Обязано ли ФЛП вести учет кадровых документов: Гоструда разъясняет

Дата публикации
05 Окт 2021

Главное управление Гоструда в Одесской области предоставило ответ на актуальный вопрос.

Вопрос от физического лица – предпринимателя: принимаю на работу работников. Должно ли  ФЛП издавать приказы при приеме на работу, вести учет кадровых документов?

Ответ: Принимая работников на работу, физическое лицо – предприниматель (далее – ФЛП, предприниматель) приобретает статус работодателя (пп. 14.1.222 Налогового кодекса Украины, ч. 1 ст. 1 Закона Украины «Об организациях работодателей, их объединениях, правах и гарантиях их деятельности» от 22.06.2012 г. № 5026-VI). В ч. 1 ст. 1 Закона № 5026 говорится, что «Работодатель – юридическое лицо (предприятие, учреждение, организация) или физическое лицо – предприниматель, котороев рамках трудовых отношений использует труд физических лиц».

Отношения предприятия и наемных работников регулируются трудовым законодательством.

Это означает, что физические лица – предприниматели должны выполнять требования, определенные Кодексом законов о труде Украины (далее – КЗоТ), в случае принятия на работу наемных работников.

Трудовым договором является соглашение между работником и физическим лицом, по которому работник обязуется выполнять работу, определенную этим соглашением, с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а физическое лицо обязуется выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать условия труда, необходимые для выполнения работы, предусмотренные законодательством о труде и соглашением сторон.

Работодатель должен вести учет персонала и оформить документы, предусмотренные законодательством о труде и занятости населения.

В соответствии с п. 6 ч. 1 ст. 24 КЗоТ, физическое лицо – предприниматель заключает трудовой договор с физическим лицом обязательно в письменной форме.

Согласно трудового законодательства предприниматель должен издать приказ (распоряжение) о приеме работника на работу, указав дату начала работы.

Без издания такого приказа предприниматель не сможет заполнить форму Уведомления о принятии работника на работу по форме, приведенной в приложении к постановлению Кабинета Министров Украины «О порядке уведомления Государственной фискальной службы и ее территориальным органам о принятии работника на работу» от 17.06.2015 г. № 413 (далее – Постановление № 413).

Этого требует ч. 3 ст. 24 КЗоТ, согласно которой работодатель не вправе допускать работника к работе без предоставления Уведомления о принятии работника на работу в орган фискальной службы.

В форме Уведомления предусмотрены графа 7 «Номер наказу або розпорядження про прийняття на роботу» та графа 8 «Дата видання наказу або розпорядження про прийняття на роботу», то есть без издания приказа о приеме работника на работу физическому лицу – предпринимателю не обойтись.

Таким образом, при оформлении работника на работу к ФЛП обязательным является оформление трудового договора в письменной форме, издание приказа о приеме на работу.

По учету приказов и другой кадровой документации

Мы выяснили, что Приказ о приеме на работу является обязательным кадровым документом ФЛП.

Приказ (распоряжение) оформляют по типовой форме № П-1, утвержденной приказом Государственного комитета статистики Украины от 05.12.2008 г. № 489. Можно оформлять приказ в произвольной форме, разработанной предпринимателем самостоятельно.

Среди регистрационных форм имеются ФЛП обязательные, вести которые требует законодательство, в частности, регистрировать приказы по кадровым вопросам длительного и временного сроков хранения обязывает глава 3 раздела III Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденных приказом Министерства юстиции Украины от 18.06.2015 г. № 1000/5 (далее – Правила № 1000/5).

Национальный стандарт ДСТУ 4163:2020 «Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый приказом ГП «Украинский научно-исследовательский и учебный центр проблем стандартизации, сертификации и качества» от 01.07.2020 г. № 144, действует с 01.09.2021 г. (далее – ДСТУ 4163:2020) определяет, как оформлять реквизиты документов.

Обязательным реквизитом приказов является их регистрация (регистрационный номер). Назначение регистрации – придать документу юридическую силу, то есть подтвердить факт его создания или получения. Основная цель регистрации – учет документов, контроль за их выполнением и справочная работа по ним.

Регистрационный номер – один из обязательных реквизитов любого документа (п. 5.11 ДСТУ 4163:2020). Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера этого документа в пределах группы документов, что регистрируют, который дополняется индексами ….

Национальный стандарт Украины «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (ДСТУ 2732:2004) устанавливает, что «Регистрация документа – это внесение в учетной формы сжатых сведений о служебном документе с указанием регистрационного индекса и даты регистрации».

Вот еще несколько терминов, определенных ДСТУ 2732:2004.

П.4.1.4 реквизит (служебного документа) – информация, зафиксированная в служебном документе для его идентификации, организования обращения и (или) предоставление ему юридической силы.

П.4.2.7 регистрацию (служебного) документа – внесение в учетные формы кратких сведений о служебном документе с указанием регистрационного индекса и даты регистрации.

П.4.2.8 регистрационный номер (служебного) документа – цифровое или азбучно-цифровое обозначение, предоставленное служебному документу при его регистрации.

Трудовые договоры относятся к категории документов, которые хранятся 75 лет. Это установлено ст. 492 Перечня типовых документов, созданных в процессе деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства юстиции Украины от 12.04.2012 г. № 578/5 (далее – Перечень № 578/5)

Приказы, распоряжения по кадровым вопросам (личного состава) (о приеме на работу, перемещение по должности, перевод на другую работу, совместительство, увольнения; оплату труда …) хранятся 75 лет (ст. 16-б Перечня № 578/5).

Журнал регистрации приказов по кадровым вопросам длительного срока хранения — их срок хранения составляет 75 лет (ст. 121-б Перечня № 578/5).

Для хранения трудовых договоров работников должно быть сформировано отдельное дело, папка, например, «Трудовые договоры работников».

Книга регистрации приказов может иметь следующую форму: номер по перечню; дата и номер приказа; наименование (краткое содержание) кем написан; кому направлено (подпись должностного лица), указанного в письме Министерства труда и социальной политики Украины от 19.10.2005 г. № 09-487 «О регистрации приказов по личному составу».

Бланк журнала регистрации трудовых договоров для ФЛП может иметь следующие графы: регистрационный номер; дата регистрации трудового договора; дата и номер приказа о приеме на работу; дата и подпись работника о получении экземпляра трудового договора; дата и номер дополнительного соглашения об изменениях и дополнениях к трудовому договору; дата и номер приказа о прекращении трудового договора; примечания.

См. также:

Учет личного состава работников (персонала) предприятия в деталях

Документальное оформление приема работника на работу

Проходит набор
Онлайн-курс по Зарплате и Кадрам

    Научитесь вести зарплатный и кадровый учет без ошибок, благодаря комплексному ...

    Анастасия Волевач Ирина Тимошенко
    20 Июл 2021
    Онлайн-курс по 1С Бухгалтерия 2.0

      Научитесь использовать 1С на 100%, работать быстро и без ошибок за 5 недель

      Светлана Шанайда
      Спикер Светлана Шанайда
      Комментарии 0

        Получите PDF Чек-лист

        Экспресс-аудит Вашей бухгалтерии

        [utm_campaign_i][/utm_campaign_i] [utm_source_i][/utm_source_i] [utm_medium_i][/utm_medium_i] [utm_term_i][/utm_term_i] [utm_content_i][/utm_content_i] [gclid_i][/gclid_i]
        Ближайшие курсы
        Онлайн-курс по Зарплате и Кадрам

          Научитесь вести зарплатный и кадровый учет без ошибок, благодаря комплексному ...

          Анастасия Волевач Ирина Тимошенко
          20 Июл 2021
          Онлайн-курс «Бухгалтер-Эксперт»

            Получите навыки, которыми обязан обладать единственный/главный бухгалтер для ...

            Анастасия Волевач Ирина Тимошенко
            25 Июн 2021
            Онлайн-курс по Проверкам

              Научитесь проходить проверки Налоговой уверенно и без штрафов всего за 5 недель

              Игорь Сичеславский
              Спикер Игорь Сичеславский
              16 Авг 2021
              Онлайн-курс по 1С Бухгалтерия 2.0

                Научитесь использовать 1С на 100%, работать быстро и без ошибок за 5 недель

                Светлана Шанайда
                Спикер Светлана Шанайда
                Онлайн-курс по Налогу на Прибыль

                  Научитесь вести учет налога на прибыль без ошибок, благодаря комплексному ...

                  Галина Морозовская
                  Спикер Галина Морозовская
                  05 Апр 2021