Первичные документы и организация документооборота на предприятии

Дата публикации
03 Янв 2022

Уверены, что начать новый учетный год следует с наведения порядка в первичных документах. Во-первых, навести «чистоту» в первичке за прошлые годы: учитывая законодательно установленные сроки и порядок хранения первичных документов, правила создания управленческих документов, работу со служебными документами и порядок их архивного хранения, в частности, на предприятиях. Во-вторых, организовать на предприятии надлежащий документооборот.

Вопрос о сроках, порядке способов хранения и, вообще, обращения с первичными документами, регистрами бухучета, финансовой, налоговой отчетностью и т. д. урегулирован многими нормативно-правовыми актами. Далее – подробно об обработке документации, которую важно пройти каждому предприятию в начале нового учетно-отчетного года.

Срок хранения первичных документов, ответственность за их нарушение

Новый учетный год по первичным документам следует начинать с проверки прошлогодней первички с целью ее классификации на документы:

  • которые следует архивировать и хранить бессрочно;
  • которые не подлежат дальнейшему хранению и могут быть уничтожены;
  • отчетных периодов прошлого года, которые должны быть доступны для проверки контролирующими органами, для урегулирования вопросов с контрагентами, для составления отчетности за отчетные периоды и т.д.

Напомним, что общие вопросы хранения, архивирования и уничтожения первичных документов регулируют:

  • Порядок создания и деятельности комиссий по проведению экспертизы ценности документов, утвержденный постановлением КМУ от 08.08.2007 г. № 1004 (далее – Порядок № 1004). Он определяет процедуру создания соответствующих комиссий по проведению экспертизы ценности документов и организации их деятельности;
  • Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденные приказом Минюста Украины от 18.06.2015 г. № 1000/5 (далее – Правила № 1000/5). Они устанавливают единые требования по созданию управленческих документов и работе со служебными документами, а также порядок их архивного хранения и обязательны для выполнения всеми учреждениями независимо от формы собственности;
  • Перечень типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Минюста от 12.04.2012 г. № 578/5 (далее – Перечень № 578/5). Этот документ предназначен для обязательного использования всеми организациями при определении сроков хранения документов (как на бумажных, так и на электронных носителях), их отбора на постоянное и длительное (более 10 лет) хранение (архивное хранение) или для уничтожения.

Добавим, что Перечень № 578/5 могут использовать также ФЛП, для которых этот норматив носит рекомендательный характер (см. письмо Госархивслужбы Украины от 30.10.2012 г. № 01.2/3388);

Согласно Перечню № 578 по сроку хранения документы делятся на документы длительного (более 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения. Некоторые документы, даже если сроки их хранения истекли, необходимо хранить до завершения проверки органами по вопросам соблюдения налогового законодательства. В то же время для первичных документов, регистров бухучета, финотчетности и других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых определено законодательством, сроки хранения предусмотрены п. 44.3 НКУ.

Например, в ИНК ГУ ГФС в Луганской области от 04.01.2019 г. № 39/ІПК/12-32-14-09-08 указано: вопрос о сроках хранения документов бухучета и отчетности должен решаться отдельно для каждого вида документа – с учетом Перечня № 578/5 и с требований п.п. 44.3, 44.4 НКУ.

Пройдите ТЕСТ на 10 вопросов и узнайте: за что вас могут лишить единого налога

Для справки! Сроки хранения документов, определенные в Перечне № 578, минимальны, то есть их нельзя сокращать. А вот продление предусмотренных Перечнем № 578 сроков хранения документов на предприятии не запрещено, если такая потребность обусловлена ​​специфическими особенностями работы конкретного предприятия (п. 1.7 Перечня № 578).

Течение сроков хранения документов исчисляется с 01 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством. К примеру, исчисление срока хранения дел, завершенных делопроизводством в 2021 году, начинается с 01.01.2022 г.

Срок хранения электронных документов на электронных носителях информации должен быть не меньше срока, установленного законодательством для соответствующих документов на бумаге.

За нарушение субъектами хозяйствования сроков хранения соответствующих документов штрафуют в размере 1020 грн (2040 грн в случае повторного нарушения) согласно п. 121.1 НКУ.

Правила документооборота первичных документов

Согласно ч. 5 ст. 8 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 г. № 996-XIV (далее – Закон о бухучете) предприятие вправе самостоятельно определять, и соответственно, утверждать правила документооборота (далее – документооборот) и технологию обработки учетной информации. Заметим, что в Законе о бухучете нет определения документооборота. Отсутствует это понятие и в Положении № 88, несмотря на то, что в главе 5 регламентирован порядок организации документооборота на предприятии. Одновременно, из абз. 14 п. 2 р. І Правил № 1000/5 определяем, что документооборот – это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения и передачи в архив или отправки.

В п. 5.1 Положения № 88 также упомянута необходимость установления графика документооборота. В частности, указано, что движение первичных документов в бухучете (создание или получение от других предприятий, учреждений, взятие к учету, обработка, передача в архив – документооборот) регламентируется графиком. Причем о форме самого графика ни слова, только сказано, что оформляют его в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

При составлении графика документооборота можно пользоваться примером, приведенным в Положении о документах и ​​документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном приказом Минфина СССР от 29.07.1983 г. № 105. На эту возможность прямо указано, в частности, в письме Минфина Украины от 07.04.2014 г. № 31-08420-06-29/6985 и письме Минюста Украины от 10.04.2014 г. № 151-0-2-14/6.1.

Учитывая ч. 6 ст. 8 Закона о бухучете, руководитель предприятия должен обеспечить неукоснительное исполнение всеми подразделениями, службами и работниками, причастными к бухгалтерскому учету, правомерным требованиям бухгалтера по соблюдению порядка оформления и представления к учету первичных документов. А это значит, что все, кто на предприятии участвует в осуществлении и документальном оформлении хозяйственных операций, должны соблюдать утвержденный график документооборота.

Проходит набор
Онлайн-курс по Зарплате и Кадрам

    Научитесь вести зарплатный и кадровый учет без ошибок, благодаря комплексному ...

    Анастасия Волевач Ирина Тимошенко
    20 Июл 2021
    Онлайн-курс по 1С Бухгалтерия 2.0

      Научитесь использовать 1С на 100%, работать быстро и без ошибок за 5 недель

      Светлана Шанайда
      Спикер Светлана Шанайда
      Комментарии 0

        Получите PDF Чек-лист

        Экспресс-аудит Вашей бухгалтерии

        Ближайшие курсы
        Онлайн-курс по Зарплате и Кадрам

          Научитесь вести зарплатный и кадровый учет без ошибок, благодаря комплексному ...

          Анастасия Волевач Ирина Тимошенко
          20 Июл 2021
          Онлайн-курс «Бухгалтер-Эксперт»

            Получите навыки, которыми обязан обладать единственный/главный бухгалтер для ...

            Анастасия Волевач Ирина Тимошенко
            25 Июн 2021
            Онлайн-курс по Проверкам

              Научитесь проходить проверки Налоговой уверенно и без штрафов всего за 5 недель

              Игорь Сичеславский
              Спикер Игорь Сичеславский
              16 Авг 2021
              Онлайн-курс по 1С Бухгалтерия 2.0

                Научитесь использовать 1С на 100%, работать быстро и без ошибок за 5 недель

                Светлана Шанайда
                Спикер Светлана Шанайда
                Онлайн-курс по Налогу на Прибыль

                  Научитесь вести учет налога на прибыль без ошибок, благодаря комплексному ...

                  Галина Морозовская
                  Спикер Галина Морозовская
                  05 Апр 2021