Организация электронного документооборота на предприятии

Дата публикации
08 Июл 2022

Под документооборотом понимается движение первичных документов на предприятии, которое должно быть определенным образом отлаженным и регулируемым в общем хозяйственном процессе. Заметим, что и в Законе Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 г. № 996-XIV (далее – Закон о бухучете), и в Положении о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденном приказом Минфина Украины от 24.05.1995 г. № 88 (далее – Положение № 88), отсутствует понятие «документооборота». Одновременно из абз. 14 п. 2 разд. I Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденных приказом Минюста Украины 18.06.2015 г. № 1000/5 (далее – Правила № 1000/5), следует: документооборот – это движение документов с момента их создания или получения до завершения выполнения и передачи в архив или отправки.

Как известно, первичные и сводные учетные документы могут быть составлены в бумажной или электронной форме (ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете). Начинается документооборот с составления первичных документов (п.п. 2.1-2.18 Положения № 88) и заканчивается их передачей на хранение в архив предприятия (п.п. 6.1-6.10 Положения № 88). Правил обращения с первичными документами должны соблюдать все субъекты хозяйствования, особенно когда контрагенты обмениваются первичными документами. Положение № 88 указівает, что первичные документы подлежат обязательной проверке на наличие в документе обязательных реквизитов и соответствие хозяйственной операции действующему законодательству в сфере бухгалтерского учета, логическую увязку отдельных показателей (п. 2.15 Положения № 88). При выявлении несоответствия первичного документа требованиям законодательства такие документы с письменным обоснованием передают руководителю предприятия, учреждения. До отдельного письменного решения руководителя такие документы не принимаются для исполнения (п. 2.16 Положения № 88). Эти действия являются элементом документооборота на предприятии. И определенными мерами защиты от недобросовестных контрагентов, которые пренебрегают правилами обращения с первичкой и тем самым подводят не только себя, но и своих партнеров.

Далее мы рассмотрим порядок организации на предприятии документооборота, а также напомним статус электронных первичных документов (далее – первичные е-документы) и правила обращения с ними.

Первичные е-документы: правовой статус, порядок составления

Основные организационно-правовые основы электронного документооборота и использования электронных документов (далее – е-документ) в Украине регулируют:

Электронная подпись – электронные данные, которые прилагаются подписчиком к другим электронным данным или логически с ними связываются и используются им как подпись (п. 12 ч. 1 ст. 1 Закона № 2155).

А в ч. 1 ст. 5 Закона № 851 указано: е-документ – документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа. Первичные е-документы должны иметь все обязательные реквизиты, предусмотренные ст. 9 Закона о бухучете, их применяют в бухучете при условии соблюдения требований законодательства об электронных документах и ​​электронном документообороте.

Статус и юридическую силу в е-документах, в том числе, первичного е-документа определяет ч. 1 ст. 8 Закона № 851:

  • юридическая сила е-документа не может отрицаться исключительно из-за того, что он имеет электронную форму;
  • допустимость е-документа как доказательства не может отрицаться исключительно на основании того, что он имеет электронную форму.

В ч. 1 ст. 6 Закона № 851 указано, что создание любого е-документа завершается наложением электронной подписи как одного из важнейших обязательных реквизитов первичного е-документа. После этого такой документ окончательно получает статус е-документа.

В п. 2.3 Положения № 88 также четко указано, что использование первичных е-документов возможно при соблюдении требований законодательства об электронных документах и ​​электронном документообороте. Все первичные документы, включая е-документы, для предоставления им юридической силы и доказательности должны иметь, в частности, такой обязательный реквизит, как личная подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, участвовавшее в осуществлении хозяйственной операции. Собственно речь идет о лице, которое составило первичный документ, в том числе в электронной форме (ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете, п. 2.4 Положения № 88).

Электронная подпись используется субъектами электронного документооборота исключительно на договорных началах и предназначена только для идентификации автора. Отношения, связанные с использованием электронных подписей (далее – ЭП), регулируются Законом № 2155. Обратите внимание, что квалифицированная электронная подпись – это усовершенствованная ЭП, которая создается с использованием средства квалифицированной электронной подписи и базируется на квалифицированном сертификате открытого ключа.

О том, что документ должен удостоверяться ЭП, упомянуто и в пп. 11 п. 8 Правил № 1000/5: на документы в электронной форме накладывается квалифицированная электронная подпись или печать согласно законодательству.

Также упомянем Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 г. № 148 (далее – Положение № 148), устанавливающее порядок наличного обращения в Украине. В частности, согласно Положению № 148 все кассовые документы могут быть бумажными или электронными. Электронные кассовые документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства Украины в сфере электронного документооборота (п. 23 разд. ІІІ Положения № 148). Также предприятия вправе вести кассовую книгу в электронной форме с помощью компьютерных средств (п. 41 разд. IV Положения № 148).

Что касается платежных поручений и других банковских документов банка, то в соответствии с п.п. 1.4 и 1.13 Инструкции о безналичных расчетах в Украине в национальной валюте, утвержденной постановлением Правления НБУ от 21.01.2004 г. № 22, безналичные расчеты проводятся банком на основании расчетных документов на бумажных носителях или в электронном виде. Также этот пункт определяет термин «электронный расчетный документ»: это документ, информация в котором представлена ​​в форме электронных данных, включая соответствующие реквизиты расчетного документа, который может быть сформирован, передан, сохранен и превращен в визуальную форму представления электронными средствами. К таким документам относят и электронное платежное поручение.

Есть также возможность применения таких первичных документов, связанных с банковским обслуживанием, как выписки банка. Кстати, в Обобщающей налоговой консультации по использованию банковских выписок в качестве первичных документов, утвержденной приказом ГНСУ от 05.07.2012 г. № 583, определен статус выписки банка как первичного документа для целей налогообложения.

См. также Первичные документы и организация документооборота на предприятии

Оригинал и копии первичного е-документа

При составлении и хранении первичных документов и регистров бухучета с использованием электронных средств обработки информации предприятие обязано за свой счет изготовить их копии на бумажных носителях по требованию других участников хозяйственных операций, а также правоохранительных органов и соответствующих органов (п. 6 ст. 9 Закона о бухучете).

А что считать электронными средствами обработки информации? К примеру, в ДСТУ ГОСТ 2.051:2006 «Единая система конструкторской документации. Электронные документы. Общие положения» (см. приказ Госкомитета Украины по вопросам технического регулирования и потребительской политики от 26.12.2006 г. № 373) указано: электронный носитель – это материальный носитель, используемый для записи, хранения и воспроизведения информации, обрабатываемых с помощью средств вычислительной техники.

К электронным носителям относят, в частности:

  • Blu-ray Disc (BD) – формат оптического носителя, используемого для записи и хранения цифровых данных;
  • сменные магнитные диски типа ZIP или JAZZ;
  • флеш-накопители.

А согласно Типовому закону UNCITRAL «Об электронной коммерции» электронный документ определяется как информация, созданная, отправленная, полученная или сохраненная электронными, оптическими или подобными средствами, включая электронный обмен данными, электронную почту, телеграммы или телекопирование, но не ограничиваясь ими.

Следовательно, оригиналом е-документа является электронный экземпляр документа с обязательными реквизитами, в том числе с электронной подписью автора или подписью, приравненной к собственноручной подписи в соответствии с Законом № 2155 (ст. 7 Закона № 851). При отправке е-документа нескольким адресатам или его хранения на нескольких электронных носителях информации каждый из электронных экземпляров считается оригиналом е-документа.

Добавим, если автор создает идентичный по документарной информации и реквизитам е-документ и документ на бумаге, каждый из документов является оригиналом и имеет одинаковую юридическую силу.

Следует учитывать, что оригинал е-документа в определенных законодательством случаях может быть предъявлен в визуальной форме отображения, в том числе в бумажной копии. Электронная копия е-документа удостоверяется в порядке, установленном законом (ст. 7 Закона № 851). Копией документа на бумаге для е-документа является визуальное представление е-документа на бумаге, удостоверенное в установленном законодательством порядке.

Удостоверение бумажной копии е-документа. Когда-то в письме ГФСУ от 09.09.2014 г. № 3154/6/99-99-19-02-01-15 налоговики объясняли так: налогоплательщик, получивший е-документы в подтверждение осуществления хозяйственных операций, может предъявить такие документы в визуальной форме отображения (в том числе в бумажной копии) и удостоверить эти документы подписью такого налогоплательщика или его должностного лица и скрепить печатью (при наличии).

Срок хранения электронных документов на электронных носителях информации должен быть не меньше срока, установленного законодательством для соответствующих документов на бумаге.

См. также НДС в договорах и первичных документах

Организация документооборота на предприятии

По ч. 5 ст. 8 Закона о бухучете предприятию предоставлено право, в частности, самостоятельно определять правила документооборота и технологию обработки учетной информации. Отметим, что глава 5 Положения № 88 рассказывает о порядке организации документооборота на предприятии, в частности, составлении графика документооборота, но самой формы или порядка его оформления  не содержит. В тоже время действует Положение о документах и ​​документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Министерства финансов СССР от 29.07.1983 г. № 105 (далее – Положение № 105).

Минфин в письме от 07.04.2014 г. № 31-08420-06-29/6985 и Минюст в письме от 10.04.2014 г. № 151-0-2-14/6.1 говорят, что при составлении такого графика можно использовать пример, приведен в приложении к Положению № 105. В п. 5.1 Положения № 105 указано, что движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив – документооборот) регламентируется графиком.

Добавим, что ч. 6 ст. 8 Закона о бухучете настаивает на том, чтобы руководитель предприятия создал необходимые условия для правильного ведения бухгалтерского учета, обеспечил неукоснительное выполнение всеми подразделениями, службами и работниками, причастными к бухгалтерскому учету, правомерных требований бухгалтера по соблюдению порядка оформления и представления к учету первичных документов. То есть все службы предприятия и ответственные лица, участвующие в осуществлении хозяйственных операций и их документальном оформлении, должны четко соблюдать утвержденный график документооборота.

См. также Утрата, уничтожение, повреждение первичных документов

Часто задаваемые вопросы
Как контролировать соблюдение графика документооборота на предприятии?
В п. 5.5 Положения № 88, в частности, указано, что главный бухгалтер предприятия или лицо, обеспечивающее ведение бухгалтерского учета на предприятии, контролирует его соблюдение исполнителями графика документооборота. Требования лиц из бухгалтерии относительно порядка представления к месту обработки необходимых документов и сведений обязательны для всех подразделений и служб предприятия.
Заметим, что вопросы распределения ответственности за оформление, предоставление и обработку первичных документов на предприятии находятся в компетенции его руководителя. В частности, для приведения в порядок надлежащего обеспечения документального оформления ему следует утвердить перечень должностных лиц, имеющих право подписывать первичные документы (давать разрешение на их подпись) при осуществлении хозяйственной операции на отпуск (расход) средств, товарно-материальных ценностей, другого имущества предприятия. Напомним, что с такими лицами в соответствии со ст. 135-1 Кодекса законов о труде Украины (далее – КЗоТ) заключают письменный договор о материальной ответственности. А согласно ст. 130 КЗоТ работники несут материальную ответственность за ущерб, причиненный предприятию, учреждению, организации вследствие нарушения возложенных на них трудовых обязанностей. Согласно ст.135-3 КЗоТ размер причиненного предприятию ущерба определяется по фактическим потерям, на основании данных бухгалтерского учета, исходя из балансовой стоимости (себестоимости) материальных ценностей за вычетом износа согласно установленным нормам. Кроме материальной ответственности ст. 147 КЗоТ устанавливает также дисциплинарную ответственность: посредством выговора и увольнения.
Как оформить обмен первичными е-документами с контрагентами?
Рекомендуем заключать соглашения по обмену первичными е-документами. В этих сделках нужно прежде всего определить:
перечень первичных документов, по которым стороны будут обмениваться в электронной форме;
телекоммуникационные каналы связи;
эквивалентность полученных первичных е-документов документам на бумажном носителе;
способ информирования друг друга о невозможности обмена е-документами в случае технического сбоя внутренних систем или внешних каналов связи;
соответствие первичных е-документов форматам, установленным законодательством об электронном документообороте, и условиям соглашения по обмену е-документами и т. д.
Проходит набор
Онлайн-курс по Зарплате и Кадрам

    Научитесь вести зарплатный и кадровый учет без ошибок, благодаря комплексному ...

    Анастасия Волевач Ирина Тимошенко
    20 Июл 2021
    Онлайн-курс по 1С Бухгалтерия 2.0

      Научитесь использовать 1С на 100%, работать быстро и без ошибок за 5 недель

      Светлана Шанайда
      Спикер Светлана Шанайда
      Комментарии 0

        Получите PDF Чек-лист

        Экспресс-аудит Вашей бухгалтерии

        Ближайшие курсы
        Онлайн-курс по Зарплате и Кадрам

          Научитесь вести зарплатный и кадровый учет без ошибок, благодаря комплексному ...

          Анастасия Волевач Ирина Тимошенко
          20 Июл 2021
          Онлайн-курс «Бухгалтер-Эксперт»

            Получите навыки, которыми обязан обладать единственный/главный бухгалтер для ...

            Анастасия Волевач Ирина Тимошенко
            25 Июн 2021
            Онлайн-курс по Проверкам

              Научитесь проходить проверки Налоговой уверенно и без штрафов всего за 5 недель

              Игорь Сичеславский
              Спикер Игорь Сичеславский
              16 Авг 2021
              Онлайн-курс по 1С Бухгалтерия 2.0

                Научитесь использовать 1С на 100%, работать быстро и без ошибок за 5 недель

                Светлана Шанайда
                Спикер Светлана Шанайда
                Онлайн-курс по Налогу на Прибыль

                  Научитесь вести учет налога на прибыль без ошибок, благодаря комплексному ...

                  Галина Морозовская
                  Спикер Галина Морозовская
                  05 Апр 2021