Основные правила и нюансы заполнения формы № 1ДФ

Дата публикации
09 Ноя 2020

Налоговый расчет сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу физических лиц, и сумм удержанного с них налога (далее — ф. № 1ДФ) — это отчет, в котором отражаются все доходы, выплаченные физлицам, а также НДФЛ и военный сбор, удержанные с этих доходов.

Основные правила, нюансы заполнения формы прописаны в Порядке заполнения и представления налоговыми агентами Налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу физических лиц, и сумм удержанного с них налога, утвержденном приказом Минфина от 13.01.2015 г. № 4 (далее — Порядок № 4). Этим же документом утверждена и сама форма.

Кто представляет?

Форму № 1ДФ представляют налоговые агенты, которые начисляют (выплачивают, предоставляют) доходы физлицам и которые обязаны начислять, удерживать и уплачивать НДФЛ и военный сбор, а также представлять отчетность (пп. 14.1.180 НКУ, п. 161 подразд. 10 разд. ХХ НКУ).

К налоговым агентам относятся: юрлица (их филиалы, отделения, другие обособленные подразделения), самозанятые лица (в т.ч. физлица-предприниматели), представительства нерезидентов-юрлиц, инвесторов (операторов) по соглашению о разделе продукции.

Налоговый расчет по ф. № 1Ф подают только при начислении доходов физлицам в течение отчетного периода (пп. «б» п. 176.2 НКУ). Однако его подача не зависит от того, выплачивал ли налоговый агент доходы в течение отчетного периода (п. 2.2 Порядка № 4). То есть, даже если доход начислен, но не выплачен, отчет все равно необходимо представить.

Отчетный период

Форму № 1ДФ представляют отдельно за каждый квартал в течение 40 к. дн., которые следуют за последним календарным днем отчетного квартала. Подача отдельного налогового расчета за календарный год не предусмотрена.

Если последний день срока представления отчета приходится на выходной или праздничный день, его представляют на следующий после него банковский день (п. 2.1 Порядка № 4).

Куда и как представлять форму?

Налоговые агенты — юрлица представляют ф. № 1ДФ в контролирующий орган по месту своего расположения, а физлица-предприниматели, самозанятые лица — по своему налоговому адресу (пп. «б» п. 176.2 НКУ, п. 2.3 Порядка № 4).

Налоговый расчет подается одним из следующих способов:

  • средствами электронной связи в электронной форме с соблюдением условия касаемо использования ЭЦП;
  • на бумажном носителе вместе с электронной формой на электронном носителе информации;
  • на бумажном носителе, если количество строк в налоговом расчете не превышает десяти.

Налоговые агенты со штатной численностью работников до 1000 человек представляют ф. № 1ДФ единым документом на всех работающих одной порцией.

В случае если штатная численность работников более 1000 человек, можно представлять ф. № 1ДФ несколькими порциями, каждая из которых является отдельным налоговым расчетом со своим номером порции (п. 2.4 Порядка № 4).

Если у налогового агента трудится более 1000 штатных работников и он представляет несколько порций ф. № 1ДФ, то начисленный, выплаченный доход и начисленный, перечисленный в бюджет с него военный сбор следует отражать общими суммами только единожды в разделе II первой порции отчета.

Как представлять ф. № 1ДФ за обособленное подразделение

В случае если юрлицо имеет филиал или другое обособленное подразделение, уполномоченное начислять своим работникам зарплаты, удерживать и перечислять НДФЛ, такие подразделения самостоятельно представляют ф. № 1ДФ в налоговую по своему местонахождению.

Если обособленное подразделение юрлица не уполномочено начислять, удерживать и уплачивать налог в бюджет, ф. № 1ДФ в виде отдельной порции за такое подразделение представляет юрлицо в контролирующий орган по своему местонахождению и направляет копию данного расчета в контролирующий орган по местонахождению такого обособленного подразделения (пп. «б» п. 176.2 НКУ, п. 2.6 Порядка № 4). В порции, которую подают за обособленное подразделение, указывают сведения о физлицах (работающих) этого подразделения.

В ф. № 1ДФ, представляемой за отдельное подразделение, не уполномоченное начислять, удерживать и уплачивать (перечислять) налог в бюджет, не отражают информацию касаемо военного сбора.

Порядок заполнения заглавных реквизитов ф. 1ДФ

«Стор.» — проставляют порядковые номера страниц ф. № 1ДФ.

«Тип податкового розрахунку» — обозначают соответствующую ячейку «Звітний», «Звітний новий» или «Уточнюючий» — в зависимости от того, какой налоговый расчет подается.

«Порція» — проставляют номер порции.

«Податковий номер юридичної особи (податковий номер або номер та серія паспорта самозайнятої фізичної особи)» — указывают налоговый номер юрлица, налоговый номер или серию и номер паспорта физлица (для физлица, имеющего соответствующую отметку в паспорте), подающего расчет. Ячейки заполняются слева направо (для юрлиц дополняют слева нулями до восьми цифр, если значимых цифр менее восьми).

«Юридична особа», «Самозайнята фізична особа» — обозначают соответствующую ячейку «Юридична особа» или «Самозайнята фізична особа».

«Найменування юридичної особи чи прізвище, ім’я та по батькові самозайнятої фізичної особи» — указывают наименование юрлица или Ф. И.О. самозанятого лица, подающего налоговый расчет.

«Податкова адреса юридичної особи чи самозайнятої фізичної особи» — указывают налоговый адрес юрлица или самозанятого лица, подающего налоговый расчет.

«Найменування контролюючого органу» — указывают наименование налогового органа, в который подают налоговый расчет.

«Звітний період» — указывают арабскими цифрами порядковый номер отчетного квартала и год.

«Працювало за трудовими договорами» — указывают количество работников, работающих по трудовым договорам (контрактам).

«Працювало за цивільно-правовими договорами» — указывают количество работников, работающих по ГПД в отчетном периоде.

Нюансы заполнения раздела І ф. № 1ДФ

Заполнение 1 ДФ осуществляется следующим образом:

В графе 1 «№ з/п» отражают порядковый номер каждой заполненной строки.

В графе 2 «Податковий номер або серія та номер паспорта*» — указывают регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика или серию и номер паспорта физического лица (для физлица, имеющего отметку в паспорте о праве осуществлять любые платежи по серии и номеру паспорта), о котором предоставляется информация в ф. № 1 ДФ.

В графе 3а «Сума нарахованого доходу» отражают доход, который за отчетный квартал начислен физлицу; начисленный доход отражают независимо от того, выплачен он или нет (п. 3.2 Порядка № 4).

В графе 3 «Сума виплаченого доходу» указывают сумму фактически выплаченного дохода физлицу; как исключение зарплату, выплачиваемую в установленные сроки в следующем месяце, отражают в отчете за тот период, в который входит предыдущий месяц, за который она начислена (п. 3.3 Порядка № 4).

В графе 4а «Сума нарахованого податку» отражают сумму НДФЛ, начисленного и удержанного с начисленного физлицу дохода (п. 3.4 Порядка № 4).

В графе 4 «Сума перерахованого податку» отражают фактическую сумму перечисленного НДФЛ в бюджет (п. 3.5 Порядка № 4); если зарплата выплачивается в установленные сроки в следующем месяце, то перечисленный НДФЛ указывают в отчете за тот период, в который входит предыдущий месяц, за который начислена зарплата и удержан НДФЛ.

В графе 5 «Ознака доходу» указывают признак дохода согласно Справочнику признаков доходов, приведенному в приложении к Порядку № 4; если доходы выплачивают в отчетном квартале не в полном объеме и их окончательную выплату будут осуществлять в следующих кварталах, то признак дохода в случае выплаты указывают такой же, как для начисленного в предыдущем квартале дохода (п. 3.6 Порядка № 4); в ф. № 1ДФ для каждого физлица заполняют столько строк, сколько признаков доходов имеют выплаченные ему доходы.

Графу 6 «Дата прийняття на роботу» заполняют только для тех физлиц, которые приняты на работу в отчетном периоде; в графе проставляют дату (число, порядковый номер месяца, год) приема физлица на работу.

Графу 7 «Дата звільнення з роботи» заполняют только для физлиц, которые были уволены в отчетном периоде с работы, где они получали доход в виде зарплаты, или уволены в начале отчетного периода, но получали доходы в отчетном периоде (п. 3.7 Порядка № 4); в графе 7 проставляется дата (число, порядковый номер месяца, год) увольнения физлица с работы. Если работнику, которого увольняют, доход в отчетном квартале не начисляли и не выплачивали, его вообще не показывают в ф. № 1 ДФ, и, соответственно, графу 7 для него не заполняют.

Для физлиц, не менявших место работы в отчетном периоде, графы 6 и 7 не заполняются. Если неоднократно принимали физлицо на работу и увольняли его с работы в отчетном квартале, для такого лица нужно заполнять столько строк, сколько раз была смена места работы в отчетном квартале (п. 3.7 Порядка № 4).

В графе 8 «Ознака податкової соціальної пільги» указывают признак налоговой социальной льготы согласно Справочнику признаков налоговых социальных льгот, приведенному в приложении к Порядку № 4. Графа 8 заполняется только для физлиц, имевших налоговую соцльготу в отчетном периоде в соответствии с законодательством по месту получения основного дохода; при отсутствии соцльготы в отчетном периоде в графе 8 проставляется прочерк.

При заполнении графы 8 следует учитывать, какой признак льготы соответствует начисленному доходу, несколько строк с одним признаком дохода может быть, только если у физлица есть несколько признаков льгот для такого признака дохода, т.е. когда речь идет о наличии разных льгот в каждом из трех месяцев квартала (п. 3.8 Порядка № 4). Если в одном из месяцев квартала работник не имел права на получение налоговой соцльготы, то в ф. 1ДФ заполняется только одна строка, в которой указывается соответствующий признак льготы.

Графа 9 «Ознака (0, 1)» заполняется только для отчетного нового и уточняющего налоговых расчетов с отражением признака «0» — если строку нужно ввести, или признака «1» — если строку нужно исключить (п. 3.9 Порядка № 4).

Особенности заполнения раздела ІІ ф. № 1ДФ

В разделе ІІ большинство налоговых агентов заполняет только информацию о начисленном и выплаченном военном сборе в 1ДФ. Однако там есть и другие строки. В целом данный раздел заполняют так:

  • в строке «Оподаткування процентів» указывают общие суммы дохода, начисленного в виде процентов, начисленного и перечисленного в бюджет НДФЛ;
  • в строке «Оподаткування виграшів (призів) у лотерею» — общие суммы начисленного и выплаченного дохода в виде выигрышей (призов) в лотерею, начисленного и перечисленного в бюджет НДФЛ;
  • в строке «Військовий збір» — общие суммы начисленного и выплаченного дохода, начисленного и перечисленного в бюджет военного сбора в денежной форме, выраженной в национальной валюте (в гривнях с копейками).

Сведения о физлице — плательщике налога, которому начислены доходы, с которых удерживаются НДФЛ и военный сбор, в разделе ІІ не указывают.

Если доход начислен в одном месяце, а выплачен в другом, то графы 3, 3а и 4, 4а строк «Військовий збір» и «Оподаткування процентів» раздела II заполняют аналогично соответствующим графам раздела I формы.

Мы считаем, что доходы, не облагаемые военным сбором, в разделе ІІ не показывают (см. письмо ГУ ГФС в г. Киеве от 10.11.2016 г. № 7431/П/26-15-13-02-15). Однако единого мнения по этому поводу у налоговиков нет, а потому целесообразно обратиться к налоговому агенту за индивидуальной консультацией.

Особенности заполнения итоговой части ф. № 1ДФ

В итоговой (завершающей) части ф. № 1ДФ проставляют количество заполненных строк раздела I (итоговая строка не учитывается), количество физлиц, в отношении которых предоставлена информация, и количество страниц отчета.

Также в конце ф. № 1ДФ указывают налоговый номер или серию и номер паспорта (для физлица, имеющего соответствующую отметку) руководителя и главного бухгалтера юрлица, подающего расчет, подпись, инициалы, фамилию, телефон. Или указывают налоговый номер или серию и номер паспорта (для физлица, имеющего соответствующую отметку) — для самозанятого лица, подающего расчет, — подпись, инициалы, фамилию, телефон.

Каковы особенности заполнения реквизитов «Працювало за трудовими договорами» и «Працювало за цивільно-правовими договорами» ф. № 1ДФ

Инструкция по заполнению 1ДФ прямо не предусматривает этого, однако при заполнении реквизитов «Працювало за трудовими договорами» и «Працювало за цивільно-правовими договорами» стоит учитывать следующее:

  • если в течение отчетного периода количество работников изменялось в связи с приемом на работу и увольнением, в графе «Працювало за трудовими договорами» необходимо указывать максимальное количество работников, фактически работавших по трудовым договорам в течение отчетного квартала;
  • если юрлицо представляет ф. № 1ДФ в виде отдельной порции за обособленное структурное подразделение, не уполномоченное начислять, удерживать и уплачивать налог в бюджет, реквизит «Працювало за трудовими договорами» не заполняется;
  • количество внешних совместителей включается в графу «Працювало за трудовими договорами»;
  • в графе «Працювало за трудовими договорами» не отражают лиц, призванных на срочную военную службу, военную службу по призыву во время мобилизации, на особый период или принятых на военную службу по контракту при возникновении кризисной ситуации, угрожающей национальной безопасности;
  • в количество работников, работающих по трудовым контрактам, в графу «Працювало за трудовими договорами» не включаются лица, пребывающие в отпусках в связи с беременностью и родами, по уходу за детьми, в отпуске без сохранения зарплаты и т.д., независимо от того, начислялся им доход или нет;
  • в графе «Працювало за цивільно-правовими договорами» указывают количество работников, являющихся штатными работниками предприятия и дополнительно выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера;
  • при подаче уточняющего расчета данные реквизитов «Працювало за трудовими договорами» и «Працювало за цивільно-правовими договорами» и номера порции заполняются с предыдущего поданного налогового расчета.
Распространенные вопросы по заполнению ф. № 1ДФ
Как отразить в ф. № 1ДФ выплату отпускных за дни будущего квартала?
Доходы, полученные в виде зарплаты за период ее сохранения согласно законодательству, в частности, за период отпуска, для их налогообложения, относятся к соответствующим налоговым периодам их начисления (пп. 169.4.1 НКУ).
Таким образом, отпускные отражаются с признаком дохода «101» в том квартале, в котором проведено их начисление.
Как исправить ошибку в ф. № 1ДФ?
Для исправления ошибок до истечения срока представления ф. № 1ДФ подают расчет со статусом «Звітний новий», а по окончании — «Уточнюючий» (как за отчетный, так и за предыдущие периоды).
В соответствии с п. 4.4 Порядка № 4 исправление осуществляется с помощью признаков из графы 9:
— «0» — для введения правильной строки;
— «1» — для изъятия неправильной строки.
Для изъятия одной ошибочной строки из предварительно введенной информации следует повторить все графы такой строки и в графе 9 указать «1» — на исключение строки из формы, которая уточняется.
Для введения новой или пропущенной строки нужно полностью заполнить все графы, а в графе 9 указать «0» — на введение строки в форму.
Для замены одной ошибочной строки на другую нужно изъять ошибочную информацию (повторить графы ошибочной строки и в гр. 9 указать «1»), а затем ввести правильную информацию (заполнить правильно все графы строки, а в гр. 9 указать «0»).
Для исправления ошибок, допущенных в разд. II, используются строки «виключення». Так, чтобы удалить ошибочную строку из ранее представленной ф. № 1ДФ, которая уточняется, в строку «Військовий збір – виключення» переносятся неправильные данные, а в строку «Військовий збір» записываются правильные.
Какова ответственность за нарушение при представлении ф. № 1ДФ?
Поскольку ф. № 1ДФ имеет статус налоговой декларации (пп. 14.1.180, п. 46.1, ст. 51, пп. «б» п. 176.2 НКУ), указанные в ней суммы НДФЛ считаются согласованным налоговым обязательствам и в случае неполной или несвоевременной уплаты взыскиваются в бюджет вместе с уплатой штрафов и пени.
За нарушения при представлении ф. № 1ДФ в 2020 году налоговый агент несет ответственность, предусмотренную п. 119.1 НКУ:
— непредставление, несвоевременное представление, представление не в полном объеме, с недостоверными сведениями или с ошибками, если такие недостоверные сведения или ошибки привели к уменьшению и/или увеличению налоговых обязательств налогоплательщика и/или к смене налогоплательщика, — влекут за собой наложение штрафа в размере 1020 грн;
— те же действия, совершенные налогоплательщиком, к которому в течение года применялся штраф за такое же нарушение, — влекут за собой наложение штрафа в размере 2040 грн.
Подчеркиваем, упомянутые штрафы не применяются в случаях, если ошибки касаемо регистрационного номера учетной карточки налогоплательщика в ф. № 1ДФ были исправлены налоговыми агентами самостоятельно, в т.ч. в течение 30 к. дн. со дня поступления уведомлений об ошибках, выявленных контролирующим органом (п. 119.3 НКУ).
Проходит набор
Онлайн-курс по Зарплате и Кадрам

    Научитесь вести зарплатный и кадровый учет без ошибок, благодаря комплексному ...

    Анастасия Волевач Ирина Тимошенко
    20 Июл 2021
    Онлайн-курс по 1С Бухгалтерия 2.0

      Научитесь использовать 1С на 100%, работать быстро и без ошибок за 5 недель

      Светлана Шанайда
      Спикер Светлана Шанайда
      Комментарии 0

        Получите PDF Чек-лист

        Экспресс-аудит Вашей бухгалтерии

        [utm_campaign_i][/utm_campaign_i] [utm_source_i][/utm_source_i] [utm_medium_i][/utm_medium_i] [utm_term_i][/utm_term_i] [utm_content_i][/utm_content_i] [gclid_i][/gclid_i]
        Ближайшие курсы
        Онлайн-курс по Зарплате и Кадрам

          Научитесь вести зарплатный и кадровый учет без ошибок, благодаря комплексному ...

          Анастасия Волевач Ирина Тимошенко
          20 Июл 2021
          Онлайн-курс «Бухгалтер-Эксперт»

            Получите навыки, которыми обязан обладать единственный/главный бухгалтер для ...

            Анастасия Волевач Ирина Тимошенко
            25 Июн 2021
            Онлайн-курс по Проверкам

              Научитесь проходить проверки Налоговой уверенно и без штрафов всего за 5 недель

              Игорь Сичеславский
              Спикер Игорь Сичеславский
              16 Авг 2021
              Онлайн-курс по 1С Бухгалтерия 2.0

                Научитесь использовать 1С на 100%, работать быстро и без ошибок за 5 недель

                Светлана Шанайда
                Спикер Светлана Шанайда
                Онлайн-курс по Налогу на Прибыль

                  Научитесь вести учет налога на прибыль без ошибок, благодаря комплексному ...

                  Галина Морозовская
                  Спикер Галина Морозовская
                  05 Апр 2021