Командировки: ответы на актуальные вопросы

В статье «Денежные средства на командировку и под отчет: выдача аванса, возмещение расходов, отчетность» мы рассмотрели новую редакцию п. 170.9 Налогового кодекса Украины (далее – НКУ). В частности, рассказали о новациях отчетности работников по командировочным расходам и/или денежным средствам под отчет.

Сегодня мы рассмотрим отдельные особенности учета и налогообложения командировки работников и ответим на актуальные вопросы, возникающие при этом.

Как составить Положение о командировках?

Положение о командировках является внутренним документом предприятия. Его составляют, чтобы, в частности, работники знали о своих правах и обязанностях во время пребывания в командировках. При составлении Положения о командировках предприятия ориентируются на нормы п. 170.9 НКУ и ст. 121 Кодекса законов о труде Украины (далее – КЗоТ). И хотя требования Инструкции о служебных командировках внутри Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина Украины от 13.03.1998 г. № 59 (далее – Инструкция № 59), распространяются только на бюджетников другие предприятия могут при подготовке Положения о командировке применять ее нормы.

Обычно составляет Положение о командировке отдел кадров. Те нормы этого Положения, которые касаются финансирования командировки следует согласовать с бухгалтерией предприятия. Утверждает Положение о командировке соответствующим приказом руководитель предприятия.

В Положении о командировках обсуждают, в частности:

• порядок организации и направления работников в командировку;
• порядок и сроки выплаты командировочных средств;
• порядок отчетности о командировках;
• гарантии и компенсации работникам во время служебных командировок.

Например, в Положении обсуждают возможность продлить с разрешения руководителя сроки командировки при вынужденной задержке в командировке по независимым от работника причинам. Безусловно, это осуществляется при наличии подтверждающих документов и на основании оформления соответствующего решения о продлении срока командировки.

Как правило, в Положении о командировке предусматривают отдельный раздел, касающийся командировки на автомобиле. В этом разделе указывают, что при наличии производственной потребности транспортным средством для командировки может быть служебный или арендованный автомобиль. Возможность использования в командировке автомобиля устанавливается соответствующим приказом руководителя. Предусматривают, что выезд в командировку сопровождается выпиской путевого листа, а командировочный маршрут, который согласуется с руководителем предприятия составляет командированный работник.

Еще на практике в Положении о командировках прописываются виды расходов, которые предусмотрены на командировки как в пределах Украины, так и за границу. В частности, предполагают:

• расходы на проезд транспортом общего пользования (а также такси) до станции, пристани,
• аэропорта, если они расположены за пределами населенного пункта, где постоянно работает командированный работник или к месту нахождения в командировке;
• расходы на проезду транспортом общего пользования (а также такси) непосредственно в месте командировки;
• расходы на аренду автомобиля в месте командировки (в случае предварительного согласования с руководителем предприятия).

Важным разделом Положения о командировке является раздел об определенных ограничениях в командировке. Например, при использовании транспортных средств для выезда (возврату из командировки):

• при использовании авиатранспорта работникам разрешается воспользоваться только местами эконом-класса;
• при использовании железнодорожного транспорта работникам разрешается пользоваться местами в вагонах типа «плацкарт» и «купе» и т. д.

Если вам важны нюансы учета не только по теме командировок, тогда регистрируйтесь на бесплатную вебинарную серию, где разберем самые актуальные проблемы законодательства и бухгалтерии.

Зарегистрироваться на бесплатный ✅

Нужно ли работнику представлять авансовый отчет, если он заправил служебный автомобиль за свой счет?

Если работник приобрел горючее для заправки служебного автомобиля, предприятие должно возместить ему понесенные расходы.

Напомним, что с 1 апреля 2023 года порядок налогообложения суммы излишне израсходованных средств/электронных денег, полученных плательщиком налога на командировку или под отчет, не возвращенной в установленный срок определяет обновленный п. 170.9 НКУ. Именно этот пункт содержит случаи, когда работникам необходимо представлять авансовый отчет.

В целом назначение авансового отчета – предоставлять информацию об израсходованных денежных средствах, полученных работником под отчет: на командировки, на хознужды.

Чтобы получить компенсацию работнику нужно предоставить информацию о понесенных расходах и приложить соответствующие подтверждающие документы. Для этого он использует форму Отчета об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет по форме, утвержденной приказом Минфина Украины от 28.09.2015 г. № 841 (далее – Отчет).

Налоговики считают в случае приобретения работником товаров для нужд предприятия, использования средств (в том числе собственных) в командировке, он представляет в определенные законодательством сроки в бухгалтерскую службу Отчет, а также подтверждающие документы, удостоверяющие сумму таких расходов (см. категорию 109.14 ОИР).

И в соответствии с представленным Отчетом предприятие должно возместить расходы, понесенные работником на хознужды предприятия или в командировке.

Заметим, что сроки представления Отчета при приобретении работником ТМЦ за собственные средства законодательно не установлены. И сроки возмещения расходов работнику тоже не предусмотрены. Впрочем, налоговики считают, что Отчет составляют и представляют в сроки, определенные пп. 170.9.3 НКУ. При этом вопросы возмещения расходов, понесенных работником при приобретении товаров для предприятия, и другие вопросы правомерности использования собственных наличных средств работниками предприятия для решения производственных (хозяйственных) вопросов относятся к имущественным отношениям между субъектом хозяйствования и работником и регулируются ГКУ. То есть ни НКУ, ни Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 г. № 148, указанные вопросы не регулируют.

Также могут быть предусмотрены ограничения по суточным расходам, служебным телефонным разговорам (например, установлен предельный размер расходов), проживанию (например, запрет снимать жилье, отличное от гостиницы), другие ограничения (например, не возмещаемые суммы «чаевых», за исключением случаев, когда суммы таких «чаевых» включаются в счет согласно законам государства пребывания).

Что такое маршрутный лист в командировке?

Понятие «маршрутный лист» встречается в письме ГНАУ от 25.05.2004 г. №  9402/7/17-3117: когда специфика работы предприятия требует для выполнения служебных обязанностей перемещения (поездки) работников от основного места работы к другому объекту, такие поездки удостоверяются соответствующими документами (распоряжениями руководителя, фактическими маршрутными листами). Маршрутный лист важено для отслеживания всех перемещений работников предприятия, в том числе во время их командировок на служебном или личном автомобиле.

На практике для подтверждения транспортных расходов, связанных с выполнением служебных поручений в командировках (в том числе в населенном пункте командировки), работники заполняют маршрутный лист. Речь идет о расходах на оплату горючего, приобретении проездных билетов на общественный транспорт в месте командировки, если у работника возникла необходимость им воспользоваться.

Маршрутный лист, подтверждающий транспортные расходы работников, может быть дополнительным основанием для их возмещения. Целесообразно в маршрутном листе отражать:

• цель служебной поездки, совпадающей с целью, указанной в приказе о командировке;
• дату его составления;
• вид транспорта;
• время нахождения в пути от пункта выбытия в пункт назначения;
• отметки о прибытии и убытии с указанием даты;
• ФИО командированного работника и его подпись;
• суммы расходов, связанных с эксплуатацией автотранспортного средства.

Если маршрутный лист составляют не на один день, то следует указать период его действия.

Обязательно ли составлять смету на командировку?

Смета – это документ, содержащий расчет составных частей командировочных расходов. Еще его называют справкой-расчетом командировочных расходов. Утверждает смету на командировку руководитель предприятия. Смету составляют перед выплатой аванса на командировку на основании приказа о командировке. Смета обязательна для госпредприятий и бюджетников согласно п. 6 разд. І Инструкции № 59. Так что коммерческие предприятия могут составлять смету по собственному желанию. В смете статьями расходов выступают: суточные, проживание, проезд, другие расходы, предусмотренные, в частности, Положением о командировке.

Со сметой предварительно должен быть ознакомлен под подпись работник, которого направляют в командировку, под которую и составляют смету расходов.

Может ли ООО размер суточных установить директору большего размера, чем другим работникам при командировке в один и тот же пункт назначения?

Размер суточных каждое коммерческое предприятие устанавливает самостоятельно. Поскольку нормы Инструкции № 59 и нормы постановления КМУ от 02.02.2011 г. № 98 на них не распространяются. ООО вправе устанавливать размер индивидуально, то есть устанавливать разный размер суточных для директора по сравнению с другими работниками.

Напомним, что НКУ устанавливает единый для всех работников не облагаемый налогом размер суточных:

не более 0,1 размера минимальной заработной платы, установленной законом на 1 января налогового (отчетного) года, в расчете за каждый календарный день такой командировки, а для командировок за границу – не выше 80 евро за каждый календарный день такой командировки по официальному обменному курсом гривни к евро, установленным НБУ, в расчете на каждый такой день.