Первичные документы: значение и порядок оформления

Дата публикации
25 Май 2021

Что такое первичные документы?

Определение предоставлено Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 г. № 996-XIV (далее — Закон о бухучете).

Первичный документ — документ, содержащий сведения о хозяйственной операции.

А что представляет собой хозяйственная операция?

Хозяйственная операция — действие или событие, вызывающее изменения в структуре активов и обязательств, собственном капитале предприятия.

То есть хозяйственная операция показывает движение имущества предприятия, его обязательств. Например:

  • получение средств на счет или в кассу;
  • выдачу средств из кассы;
  • получение товаров на склад;
  • получение от учредителя здания в качестве взноса в уставный капитал;
  • использование полученной от поставщика электроэнергии на освещение офиса и т.п.

Какие документы не будут первичными?

Документы, подтверждающие не движение, а только намерение это движение осуществить.

Например, договор не является первичным документом, поскольку подтверждает только намерение сторон, заключивших договор, осуществить определенные действия (скажем, продать товары). А вот уже накладная, по которой товары передаются согласно условиям договора, уже будет первичным документом.

Виды первичных документов

Документы по учету материалов

Типовые формы утверждены приказом Минстата от 21.06.1996 г. № 193. Им установлены отдельные формы документов для оприходования материалов, списания, складского учета и т.п.

Правда, для применения в сельхозсфере можно брать типовые формы по учету производственных запасов, утвержденные приказом Минагрополитики Украины от 21.12.2007 г. № 929.

Документы по учету основных средств

На сегодняшний день существуют три нормативных документа, которыми утверждены типовые формы учета основных средств:

  • приказ Минстата от 29.12.1995 г. № 352;
  • приказ Минфина от 13.09.2016 г. № 818 (прежде всего для предприятий бюджетной и государственной сферы, но может использоваться и другими предприятиями при необходимости);
  • приказ Минагрополитики от 27.09.2007 г. № 701 (для учета в сельском хозяйстве).

Предприятие может брать для использования формы, утвержденные любым из вышеперечисленных приказов, по своему усмотрению.

Учет объектов прав интеллектуальной собственности

Типовые формы утверждены приказом Минфина от 22.11.2004 г. № 732.

Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы (МБП)

Следует руководствоваться приказом Минстата от 22.05.1996 г. № 145.

Другие виды первичных документов

Существуют также документы, для которых типовые формы не установлены. Например, это документы, которыми оформляется предоставление услуг или выполнение работ (помимо незначительного исключения, скажем, в строительстве за счет бюджета и т.д.). На практике составляются акты приемки-передачи работ, услуг, форма которых разрабатывается самостоятельно.

Обязательные реквизиты первичных документов

Согласно ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете первичные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты, если иное не предусмотрено отдельными законодательными актами Украины:

  • название документа (формы);
  • дату составления;
  • название предприятия, от имени которого составлен документ;
  • содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения хозяйственной операции;
  • должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления;
  • личную подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции.

Например: название — «Накладна», дата — «20.05.2021 р.». название предприятия — «ТОВ «Космос», содержание операции и т.д. — «Передано лопати в кількості 5 штук за ціною 80,00 грн на суму 400,00 грн, окрім того, ПДВ — 80,00 грн, усього з ПДВ — 480,00 грн», должность и Ф.И.О. того, кто передал лопаты, — «комірник Іванов О.О.», того, кто принял, — «директор ПП «Жак» Супрунов Б.Г.». Далее подписи Иванова и Супрунова.

Повторимся, что в Законе приведен определенный усредненный перечень реквизитов. В зависимости от группы хозяйственных операций он будет другим.

Например, в форме № 1-ТН, установленной правилами, утвержденными приказом Минтранса от 14.10.1997 г. № 363, содержится дополнительный блок реквизитов «Вантажно-розвантажувальні операції». То же касается большинства утвержденных форм документов.

По этому поводу в п. 2.4 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.1995 г. № 88 (далее — Положение № 88), прописано, что в зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы могут включаться дополнительные реквизиты:

  • идентификационный код предприятия, учреждения из Государственного реестра;
  • номер документа;
  • основание для осуществления операций;
  • данные о документе, удостоверяющем личность — получателя, и т.п.

Типовые формы первичных документов

В соответствии с п. 2.7 Положения № 88 первичные документы составляются на бланках типовых и специализированных форм, утвержденных соответствующим органом государственной власти, но документировать хозяйственные операции можно с использованием самостоятельно изготовленных бланков, которые должны содержать обязательные реквизиты или реквизиты типовых либо специализированных форм.

То есть по общему правилу применение типовых форм документов не является обязательным. Каждое предприятие может разрабатывать собственные формы документов.

Типовые формы первичных документов содержат табличные части. Все реквизиты определенным образом расположены одни относительно других. Но если документ оформляется на простом листе бумаги, таблицы можно не рисовать, а описывать хозяйственную операцию в виде простого текста.

Требования к оформлению первичных документов

Документ должен быть подписан собственноручно лицом, ответственным за осуществление хозяйственной операции. Например, если товары покупателю передал кладовщик предприятия, то именно он и ставит подпись. Причем использование вместо личной подписи факсимиле допускается в порядке, установленном законом, другими актами гражданского законодательства.

Например, учитывая содержание ч. 3 ст. 207 ГКУ, использование факсимиле стороны могут согласовать договором, с указанием в договоре образца такого факсимиле. То есть факсимиле может применяться в первичных документах, составляемых в рамках исполнения ГПД.

При допущении в первичных документах, созданных ручным способом, ошибок, они исправляются корректурным способом, в соответствии с которым неправильный текст или цифры зачеркиваются и над зачеркнутым надписывается правильный текст или цифры. Зачеркивание делается одной чертой так, чтобы можно было прочесть исправленное.

Исправление ошибки должно быть обусловлено надписью «виправлено» и подтверждено подписями лиц, подписавших этот документ, с указанием даты исправления.

Согласно ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете в первичных документах допускаются несущественные ошибки. Такие документы должны приниматься в бухучете.

Несущественные ошибки — ошибки, не препятствующие возможности идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции, и содержащие сведения о:

  • дате составления документа;
  • названии предприятия, от имени которого составлен документ;
  • содержании хозяйственной операции;
  • объеме хозяйственной операции и т.п.

Хранение первичных документов

Особенности хранения описаны в п. 6 Положения № 88. Первичка текущего месяца, прошедшая обработку и относящаяся к соответствующему учетному регистру, комплектуется в хронологическом порядке, нумеруется, переплетается и сопровождается справкой для архива.

Такие документы должны быть переданы в архив.

Но до момента передачи в архив они хранятся в бухгалтерской службе в специальных помещениях или закрытых шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Срок передачи из бухгалтерии в архив нормативными документами не установлен. Посему он определяется предприятием самостоятельно.

Наряду с этим сроки хранения документов, касающихся деятельности субъектов хозяйствования, определены приказом Минюста от 12.04.2012 г. № 578 (далее — Приказ № 578). Сроки хранения всегда исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания дела.

Так, например, отсчет срока хранения документов, завершенных делопроизводством в 2021 году, начинается с 01.01.2021. Если срок хранения такого документа составляет 3 года, то он заканчивается 01.01.2024.

Сроки хранения типовых документов, утвержденных Приказом № 578, являются минимальными.

Вместе с тем первичка, связанная с исчислением и уплатой налогов, хранится не менее 1095 дней (2555 дней — для документов и информации, необходимой для осуществления налогового контроля за трансфертным ценообразованием в соответствии со ст. 39 НКУ) со дня представления налоговой отчетности (п. 44.3 НКУ).

Первичка, связанная с предметом проверки, проведением процедуры админобжалования, принятого по ее результатам налогового уведомления-решения или судебного разбирательства, должна храниться до окончания проверки и предусмотренного законом срока обжалования принятых по ее результатам решений и/или решения дела судом, но не менее 1095 дней (2555 дней — для документов и информации, необходимой для осуществления налогового контроля за трансфертным ценообразованием в соответствии со ст. 39 НКУ) (п. 44.4 НКУ).

Таким образом, хранить следует в сроки, определенные Приказом № 578, но не менее сроков, указанных в п. 44.3 и п. 44.4 НКУ.

Ответы на популярные вопросы
Может ли в бухучете отражаться хозоперация на основании безупречно составленного первичного документа, если такой операции практически не было?
Нет, не может. В учете необходимо отражать только те хозяйственные операции, которые реально имели место. По этому вопросу существует большая судебная практика (см., например, постановление ВС от 16.03.2021 г. по делу № 580/2490/19 и пр.).
Насколько подробно необходимо описывать хозяйственную операцию в первичном документе?
Степень детализации описания хозяйственной операции в первичном документе законодательством не установлена. По данному вопросу также немало судебных решений (см., например, постановление ВС от 12.02.2020 г. по делу № 813/3577/13-а). Поэтому, предположим, в акте на предоставление маркетинговых услуг можно писать просто «Маркетингові послуги», без детализации, что именно выполнено.
Должна ли на первичном документе стоять печать предприятия?
Согласно ст. 58-1 ХКУ использование печати предприятием не является обязательным и ее наличие или отсутствие на документе не создает юридических последствий.
Таким образом, наличие печати на первичном документе не обязательно, если иное не установлено самим предприятием.
На каком языке должны составляться первичные документы?
Согласно п. 1.3 Положения № 88 — на украинском. Это соответствует норме ст. 10 Конституции Украины, где сказано, что государственным языком в Украине является украинский.
Между тем далее в п. 1.3 Положения № 88 указано, что можно составлять документы на другом языке, в порядке, определенном Законом Украины «Об основах государственной языковой политики» от 03.07.2012 г. № 5029-VI. Но данный закон в 2018 году признан неконституционным (см. решение КСУ от 28.02.2018 г. № 2-р/2018).
Ввиду этого сегодня, с точки зрения закона, составлять документы на другом языке, нежели украинский (например, на русском), не допускается.
Проходит набор
Онлайн-курс по Зарплате и Кадрам

    Научитесь вести зарплатный и кадровый учет без ошибок, благодаря комплексному ...

    Анастасия Волевач Ирина Тимошенко
    20 Июл 2021
    Онлайн-курс по 1С Бухгалтерия 2.0

      Научитесь использовать 1С на 100%, работать быстро и без ошибок за 5 недель

      Светлана Шанайда
      Спикер Светлана Шанайда
      Комментарии 0

        Получите PDF Чек-лист

        Экспресс-аудит Вашей бухгалтерии

        [utm_campaign_i][/utm_campaign_i] [utm_source_i][/utm_source_i] [utm_medium_i][/utm_medium_i] [utm_term_i][/utm_term_i] [utm_content_i][/utm_content_i] [gclid_i][/gclid_i]
        Ближайшие курсы
        Онлайн-курс по Зарплате и Кадрам

          Научитесь вести зарплатный и кадровый учет без ошибок, благодаря комплексному ...

          Анастасия Волевач Ирина Тимошенко
          20 Июл 2021
          Онлайн-курс «Бухгалтер-Эксперт»

            Получите навыки, которыми обязан обладать единственный/главный бухгалтер для ...

            Анастасия Волевач Ирина Тимошенко
            25 Июн 2021
            Онлайн-курс по Проверкам

              Научитесь проходить проверки Налоговой уверенно и без штрафов всего за 5 недель

              Игорь Сичеславский
              Спикер Игорь Сичеславский
              16 Авг 2021
              Онлайн-курс по 1С Бухгалтерия 2.0

                Научитесь использовать 1С на 100%, работать быстро и без ошибок за 5 недель

                Светлана Шанайда
                Спикер Светлана Шанайда
                Онлайн-курс по Налогу на Прибыль

                  Научитесь вести учет налога на прибыль без ошибок, благодаря комплексному ...

                  Галина Морозовская
                  Спикер Галина Морозовская
                  05 Апр 2021