Инвентаризация-2024: нюансы документального оформления результатов

В статье «Инвентаризация-2024: проводим своевременно и правильно» мы напомнили об общих положениях, требованиях к проведению годовой инвентаризации и ответили на актуальные вопросы по этому процессу. В этой консультации мы остановимся на нюансах документального оформления результатов инвентаризации.

Инвентаризация: общие требования к документальному оформлению

Начнем с того, что долгое время предприятия могли на законных основаниях использовать формы первичной учетной документации для предприятий и организаций, утвержденные постановлением Госкомстата СССР от 28.12.1989 г. № 241 (далее – постановление № 241) (см. письмо Госкомстата от 30.01.2003 г. № 03-04-05/18). Но согласно приказу Госстата от 23.08.2023 г. № 249 постановление № 241 было признано более неприменимым на территории Украины.

Обратите внимание, что п. 14 разд. ІІ Положения об инвентаризации активов и обязательств, утвержденного приказом Минфина Украины от 02.09.2014 г. № 879 (далее – Положение № 879) предусмотрено: инвентаризационные описи, акты инвентаризации, сверочные ведомости оформляются в соответствии с требованиями Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина Украины от 24.05.1995 г. № 88 (далее – Положение № 88). То есть, такие документы являются первичными документами, при создании которых должны применяться все обязательные реквизиты и требования, установленные Положением № 88. При этом материалы инвентаризации могут быть заполнены как рукописным способом, так и с помощью электронных средств обработки информации.

Бюджетные учреждения сведения о результатах проведенных инвентаризаций оформляют по формам, определенным приказом Минфина Украины «Об утверждении типовых форм для отражения бюджетными учреждениями результатов инвентаризации» от 17.06.2015 г. № 572 (далее – приказ № 572).

Также в п. 1 разд. IV Положения № 879 указано, что заключения по выявленным разногласиям между фактическим наличием активов и обязательств и данными бухгалтерского учета, которые приводятся в сверочных ведомостях, и предложения по их урегулированию отражаются инвентаризационной комиссией в протоколе. Его составляют после окончания инвентаризации и передают на рассмотрение и утверждение руководителю предприятия. В протоколе указывают: причины недостач, потерь, излишек, а также предложения по зачету вследствие пересортицы, списания недостач в пределах норм естественной убыли, а также сверхурочных недостач и потерь от порчи ценностей с указанием причин и принятых мер по предотвращению таких потерь и недостач. Предприятия могут добавлять в протоколы другую информацию, которая является существенной для принятия решений по признанию и оценке активов и обязательств и раскрытию соответствующей информации в финансовой отчетности.

То есть Положение № 879 самостоятельно не устанавливает формы инвентаризационных документов, но и не запрещает разрабатывать собственные или использовать действующие типовые формы.

Если вам важны нюансы бухучета не только по теме инвентаризации, тогда регистрируйтесь на бесплатную вебинарную серию, где разберем самые актуальные проблемы законодательства и бухгалтерии.

Зарегистрироваться на бесплатный ✅

Формы документирования результатов инвентаризации

В настоящее время коммерческие предприятия при инвентаризации могут применять типовые формы из приказа № 572.

В п. 2 настоящего приказа указано, что утвержденные им типовые формы для отражения бюджетными учреждениями результатов инвентаризации могут применяться другими юрлицами (независимо от их организационно правовых форм и форм собственности), а также представительствами иностранных субъектов хозяйственной деятельности:

• Инвентаризационная опись необоротных активов;
• Инвентаризационная опись запасов;
• Инвентаризационная опись материальных ценностей, принятых на ответственное хранение;
• Сверочная ведомость результатов инвентаризации внеоборотных активов;
• Сверочная ведомость результатов инвентаризации запасов;
• Акт о результатах инвентаризации денежных средств;
• Акт инвентаризации наличия денежных документов, бланков документов строгой отчетности;
• Акт инвентаризации наличия денежных инвестиций;
• Акт инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами;
• Акт инвентаризации дебиторской или кредиторской задолженности, срок исковой давности которой истек и которая планируется к списанию;
• Акт инвентаризации расчетов по возмещению материальных убытков;
• Протокол инвентаризационной комиссии.

Кроме того, предприятия могут применять:

для отражения результатов инвентаризации нематериальных активов – типовую форму НА-4 «Инвентаризационное описание объектов права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов», утвержденную приказом Минфина Украины от 22.11.2004 г. № 732;

для инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств, расчетов и незавершенного производства сельскохозяйственных предприятий – типовые формы, упомянутые в приложении к письму Министерства аграрной политики Украины от 04.12.2003 г. № 37-27-12/14023.

Документирование результатов инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности

О порядке сверки и подтверждения дебиторской и кредиторской задолженности мы рассказывали в статье «Расчеты с дебиторами и кредиторами: как свериться и подтвердить задолженность». В частности, привели пример Акта сверки расчетов с дебиторами и кредиторами.

К изложенному в этой статье добавим, что пп. 7.2 разд. III Положение № 879 предусмотрено: для подтверждения фактической дебиторской задолженности предприятиям – кредиторам следует передать всем дебиторам выписки с аналитических счетов об их задолженности. А предприятиям – дебиторам следует подтвердить свою задолженность или заявить свои возражения по поводу предъявленных кредиторами сумм.

Чтобы подтвердить имеющиеся суммы задолженностей инвентаризационной комиссии, следует представить данные об их наличии, которые оформляют актом сверки. Заметим, что типовой формы акта сверки нет, поэтому на практике его составляют в произвольной форме.

Обратите внимание, что акт сверки расчетов не первичный документ, ведь он не связан с проведением хозяйственной операции, а лишь подтверждает наличие дебиторской и кредиторской задолженности (см. судебное решение www.reyestr.court.gov.ua/Review/80268095).

В то же время акт сверки можно считать доказательством по делу, в частности, подтверждением наличия задолженности субъекта хозяйствования, ее размера, признания должником такой задолженности и т. д. при определенных условиях. В частности, если информация по акту удостоверена первичными документами и подписями уполномоченных на сверку лиц.

В акте сверки целесообразно указывать даты и номера договоров, расчетных документов, сумму задолженности по данным кредитора и дебитора, сумму разногласий по результатам сверки.

Еще рекомендуем обратить внимание на приложение 1 к совместному приказу Минэкономики, Минфина, Минстата от 10.11.1998 г. № 148/234/383. В нем приведена форма акта сверки расчетов, которую можно использовать или брать за основу при разработке собственного аналогичного документа.