В командировку на автомобиле

В служебную командировку работники предприятия могут отправиться на служебном транспортном средстве, которое, в частности, принадлежит предприятию по праву собственности или находится в аренде. Далее разберем, какие расходы можно рассматривать на автокомандировку для целей учета и налогообложения и которые должны быть документированы должным образом.

Общие правила компенсации расходов работников в связи со служебными командировками, в том числе на проезд, определены ст. 121 КЗоТ. А вот порядок возмещения командировочных расходов из Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.1998 г. № 59 (далее – Инструкция № 59), обязателен только для бюджетных организаций и государственных органов. Поэтому другие предприятия могут использовать Инструкцию № 59 по собственному желанию.

Заметим, что любые действующие общие правила по командировкам не содержат каких-либо оговорок относительно поездок на служебном авто. Поэтому работники, кроме расходов на проживание и т. п., гарантированно получают и возмещение суммы расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля:

• приобретение ГСМ;
• стоимость парковки (автостоянки),
• ремонт автомобиля в командировке и т. д.

Расходы ГСМ

К примеру, в п. 12 разд. III Инструкции № 59 указано: «В случае командировки за границу на служебном автомобиле расходы на горюче-смазочные материалы возмещаются с учетом установленных норм за 1 километр пробега в соответствии с утвержденным маршрутом, который должен быть определен в приказе (распоряжении) руководителя предприятия.

Возмещаются также другие расходы, связанные с техническим обслуживанием, стоянкой и парковкой служебного автомобиля, сборы за проезд по грунтовым, шоссейным дорогам и водным переправам».

Напомним, что ранее действовали Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные приказом Минтранса Украины от 10.02.1998 г. № 43 (далее – Нормы № 43). И хотя Нормы № 43 не были обязательными (кроме предприятий, подчиненных Минтрансу), остальные предприятия либо пользовались ими, либо самостоятельно разрабатывали свои.

В частности, в Нормах № 43 были отдельные расчеты для горючего и газа. В настоящее время эти Нормы утратили силу. Вместо них на практике предприятия применяют Методические рекомендации по нормированию расхода топлива, электрической энергии, смазочных, других эксплуатационных материалов автомобилями и техникой и Базовые нормы расходов.

Вышеуказанными документами предусмотрена отдельная базовая линейная норма жидкого или сжиженного топлива (л/100 км) или сжатого природного газа (м3/100 км). Для газодизельных автомобилей нормы расхода сжатого природного газа приведены в таблицах в м3/100 км, а дизельного топлива – рядом в л/100 км. Никаких усредненных показателей для смешанного использования бензина и газа нет.

Согласно п. 1.3 Методических рекомендаций норма на выполнение транспортной работы Нw применяется для бортовых грузовых автомобилей и седельных тягачей в составе автопоездов, автомобилей-фургонов и грузопассажирских автомобилей, выполняющих учитываемую работу в тонно-километрах (может применяться для легковых автомобилей и автобусов с прицепами, которые выполняют транспортную работу, учитываемую в тонно-километрах).

Предельно допустимые (максимальные) нормы выполнения транспортной работы Нw в зависимости от вида топлива составляют:

• бензин – 2,0 л/100 т.км;
• дизельное топливо – 1,3 л/100 т.км.

При работе за пределами города на дорогах с твердым покрытием (дорогах из асфальтобетона, цементобетонного) в условиях, не подпадающих под применение корректирующих коэффициентов, указанных в пп. 3.1.1.2 и/или пп. 3.1.2, 3.1.3-3.1.8, 3.1.15, предельно допустимые нормы выполнения транспортной работы Нw в зависимости от вида топлива составляют:

• бензин –1,4 л/100 т.км;
• дизельное топливо – 0,9 л/100 т.км.

Путевой лист

Для учета списания ГСМ, фактически израсходованных в автокомандировке, предприятиям следует использовать путевые листы. Так, согласно приказу Госстата от 19.03.2013 г. № 95 типовая форма путевого листа служебного легкового автомобиля и порядок его применения утратили силу с 16.04.2013 г. Но предприятия, которые эксплуатируют легковые автомобили и сейчас используют этот документ в своей хозяйственной деятельности, в частности, для учета рабочего времени водителя, списания ГСМ и т. д.

Также предприятие может самостоятельно разработать форму путевого листа: собственную или на базе вышеупомянутой типовой формы – со всеми обязательными реквизитами первичных документов, предусмотренных в ч. 2 ст. 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 № 996-XIV и в п. 2.3 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина Украины от 24.05.1995 г. № 88.

К числу таких обязательных реквизитов относятся: наименование предприятия, от имени которых составлен документ; название документа (формы); дата составления, содержание и объем хозяйственной операции; единица измерения хозяйственной операции (в денежном и по возможности в натуральных измерителях); должности и фамилии лиц, ответственных за проведение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личную подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, участвовавшее в осуществлении хозяйственной операции.

Целесообразным будет в путевом листе также подробно описывать маршрут легкового автомобиля.

Путевой лист должен подтверждать расходы ГСМ в зависимости от километража (показателей спидометра) и установленных норм расхода ГСМ (в зависимости от вида авто).

Маршрутный лист: особенности применения и оформления

На практике маршрутный лист могут применять предприятия, компенсирующие своим работникам стоимость проезда на городском пассажирском транспорте. Так, этот документ упомянут в письме ГНАУ от 25.05.2004 г. № 9402/7/17-3117: когда специфика работы предприятия требует для выполнения служебных обязанностей перемещения (поездки) работников от основного места работы к другому объекту, такие поездки удостоверяются соответствующими документами (распоряжениями руководителя, фактическими маршрутными листами).

Маршрутный лист важен для отслеживания всех перемещений работников предприятия, в том числе во время их командировок на служебном или личном автомобиле. Поэтому при командировках (в том числе в населенном пункте командировки) следует заполнять маршрутный лист, поскольку работники должны подтвердить свои транспортные расходы, связанные с выполнением служебных поручений.

Эти расходы могут быть выражены, в частности, в оплате топлива.

В маршрутном листе отражают, в частности, вид транспорта; время нахождения в пути от пункта выбытия до пункта назначения; отметки о прибытии и убытии с указанием даты; суммы расходов, связанных с эксплуатацией автотранспортного средства.

Если маршрутный лист составляют на несколько дней, то следует указать период его действия.

Кстати, маршрутный лист может подтверждать и местонахождение работника, например, если работник в одной командировке выполняет служебные задания в нескольких населенных пунктах. Тогда в маршрутном листе отводят соответствующую графу – для проставления отметки в определенном месте нахождения автокомандированного.

Если вам важны нюансы бухучета не только по теме учета автокомандировок, тогда регистрируйтесь на бесплатную вебинарную серию, где разберем самые актуальные проблемы законодательства и бухгалтерии.

Зарегистрироваться на бесплатный ✅

Налог на прибыль

НКУ не предусматривает корректировку финансового результата в случае превышения расхода топлива над линейной нормой (см., например, письмо ГФС от 09.06.2015 г. № 11999/6/99-99-19-01-01-15).

НДС

Предприятие включает в налоговый кредит суммы НДС, уплаченные при приобретении ГСМ при наличии должным образом оформленной налоговой накладной, зарегистрированной в ЕРНН (п. 198.1 НКУ).

Относить суммы НДС к налоговому кредиту можно и на основании кассовых чеков, которые содержат сумму полученных ГСМ, общую сумму начисленного НДС с определением фискального номера и налогового номера поставщика. Общая сумма приобретенных ГСМ не может превышать 200 грн в день без НДС (пп. «б» п. 201.11 НКУ). При превышении этого ограничения продавец по просьбе покупателя может оформить налоговую накладную и зарегистрировать ее в ЕРНН. На ее основании можно признать налоговый кредит по ГСМ.

Прочие расходы в автокомандировке

При автокомандировках за границу обязательна Зеленая карта (Green Card/ Грин кард) – международный страховой сертификат на автомобиль. Поэтому неотъемлемой частью расходов в случае заграничной командировки на служебном автомобиле также является стоимость приобретения страхового полиса «Зеленая карта». Подробнее о «Зеленой карте» можно узнать здесь.

Также может произойти, что автомобиль при нахождении в командировке нуждается в ремонте, техническом осмотре и т. д. Это т. н. эксплуатационные расходы, связанные с содержанием и пребыванием автотранспортных средств в пути, в том числе за пределами Украины.

Парковка (автостоянка) авто, проезд платными дорогами тоже имеют эксплуатационные. Обычно денежные средства на обслуживание автомобиля в командировке, в том числе за рубежом, должны выдаваться в составе аванса. Поэтому для подтверждения сумм фактически израсходованных на эти цели денег работник должен предоставить подтверждающие документы (квитанции, чеки об оплате и т. п.).

Бухучет расходов на автокомандировку

Напомним, что согласно п. 6 НП(С)БУ 16 «Расходы» расходами отчетного периода признаются либо уменьшение активов, либо увеличение обязательств, приводящих к уменьшению собственного капитала, при условии, что эти расходы могут быть достоверно оценены. Расходы на автокомандировку отражают на соответствующих счетах бухгалтерского учета в зависимости от целей командировки и определенных задач.

Расходы на служебные командировки:

• производственных работников относят к составу общепроизводственных расходов (пп. 15.1 НП(С)БУ 16) и отражают по дебету счета 91 «Общепроизводственные расходы»;
• работников управленческого аппарата предприятием и другого общехозяйственного персонала относят к административным расходам (п. 18 НП(С)БУ 16) и отражают по дебету счета 92 «Административные расходы»;
• работников, занятых сбытом (продажа, маркетинг, реклама и т. п.) включают в состав расходов на сбыт (п. 19 НП(С)БУ 16) и отражают по дебету счета 93 «Расходы на сбыт».

Также определенные командировочные расходы можно отнести к другим операционным расходам (п. 26 НП(С)БУ 16) и отразить по дебету субсчета 949 «Прочие расходы операционной деятельности».