Путевой (путевой) лист 2022

Предприятие в своей хозяйственной деятельности применяет автомобили. Рассмотрим в этой статье, какими первоначальными документами оформлять их работу.

Действующими нормативными документами форма такого документа не установлена.

Такое же мнение читаем, например, в Одобрении ВАСУ от 21.09.2017 г. по делу № 820/924/16, в котором сказано, что в текстах законов Украины «Об автомобильном транспорте», «О дорожном движении» и «О милиции» изъяты ссылки на путевые листы любых автотранспортных средств, в том числе грузовых автомобилей. Следовательно, предприятия, эксплуатирующие автотранспортные средства, имеют право не выписывать водителям путевые листы. При необходимости предприятия самостоятельно принимают решения по использованию путевых листов в своей хозяйственной деятельности.

Но если форма не установлена, каким документом будет оформлять работу автомобиля?

В п. 2.7 Положения № 88 (Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное Приказом Минфина от 24.05.1995 г. № 88) пишут, что:

• первичные документы составляются на бланках типовых и специализированных форм, утвержденных соответствующим органом государственной власти;

• документирование хозяйственных операций может производиться с использованием изготовленных самостоятельно бланков, которые должны содержать обязательные реквизиты или реквизиты типовых или специализированных форм.

То есть если утвержденной формы нет, то нужно документировать самостоятельно изготовленным документом, который должен содержать обязательные реквизиты.

“Старая” форма путевого листа

Чтобы не изобретать велосипед и создавать собственную форму документа с нуля, можно по образцу для создания собственной формы взять отмененную форму путевого листа.

Подобное мнение следует также из содержания письма Мининфраструктуры от 23.04.2013 г. №4492/25/10-13, где пишут, что путевой лист является основным документом первичного учета работы автотранспортных средств, подтверждающим расходы, связанные с осуществлением перевозок, и как первичный бухгалтерский документ применяется для бухгалтерского учета соответствующих хозяйственных операций, в частности, списание израсходованного топлива и масел. Но поскольку они упразднены, предприятие может применять самостоятельно изготовленные бланки.

То есть может создавать собственную форму первичного документа, а может пользоваться и бланками отмененных форм.

На наш взгляд, отмененные бланки являются удобными первичными документами, содержащими всю необходимую информацию, описывающую хозяйственную операцию работы автомобиля.

Форма путевого листа легкового автомобиля и Инструкция о порядке его применения были утверждены приказом Госкомстата от 17.02.1998 г. № 74. Этот приказ утратил силу на основании приказа Госстата от 19.03.2013 г. № 95.

Форма путевого листа грузового автомобиля была утверждена совместным приказом Минтранса и Минстата от 29.12.1995 г. № 488/346. Этот приказ утратил силу на основании совместного приказа Мининфраструктуры и Минторга от 10.12.2013 г. № 1005/1454.

Порядок заполнения путевого листа грузового автомобиля определялся Инструкцией, утвержденной совместным приказом Минстата и Минтранса от 07.08.1996 г. №228/253.Упразднена эта Инструкция совместным приказом Госкомстата и Минтранса от 03.11.2006 г. № 507/1059.

Поэтому предприятие может принять упраздненную форму путевого листа и утвердить его собственным приказом (руководителя). Кроме того, на основании упраздненных инструкций создать собственный порядок заполнения путевого листа и утвердить приказом руководителя предприятия.

Указанные формы содержат все обязательные реквизиты, которые должны содержать первоначальный документ. А также дополнительные реквизиты, отражающие специфический характер работы автомобиля. Поэтому можно их утверждать без каких-либо изменений.

Хотя, на наш взгляд, если в деятельности конкретного предприятия отсутствует информация, приведенная в реквизитах указанных форм, такие реквизиты можно убрать, утвердив путевое письмо без таких реквизитов. Правда, налоговая при проверке может настаивать, что если предприятие применяет отмененные формы путевых листов, то следует их применять со всеми приведенными там реквизитами. В противном случае такое письмо не будет подтверждать соответствующие расходы.

К примеру, подобная ситуация рассматривалась в Постановлении ВС от 11.11.2021 г. по делу № 420/3745/20. В данном конкретном деле суд встал на сторону предприятия, отметив, что ссылка ответчика (налоговой службы) на обязательное указание в путевых листах информации, предусмотренной Приказом №74, не основывается на действующих нормативных актах и ​​не может являться основанием для начислений.

А в Постановлении ВС от 09.11.2021 г. по делу № 817/1629/15 опровергнуто мнение налоговой о том, что предприятие обязано применять форму путевого листа, утвержденного Приказом №74.Суд указал, что этот Приказ утратил силу. Поэтому предприятие может применять самостоятельно изготовленные бланки путевых листов.

Далее приведем базовые особенности составления путевых листов согласно нормам отмененных инструкций. При разработке инструкций предприятие может взять их за основу.

Путешествия содержат информацию о работе автомобиля (пробег, маршрут, данные о водителе, данные об автомобиле) и об использовании горючего (остатки на начало, на конец дня, заправку за день, количество израсходованного за день горючего). Таким образом, путевой лист является первичным документом, фиксирующим хозяйственную операцию по работе автомобиля и списанием горючего.

Например, пусть согласно путевого листа автомобиль предприятия поставщика доставлял продукцию в магазины (покупатели) согласно договорам, где доставку товара осуществляет продавец за свой счет. Расход топлива составил 16 л.

На основании такого первоначального документа (путешествия) требуется стоимость 16 л. горючего списать на счет 93 «Расходы за сбыт».

Путевой лист оформляется на один рабочий день (смену). Или на несколько дней, если водитель выполняет перевозку грузов в междугородном сообщении более суток.

Путешествие регистрируется в диспетчерском журнале.

Путешествие содержит отметку врача о допущении водителя по состоянию здоровья к управлению автомобилем.

Если на предприятии есть диспетчер, механик, то в путешествии будут их подписи. Диспетчера – о выдаче заполненного путевого листа водителю. Механика – о разрешении на выезд, о принятии автомобиля по возвращении из поездки.

Самостоятельно созданная форма первичного документа

Такой документ должен содержать обязательные реквизиты согласно ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете (Закон Украины от 16.07.1999 г. № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине»):

• название документа (формы);

• дату составления;

• название предприятия, от имени которого составлен документ;

• содержание и объем хозяйственной операции; единицу измерения хозяйственной операции;

• должности и фамилии лиц, ответственных за проведение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

• личную подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, участвовавшее в осуществлении хозяйственной операции.

В зависимости от характера хозяйственной операции и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут включаться дополнительные реквизиты (печать, номер документа, основание для осуществления операции и т.п.).

Поразмышляем над отдельными реквизитами и особенностями составления первичного документа, которым оформлять работу автомобиля.

За какой период может составляться такой документ. Первичные документы – это основание для бухгалтерского учета хозяйственных операций (ч. 1 ст. 9 Закона о бухучете).

Хозяйственная операция – действие или событие, вызывающее изменения в структуре активов и обязательств, собственном капитале предприятия (ст. 1 Закона о бухучете).

То есть, первичный документ выписывается на каждую хозяйственную операцию (каждое действие или событие).

Но Закон о бухучете не определяет, какого размера должна быть порция действия или события, которые должны оформляться отдельным первичным документом.

Например, согласно отмененным инструкциям, которые мы приводили выше, путевые листы должны составляться на каждую смену (рабочий день). То есть, инструкции одной порцией хозяйственной операции, оформляемой первичным документом (путешествием), определяли один рабочий день.

На наш взгляд, это оптимальный вариант для подавляющего количества работ, выполняемых автомобильным транспортом.

С другой стороны, этот вариант не обязателен.

Согласно ч. 5 ст. 9 Закона о бухучете хозяйственные операции должны быть отражены в учетных регистрах в том отчетном периоде, в котором они были осуществлены.

Самый маленький отчетный период для бухгалтерского учета – месяц. Поэтому можем заключить, что максимальный размер порции хозяйственной операции, на которую может составляться первичный документ – это месяц.

То есть предприятие может выбрать периодом для выписывания первичного документа любой период, из которых наибольший месяц – день, неделю, декаду и т.д.

На наш взгляд, если автомобиль выполняет однотипную работу в течение всего месяца, удобнее составлять первоначальный документ в месяц (см. образец). Образец отчета о работе автомобиля.

Образец отчета о работе автомобиля

ООО «Пролет»

Идентификационный код ЕГРПОУ 44195645

Утверждаю:

Директор ПОДПИСЬ Денисенко А.А.

31.08.2022 г.

Отчет о работе автомобиля

за август 2022 г.

на легковой автомобиль ГАЗ-3110-101, д.н.з АЕ 8061 НО

В течение месяца автомобиль использовался в административных целях – перевозки работников администрации для выполнения возложенных на них должностных обязанностей (поездки в пределах города).

Показания спидометра (км) на:

-начало месяца 64450;

-конец месяца 65350

Пробег за месяц 900 км. (65 350 – 64 450).

Остаток топлива (бензин А-92, л.) в баке авто на:

-начало месяца 1,3;

-конец месяца 35,1.

Заправка за месяц (по данным авансовых отчетов) – 140 л.

Потрачено топливо за месяц 106,2 (1,3+140 – 35,1).

Подлежит списанию на расход 106,2 л. (сто шесть целых, две десятых).

Отчет составил:

Водитель ПОДПИСЬ Пругло А.П.

Обязательно ли указывать маршрут и цель поездки.

Первичный документ должен содержать обязательные реквизиты, включая содержание и объем хозяйственной операции, единицу ее измерения.

По маршруту определяется количество проделанной транспортной работы в километрах. Цель поездки показывает направление использования автомобиля, по которому определяется характер расходов и счета для списания расходов – амортизации автомобиля, использованного горючего, зарплаты водителя с начислениями и т.д.

Например, согласно пп. 3.1.1 Инструкции № 228/253 в путевом листе записывают:

• в строке «Маршрут движения» – главные пункты (города), через которые пролегает маршрут от пункта отправления до пункта назначения автомобиля;

• в строке «Пункты отдыха» – пункты остановки для отдыха водителей в прямом и обратном направлениях при выполнении задания;

• в разделе «Задания водителя» в соответствующих графах записывает

наименование заказчика, в адрес которого должен прибыть автомобиль для выполнения задания, пункты погрузки и разгрузки автомобиля, расстояние между пунктами погрузки и разгрузки, определяемое на основании таблиц расстояний, утвержденных в установленном порядке, наименование груза и его массу (брутто) в тоннах или количество в штуках, подлежащих перевозке.

Таким образом, с нашей точки зрения, маршрут и цель поездки нужно указывать обязательно. Причем, если первичный документ (акт, путевой лист) выписывается на несколько дней (например, месяц), маршрут, цель, как правило, нужно указывать на каждый рабочий день. Но в случае однотипного маршрута, цели, такие реквизиты могут указываться, на наш взгляд, одной строчкой в ​​месяц (см.образец, который мы привели).

Кроме того, первичный документ, которым оформляется работа автомобиля, должен содержать показатели для списания горючего – остатки горючего, показатели спидометра – на начало, на конец периода, за который составлен документ, количество полученного, израсходованного горючего, километраж.

Иногда налоговая не признает расходы по израсходованному топливу на основании путевых листов без указания маршрута. Например, подобная ситуация рассмотрена в Постановлении ВС от 02.06.2022 г. по делу № 160/70/19.

Налоговая не признавала расходы, поскольку в путевых листах отсутствовали записи о маршруте транспортировки, адресах продавца или магазина, в результате чего невозможно конкретизировать пробег транспортного средства, которое в свою очередь могло бы подтвердить количество использованного горючего.

Но суд принял сторону предприятия, отметив, что в данном конкретном деле, несмотря на определенные недостатки из предоставленных путевых листов, четко можно установить дату и время маршрут движения автомобиля, пробег, расстояние до заказчиков и т.д.

Как видим, неуказание маршрута движения может приводить к конфликтам с налоговой. И это понятно, ведь как мы выяснили выше, это один из обязательных реквизитов первичного документа. Поэтому еще раз подтвердим – в первоначальном документе, которым оформляется работа автомобиля, обязательно следует указывать маршрут движения.

В Постановлении ВС от 20.07.2021 г. по делу № 620/1635/20 рассматривалась ситуация, когда налоговая отрицала использование автомобиля в хозяйственной деятельности предприятия на том основании, что в путевых листах не указывался маршрут движения.Суд с этим не согласился, отметив, что в данном конкретном деле есть договор финлизинга и приказ предприятия о закреплении автомобиля. По мнению суда, это подтверждает использование автомобиля в хозяйственной деятельности.

Иногда в путевых листах (или других подобных документах) могут указываться маршрут, а также пройденный километраж, но этот последний не будет соответствовать километражу, определенному на основании географических карт. На наш взгляд, такой первичный документ ошибочен. А потому и горючее, потраченное на такой маршрут, списано без достаточных оснований.

Подобная ситуация рассматривалась в Постановлении ВС от 12.05.2020 г. по делу №813/4618/15. В этом конкретном деле налоговая при проверке определила километраж по маршруту согласно карте автомобильных дорог Украины и Европы, общедоступной в сети Интернет. Но суд отметил, что информация, полученная из сети Интернет, не является надлежащим доказательством в понимании процессуального закона. На этом основании суд отказал налоговой и встал на сторону предприятия. Считаем, что налоговая по сути была права, но запуталась в юридической чистоте своих доказательств.

Можно ли списывать потраченное автомобилями горючее на основании актов списания, в которых отсутствует информация о маршруте, километраже, времени выполнения транспортной работы, целях поездок?

На этот вопрос смотрим ответ в Постановлении ВС от 09.03.2021 г. по делу №160/3026/19.

Предприятие списывало горючее именно на основании таких актов. То есть водители составляли акты, в которых просто указывали количество использованного топлива.

На наш взгляд такие акты не содержат всех обязательных реквизитов первичного документа, которым должна оформляться работа автомобиля. Мы обосновали это мнение выше.

Но суд считал иначе. Он указал, что действующее бухгалтерское законодательство не устанавливает обязательную форму акта на списание, а применение путевых листов не обязательно. Поэтому предприятие может списывать горючее на основании самостоятельно разработанного документа, которым может быть и такой акт. Наряду с этим суд добавил, что использование горючего в хозяйственной деятельности подтверждается также другими документами – договорами на поставку нефтепродуктов, картами, талонами на горючее, расходными накладными поставщика горючего, чеками РРО, журналами учета горючего, которые вело предприятие, договорами аренды автомобилей, на которые списывалось горючее.

По мнению суда, в совокупности этих документов вполне достаточно для списания горючего, которое считается использованным в хозяйственной деятельности предприятия.

Решение суда достаточно спорно. Но его могут использовать предприятия, попавшие в подобную ситуацию и пытающиеся защитить свою правоту.Однако мы не рекомендуем использовать такие выводы как обоснование в пользу списания горючего на основании такого голого акта.

Нужно ли в первоначальном документе делать отметки о медосмотре.

Согласно п. 4.6 Положения № 65/80 (Положение о медицинском осмотре кандидатов в водители и водителей транспортных средств, утвержденное общим приказом Минздрава и МВД от 31.01.2013 г. № 65/80):

• результаты проведенного предрейсового и послерейсового медицинского осмотра заносятся в Журнал ежесменного предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителей по форме согласно приложению 3 к настоящему Положению;

• медицинский работник самостоятельно заполняет все графы Журнала, а водитель ставит свою подпись в графе «Подпись водителя об отсутствии жалоб»;

• при наличии путевого листа медицинским работником делается запись в нем о результате контроля состояния здоровья водителя автотранспортного средства.

То есть результаты медосмотра должны заноситься в соответствующий журнал. Если дорожный лист наличествует, то нужно делать запись и в нем. Если вместо путевого листа применяется другой документ, делать запись не обязательно.

Должен ли водитель иметь с собой путевой лист при осуществлении автоперевозок

Нет, такая обязанность действующим законодательством не предусмотрена.

Но если такое письмо у водителя есть, при проверках в нем могут делать отметки.

Например, это предусмотрено во время рейдовой проверки на дороге согласно п. 21 Порядка № 1567 (Порядок проведения рейдовых проверок (проверок на дороге), утвержденный Постановлением КМУ от 08.11.2006 г. № 1567).В письме укажут дату, время, место проверки, фамилию, работу, должность, номер служебного удостоверения, подпись лица, осуществляющего проверку и т.п.