Пересчет НДФЛ: памятка

Работодатель плательщика НДФЛ обязан осуществить, в том числе по месту применения налоговой социальной льготы (далее – НСЛ) перерасчет суммы доходов, начисленных такому плательщику НДФЛ в виде заработной платы, а также суммы предоставленной НСЛ (пп. 169.4.2 Налоговый кодекс Украины, далее – НКУ):

• по результатам каждого отчетного налогового года при начислении заработной платы за последний месяц отчетного года;
• при проведении расчета за последний месяц применения НСЛ в случае изменения места ее применения по самостоятельному решению плательщика НДФЛ или в случаях, определенных пп. 169.2.3 НКУ;
• при проведении окончательного расчета с плательщиком НДФЛ, прекращающим трудовые отношения с таким работодателем.

По пп. 169.4.2 НКУ работодатель и/или налоговый агент вправе осуществлять перерасчет сумм начисленных доходов, удержанного налога за любой период и в любых случаях для определения правильности налогообложения, независимо от того, имеет ли налогоплательщик право на применение НСЛ.

Не проводят годовой перерасчет НДФЛ относительно:

• физлиц, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера, поскольку это не трудовые отношения;
• работников, уволенных в течение года, поскольку перерасчет НДФЛ проводится в месяцы их увольнения.

Перерасчет НДФЛ осуществляют относительно:

• доходов работников в виде зарплаты (основной и дополнительной);
• доходов, которые к ней приравниваются.

Перечень выплат, которые могут быть включены в фонд оплаты труда, приведен в Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Госкомстата Украины от 13.01.2004 г. № 5.

Недоплата НДФЛ

Если в результате проведенного перерасчета возникает недоплата ранее удержанного НДФЛ, ее сумму работодатель взимает за счет суммы любого налогооблагаемого дохода (после его налогообложения) за соответствующий месяц. В случае недостаточности суммы этого дохода – за счет налогооблагаемых доходов следующих месяцев: до полного погашения суммы такой недоплаты (пп. 169.4.4 НКУ). В бухучете сумму недоплаты НДФЛ отражают Дт 661 Кт 641/НДФЛ.

Не забывайте об ограничениях удержания: в соответствии со ст. 128 Кодекса о труде Украины (далее – КЗоТ) общая сумма отчислений из заработной платы не должна превышать 20% ее суммы, выплачиваемой работнику после налогообложения. В других вариантах, предусмотренных законодательством, ограничиваются 50 либо 70% суммы отчислений.

А если сумма недоплаты возникает в результате проведения окончательного расчета с плательщиком НДФЛ, который прекращает трудовые отношения с работодателем, и ее сумма превышает сумму налогооблагаемого дохода плательщика НДФЛ за последний отчетный период? Тогда непогашенную часть такой недоплаты включают в состав налогового обязательства плательщика НДФЛ по результатам отчетного налогового года, а платит ее сам плательщик.

Переплата НДФЛ

НКУ умалчивает о таких случаях. Обычно на практике на сумму переплаты уменьшают сумму НДФЛ, которая подлежит удержанию за текущий месяц. При проведении годового перерасчета НДФЛ – это месяц декабрь. Если такой суммы НДФЛ не хватает, тогда уменьшают НДФЛ в следующих налоговых периодах (месяцах): до полного возврата работнику выявленной переплаты НДФЛ. Сумма переплаты НДФЛ, подлежащая возврату работнику, в учете  отражают так: Дт 661 Кт 641/НДФЛ (методом «красное сторно»).

Документальное оформление перерасчета

Мы говорим о перерасчете НДФЛ, который связан с определенными исчислениями, которые могут привести к увеличению налоговых обязательств или изменению обязательств по НДФЛ перед работником. НКУ не устанавливает типовую форму документирования: как собственно оформления проведения перерасчета НДФЛ, так и отражения его результатов. Поэтому это можно сделать в произвольной форме: посредством расчета или бухгалтерской справки. При составлении последней следует учитывать требования Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 p. № 996-XIV и Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина Украины от 24.05.1995 г. № 88.

Если вам важны нюансы бухгалтерии не только по теме НДФЛ, тогда регистрируйтесь на бесплатную вебинарную серию, где разберем самые актуальные проблемы законодательства и бухгалтерии.

Зарегистрироваться на бесплатный вебинар

Перерасчет НДФЛ в отчетности

Результаты годового перерасчета сумм доходов, начисленных налогоплательщику в виде заработной платы, а также сумм предоставленных налоговых социальных льгот работодатель отражает в приложении 4ДФ к Налоговому расчету сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу налогоплательщиков – физических лиц, и сумм удержанного с них налога, а также сумм начисленного единого взноса, утвержденного приказом Минфина Украины от 13.01.2015 г. № 4 (далее – Налоговый расчет).

Ответственность

Если работодатель не проводил перерасчет НДФЛ за декабрь 2022 года, то при отсутствии недоплаты НДФЛ отвечать за этот проступок не придется. А вот при наличии недоплаты НДФЛ непроведение перерасчета переводит его в разряд штрафных ситуаций: согласно п. 119.1 НКУ работодателя привлекают к штрафу в размере 1020 грн. Это уже классифицируют, как непредставление, представление с нарушением установленных сроков, представление не в полном объеме, с недостоверными сведениями или с ошибками налоговой отчетности о суммах доходов, начисленных (уплаченных) в пользу налогоплательщика, суммы удержанного из них налога, а также суммы, начисленные (выплаченные) физическим лицам за товары (работы, услуги), если такие недостоверные сведения или ошибки привели к уменьшению и/или увеличению налоговых обязательств налогоплательщика и/или изменению налогоплательщика.

Ведь во-первых, из-за халатности работодателя останутся недостоверными сведения о суммах НДФЛ, которые должны были быть уплачены в бюджет, во-вторых, сведения о реальном НДФЛ не попадут в Налоговый расчет.

Кроме того, за не начисление или неперечисление в бюджет суммы НДФЛ предусмотрен административный штраф от двух до трех необлагаемых налогов минимумов доходов граждан (от 34 до 51 грн) (ст. 163-4 Кодекса Украины об административных нарушениях).