетности:

• первой налагается КЭП налогоплательщика – физического лица;
• второй – печать в (при наличии).

КЭП и ПРРО

Субъекты хозяйствования имеют право в ПРРО вместо КЭП применять усовершенствованную электронную подпись и/или усовершенствованную электронную печать: для оформления расчетных документов и передачи их в фискальный сервер ГНС. Это возможно благодаря изменениям, внесенным в отдельные постановления КМУ.