Начисление отпускных в 2021 году

Дата публикации
18 Янв 2021

Какой продолжительности следует предоставлять ежегодный отпуск?

В общем случае продолжительность ежегодного основного отпуска составляет не менее 24 к. дн. за отработанный рабочий год, отсчет которого начинается со дня заключения трудового договора (ст. 75 КЗоТ, ст. 6 Закона об отпусках).77

Вместе с тем трудовое законодательство предусматривает установление большей продолжительности отпусков для определенных категорий работников.

Кроме этого, в ст. 7 и ст. 8 Закона об отпусках предусмотрено предоставление дополнительных отпусков. А конкретная их продолжительность определяется в коллективном и/или трудовом договоре.

Общая продолжительность отпусков (основного и дополнительного) не должна превышать 59 к. дн., а для работников, занятых на подземных горных работах, — 69 к. дн. (ст. 10 Закона об отпусках).

Если на период отпуска приходятся праздничные и нерабочие дни (перечисленные в ст. 73 КЗоТ), то отпуск продлевается на количество таких дней (ст. 78-1 КЗоТ).

Когда работнику можно предоставить отпуск полной продолжительности?

В первый год работы работник имеет право на отпуск полной продолжительности только спустя 6 месяцев непрерывной работы (ст. 79 КЗоТ, ст. 10 Закона об отпусках). Если же отпуск предоставляется раньше — количество дней рассчитывают пропорционально отработанному времени.

Однако некоторые категории работников имеют право на отпуск полной продолжительности до истечения 6 месяцев работы:

  • женщины, имеющие двух или более детей в возрасте до 15 лет или ребенка с инвалидностью;
  • лица с инвалидностью;
  • лица в возрасте до 18 лет;
  • другие лица согласно перечню, указанному в ч. 7 ст. 10 Закона об отпусках.

Стаж работы, предоставляющий право на основной и дополнительный ежегодные отпуска, определяется в соответствии со ст. 9 Закона об отпусках.

Ежегодные отпуска за второй и последующие годы работы предоставляют работникам в любое время согласно утвержденному графику отпусков. Хотя, опять же, определенным категориям работников ежегодные отпуска предоставляются в любое удобное для них время, независимо от графика отпусков, в частности:

  • несовершеннолетним работникам;
  • лицам с инвалидностью;
  • женщинам перед отпуском в связи с беременностью и родами или после него;
  • женщинам, имеющим двух и более детей в возрасте до 15 лет или ребенка с инвалидностью;
  • другим категориям лиц, упомянутым в ч. 13 ст. 10 Закона об отпусках.

Как оформить предоставление отпуска работнику?

Рассмотрим основные шаги, касающиеся оформления отпуска работнику.

Шаг 1. Формирование графика отпусков

Согласно ч. 4 ст. 79 КЗоТ и ч. 10 ст. 10 Закона об отпусках очередность предоставления отпусков определяется графиками, утверждаемыми работодателем по согласованию профсоюзом (профсоюзным представителем) или другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом, и доводится до сведения всех работников.

Конкретные сроки составления и форма графика отпусков законодательством не определены. Предприятие может составить его в произвольной форме. По сложившейся практике график отпусков формируется на каждый календарный год не позднее 5 января текущего года. В графике можно указать точные даты начала и окончания отпусков либо только их начало и количество дней или же хотя бы соответствующие месяцы отпусков.

Графики отпусков доводят до сведения работников, о чем может свидетельствовать личная подпись под графиком каждого из них.

Шаг 2. Предупреждение о начале отпуска

Работодатель обязан письменно уведомить работника о дате начала отпуска не позднее чем за 2 недели до установленного графиком срока (ч. 11 ст. 10 Закона об отпусках). Форма уведомления законодательно не установлена, поэтому данный документ составляется в произвольной форме. В частности, это может быть приказ об отпуске, изданный не позднее чем за 2 недели до начала отпуска. А свидетельством того, что работник письменно уведомлен об отпуске, будет его личная подпись на уведомлении или приказе.

Шаг 3. Заявление работника и приказ об отпуске

Если график отпусков определяет конкретные даты начала отпусков каждого работника, то им не нужно составлять заявление в письменной форме с просьбой к работодателю о предоставлении отпуска. Однако если в графике отпусков не указаны точные даты или работник желает взять отпуск в иной срок, нежели указан в графике, то он подает заявление на имя руководителя. В заявлении работник указывает дату начала ежегодного отпуска и его продолжительность. Также заявление целесообразно подать, если работник намерен разделить установленный отпуск на части или перенести его на другой период.

Согласно ч. 2 ст. 11 Закона об отпусках ежегодный отпуск должен быть перенесен по заявлению работника на другой период или продлен в случае:

  • временной нетрудоспособности работника;
  • исполнения работником государственных или общественных обязанностей, если согласно законодательству он подлежит освобождению на это время от основной работы с сохранением заработной платы;
  • наступления срока отпуска по беременности и родам;
  • совпадения ежегодного отпуска с отпуском в связи с учебой.

Предоставление ежегодных отпусков на предприятии оформляется приказом. Для этого можно использовать форму № П-3 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска», утвержденную приказом Госкомстата Украины от 05.12.2008 г. № 489, или издавать приказы об отпуске в произвольной форме.

Приказ о предоставлении отпуска, как правило, составляют на каждого работника отдельно. Хотя можно оформлять и один приказ сразу на нескольких работников.

Как можно разделить ежегодный отпуск работника?

На основании ст. 79 КЗоТ и ст. 12 Закона об отпусках ежегодный отпуск может быть разделен на части любой продолжительности по просьбе работника при условии, если основная непрерывная его часть будет составлять не менее 14 календарных дней.

При этом неиспользованная часть ежегодного отпуска должна быть предоставлена работнику, как правило, до конца рабочего года, но не позднее 12 месяцев по окончании рабочего года, за который предоставляется отпуск.

О желаемом разделении ежегодного отпуска работник может сообщить в заявлении или при составлении графика отпусков.

Когда выплачивают отпускные?

Заработная плата работникам за период отпуска выплачивается не позднее чем за 3 дня до его начала (ст. 115 КЗоТ, ч. 1 ст. 21 Закона об отпусках).

Трехдневный срок следует считать в календарных днях, а день выплаты отпускных не учитывается. Если же последний день срока выплаты отпускных приходится на выходной день, то отпускные выплачивают не позднее последнего рабочего дня недели до начала отпуска работника.

Однако если работник уходит в отпуск в более сжатые сроки и невозможно вовремя выплатить ему отпускные, то он может в письменном заявлении высказать о своем желании по поводу получения отпускных в срок, определенный соглашением между ним и работодателем. Это не будет считаться нарушением требований трудового законодательства.

Данная возможность следует из ст. 7 Конвенции об оплачиваемых отпусках № 132 Международной организации труда, ратифицированной Законом Украины от 29.05.2001 г. № 2481-III, в которой отмечается, что суммы отпускных выплачиваются заинтересованному лицу (работнику) до отпуска, если иное не предусмотрено в соглашении относительно данного лица и работодателя. Примите к сведению, действующие международные договоры, согласие на обязательность которых предоставлено Верховной Радой Украины, являются частью национального законодательства (ч. 1 ст. 9 Конституции Украины).

Как рассчитать отпускные?

Начисление отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск осуществляется в соответствии с Порядком № 100. Рассмотрим общий алгоритм расчета отпускных поэтапно.

Этап 1. Определение расчетного периода для исчисления размера отпускных

Расчетным периодом являются:

  • 12 календарных месяцев работы, предшествующих месяцу предоставления отпуска (п. 1 п. 2 Порядка № 100); например, если работнику предоставляется отпуск с 10.09.2020, то расчетным периодом для расчета отпускных будет период с 01.09.2019 по 31.08.2020;
  • фактическое время работы с 1-го числа месяца после оформления на работу до 1-го числа месяца, в котором предоставляется отпуск или выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск, — если работник работал на предприятии менее года.

В случае если работник принят на работу не в первый календарный день месяца, но этот день является первым рабочим днем этого месяца по графику работы предприятия, то указанный месяц учитывается полностью (п. 2 Порядка № 100).

Если работник не отработал ни одного полного месяца (с 1-го по 1-е число), то расчетный период у него отсутствует, а средняя зарплата исчисляется исходя из установленных в трудовом договоре тарифной ставки, должностного (месячного) оклада (п. 4 Порядка № 100). Рассмотрим этот случай далее в примерах расчета отпускных.

Из расчетного периода исключается время, в течение которого работники согласно действующему законодательству или по другим уважительным причинам не работали и за ними не сохранялся заработок или сохранялся частично.

К таким уважительным причинам относятся:

  • пребывание в отпусках без сохранения заработной платы в соответствии со статьями 25, 26 Закона об отпусках;
  • время простоя не по вине работника;
  • работа по не зависимым от работников причинам в режиме неполной рабочей недели;
  • период отпуска по уходу за ребенком до 3 лет или при наличии медицинского заключения — до 6 лет.

Если начало отпуска работника приходится на первые дни календарного месяца, но приказ об отпуске издают, когда еще неизвестна зарплата за текущий месяц, то расчет отпусков на момент их выплаты производится исходя из расчетного периода, за который известны суммы начисленного заработка, а затем, в месяцы предоставления отпуска, осуществляется перерасчет.

Этап 2. Расчет количества календарных дней в расчетном периоде

Для расчета отпускных следует суммировать все календарные дни в расчетном периоде за исключением праздничных и нерабочих дней, перечисленных в ст. 73 КЗоТ, и дни, в течение которых работник в соответствии с законодательством или по другим уважительным причинам не работал и за ним не сохранялся заработок или сохранялся частично.

Этап 3. Суммирование заработка за расчетный период для расчета средней зарплаты

Согласно п. 2 Порядка № 100 расчет средней заработной платы для оплаты времени отпуска или для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска производится, исходя из выплат за месяцы расчетного периода, предшествующие месяцу предоставления отпуска или выплаты компенсации за неиспользованные отпуска.

В случае если у работника не было заработка не по своей вине, расчеты осуществляются исходя из установленных ему в трудовом договоре тарифной ставки, должностного (месячного) оклада (п. 4 Порядка № 100).

Кроме того, если размер должностного оклада меньше минимальной зарплаты, средняя заработная плата рассчитывается из установленного размера минзарплаты на время расчета. А в случае работы на условиях неполного рабочего времени, расчет производится исходя из размера минзарплаты, определенного пропорционально отработанному времени.

Если расчет средней зарплаты производится исходя из должностного оклада или минимальной зарплаты, то ее начисление осуществляется путем умножения, соответственно. должностного оклада или минзарплаты на количество месяцев расчетного периода (п. 4 Порядка № 100).

В расчет отпускных включаются все суммы начисленной заработной платы, кроме выплат упомянутых в п. 4 Порядка № 100, например, суточные, единоразовые выплаты и пр. Приведенный в п. 4 перечень исключений является исчерпывающим.

Кроме зарплаты в заработок для расчета отпускных (или компенсации за неиспользованный отпуск) включаются выплаты за время, в течение которого за работником сохранялся средний заработок: время предыдущего ежегодного отпуска, выполнения государственных и общественных обязанностей, служебной командировки, вынужденного прогула и пр. и плюс пособие по временной нетрудоспособности.

Причем обратите внимание: суммы начисленного заработка учитываются в том месяце, за который их начислили. То есть, например, если в январе 2021 года начислены больничные за декабрь 2020 года, то сумма таких больничных при расчете среднего заработка должна быть отнесена к декабрю, а если отпускные начислили в декабре 2020 года за январь 2021-го, то их следует отнести к заработку января.

Премии и другие выплаты, которые выплачиваются за два месяца или более продолжительный период, при исчислении средней зарплаты включаются путем прибавления к заработку каждого месяца расчетного периода части, соответствующей количеству отработанных рабочих дней периода (месяца), за который такие премии (другие выплаты) начислены. Такая часть определяется путем деления суммы начисленных премий и других выплат на количество отработанных рабочих дней периода, за который они начислены, и умножением на количество отработанных рабочих дней каждого месяца, который относится к расчетному периоду.

Этап 4. Расчет среднедневной зарплаты

Для определения среднедневной зарплаты при расчете отпускных суммарный заработок за расчетный период перед предоставлением отпуска делится на соответствующее количество календарных дней расчетного периода (без праздничных и нерабочих дней, установленных законодательством, и периодов, когда заработок не сохранялся или сохранялся частично).

То есть суммарный заработок, определенный на этапе 3, делим на количество календарных дней расчетного периода с этапа 2.

Этап 5. Исчисление суммы отпускных

Для исчисления суммы отпускных среднедневную зарплату, определенную на этапе 4, умножают на количество календарных дней отпуска.

Примеры расчета отпускных

Пример 1

Работнику с 5 сентября 2020 года предоставили ежегодный отпуск продолжительностью 24 к. дн. Рассчитаем сумму отпускных.

1. Определяем расчетный период: сентябрь 2019 года – август 2020 года.

2. Определяем количество календарных дней в расчетном периоде:

366 дней – 11 (праздничных и нерабочиx дней) = 355 к. дн.

3. Определяем заработок за расчетный период:

Условно — 159854,29 грн.

4. Определяем среднедневную заработную плату:

159854,29 грн : 355 к. дн. = 450,29 грн.

5. Определяем сумму отпускных:

450,29 грн × 24 к. дн. = 10806,96 грн.

Пример 2

Работнице с 10 сентября 2020 года предоставлен ежегодный отпуск на 24 к. дн. сразу по окончании отпуска по уходу за ребенком до достижения им трех лет. Должностной оклад работницы на день оформления отпуска — 8000 грн. Как рассчитать отпускные?

1. Определяем расчетный период: сентябрь 2019 года – август 2020 года.

2. Определяем количество календарных дней в расчетном периоде:

366 к. дн. – 11 (праздничных и нерабочих дней) = 355 к. дн.

3. Определяем заработок за расчетный период.

Поскольку перед началом отпуска у работницы не было заработка не по своей вине, то расчет заработка для отпускных осуществляется на основании установленного трудовым договором должностного оклада работницы (тарифной ставки) на момент проведения начисления: 8000 грн:

8000 грн × 12 мес. = 96 000 грн.

4. Определяем среднедневную заработную плату:

96 000 долл. : 355 к. дн. = 270,42 грн.

5. Определяем сумму отпускных:

270,42 грн × 24 к. дн. = 6490,08 грн.

Часто задаваемые вопросы по начислению отпускных
Учитывать ли декретные при расчете отпускных?
Суммы пособия по беременности и родам, начисленные в течение расчетного периода, входят в среднюю зарплату (п. 3 Порядка № 100, письма Минтруда от 13.06.2003 г. № 18-403, от 17.06.2011 г. № 190/13/116-11).
Как исчисляются отпускные внутреннего совместителя?
В данном случае расчет отпускных производится в обычном порядке. А средний заработок исчисляется по основному месту работы и по совместительству отдельно (письмо Минтруда от 06.09.2007 г. № 554/13/155-07). Кстати, продолжительность ежегодного отпуска не зависит от того, по основному месту работы работает наемное лицо или по совместительству.
Проходит набор
Онлайн-курс по Бухгалтерии ФЛП

    Научитесь вести бухгалтерию ФЛП без ошибок, чтобы работать уверенно и без ...

    Анастасия Волевач
    Спикер Анастасия Волевач
    05 Апр 2021
    Онлайн-курс «Бухгалтер-Эксперт»

      Получите навыки, которыми обязан обладать единственный/главный бухгалтер для ...

      Анастасия Волевач
      Спикер Анастасия Волевач
      12 Фев 2021
      Статьи по теме
      11 мая 2021

      Изменение существенных условий труда

      Автор статьи Елена Зиновий
      07 мая 2021

      Штраф за просрочку уплаты ЕСВ

      Автор статьи Александр Голубовский
      05 мая 2021

      Все о выплатах на ребенка в 2021 году

      19 апреля 2021

      ФЛП-единщики будут представлять новую отчетность по единому налогу и ЕСВ

      Автор статьи Елена Зиновий
      Комментарии 0

        Получите PDF Чек-лист

        Экспресс-аудит Вашей бухгалтерии

        Актуальные вебинары
        Онлайн-конференция
        • Уже скоро
        • Налог на прибыль
        • НДС
        • Бухгалтерия ФЛП
        • Зарплата и кадры
        Анастасия Волевач
        Спикер Анастасия Волевач
        Ближайшие курсы
        Онлайн-курс «Бухгалтер-Эксперт»

          Получите навыки, которыми обязан обладать единственный/главный бухгалтер для ...

          Анастасия Волевач
          Спикер Анастасия Волевач
          12 Фев 2021
          Онлайн-курс по Проверкам

            Научитесь проходить проверки Налоговой уверенно и без штрафов всего за 5 недель

            Игорь Сичеславский
            Спикер Игорь Сичеславский
            Онлайн-курс по 1С Бухгалтерия 2.0 +BAS

              Научитесь использовать 1С на 100%, работать быстро и без ошибок за 5 недель

              Светлана Шанайда
              Спикер Светлана Шанайда
              Онлайн-курс по Налогу на Прибыль

                Научитесь вести учет налога на прибыль без ошибок, благодаря комплексному ...

                Галина Морозовская
                Спикер Галина Морозовская
                05 Апр 2021