Оформление и оплата электронных больничных

С 1 октября 2021 года в Украине официально заработали электронные больничные (далее – е-больничные). В этой статье мы рассмотрим главные требования к оформлению и порядку оплаты е-больничных. И прежде всего, вспомним основные термины и понятия, связанные с их введением.

Е-больничный: что за документ

Е-больничный – это электронный документ, удостоверяющий факт временной нетрудоспособности лица. Именно на основании этого документа:

• работодатели освобождают работника от работы и за свой счет оплачивают ему первые пять дней временной нетрудоспособности;
• работнику назначают материальное обеспечение и предоставляют социальные услуги в соответствии с законодательством об общеобязательном государственном социальном страховании.

Е-больничный создают в Электронном реестре листков нетрудоспособности Пенсионного фонда Украины (далее – ПФУ), в частности, на основании медицинского заключения о временной нетрудоспособности. Просмотреть электронные листки нетрудоспособности можно в личном кабинете на портале ПФУ. Кстати, электронное медицинское заключение о временной нетрудоспособности создает врач. И Минздрав Украины рекомендует пациентам тщательно проверять введенную врачом информацию на ее корректность фактическим данным. Также важно при оформлении е-больничных получить смс-сообщение от электронной системы здравоохранения. На это обращает внимание Минздрав Украины и отмечает, что полученное сообщение должно содержать 16-значный номер медицинского заключения о временной нетрудоспособности (далее – МЗВН) и подтверждать, что оно было создано определенному пациенту. И еще заметьте, что смс-сообщение от ПФУ не придет лицам, которые, в частности:

• не зарегистрировались в личном кабинете на портале ПФУ;
• официально не трудоустроены или не являются застрахованными лицами, поэтому в Реестре застрахованных лиц отсутствуют данные об уплате ЕСВ за таких лиц.

МЗВН – это электронный документ, который:

• содержит заключение врача по результатам медицинской экспертизы о временной утрате нетрудоспособности;
• свидетельствует о временной нетрудоспособности;
• может быть основанием для создания е-больничного.

Как работодателю узнать о е-больничном работника

Так случилось, что однажды кто-то из работников не приступил к работе из-за заболевания. Узнать, что именно это стало причиной того, что наемный работник не трудится можно:

• посредством личного общения с работником лиц, ответственных за учет рабочего времени на предприятии;
• через электронный кабинет страхователя на портале ПФУ. Для этого необходимо зайти в раздел «Листки непрацездатності». Введя соответствующие поисковые реквизиты, в частности название юридического лица, можно увидеть больничные, открытые конкретным работникам.

Для назначения выплат по временной нетрудоспособности следует учитывать больничные со статусом «Готово до сплати». Его е-больничные получают на следующий день после даты своего закрытия (п. 3 г. ІІ Порядка выдачи (формирования) листков нетрудоспособности в Электронном реестре листков нетрудоспособности, утвержденного приказом МОЗ Украины от 17.06.2021 г. № 1234, далее – Порядок № 1234). До 1 октября по е-больничному материальное обеспечение назначали через 5 дней после его закрытия.

Сейчас по е-больничному со статусом «Готово до сплати» комиссия (уполномоченный) по социальному страхованию предприятия в течение 10 календарных дней либо назначает материальное обеспечение, либо отказывает в оплате.

Заметьте, что в личном кабинете е-больничный с момента открытия значится «Закритий». При этом дата закрытия е-больничного является плановой датой завершения временной нетрудоспособности или повторного осмотра. Лишь после повторного осмотра врач или закрывает первоначальный е-больничный или формирует новое медицинское заключение, на основании которого создается продолженный е-больничный.

Пройдите тест на 10 вопросов

Заявление-расчет на е-больничный

По е-больничным нужно оформлять Заявление-расчет отдельно от бумажных листков нетрудоспособности. То есть при наличии бумажных листков нетрудоспособности, а также е-больничных формируют отдельные Заявления-расчеты. Для Заявления-расчета для оплаты е-больничнымх применяют форму, приведенную в приложении 1 к Порядку финансирования страхователей для предоставления материального обеспечения застрахованным лицам в связи с временной потерей трудоспособности и отдельных выплат потерпевшим на производстве за счет средств Фонда социального страхования Украины, утвержденного постановлением правление Фонда социального страхования Украины от 19.07.2018 г. № 12 (далее – Порядок № 12).

При этом нужно учитывать следующие особенности заполнения Заявления-расчета на е-больничные:

• графу 7 таблицы приложения 1.1 не заполняется, так как в е-больничном серии нет;

• в графе 8 таблицы приложения 1.1 указывают номер е-больничного;

• в графе 9 таблицы приложения 1.1 в зависимости от вида е-больничного указывают код 1 (если е-больничный первичный) или код 2 (если говорится о продолжении е-больничного);

• в графе 10 таблицы приложения 1.1 указывают следующие коды причины нетрудоспособности:

«1» – временная нетрудоспособность вследствие заболевания или травмы, не связанных с несчастным случаем на производстве;

«2» – беременность и роды;

«3» – необходимость ухода за больным ребенком;

«4» – необходимость ухода за больным членом семьи;

«5» – необходимость ухода за ребенком в возрасте до трех лет или ребенком с инвалидностью в возрасте до 18 лет в случае болезни матери или другого лица, ухаживающего за таким ребенком;

«6» – карантин, установленный в соответствии с законодательством;

«7» – протезирование с помещением в стационар протезно-ортопедического предприятия;

«8» – пребывание в отделении санаторно-курортного учреждения;

«19» – временный перевод застрахованного лица в соответствии с медицинским заключением на более легкую, нижеоплачиваемую работу (может быть с отметкой о связи случая временной нетрудоспособности с профессиональной деятельностью пациента);

«10» – пребывание в самоизоляции, обсервации во время действия карантина, установленного Кабинетом Министров Украины с целью предотвращения распространения острой респираторной болезни COVID-19, вызванной коронавирусом SARS-СoV-2.

Если в медзаключении имеется отметка о связи случая временной нетрудоспособности с профессиональной деятельностью пациента, ФСС после завершения соответствующего расследования может изменить причину нетрудоспособности по коду «1» на основании актов расследования несчастного случая или профессионального заболевания на причины по следующим кодам:

«11» – временная нетрудоспособность в результате профессионального заболевания;

«12» – временная нетрудоспособность в результате несчастного случая на производстве.

Остальные колонки заполняют без каких-либо особенностей.

Заявление-расчет в ФСС по-прежнему можно подавать: на бумаге или с помощью специализированного клиентского программного обеспечения.

А если у новопринятого работника в кабинете страхователя нет е-больничного? Логично предположить, что такой работник может самостоятельно распечатать е-больничный из личного кабинета на портале ПФУ, зарегистрировавшись как обычное физлицо. Работник также может обратиться в территориальный орган ПФУ: в этом случае по его обращению предоставляют выписку из Электронного реестра листков нетрудоспособности (п. 16 Порядка организации ведения Электронного реестра листков нетрудоспособности и предоставления информации из него, утвержденного постановлением КМУ от 17.04.2019 р. № 328).

Может случиться, что е-больничный, открывшийся уже после увольнения работника, появился в кабинете страхователя. В этом случае у работодателя нет обязательств оплачивать этот листок нетрудоспособности.

Как работник продолжает болеть, а е-больничному уже присвоен статус «Готово до сплати», то такой е-больничный нужно подавать на оплату.