• AVS
  • Статьи
  • НДС
  • Переход с одной бухгалтерской (офисной) программы на другую: документальное оформление и учет

Переход с одной бухгалтерской (офисной) программы на другую: документальное оформление и учет

Дата публикации
03 Июн 2022

Как правило, переход с одной учетной программы на другую предопределяют такие причины, как диверсификация производства, расширение торговой сети и т. п. Тема, которую мы сейчас рассматриваем, стала еще более актуальной на фоне призыва Минцифры отказаться от программного обеспечения российского происхождения и выбрать украинские альтернативы. Кстати, #ReplaceRUwithUA – это ресурс, где собраны все украинские альтернативы российскому программному обеспечению. Об этом рассказал вице-премьер-министр – министр цифровой трансформации Михаил Федоров в телеграмм-канале.

Переход с одной учетной компьютерной программы на другую предполагает определенные шаги, в частности, это ликвидация (списание) в учете старой программы и приобретение новой. Как правило, предприятия программное обеспечение считают нематериальным активом (далее – НА), поэтому такие трансформации связаны с определенными особенностями учета и налогообложения компьютерной программы, как НА. Рассмотрим их.

Замена программного обеспечения: новый НА или расходы предприятия

По определению п. 4 НП(С)БУ 8 «Нематериальные активы» НА – это немонетарный актив, который не имеет материальной формы и может быть идентифицирован. А п. 6 НП(С)БУ 8 отмечает, что приобретенный или полученный НА отражается в балансе, если существует вероятность получения будущих экономических выгод, связанных с его использованием, и его стоимость может быть достоверно определена. Если НА не соответствует указанным критериям признания, то расходы, связанные с его приобретением или созданием, признают расходами того отчетного периода, в течение которого они были осуществлены

Пункт 9 НП(С)БУ 8 определяет перечень расходов, не подлежащих капитализации в составе НА. То есть отражаются в составе расходов отчетного периода расходы:

  • на исследования;
  • на подготовку и переподготовку кадров;
  • на рекламу и продвижение продукции на рынке;
  • на создание, реорганизацию и перемещение предприятий или их части;
  • по повышению деловой репутации предприятия, стоимость изданий и по созданию торговых марок (товарных знаков).

В свое время отличия между НА и расходами обозначил Минфин Украины в письме от 11.04.2006 г. № 31-34000-10-10/7377 (далее – письмо № 7377).

В частности, в письме № 7377 сказано, что НА признается немонетарный актив, который:

  • не имеет материальной формы;
  • может быть идентифицирован;
  • его стоимость может быть достоверно определена;
  • содержится предприятием с целью использования в течение периода более одного года (или одного операционного цикла, если он превышает один год) для производства, торговли, в административных целях или предоставления в пользование (аренду) другим лицам;
  • станет источником получения экономических выгод в будущем.

Как видим, замена одной учетной программы на другую не просто расходы, а связана именно с заменой одного НА другим НА. То есть, эта операция связана со списанием старого НА и приобретением нового НА.

Обращаем внимание, что письмо № 7377 дает очень важный совет руководителю предприятия (другому ответственному за организацию бухучета на предприятии лицу): не определять принадлежность актива к НА самостоятельно. Это юрисдикция специально созданной компетентной комиссии на предприятии. Она действует на основании приказа (распоряжения), утвержденного руководителем предприятия.

Одновременно эта же комиссия, как и при вводе в эксплуатацию приобретенного (созданного, полученного) НА принимает решение о списании (ликвидации) НА: с указанием оснований, по которым НА не может использоваться в дальнейшем (приносить экономические выгоды). Среди них: несоответствие требованиям законодательства, невозможность получения обновлений или отсутствие сервисного обслуживания и другое.

Списание (ликвидация) компьютерной программы

Документальное оформление списания (ликвидации) компьютерной программы

Итак, решение о списании компьютерной программы принимает компетентная комиссия предприятия. При оформлении выбытия (в том числе при списании в результате ликвидации) оформляют типовую форму № НА-3 «Акт выбытия (ликвидации) объекта права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов» (утверждена приказом Минфина Украины от 22.11.2004 г. № 732, далее – приказ № 732). Акт составляется в двух экземплярах вышеупомянутой комиссией, все его экземпляры подписывают члены комиссии и работник, ответственный за использование компьютерной программы (п. 1.7 Методических рекомендаций по бухгалтерскому учету нематериальных активов, утвержденных приказом Минфина Украины от 16.11.2009 г. № 1327, далее – Методрекомендации № 1327). Экземпляры акта утверждает руководитель предприятия. Один экземпляр передается в бухгалтерию. Второй экземпляр остается у лица, ответственного за использование компьютерной программы.

К документам на выбытие компьютерной программы прилагают регистры аналитического учета выбывших активов (п. 35 НП(С)БУ 8).

Бухгалтерский учет списания (ликвидации) компьютерной программы

Итак, объект НА (компьютерную программу) списывают с баланса при его выбытии в случае невозможности получения предприятием в дальнейшем экономических выгод от его использования (п. 34 НП(С)БУ 8, п. 6.1 Методрекомендаций № 1327). Перед списанием компьютерной программы следует начислить амортизацию за текущий месяц (п. 30 НП(С)БУ 8). Определенную остаточную стоимость компьютерной программы следует включить в прочие расходы (п. 35 НП(С)БУ 8, п. 29 НП(С)БУ 16 «Расходы»).

Операцию по списанию компьютерной программы отражают проводками:

  • Дт 976 «Списание необоротных активов» Кт 12 «Нематериальные активы» – на сумму остаточной стоимости объекта НА;
  • Дт 133 «Накопленная амортизация нематериальных активов» Кт 12 – на сумму начисленной амортизации.

Начисление амортизации компьютерной программы прекращается, начиная с месяца, следующего за месяцем выбытия актива (п. 30 НП(С)БУ 8).

Заметим, если списанный объект НА (компьютерные программы) ранее переоценивался, и сумма дооценок выше суммы уценок, то следует уменьшить сумму ранее отраженного капитала в дооценках (п. 24 НП(С)БУ 8, п. 3.6 Методрекомендаций № 1327):

Дт 412 «Дооценка (уценка) нематериальных активов» Кт 441 «Прибыль нераспределенная».

Налогообложение списания (ликвидации) компьютерной программы

Налог на прибыль при списании компьютерной программы

Предприятие – плательщик налога на прибыль, которое согласно пп. 134.1.1 Налогового кодекса Украины (далее – НКУ) приняло решение о неприменении налоговых разниц для определения объекта налогообложения налогом на прибыль ориентируется на бухгалтерский результат операции по списанию (ликвидации) компьютерной программы.

Если предприятие – плательщик налога на прибыль корректирует (обязательно, если доход за последний отчетный годовой период по данным бухучета превышает 40 млн. грн или добровольно) финансовый результат на все разницы, определенные НКУ, то оно должно рассчитывать и разницы, предусмотренные ст. 138 НКУ. То есть такой налогоплательщик должен вести и налоговый учет НА (в частности, компьютерной программы), причем в пп. 138.3.4 НКУ они классифицированы подобно группам учета по НП(С)БУ 8.

Следовательно плательщики, корректирующие финрезультат:

  • увеличивают его на сумму бухгалтерской остаточной стоимости списанной (ликвидированной) компьютерной программы (п. 138.1 НКУ). Эта разница отражается в строке 1.1.2 приложения РІ к декларации по налогу на прибыль;
  • уменьшают его на сумму налоговой остаточной стоимости списанной (ликвидированной) компьютерной программы (п. 138.2 НКУ). Эту разницу заносят в строку 1.2.2 приложения РІ к декларации по налогу на прибыль.

НДС при списании компьютерной программы

Согласно пп. «д» пп. 14.1.191 НКУ ликвидация необоротных активов по самостоятельному желанию налогоплательщика приравнивается к поставке товара. Налогообложение ликвидации необоротных активов подчиняется п. 189.9 НКУ, но в нем говорится только о ликвидации основных средств: производственных или непроизводственных. А другой отдельной нормы, регламентирующей порядок налогообложения НДС при ликвидации НА в НКУ нет.

Обращаем внимание на разъяснение налоговиков, в котором они говорят: при списании НА в связи с невозможностью получения в дальнейшем экономических выгод от его использования, налогоплательщик должен начислить НДС по п. 198.5 НКУ (см. категорию 101.4 ОИР). То есть, налоговики привязываются к использованию в этом случае пп. «г» п. 198.5 НКУ.

Но для применения п. 198.5 НКУ определяющим является приобретение необоротных активов (как основных средств, так и НА) с НДС. А компьютерные программы уже долгое время освобождены от НДС (п. 261 подразд. 2 разд. ХХ НКУ), поэтому при их ликвидации НДС не начисляется.

Правда, предприятие может ликвидировать и компьютерную программу, ранее приобретенную с НДС. В этом случае при ее ликвидации предприятие должно начислить НДС исходя из балансовой (остаточной) стоимости этой программы на начало отчетного (налогового) периода, в котором она ликвидирована (п.п. 189.1, 198.5 НКУ).

Оприходование новой компьютерной программы

Документальное оформление оприходования компьютерной программы

Уже упомянутая выше специальная компетентная комиссия предприятия должна проверить наличие и силу документов, которые являются основанием для оприходования объекта НА (компьютерной программы) и/или права на его использование (например, лицензионных договоров, актов приема-передачи прав на объект НА и т. п.). На основании таких документов комиссия принимает решение о соответствии приобретенной компьютерной программы критериям признания НА, установленным НП(С)БУ 8 для зачисления (оприходования) ее в состав НА. Решение оформляется соответствующим документом «Акт введення в господарський оборот об’єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів» (типовая форма № НА-1, утвержденная приказом № 732). Акт содержит наименование НА (компьютерной программы), его характеристику (описание), порядок и срок полезного использования, первоначальную стоимость, норму амортизации, ликвидационную стоимость и т. д. Кроме того, предприятию следует оформить «Інвентарну картку обліку об’єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів» (типовая форма № НА-2, утвержденная приказом № 732).

Бухгалтерский учет оприходования компьютерной программы

Обычно при приобретении компьютерной программы, в частности, для ведения бухучета или складского учета предприятие получает как конечный потребитель неисключительное право на использование ее экземпляров в собственной хозяйственной деятельности по функциональному назначению с условием установки на рабочие места в определенном (ограниченном) количестве копий. Тогда в бухучете расходы по приобретению учетной компьютерной программы капитализируют. Эти расходы и формируют первоначальную стоимость объекта НА (компьютерной программы) группы «Прочие нематериальные активы» (п. 5 НП(С)БУ 8). В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета активов, капитала, обязательств и хозяйственных операций предприятий и организаций, утвержденной приказом Минфина Украины от 30.11.1999 г. № 291, такие объекты НА учитываются на субсчете 127 «Прочие нематериальные активы».

Пример. Предприятие приобрело компьютерную программу для ведения бухгалтерского учета собственной хозяйственной деятельности сроком на два года. Стоимость приобретения – 12000,00 грн, без НДС. Амортизация начисляется прямолинейным способом. Ежемесячная сумма амортизации составляет 500,00 грн (12000,00 грн : 24 месяца). Учет операций см. в таблице.

Таблица. Учет приобретения компьютерной программы

№ п/пСодержание хозяйственной операцииДебетКредитСумма, грн
1Перечислена предоплата за компьютерную программу37131112000,00
2Отражены расходы на приобретение компьютерной программы15463112000,00
3Отражено зачисление задолженностей63137112000,00
4Введена в эксплуатацию компьютерная программа12715412000,00
5Начислена ежемесячная амортизация компьютерной программы92133500,00

Налог на прибыль при приобретении компьютерной программы

В налоговом учете по налогу на прибыль компьютерную программу относят к группе 6. Сроки ее использования следует определять в соответствии с правоустанавливающим документом. Если такие сроки не установлены, то срок использования компьютерной программы предприятие определяет самостоятельно, однако он не может быть менее двух и больше 10 лет (пп. 138.4.3 НКУ).

НДС при приобретении компьютерной программы

Операции по поставке программной продукции временно, с 1 января 2013 года по 1 января 2023 года, освобождаются от обложения НДС (п. 261 подразд. 2 разд. XX НКУ). Поэтому НДС при покупке компьютерных программ не возникает.

Часто задаваемые вопросы
Может ли предприятие оплатить инвалюту нерезиденту за обновление компьютерной программы медицинских клинических обследований?
Обращаем внимание на постановление Правления НБУ «О работе банковской системы в период введения военного положения» от 24.02.2022 г. №18 (далее – Постановление №18). Ним введен особый порядок покупки инвалюты в Украине и перевода валютных ценностей за рубеж.
Согласно п. 12 Постановления № 18 уполномоченным учреждениям запрещается проводить торговлю валютными ценностями (включая операции по поручению клиентов), кроме определенных случаев. Так, разрешено покупать инвалюту для проведения мобилизационных и других мер (потребностей), определенных законами Украины, регулирующими отношения в сферах обеспечения национальной безопасности и обороны, и для трансграничных переводов с целью оплаты товаров критического импорта. Список товаров критического импорта определен постановлением КМУ от 24.02.2022 г. № 153. Компьютерные программы и их обновление постановлением КМУ «О внесении изменений в приложение к постановлению Кабинета Министров Украины от 24 февраля 2022 г. № 153» от 26.03.2022 г. .№ 371 также внесены в перечень товаров критического импорта.
Обязательно ли назначать ответственного за использование программного обеспечения на предприятии?
В п. 1.5 Методрекомендаций № 1327 говорится, что в Акте введения в хозяйственный оборот объекта права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов (типовая форма № НА-1) указывают в том числе и лицо, ответственное за использование объекта. А в п. 1.6 Методрекомендаций № 1327 сказано, что при ведении аналитического учета в одной инвентарной карточке группы однотипных по назначению и условиям использования вводимых (поступивших) объектов в хозяйственный оборот в одном календарном месяце их закрепляют за одним ответственным за их использование лицом.
Обращаем внимание на Рекомендации Минюста по обеспечению правомерности использования компьютерных программ в деятельности хозяйствующих субъектов.
В них говорится, что ответственным за соблюдение требований законодательства при использовании компьютерных программ субъектом хозяйствования является его руководитель.
Руководитель субъекта хозяйствования может назначить уполномоченное им лицо (лиц), ответственных за информационно-техническое обеспечение субъекта.


Проходит набор
Онлайн-курс по Зарплате и Кадрам

    Научитесь вести зарплатный и кадровый учет без ошибок, благодаря комплексному ...

    Анастасия Волевач Ирина Тимошенко
    20 Июл 2021
    Онлайн-курс по 1С Бухгалтерия 2.0

      Научитесь использовать 1С на 100%, работать быстро и без ошибок за 5 недель

      Светлана Шанайда
      Спикер Светлана Шанайда
      Комментарии 0

        Получите PDF Чек-лист

        Экспресс-аудит Вашей бухгалтерии

        Ближайшие курсы
        Онлайн-курс по Зарплате и Кадрам

          Научитесь вести зарплатный и кадровый учет без ошибок, благодаря комплексному ...

          Анастасия Волевач Ирина Тимошенко
          20 Июл 2021
          Онлайн-курс «Бухгалтер-Эксперт»

            Получите навыки, которыми обязан обладать единственный/главный бухгалтер для ...

            Анастасия Волевач Ирина Тимошенко
            25 Июн 2021
            Онлайн-курс по Проверкам

              Научитесь проходить проверки Налоговой уверенно и без штрафов всего за 5 недель

              Игорь Сичеславский
              Спикер Игорь Сичеславский
              16 Авг 2021
              Онлайн-курс по 1С Бухгалтерия 2.0

                Научитесь использовать 1С на 100%, работать быстро и без ошибок за 5 недель

                Светлана Шанайда
                Спикер Светлана Шанайда
                Онлайн-курс по Налогу на Прибыль

                  Научитесь вести учет налога на прибыль без ошибок, благодаря комплексному ...

                  Галина Морозовская
                  Спикер Галина Морозовская
                  05 Апр 2021