Подотчетные средства: нюансы учета

В соответствии с Положением о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденным постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 г. № 148 (далее – Положение № 148) субъекты хозяйствования выдают наличные деньги под отчет или на командировку подотчетным лицам в соответствии с законодательством Украины. Случаи и сроки выдачи наличных под отчет:

• на закупку сельскохозяйственной продукции и заготовку вторичного сырья – сроком не более 10 рабочих дней;
• на закупку лома черных металлов и лома цветных металлов – на срок не более 30 рабочих дней;
• на все другие производственные (хозяйственные) нужды – на срок не более двух рабочих дней, включая день обналичивания под отчет.

Подотчетное лицо имеет право продлить срок использования выданных под отчет денежных средств, если наличность одновременно выдана как на командировку, так и для решения в этой командировке производственных (хозяйственных) вопросов (в том числе для закупки сельскохозяйственной продукции у населения и заготовки вторсырья, в том числе лома черных металлов и лома цветных металлов).

Срок использования такой наличности продлевается до истечения срока командировки.

Выдача подотчетному лицу наличных денег под отчет проводится при условии отчетности им в установленном порядке за ранее полученные под отчет суммы.

Заметим, что в Порядке бухгалтерского учета отдельных активов и обязательств бюджетных учреждений, утвержденном приказом Минфина Украины от 02.04.2014 г. № 372 (далее – Порядок № 372), определено:

подотчетное лицо – работник учреждения, получивший под отчет денежные средства для будущих расходов;

подотчетная сумма – денежные средства, выданные работнику учреждения на расходы, связанные со служебными командировками, и/или на административно-хозяйственные расходы.

При отсутствии подобных определений в Положении № 148 можем взять за базис правила обращения с подотчетными лицами и суммами, как в Порядке № 372.

В любом случае подотчетные суммы имеют целевое назначение и должны расходоваться в целях, на которые они выданы. Именно это подчеркивает п. 3.3 Порядка № 372 и этот подход прослеживается в Положении № 148.

В расчетах с подотчетными лицами возникает дебиторская задолженность, которую предприятие погашает при представлении ими соответствующего отчета. В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета активов, капитала, обязательств и хозяйственных операций предприятий и организаций, утвержденной приказом Минфина Украины от 30.11.1999 г. № 291, на субсчете 372 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется учет расчетов с подотчетными лицами. Сальдо этого субсчета может быть как дебетовым (показатели отражаются в составе оборотных активов), так и кредитовым (показатели отражаются в составе обязательств баланса предприятия).

Если вам важны нюансы бухучета не только по теме учета подотчетных средств, тогда регистрируйтесь на бесплатную вебинарную серию, где разберем самые актуальные проблемы законодательства и бухгалтерии.

Зарегистрироваться на бесплатный ✅

Денежные средства под отчет

Выдать деньги под отчет можно:

• лицам, с которыми предприятие имеет трудовые отношения, то есть работникам. Как правило, в должностных инструкциях прямо указывают, что в обязанности работника входит закупка товарно-материальных ценностей (ТМЦ) и т. д. Следовательно, цель выдачи денежных средств под отчет часто совпадает с трудовым функционалом (должностными обязанностями) работника. Если же в должностной инструкции нет подобных оговорок, но крайне нужно что-то приобрести за наличные деньги или с оплатой карточкой, тогда предприятие с целью предотвращения «неудобных» вопросов проверяющих может заключить договор поручения с работником – поверенным. Условия составления и требования такого договора регулируется главой 68 (ст.ст. 1000-1010) Гражданского кодекса Украины;
• постороннему лицу, не имеющему трудовых отношений с предприятием, то есть не работнику (например, самозанятому лицу или просто физлицу без регистрации ФЛП). В этом случае полномочия такого лица и отношения с ним также оформляются и подтверждаются договором поручения.

Подотчетное лицо израсходовало собственные денежные средства

Может случиться, что подотчетное лицо израсходовало собственные денежные средства, например, когда не хватило подотчетных сумм. Кстати, это законодательно не запрещено, но могут возникнуть рисковые ситуации при налогообложении физлица. В частности, если приобретение товаров (работ, услуг) в пользу работодателя работник осуществляет за счет собственных денежных средств в связи с выполнением порученной ему работы (трудовой функции), то доход в виде компенсации за приобретенные товары (работы, услуги) не облагается НДФЛ и военным сбором. Но если работодатель подтвердит целесообразность и докажет обоснованность таких расходов, осуществленных работником. Если же приобретение товаров (работ, услуг), осуществляемое работником в пользу работодателя за счет собственных денежных средств, не связано с выполнением трудовой функции таким работником, то доход, выплаченный этому работнику за реализованные (проданные) товары (работы, услуги) включается в его общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход как прочий доход и облагается НДФЛ и военным сбором на общих основаниях (см. категорию 103.04  ОИР).

Для выдачи денежных средств под отчет составляют приказ о закупке работником ТМЦ, в котором указывается цель их приобретения, вид ТМЦ и т. д.

Выдать подотчетные средства можно:

• наличными из кассы с оформлением расходного кассового ордера;
• корпоративной карточкой. Выдача денежных средств проводится на момент платежа с корпоративной карточки или снятия с нее денежных средств наличными;
• платежной карточкой. Денежные средства считаются выданными на дату платежного поручения на перевод денежных средств на карточку работника.

Подотчетное лицо представляет Отчет об использовании денежных средств на командировку или под отчет. Форма этого Отчета и порядок его составления утвержден приказом Минфина Украины от 28.09.2015 г. № 841 (далее – Порядок № 841).

К авансовому Отчету прилагаются документы, подтверждающие, в частности, приобретение ТМЦ (фискальные чеки, товарные чеки, расчетные квитанции, акт закупки сельскохозяйственного сырья, акт закупки ТМЦ).

Налогоплательщик, который составляет и представляет авансовый отчет, заполняет все графы Отчета, кроме: «Звіт перевірено», «Залишок унесений (перевитрата видана) в сумі грн, коп. касовий ордер / платіжна інструкція», корреспонденции счетов бухгалтерского учета, расчета суммы удержанного налога за невозвращенные суммы излишне израсходованных денежных средств под отчет, заполняемые лицом, предоставившим такие денежные средства. Графу «Звіт затверджено» подписывает руководитель (уполномоченное лицо).

Руководитель (уполномоченное лицо), главный бухгалтер или лицо, ответственное за ведение бухгалтерского учета, которые удостоверяют правильность составления/представления Отчета, подписывают его:

• путём наложения собственноручной подписи;
• электронной подписи с соблюдением требований Законов Украины «Об электронных документах и ​​электронном документообороте» и «Об электронных доверительных услугах».

Подотчетное лицо может поручить другому материально ответственному лицу передать в бухгалтерию авансовый отчет в законодательно установленные сроки. Для этого следует заключить договор поручения с соблюдением требований главы 68 ГКУ. Налоговики также подтверждают, что ограничений относительно передачи в бухгалтерию заполненного авансового отчета через другое материально ответственное лицо на основании договора поручения не предусмотрено (https://zp.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/print-628700.html).

Если в Отчете допущена ошибка, то она должна быть исправлена ​​корректурным способом: неправильные данные зачеркивают, делают надпись «Исправленному верить». Эти поправки подтверждают подписи должностных лиц, ответственных за составление документа.

Подотчетные суммы: наличные ограничения

Если ТМЦ закупаются подотчетным лицом – работником за наличные деньги, действует ограничение наличных расчетов в размере 10 000 грн в течение дня, как при наличных расчетах предприятия с другими предприятиями и предпринимателями. При наличных расчетах с физлицами действует ограничение 50 000 грн в день по одному или нескольким платежным документам (п. 6 Положения № 148). Ограничение, установленное в п. 6 Положения № 148, касается также расчетов при оплате за товары, приобретенные на производственные (хозяйственные) нужды за счет наличных денежных средств, полученных с помощью платежного инструмента.

Если лицо, осуществляющее независимую профессиональную деятельность, не зарегистрировано как физическое лицо – предприниматель, то на наличные расчеты с ним также распространяется ограничение в размере 50 000 грн (см. категорию 109.13 ОИР).

Ограничение по предельной сумме расчетов не распространяется на расчеты, которые проводятся с применением электронных платежных средств (платежных карточек) (см. категория 109.13 ОИР).