Кадровая документация на предприятии и у ФЛП: виды, сроки хранения

Заметим, что в Кодексе законов о труде Украины (далее – КЗоТ) нет каких-либо оговорок относительно порядка ведения кадрового учета работодателями (предприятиями и ФЛП). Единственное, в ст. 49-5 КЗоТ указано, что требования по ведению документации по кадровым вопросам, принятию локальных нормативных актов и организационно-распорядительной документации, в том числе относительно режима рабочего времени и времени отдыха, отпусков, а также других документов по вопросам, урегулированным трудовым договором, не распространяются на работодателей, применяющих упрощенный режим.

Обязательные кадровые документы

По разъяснению Федерации профессиональных союзов Украины к обязательным кадровым документам относятся:

• Штатное расписание. При этом названия должностей в штатном расписании указываются в соответствии с Национальным классификатором Украины «Классификатор профессий ДК 003:2010», утвержденным приказом Госпотребстандарта Украины от 28.07.2010 г. № 327;
• Правила внутреннего трудового распорядка;
• Табель учета рабочего времени;
• Приказы по кадровым вопросам (по личному составу). Приказы группируются в соответствии со сроками хранения: приказы длительного срока хранения 75 лет и более и приказы временного срока хранения до 5 лет;
• Книга приказов (журнал учета приказов). Регистрация приказов тоже проводится по сроку их хранения;
• Личные карточки работников по форме П-2. Личная карточка предусмотрена приказом Государственного комитета статистики Украины, Министерства обороны Украины «Об утверждении типовой формы первичного учета № П-2 «Личная карточка работника» от 25.12.2009 г. № 495/656;
• Трудовые книжки работников и Книга (журнал) учета движения трудовых книжек;
• График отпусков;
• Трудовые соглашения (контракты);
• Коллективный договор (для юридических лиц);
• Должностные (рабочие) инструкции работников;
• Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами;
• Положение об охране труда;
• Разрешение на обработку персональных данных и обязательства о неразглашении персональных данных;
• Обязательство о соблюдении конфиденциальной информации (соглашение).

По мнению ФПСУ данный перечень не исчерпывающий, законодательством могут быть предусмотрены другие документы.

Согласно ч. 1 ст. 7 Закона Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» от 15.03.2022 г. № 2136-IX в период действия военного положения порядок организации делопроизводства по вопросам трудовых отношений, оформления и ведения трудовых книжек и архивного хранения соответствующих документов в районах активных боевых действий определяется работодателем самостоятельно, при обеспечении ведения достоверного учета выполняемой работником работы и учета расходов на оплату труда.

А в Управлении инспекционной деятельности в Запорожской области Юго-Восточного межрегионального управления Государственной службы по труду уточняют: работодатель самостоятельно определяет порядок работы кадровых служб на предприятии, а также перечень кадровых документов, которые будут вестись на период военного положения. И далее подчеркивают: среди обязательных документов – штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, табель учета рабочего времени, приказы по кадровым вопросам, личные карточки работников, их трудовые книжки и журнал учета движения трудовых книжек, график отпусков, трудовые договоры, должностные инструкции. Желательно, чтобы кадровая служба создала цифровые копии упомянутых документов, которые целесообразно разместить на нескольких носителях в разных регионах (жесткие диски компьютеров, флэш-накопители, внешние жесткие диски, карты памяти), сохранить в облачных хранилищах (google-диск, файлообменники и т. п.). Это обезопасит от утраты документов в случае физического уничтожения одного из носителей.

Рассмотрим некоторые из обязательных кадровых документов.

Распоряжение (приказы) по личному составу

Речь идет о приказах о принятии на работу, переводе, отпуске, командировке, увольнении и т. д.

Обратите внимание, что типовые формы первичной учетной документации предприятий по труду утверждены приказом Государственного комитета статистики Украины от 05.12.2008 г. № 489. В частности:

• № П-1 «Приказ (распоряжение) о принятии на работу»;
•  № П-3 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска»;
•  № П-4 «Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта)».

Это типовые формы, которые работодатели при необходимости дополняют дополнительными сведениями. Также работодатели могут составлять приказы в произвольной форме: с учетом реквизитов типовых форм.

Книга приказов (журнал учета приказов)

В письме Минтруда от 19.10.2005 г. № 09-487 сказано, что книга регистрации приказов (форма которой также предложена в этом письме) должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена подписью руководителя и печатью предприятия (при ее наличии).

Трудовой договор

Его заключают в письменной форме (п. 6 ч. 1 ст. 24 КЗоТ). В качестве образца на практике принимают форму трудового договора, утвержденную приказом Минтруда Украины от 08.06.2001 г. № 260.

Обратите внимание, что при проверках трудового законодательства проверяют наличие трудовых договоров и уведомлений о принятии работников на работу (по форме, утвержденной постановлением КМУ от 17.06.2015 г. № 413).

О трудовом договоре мы рассказали в статье «Трудовой договор: образец и особенности заключения».

Правила внутреннего трудового распорядка

Они определяют трудовой распорядок на предприятиях, учреждениях, организациях, то есть регламентируют соблюдение работниками трудовой дисциплины. Минсоцполитики считает, что такой организационный документ должен быть и у ФЛП – работодателей (см. письма Минсоцполитики Украины от 28.12.2017 г. № 568/0/22-17/134 и от 21.06.2017 № 312/0/22-17/13). Подробнее о Правилах внутреннего трудового распорядка см. в одноименной статье.

Штатное расписание

Это документ, устанавливающий на предприятии структуру, штаты и должностные оклады работников. Штатное расписание обязательно содержит названия должностей, численность персонала и оклады по каждой должности (см. письмо Минтруда Украины от 27.06.2007 г. № 162/06/187-07).

Кстати, ФЛП не обязательно составлять штатное расписание, оно может это сделать по собственному желанию (см. письмо Минсоцполитики Украины от 21.05.2019 г. № 34/0/23-19/133).

Подробнее о штатном расписании мы рассказали в статье «Штатная роспись: составляем на 2023 год».

Если вам важны нюансы не только по теме кадрового учета, тогда регистрируйтесь на бесплатную вебинарную серию, где разберем самые актуальные проблемы законодательства и бухгалтерии.

Зарегистрироваться на бесплатный ✅

Сроки хранения кадровых документов

В соответствии с главой 6 разд. 2 Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, учреждениях, организациях, утвержденных приказом Минюста Украины от 18.06.2016 г. № 1000/5, приказы по кадровым вопросам (личного состава) группируются в соответствии с их видов и сроков хранения. При этом не разрешается группировать приказы длительного (75 лет) и временного (5 лет) хранения.

Согласно ст. 16 Перечня типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций с указанием сроков хранения документов, утвержденного приказом Минюста Украины от 12.04.2012 г. № 578/5, к приказам по кадровым вопросам (личного состава) длительного срока хранения (75 лет) принадлежат, в частности, приказы о:

• принятии на работу;
• перемещении по должности;
• переводе на другую работу;
• совместительстве;
• увольнении;
• аттестации, повышении квалификации, стажировке;
• поощрении (награждение, премирование);
• оплате труда, начислении разных надбавок, доплат, материальной помощи;
• всех видах отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;
• отпусках по уходу за ребенком;
• отпусках без сохранения заработной платы.

К приказам временного срока хранения (5 лет) относят, в частности, приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков и отпусков по учебе.

И еще важно! Обратите внимание на Сборник унифицированных форм организационно-распорядительных документов, принятый протоколом заседания Нормативно-методической комиссии Укргосархива от 22.11.2015 г. № 7 (далее – Сборник № 7). Он содержит унифицированные формы наиболее распространенных видов организационно-распорядительных документов, которые создаются, в частности, на предприятиях, учреждениях, организациях, любых других юридических лицах независимо от форм собственности. Также в Сборнике № 7 приведены пояснения по заполнению таких унифицированных форм.

В частности, в Сборнике № 7 есть такие документы, как Штатное расписание, График отпусков, Должностные и рабочие инструкции, Правила внутреннего трудового распорядка и т. д. И будет нелишним знать о содержании и целях каждого из этих и других организационно-распорядительных документов.

См. также статью «Правила оформления первичных, организационно-распорядительных документов предприятия».