Как исчислить среднесписочную численность штатных работников

Дата публикации
15 Мар 2021

Если считать цыплят народная мудрость советует по осени, то вот подсчитывать количество сотрудников на предприятии приходится независимо от времени года. Такой подсчет работодатели осуществляют не только для собственных нужд — отчитываться о количественных показателях персонала следует перед контролирующими органами.

Определение среднеучетного количества штатных работников

Основным документом, регулирующим алгоритм расчета трудовых ресурсов работодателя, является Инструкция по статистике количества работников, утвержденная приказом Государственного комитета статистики Украины от 28.09.2005 г. № 286 (далее — Инструкция № 286).

По данной методологии расчет штатной численности работников за месяц производится исходя из их количества на каждый день отчетного периода с дальнейшим усреднением этого показателя. За дни, когда предприятие не работает, необходимо брать данные предыдущего рабочего дня.

Для расчета этого показателя за другой отчетный период (квартал, год и т.д.) усредняют численность работников за месяц на соответствующее количество месяцев периода.

Основой для исчисления является первичная учетная документация по кадровым вопросам. Также предприятия могут самостоятельно разработать удобные формы ведения подсчетов количественного состава персонала и автоматизировать кадровый учет.

Кого включать/исключать при расчете СКШР?

Особое внимание при расчете количественного кадрового состава обращаем на то, кого из работников и каким образом следует учитывать.

«в учетное количество штатных работников включаются все наемные работники, заключившие письменно трудовой договор (контракт) и выполнявшие постоянную, временную или сезонную работу один день и более, а также собственники предприятия, если, помимо дохода, они получали заработную плату на этом предприятии»

(п. 2.1 Инструкции № 286)

По общему правилу расчет среднеучетного количества штатных работников осуществляется путем исключения из общего количества работников тех, кто не подлежит учету для таких целей, а именно находится в декретном отпуске.

Важным моментом для учета сотрудника является наличие трудовых отношений, а не фактическое присутствие на работе. Все, кто находится на больничном, в отпуске, на учебе, в командировке или на общественных работах и т.д., не исключаются из расчета.

Также следует учитывать особенности участия в расчете определенных категорий работников. В частности, работники, выполняющие дополнительную работу на этом же предприятии как совместители или по договору ГПХ, принимаются за 1 штатную единицу.

Учет работников, находящихся в декрете, а также совместителей и работающих по гражданско-правовым договорам ведется отдельно. Кстати, в расчете численности задействованных по ГПХ-договорам не включаются ФЛП.

Примеры

Чтобы объяснить вышесказанное, проиллюстрируем непосредственную «механику» усреднения учетной численности работников за месяц.

Предположим, что по состоянию на 1 февраля 2021 года на предприятии с обычной 5-дневной рабочей неделей общая численность составляет 100 работников. Один работник находится в отпуске по уходу за ребенком и планирует выйти на работу 26 февраля 2021 года. Один работник только в январе ушел в отпуск по беременности и родам. Также 11 февраля на работу принят новый работник, а от 15 февраля один работник увольняется. Считаем.

Февраль 2021 годаВсего работниковНе участвуют в подсчетеК учету
1100298
2100298
3100298
4100298
5100298
6100298
7100298
8100298
9100298
10100298
11101299
12101299
13101299
14101299
15100298
16100298
17100298
18100298
19100298
20100298
21100298
22100298
23100298
24100298
25100298
261011100
271011100
281011100
ИТОГО2 807532 754

Таким образом, расчетное количество работников — 2 754, количество календарных дней — 28. А значит, среднеучетное количество штатных работников учетного состава за февраль составляет 98 (2 754:28).

Если при тех же условиях предприятие отработало менее месяца, например, предприятие из-за карантина начало свою работу в 2021 году только с 10 февраля, тогда расчет будет следующим:

Февраль 2021 годаВсего работниковНе участвуют в подсчетеК учету
10100298
11101299
12101299
13101299
14101299
15100298
16100298
17100298
18100298
19100298
20100298
21100298
22100298
23100298
24100298
25100298
261011100
271011100
281011100
ИТОГО1 907351 872

В таком случае расчетное количество работников — 1 872, количество календарных дней — 28. А значит, среднеучетное количество штатных работников учетного состава за февраль составляет 69 (1 872 : 28).

Обратим внимание, что уволенного работника прекращают учитывать с первого рабочего дня предприятия после даты увольнения (п. 5.5 Инструкции № 286). К примеру, последним рабочим днем работника является 29 января 2021 года, что приходится на пятницу. Но он продолжает считаться в штатной численности еще 30 и 31 января и перестанет участвовать в расчете с 1 февраля 2021 года.

Часто задаваемые вопросы об исчислении среднеучетного количества штатных работников
Каким образом определяется среднеучетное количество штатных работников за отчетный период для заполнения заголовочной части таблицы 1 приложения 4 Отчета по ЕСВ?
Считать работников для этих целей в общем случае следует, руководствуясь нормами Инструкции № 286.
Но в ситуации с особыми категориями сотрудников ориентироваться стоит на специальные нормативные документы:
• показатель среднеучетного количества штатных работников, которым в соответствии с действующим законодательством установлена инвалидность, определяется согласно приказу Министерства социальной политики Украины «Об утверждении формы отчетности № 10-ПОІ (годовая) «Отчет о занятости и трудоустройстве лиц с инвалидностью» и Инструкции по ее заполнению» от 27.08.2020 г. № 591;
• показатель количества работников, имеющих дополнительные гарантии в содействии трудоустройству, заполняется в соответствии со ст. 14 Закона Украины «О занятости населения» от 05.07.2012 г. № 5067-VІ
Каковы особенности округления следует учесть при расчете количественных показателей численности персонала?
Штатная численность работников рассчитывается с округлением показателей по «правилу парной цифры». Основные постулаты данного правила следующие:
• округляются цифры постепенно справа налево;
• если последняя значимая цифра меньше или равна «4» — она отбрасывается (пример: 2,3 = 2);
• если последняя значимая цифра «5», ближайшая слева от нее цифра увеличивается на единицу, если она нечетная, а четная остается без изменений (пример: 7,5 = 8, а 6,5 = 6);
• если же она больше или равна «6», ближайшая слева от нее цифра увеличивается на единицу (пример: 3,9 = 4)
Как рассчитать количественный состав персонала для заполнения Отчета по труду?
Среднеучетное количество штатных работников для заполнения статформы 1-ПВ определяется по общей методологии Инструкции № 286.
Для самоконтроля за правильностью показателей кадрового состава в форме 1-ПВ можно ориентироваться на рекомендации по арифметической сопоставимости значений строк Отчета по труду, предоставленные разъяснением Госкомстата от 31.07.2019 г. № 19.1.2-12/31-19
Что относится к первичной учетной документации для определения количественного состава работников?
При исчислении количества работников на предприятии за основу берут данные кадровых документов, к которым относятся:
• распорядительные документы по личному составу (приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, прекращении трудового договора, предоставлении отпуска и т.п.);
• личная карточка;
• табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (в свою очередь, отметки в табеле проставляются исключительно на основании подтверждающих документов, таких как: листки временной нетрудоспособности или простоя, документы о командировках и т.п.);
• расчетно-платежные ведомости, расчетные ведомости, платежные ведомости;
• лицевые счета, трудовые договоры (контракты), гражданско-правовые договоры и другие документы первичного учета, утвержденные в установленном порядке, характеризующие количественный и качественный состав работников, их доход в денежной, натуральной формах, а также размеры льгот и компенсаций
Как проводят усреднение численности штатных работников работодатели с сезонным характером деятельности?
Такие работодатели среднеучетное количество штатных работников за год определяют путем суммирования указанного количества работников за все месяцы работы предприятия и деления полученной суммы на 12 (пп. 3.2.6 Инструкции № 286)
Проходит набор
Онлайн-курс по Зарплате и Кадрам

    Научитесь вести зарплатный и кадровый учет без ошибок, благодаря комплексному ...

    Анастасия Волевач Ирина Тимошенко
    20 Июл 2021
    Онлайн-курс по 1С Бухгалтерия 2.0

      Научитесь использовать 1С на 100%, работать быстро и без ошибок за 5 недель

      Светлана Шанайда
      Спикер Светлана Шанайда
      Комментарии 0

        Получите PDF Чек-лист

        Экспресс-аудит Вашей бухгалтерии

        [utm_campaign_i][/utm_campaign_i] [utm_source_i][/utm_source_i] [utm_medium_i][/utm_medium_i] [utm_term_i][/utm_term_i] [utm_content_i][/utm_content_i] [gclid_i][/gclid_i]
        Ближайшие курсы
        Онлайн-курс по Зарплате и Кадрам

          Научитесь вести зарплатный и кадровый учет без ошибок, благодаря комплексному ...

          Анастасия Волевач Ирина Тимошенко
          20 Июл 2021
          Онлайн-курс «Бухгалтер-Эксперт»

            Получите навыки, которыми обязан обладать единственный/главный бухгалтер для ...

            Анастасия Волевач Ирина Тимошенко
            25 Июн 2021
            Онлайн-курс по Проверкам

              Научитесь проходить проверки Налоговой уверенно и без штрафов всего за 5 недель

              Игорь Сичеславский
              Спикер Игорь Сичеславский
              16 Авг 2021
              Онлайн-курс по 1С Бухгалтерия 2.0

                Научитесь использовать 1С на 100%, работать быстро и без ошибок за 5 недель

                Светлана Шанайда
                Спикер Светлана Шанайда
                Онлайн-курс по Налогу на Прибыль

                  Научитесь вести учет налога на прибыль без ошибок, благодаря комплексному ...

                  Галина Морозовская
                  Спикер Галина Морозовская
                  05 Апр 2021