Кассовая книга: как вести и хранить

Кассовая книга – это документ установленной формы, применяемый для осуществления первичного учета наличных денег в кассе. Ее форма приведена в приложении 5 к Положению о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденному постановлением НБУ Украины от 29.12.2017 г. № 148 (далее – Положение № 148).

Итак, форма кассовой книги (типовая форма № КО-4) определена в приложении 5 к Положению № 148 и предусмотрено ведение этой книги в течение одного календарного года.

Требования к оформлению

Листы кассовой книги нумеруются и прошнуровываются, опечатываются оттиском печати при наличии ее на предприятии. Количество листов в кассовой книге удостоверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия (абз. 5 и 6 п. 39 разд. IV Положения № 148).

В кассовой книге записи осуществляются в двух экземплярах. Первые экземпляры, являющиеся неотрывной частью листа кассовой книги – «Вкладні аркуші касової книги», остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры, являющиеся отрывной частью листа кассовой книги – «Звіт касира», являются документами, по которым кассиры отчитываются о движении денег в кассе. Первые и вторые экземпляры имеют одинаковые номера.

В соответствии с п. 39 раздела IV Положения № 148 предприятия отражают в кассовой книге все поступления и выдачу наличных денег в национальной валюте.

Каждое предприятие (юрлицо), имеющее кассу, ведет одну кассовую книгу для учета операций с наличными в национальной валюте (без учета касс обособленных подразделений).

Исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные поправки подписываются кассиром, а также главным бухгалтером или замещающим его лицом.

Кассир осуществляет записи в кассовой книге по операциям получения или выдачи наличных по каждому кассовому ордеру и расходной ведомости в день их поступления или выдачи (п. 40 разд. IV Положения № 148). При отсутствии движения наличных денег в кассе в течение рабочего дня записи в кассовой книге в этот день не проводятся.

Кассир ежедневно в конце рабочего дня суммирует операции за день, выводит остаток наличных денег в кассе на начало следующего дня и передает в бухгалтерию как отчет кассира вторые экземпляры, являющиеся отрывной частью листа кассовой книги (копию записей в кассовой книге за день), с прибыльными и расходными кассовыми ордерами под подпись в кассовой книге. Наличные деньги, выданные по расходным ведомостям на выплаты, связанные с оплатой труда, отражаются в кассовой книге по истечении сроков этих выплат согласно п. 18 разд. II Положение № 148, а закрытие вышеупомянутых документов и выписка соответствующих расходных кассовых ордеров проводятся в порядке, определенном в п. 31 разд. III Положение № 148.

Предприятия, имеющие обособленные подразделения, проводящие кассовые операции и режим работы которых не совпадает с распорядком функционирования бухгалтерии предприятия –  юрлица (в том числе в выходные и праздничные дни), внутренним документом определяют порядок взаимодействия обособленных подразделений с бухгалтерией предприятия – юрлица в соответствии с требованиями законодательства Украины.

Руководитель предприятия определяет соответствующим внутренним распорядительным актом перечень должностей и должностных лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, указанные в разд. III и IV Положения № 148 для обеспечения оптимального процесса документооборота и контроля (п. 45-1 разд. IV Положения № 148).

Согласно п. 42 разд. IV Положения № 148, контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера или работника предприятия, который на это уполномочен руководителем.

Обратите внимание! Предприятия при обеспечении надлежащего хранения кассовых документов имеют право вести кассовую книгу в электронной форме с помощью компьютерных средств. Программное обеспечение, с помощью которого ведется кассовая книга, должно обеспечивать визуальное отображение и распечатку каждой из двух частей листа кассовой книги («Вкладні аркуші касової книги» и «Звіт касира»), которые по форме и содержанию должны воспроизводить форму и содержание кассовой книги бумажном виде (п. 41 разд. IV Положения № 148).

В течение года «Вкладний аркуш касової книги» хранится кассиром отдельно за каждый месяц. После окончания календарного года (или в зависимости от потребности) «Вкладний аркуш касової книги» формируется в подшивке в хронологическом порядке. Общее количество листов за год подтверждается подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия – юридического лица, а подшивки формируются в книгу.

При этом если в кассовой книге остались не заполненные страницы (пустые), то на таких страницах проставляются прочерки или на следующей странице после последней записи ставится дата окончания книги и удостоверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия (юридического лица). Порядок закрытия кассовой книги в случае изменения ее формы в соответствии с законодательством осуществляется таким образом, как и по окончании календарного года. В случае, если в течение календарного года кассовая книга заканчивается или изменяется ее форма, нумерация страниц в следующей кассовой книге должна начинаться с «1».

Если кассовая книга велась в электронной форме, то после окончания календарного года (или в зависимости от потребности) «Вкладний аркуш касової книги» формируется в подшивки в хронологическом порядке, которые формируются в книгу. Такая книга удостоверяется подписями руководителя и главного бухгалтера и передается на хранение в соответствии с законодательством Украины.

Если вам важны нюансы не только по теме кассовой книги, тогда регистрируйтесь на бесплатную вебинарную серию, где разберем самые актуальные проблемы законодательства и бухгалтерии.

Зарегистрироваться на бесплатный ✅

Сроки хранения

Согласно п. 44.3 НКУ налогоплательщики обязаны обеспечить хранение документов, определенных п. 44.1 НКУ, а также документов, связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, в течение определенных законодательством сроков, но не менее как 1095 дней (2555 дней – для документов и информации, необходимой для осуществления налогового контроля за трансфертным ценообразованием в соответствии со ст.ст. 39 и 39-2 НКУ) со дня представления налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы, а в случае ее непредставления – из предусмотренного НКУ предельного срока представления такой отчетности и документов, связанных с выполнением требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, – не менее 1095 дней со дня осуществления соответствующей хозяйственной операции (для соответствующих разрешительных документов – не менее 1095 дней со дня истечения срока их действия).

При ликвидации налогоплательщика документы, определенные п. 44.1 НКУ, за период деятельности налогоплательщика не менее 1095 дней (2555 дней – для документов и информации, необходимой для осуществления налогового контроля за трансфертным ценообразованием в соответствии со ст.ст. 39 и 39-2 НКУ), предшествовавшие дате ликвидации налогоплательщика, в установленном законодательством порядке передаются в архив.

Сроки хранения по п. 44.3 НКУ документов продлеваются на период приостановления отсчета срока давности в случаях, предусмотренных п. 102.3 НКУ.

Одновременно в ст. 35-2 п. 4.2 главы 4 разд. I Перечня типовых документов, которые создаются во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденного приказом Министерства юстиции Украины от 12.04.2012 № 578/5 (далее – Перечень № 578/5) указано: срок хранения книг, журналов, карт учета, в том числе кассовых документов (счетов, кассовых ордеров, доверенностей, платежных документов, накладных и т. п.) составляет 3 года с учетом примечания 2 к ст. 186 п. 3.1 главы 3 разд. I Перечня № 578/5.

При этом налогоплательщики обязаны после окончания кассовой книги, которая велась на бумажных или электронных носителях, хранить ее в течение не менее 3 лет со дня представления налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы, а в случае ее неподачи – из предусмотренного НКУ предельного срока представления такой отчетности и документов, связанных с выполнением требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, – не менее 3 лет со дня осуществления соответствующей хозяйственной операции (для соответствующих разрешительных документов – не менее 3 лет со дня истечения срока их действия).