Электронные первичные документы в бухучете: нюансы использования

Документооборот предприятия: общие положения

По общему определению документооборот – это движение документов с момента их создания или получения до завершения выполнения и передачи в архив или отправки (абз. 14 п. 2 разд. I Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденных приказом Минюста Украины 18.06.2015 г. № 1000/5 (далее – Правила № 1000/5).

Соответственно, для целей бухучета под документооборотом понимается движение первичных документов на предприятии. Напомним, что первичные и сводные учетные документы могут быть составлены в бумажной или электронной форме (ч. 2 ст. 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 г. № 996-XIV, далее – Закон о бухучете).

Начинается же документооборот с составления первичных документов и заканчивается их передачей на хранение в архив предприятия (п.п. 2.1-2.17, п.п. 6.1-6.10 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина Украины от от 24.05.1995 г. № 88, далее – Положение № 88).

Первичные документы подлежат обязательной проверке на наличие в документе обязательных реквизитов и соответствие хозяйственной операции действующему законодательству в сфере бухгалтерского учета, логической увязке отдельных показателей.

При выявлении несоответствия первичного документа требованиям законодательства такие документы с письменным обоснованием передают руководителю предприятия (п. 2.15 Положения № 88). Такие документы не принимаются к исполнению до отдельного письменного решения руководителя (п. 2.16 Положения № 88). Все это – составляющие документооборота на предприятии. При этом документооборот электронной первички имеет свои особенности.

Статус электронных первичных документов, порядок их составления

Правовой статус электронных документов, порядок организации их документооборота и использования устанавливают, в частности:

Гражданский кодекс Украины;

Закон Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» от 22.05.2003 г. № 851-IV (далее – Закон № 851);

Закон Украины «Об электронной коммерции» от 03.09.2015 г. № 675-VIII;

Закон Украины «Об электронных доверительных услугах» от 05.10.2017 г. № 2155-VIII.

Согласно ч. 1 ст. 5 Закона №851 электронный документ (е-документ) – документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа.

Первичные е-документы:

• должны иметь все обязательные реквизиты, предусмотренные ст. 9 Закона о бухучете;
• их применяют в бухучете при соблюдении требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте (п. 2.2 Положения № 88).

И в соответствии с Положением о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденным постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 г. № 148 (далее – Положение № 148), бумажными или электронными могут быть кассовые документы. Электронные кассовые документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства Украины в сфере электронного документооборота (п. 23 разд. ІІІ Положения № 148). Также предприятия вправе вести кассовую книгу в электронной форме с помощью компьютерных средств (п. 41 разд. IV Положения № 148).

Подробнее о документообороте на предприятии см. в статьях:

Первичные документы и организация документооборота на предприятии

Организация электронного документооборота на предприятии

Далее рассмотрим отдельные практические нюансы применения первичных е-документов.

Дата отправки расходной накладной в электронной форме не совпадает с датой ее создания. Есть ли нарушения?

Напомним, что в случае применения электронных документов случаются ситуации, когда документ составлен одной датой, а электронная подпись наложена другой датой – это не запрещено законодательством. Согласно ч. 2 ст. 6 Закона № 851 наложением электронной подписи завершается создание электронного документа.

В то же время согласно пп. «б» п. 187.1 НКУ для документов, составленных в электронной форме, датой оформления документа считается дата, указанная в самом документе как дата его составления в соответствии с Законом о бухучете, независимо от даты наложения электронной подписи.

Дата составления первичного документа является его обязательным реквизитом (ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете). Заметим, что на отражение хозяйственной операции в бухгалтерском учете влияет дата осуществления операции, а не дата составления первичного документа.

То есть хозоперацию отражают не по дате составления первичного документа или его получения, а в том периоде, когда операцию провели (ч. 5 ст. 9 Закона о бухучете).

Поскольку хозяйственная операция – это действие или событие, вызывающее изменения в структуре активов и обязательств, собственном капитале предприятия (ст. 1 Закона о бухучете). Так что дата такого действия или события является датой осуществления хозоперации.

Расходная накладная составляется при отгрузке товаров, она по факту является первичным документом, требования к ее составлению определены ч. 2 ст. 9 Законом о бухучете и п. 2.4 Положения № 88. В расходной накладной указывают, в частности, дату составления. Обычно при оформлении расходной накладной, как и другого первичного документа, дата осуществления хозоперации и дата составления первичного документа совпадают.

Как мы уже сказали, по общему правилу хозяйственные операции должны быть отражены в учетных регистрах в том отчетном периоде, в котором они были осуществлены (ч. 5 ст. 9 Закона о бухучете). То есть момент признания расходов контрагентом не зависит прямо от периода получения первичных документов от поставщика (см., например, письмо Минфина от 22.04.2016 г. № 31-11410-06-5/11705). Поэтому если правилами документооборота предприятия предусмотрена возможность отражения хозяйственной операции, относительно которой на момент окончания составления учетных регистров бухгалтерского учета за отчетный период от контрагента в сроки, установленные законодательством, не получен первичный документ, основанием для переноса информации о такой хозяйственной операции в учетные регистры бухгалтерского учета является надлежащим образом оформленный внутренний первичный документ (акт), составленный должностным лицом, ответственным за прием-отпуск товарно-материальных ценностей, работ и услуг.

Полученная позже первичка подтверждает осуществление хозоперации именно в соответствующем отчетном периоде. Так что нарушений нет.

Если вам важны нюансы учета не только по теме учета целевого первичных е-документов, тогда регистрируйтесь на бесплатную вебинарную серию, где разберем самые актуальные проблемы законодательства и бухгалтерии.

Зарегистрироваться на бесплатный ✅

Продавец товаров отсылает электронный вариант расходной накладной в Медок. Обязательно ли заключать договор об электронном документообороте между покупателем и продавцом?

Напомним, что в соответствии с Законом № 851 и Положением № 88 первичные документы, в частности, расходная накладная могут считаться оригиналами при соблюдении всех требований к первичке в целом и к электронному документу в частности.

Принципы электронного документооборота содержит раздел III Закона № 851. В частности, говорится о совокупности процессов создания, обработки, отправки, передачи, получения, хранения, использования и уничтожения электронных документов. При этом порядок электронного документооборота определяется предприятиями, учреждениями и организациями всех форм собственности согласно законодательству.

К примеру, ст. 11 Закона № 851 регламентирует порядок получения электронных документов. Так, электронный документ считается полученным адресатом с момента поступления авторууведомления в электронной форме от адресата о получении этого электронного документа автора, если иное не предусмотрено законодательством или предварительной договоренностью между субъектами электронного документооборота.

Если предварительной договоренностью между субъектами электронного документооборота не определен порядок подтверждения факта получения электронного документа, такое подтверждение может быть осуществлено в любом порядке автоматизированным или иным способом в электронной форме или в форме документа на бумаге. Указанное подтверждение должно содержать данные о факте и времени получения электронного документа и об отправителе этого подтверждения.

Понятие субъекта электронного документооборота определено ст. 1 Закона № 851: это автор, подписчик, адресат и посредник, которые приобретают предусмотренные законом или договором права и обязанности в процессе электронного документооборота.

То есть должен быть соответствующий договор по электронному документообороту, подтверждающий ст. 14 Закона № 851: электронный документооборот осуществляется в соответствии с законодательством Украины или на основании договоров, определяющих взаимоотношения субъектов электронного документооборота.

На практике часто бывает, что одно предприятие ведет электронный документооборот, а другое – в бумажной форме. Тогда в условиях договора об организации обмена документами (документооборота) контрагенты заранее определяют форму первичных документов, составляющих стороны на выполнение такого договора. И, например, контрагент, использующий электронные документы, предоставляет другой стороне первичный документ в электронной форме. И эта другая сторона печатает на бумаге документ, который затем лично подписывается обеими сторонами, как того требует Положение № 88.

Предприятие – субъект ВЭД имеет таможенные электронные декларации и инвойсы. Заявки на покупку валюты и ее перечисление также оформляются в электронном виде. Как их хранить в бухгалтерии?

Как известно, первичные и сводные учетные документы могут быть составлены в бумажной или электронной форме. При составлении и хранении первичных документов и регистров бухучета с использованием электронных средств обработки информации предприятие обязано за свой счет изготовить их копии на бумажных носителях по требованию других участников хозяйственных операций, а также правоохранительных органов и соответствующих органов (ч. 6 ст. 9 Закона о бухучете).

Электронная таможенная декларация является первичным документом, фиксирующим хозяйственную операцию по взятию предприятием обязательства в сумме начисленных таможенных платежей при наличии обязательных реквизитов (см., например, письмо Минфина 23.01.2013 № 31-08410-07-16/2073). То есть таможенная е-декларация подтверждает расходы предприятия на таможенное оформление.

Счет-фактура (инвойс) в соответствии со ст. 53 и ст. 55 ТКУ – это документ:

• который подтверждает таможенную стоимость товаров;
• в котором указана сумма причитающегося за товар платежа согласно ВЭД-контракту. Кроме того, счет-фактура может быть использован в качестве сопроводительного документа.

Бумажные первичные документы должны быть в оригинале, а при потере, повреждении и т. д. должен быть дубликат оригинала первичного документа.

Если речь идет о первичных документах, то в свое время в письме ГФСУ от 09.09.2014 г. № 3154/6/99-99-19-02-01-15 налоговики отметили: налогоплательщик, получивший е-документы в подтверждение осуществления хозяйственных операций может предъявить такие документы в визуальной форме отображения (в том числе в бумажной копии) и удостоверить эти документы подписью такого налогоплательщика или его должностного лица и скрепить печатью (при наличии).

Следовательно,  в бухгалтерии могут храниться подлинники первичных е-документов в визуальной форме отображения. Или по требованию определенных лиц предприятие должно изготовить за свой счет копии е-первички на бумажных носителях.