Командировки, денежные средства под отчет: нюансы учета и налогообложения

В этой консультации мы рассмотрим отдельные нюансы учета и налогообложения командировочных расходов и приобретенных товаров за денежные средства под отчет и за счет денег работников.

Как рассчитать сумму суточных на командировку

Напомним, что согласно пп. 170.9.1 НКУ в налогооблагаемый доход не включаются командировочные расходы, не подтвержденные документально, на питание и финансирование других собственных нужд физического лица (суточные расходы), понесенные в связи с такой командировкой в ​​пределах территории Украины, но не более 0,1 размера минимальной заработной платы, установленного законом на 1 января командировки, а для командировок за границу – не выше 80 евро за каждый календарный день такой командировки по официальному обменному курсу гривни к евро, установленному Национальным банком Украины, в расчете за каждый такой день.

Налоговики (см., например, категорию 103.17 ОИР) отмечают, что небюджетные предприятия и организации при необходимости могут использовать Инструкцию о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденную приказом Минфина Украины от 13.03.1998 г. № 59 (далее – Инструкция № 59).

В соответствии с пп. 170.9.1 НКУ фактическое количество дней пребывания в командировке определяется в соответствии с приказом о командировке при наличии одного или нескольких документальных доказательств пребывания в командировке (отметок пограничных служб о пересечении границы, проездных документов, счетов на проживание и/или любых других документов, подтверждающих фактическое пребывание лица в командировке).

Если командированное физлицо в течение суток находилось как на территории Украины, так и за ее пределами, то размер суточных учитывается при определении объекта обложения НДФЛ согласно пп. 16.2 п. 16 разд. ІІІ Инструкции № 59. В частности, суточные расходы со дня последней пересадки на другое транспортное средство (выбытие из гостиницы, мотеля, другого жилого помещения) на территории Украины во время командировки за границу и до дня первой пересадки на другое транспортное средство (остановки в гостинице, мотеле, другом жилом помещении) на территории Украины (включительно) при возвращении в Украину возмещаются по нормам, установленным для командировок за границу. В случае если день отправления в командировку или день прибытия командированного работника к месту постоянной работы совпадает с днем ​​указанной пересадки (остановки), суточные расходы за соответствующие день выбытия или день прибытия возмещаются по нормам, установленным для командировок за границу.

В случае отсутствия такой пересадки (остановки) суточные расходы возмещаются за каждый командировочный день, включая день выбытия и прибытия, – по нормам, установленным для командировок за границу.

Пример. Директор согласно приказу о командировке и приглашению летит на выставку промышленного оборудования в Мюнхен. Выезд из Украины автобусом 06.04, в этот же день директор прибывает в Кишинев и сразу авиаперелет через Стамбул. Прибывает в Мюнхен тоже 06.04. Обратно вылет из Мюнхена 10.04, прибывает в Кишинев 10.04, а дальше автобусом в Украину.

Так что дней командировки – 5. А учитывая вышеуказанные нормы Инструкции № 59 суточные за эти дни считаются, как для зарубежной командировки.

Возмещение расходов командированному работнику

Пункт 170.9 НКУ определяет порядок налогообложения суммы излишне израсходованных денежных средств/электронных денег, полученных налогоплательщиком на командировку или под отчет, не возвращенной в установленный срок. Также этот пункт устанавливает случаи, когда нужно подавать авансовый отчет. В целом авансовый отчет по-прежнему и сейчас необходим при отчетности израсходованных денежных средств, полученных под отчет (командировочные, на хозпотребности) и есть их перерасход.

На практике для того, чтобы получить компенсацию работнику, нужно предоставить информацию о понесенных за свой счет расходах и добавить соответствующие подтверждающие документы (в частности, чеки РРО, квитанции и т. п.). Для этого и используют форму Отчета об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет по форме, утвержденной приказом Минфина Украины от 28.09.2015 г. № 841.

Налоговики в категории 109.14 ОИР отметили, что в случае приобретения работником товаров для нужд предприятия, использования денежных средств (в том числе собственных) в командировке, подается в определенные законодательством сроки в бухгалтерскую службу вышеуказанный Отчет, а также подтверждающие документы, удостоверяющие сумму таких расходов. То есть, в соответствии с представленным Отчетом, предприятие должно возместить расходы, понесенные работником на хозяйственные нужды предприятия или в командировке.

Заметим, что прямо НКУ сроки представления Отчета в случае приобретения работником ТМЦ за собственные денежные средства не установлены. Сроки компенсации в этом случае также не предусмотрены. Хотя налоговики в вышеупомянутом разъяснении считают:

• Отчет составляется и представляется в сроки, определенные пп. 170.9.3 НКУ;
• вопросы возмещения расходов, понесенных работником при приобретении товаров для предприятия, и другие вопросы правомерности использования собственных наличных денежных средств работниками предприятия для решения производственных (хозяйственных) вопросов относятся к имущественным отношениям между субъектом хозяйствования и работником и регулируются ГКУ.

То есть, нормы НКУ и Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 г. № 148, не регулируют указанные вопросы. Но повторим, что это позиция налоговиков, ведь согласно пп. 170.9.1 НКУ Отчет представляют в случае, когда денежные средства были выданы под отчет и есть налогооблагаемый доход подотчетного лица.

А если авансовый отчет составлять необязательно, то, по нашему мнению, предприятию можно самому определить перечень подтвердительных документов, которые должен предоставить работник, в том числе, если он потратил свои денежные средства.

Также рекомендуем составить калькуляцию (список) расходов, понесенных работником, и утвердить ее приказом (решением) руководителя.

Именно поэтому на практике предприятия вместо этих документов просто применяют авансовые отчеты, ведь это не запрещено.

По вопросам налогообложения суммы возмещения обращаем внимание на разъяснения по категории 103.04 ОИР. В нем налоговики объясняют, когда не облагается НДФЛ сумма денежных средств, выплаченная физлицу – работнику за приобретенные им товары для нужд предприятия – работодателя за счет собственных денежных средств, если предприятие предварительно не выдавало денежные средства под отчет. Следовательно НДФЛ нет, если приобретение товаров (работ, услуг) в пользу работодателя осуществлено в связи с выполнением порученной работнику работы (трудовой функции), и при условии подтверждения работодателем целесообразности и обоснованности таких расходов. Облагается налогом доход, выплаченный работнику за реализованные (проданные) товары (работы, услуги), если их приобретение не связано с выполнением трудовой функции.

Следовательно, вышеприведенные условия порядка компенсации расходов и их неналогообложения касаются возмещения расходов работнику, который осуществлял оплату расходов собственными средствами как за рубежом, так и в Украине.

Если работник, например, использовал собственную карту в инвалюте, то обращаем внимание на порядок расчета суммы компенсации. Так, в разъяснении налоговиков акцентировано: перерасчет осуществленных в командировке расходов, подтвержденных документально, осуществляется в соответствии с фактическим обменным курсом, примененным банком, в случае отсутствия подтверждающих документов об обмене валюты – с учетом кросс-курса, рассчитанного по официальному обменному валютному курсу, установленному НБУ на день утверждения такого отчета. Если для окончательного расчета за командировку необходимо выплатить (перечислить) дополнительные денежные средства, выплата осуществляется в национальной валюте Украины по официальному обменному курсу гривни к иностранным валютам, установленному НБУ на день утверждения руководителем Отчета (хотя обязательное представление Отчета предусмотрено только в определенных случаях и срок его представления изменен, см. выше).

Если вам важны нюансы учета не только по теме учета и налогообложения командировок, тогда регистрируйтесь на бесплатную вебинарную серию, где разберем самые актуальные проблемы законодательства и бухгалтерии.

Зарегистрироваться на бесплатный ✅

Является ли командировкой представление интересов предприятия неработником

Напомним, что командировка – это поездка наемного работника на определенный срок в другой населенный пункт по распоряжению и за счет средств работодателя для выполнения вне места постоянной работы служебного поручения, связанного с основной деятельностью работодателя (п. 1 разд. и Инструкции № 59).

Кому и при каких условиях можно без обложения НДФЛ и военного сбора возмещать фактические командировочные расходы, в том числе суточные, указано в пп. 170.9.1 НКУ. Такие возмещения наряду с наемными работниками возможны также членам руководящих органов предприятий, учреждений, организаций. И все!

А ст. 121 КЗоТ по возмещению командировочных расходов касается работников. Физлицо, выполняющее работы по договору ЦПХ, не может быть направлено предприятием в командировку, ведь оно не является работником предприятия. Поэтому речь идет о постороннем лице, которое на основании договора ГПХ предоставляет определенные оплачиваемые услуги. А отношения по договорам ГПХ регулируются ГКУ. Например, в письме ГФС от 10.02.2017 г. № 2734/6/99-99-15-03-02-15 указывало, что расходы исполнителя на командировку специалистов, задействованных при предоставлении услуг, осуществленные им в пределах договора о предоставлении услуг, являются расходами по обеспечению выполнения составляющих частей общего объема  услуги, а поэтому является составной частью стоимости услуги.

То есть если компенсация этих расходов включена в стоимость услуг ГПХ, то в таком случае она будет облагаться налогом как вознаграждение по договору ГПХ: из суммы вознаграждения, включающей сумму компенсации расходов, удерживают НДФЛ (18%) и ВС (5%); на сумму вознаграждения, включающую сумму компенсации расходов, начисляют ЕСВ по ставке 22%.

Если компенсация расходов не включена в стоимость услуг по договору ГПХ, а эти расходы возмещаются отдельно, то в таком случае компенсация облагается налогом как дополнительное благо: с применением натурального коэффициента для НДФЛ (18%), без такого коэффициента для ВС (5%). ЕСВ в таком случае не начисляется.

Как подтвердить расстояние до пункта назначения для командировки

Как мы уже отметили, налоговики рекомендуют использовать Инструкцию № 59 как справочный (вспомогательный) документ при утверждении хозрасчетными предприятиями собственных положений о командировках.

Приказ о командировке должен быть обязательно, ведь это распорядительный документ руководителя, на основании которого осуществляется служебная поездка. Смета командировочных расходов (справка-расчет) обязательна исключительно для бюджетников (п. 6 разд. I и п. 1 разд. III Инструкции № 59). Но этот документ не будет лишним для хозрасчетных предприятий. В этом документе приводят расчет сумм расходов на конкретную командировку.

На практике в Положении о командировках предприятия, как правило, приводят определения, при каких условиях следует считать поездку работника служебной командировкой. В частности, определить поездки на какое расстояние считаются командировкой: например, на расстояние 150 км. Но это расстояние может быть иным (больше/меньше), ведь однодневные поездки являются командировками, которые при наличии соответствующего приказа и подтверждающих документов считаются командировкой и за которые тоже выплачивают суточные.

На законодательном уровне, в частности, в Инструкции № 59 отсутствуют требования относительно величины расстояния служебной поездки и порядка ее подтверждения. Так что можно, как говорится, «проложить» маршрут по карте: пока несложно определить расстояние между населенными пунктами, ведь в интернете эта информация имеется. Еще раз подчеркнем, что законодательных требований и порядка подтверждения расстояния для того, чтобы считать поездку командировкой нет.