По определению, приведенному в ст. 1 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 г. № 996-XIV (далее – Закон о бухучете), первичный документ – документ, содержащий сведения о хозяйственной операции. А п. 2.1 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина Украины от 24.05.1995 г. № 88 (далее – Положение № 88), уточняет, что первичные документы – это документы, созданные в письменной или электронной форме, которые содержат сведения о хозяйственных операциях, включая распоряжения и разрешения администрации (собственника) на их проведение.
О значении первичных документов для целей учета, нюансах их оформления и хранения мы рассказывали в статье «Первоначальные документы: значение и порядок оформления». Также в этой статье мы напомнили обязательные реквизиты первичных документов, требования об оформлении первичных документов и ответили на актуальные вопросы использования первички.
В статье «Утрата, уничтожение, повреждение первичных документов» мы рассмотрели вопрос обращения с первичными документами в период действия военного положения. Добавим, что налогоплательщиков/налоговых агентов, которые осуществляли деятельность на территориях, на которых ведутся (велись) боевые действия, и на территориях, временно оккупированных вооруженными формированиями Российской Федерации, и не могут предъявить первичные документы, на основании которых осуществляется учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств в виде исключения из положений ст. 44 Налогового кодекса Украины применяются специальные правила для подтверждения данных, определенных в налоговой отчетности (см. категорию 129.07 ОИР).
Сегодня мы поговорим о других важных вопросах, связанных с обращением первичных документов, а также рассмотрим вопросы оформления организационно-распорядительных документов предприятия.
Первичные документы в электронной форме
Статус и юридическую силу первичного документа в электронной форме определяет ст. 8 Закон Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» от 22.05.2003 г. № 851-IV (далее – Закона № 851):
- юридическая сила первичного е-документа не может отрицаться на исключительно из-за того, что он имеет электронную форму;
- допустимость е-документа как доказательства не может отрицаться исключительно на основании того, что он имеет электронную форму.
Предприятие самостоятельно, в частности, выбирает форму бухгалтерского учета как определенную систему регистров учета, порядка и способа регистрации и обобщения информации в них с соблюдением единых основ, установленных Законом о бухучете, и с учетом особенностей своей деятельности и технологии обработки учетных данных. Применительно к электронным документам предприятие тоже утверждает правила документооборота.
Первичные документы, составленные в электронной форме, согласно ст. 9 Закона о бухучете наравне с бумажными является основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций: при соблюдении требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте.
Первичные документы в электронной форме, как и бумажные, также должны иметь следующие обязательные реквизиты:
- название документа (формы);
- дату составления;
- название предприятия, от имени которого составлен документ;
- содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения хозяйственной операции;
- должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления;
- личную подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, участвовавшее в осуществлении хозяйственной операции.
Подробнее о правовом статусе, порядке составления первичных документов, основных организационно-правовых основах электронного документооборота и использования электронных документов на предприятии можно прочитать в статье «Организация электронного документооборота на предприятии».
Организационно-распорядительные документы: понятие, организация документооборота
Наряду с первичными документами предприятие создает и использует т. н. управленческую (служебную) документацию.
Согласно ДСТУ 2732:2004 (Делопроизводство и архивное дело. Сроки и определения понятий) управленческая документация – система документации, обеспечивающая выполнение управленческих функций. Организационно-распорядительная документация – подсистема управленческой документации, обеспечивающая выполнение организационной и распорядительной функций управления.
Заметим, что детальная классификация управленческой документации приведена в Классификаторе управленческой документации НК 010:2021, утвержденном приказом Минэкономики Украины от 12.03.2021 г. № 526 (далее – КУД НК 010:2021). КУД НК 010:2021 устанавливает классификационную схему управленческой документации, содержит классификацию документов, разработанную для практического использования при создании управленческих документов: а именно при фиксации информации в их унифицированных формах (бланках).
КУД НК 010:2021 применяют юридические лица независимо от организационно-правовой формы и формы собственности.
Обратите внимание, что организационно-распорядительные документы являются одним из кодов УСД:
1) организационно-распорядительная документация (код 01);
2) первично-учетная документация (код 02);
3) банковская документация (код 03);
4) финансовая документация (код 04);
5) документация по труду, социальным вопросам и социальной защите населения (код 05);
6) бухгалтерско-учетная документация (код 06);
7) документация из Пенсионного фонда (код 07).
На большинстве предприятий делопроизводством (деятельностью по документированию управленческой информации, направленной на создание служебных документов, содержанием которых является управленческая информация) занимаются отдельные, специально подобранные работники. Вместе с тем, с отдельными видами организационно-распорядительных документов сталкиваются и бухгалтеры предприятий. Поэтому им также следует ознакомиться с главными требованиями к таким документам.
Согласно ДСТУ 2732:2004 к организации работы со служебными документами относятся: прием, регистрация, обзор документов, проработка и отправка исходных документов, контроль выполнения документов, составление номенклатур. Кроме того, в ДСТУ 2732:2004 указано, что документооборот служебных документов – это движение этих документов в учреждении (на предприятии) от даты их создания или получения до даты завершения исполнения или отправки (пп. 4.2.2). А юридическая сила служебного документа – это свойство служебного документа (предоставленное ему действующим законодательством, являющееся основанием для решения правовых вопросов) осуществлять правовое регулирование и (или) управленческие функции (п. 3.12).
Также обращаем внимание на Сборник унифицированных форм организационно-распорядительных документов, одобренный протоколом заседания Нормативно-методической комиссии Укргосархива от 22.11.2015 г. № 7 (далее – Сборник № 7). Он содержит унифицированные формы наиболее распространенных видов организационно-распорядительных документов, которые создаются, в частности, на предприятиях, учреждениях, организациях, любых других юридических лицах независимо от форм собственности. Также в Сборнике № 7 приведены пояснения по заполнению таких унифицированных форм.
Отдельные виды организационно-распорядительных документов, важных для бухгалтерского учета (см. табл.).
| Вид организационно-распорядительного документа | Содержание и цель организационно-распорядительного документа | Примечания |
| Положение о юридическом лице | В нем определяется правовой статус, задачи, функции, права, обязанности и порядок деятельности соответствующего юридического лица | Положение содержит, в частности, следующие разделы: • Руководство; • Коллегиальные и совещательные органы; • Имущество и средства (денежные средства); • Контроль и проверка деятельности; • Взаимоотношения (связи) с другими юридическими лицами; • Реорганизация и ликвидация |
| Приказ (распоряжение) по основной деятельности | Приказ издает руководитель юридического лица на правах единоначалия с целью решения всех основных вопросов деятельности юридического лица. Право на издание определенного вида распорядительного документа (приказа или распоряжения) закрепляется в положении (уставе) юридического лица и определяется его правовым статусом. Содержание таких приказов (распоряжений) касается, в частности, планирования, отчетности, финансирования, организации работы, усовершенствования структуры, распределения функций и полномочий между должностными лицами, введение в действие локальных нормативных документов – положений, правил, инструкций, регламентов и т. п. | Проекты приказов (распоряжений), затрагивающие интересы других юридических лиц, должны предварительно согласовываться с ними. При наличии разногласий к проекту добавляются замечания или суть разногласий указывается в сопроводительном письме. Приказ (распоряжение) вступает в силу с его подписания руководителем юридического лица и регистрации, если в тексте не установлены другие сроки. Приказ (распоряжение) может быть отменен (изменен, дополнен) только новым распорядительным документом |
| Приказ (распоряжение) по административно-хозяйственным вопросам | Содержание таких приказов (распоряжений) касается, в частности: − организации и проведения инвентаризации; − обеспечения работников офисной мебелью и техникой, информационно-коммуникационными ресурсами, инвентарем, канцелярскими товарами и т. п.; − установления определенных ограничений (например, ограничения в пользовании мобильной связью, запрета табакокурения в помещениях юридического лица) и т. д. Издает эти приказы (распоряжения) руководитель юридического лица в случае, когда вопросы оперативного, организационного, административного и хозяйственного характера требуют правового регулирования | -//- |
| Акт | Его составляет группа лиц (преимущественно комиссия) или специально уполномоченное лицо для удостоверения установленных им фактов, связанных с деятельностью юридического лица, его отдельных структурных подразделений или отдельных работников | Дата и место составления, которые должны быть проставлены в акте, должны соответствовать дате и месту заактированного события. Если комиссия работала несколько дней, то в акте указывают последний день работы |
| Структура и штатная численность | В нем определяется перечень структурных подразделений юридического лица, должностей и сведения о количестве штатных единиц | Согласно ч. 3 ст. 64 ХКУ юридические лица вправе самостоятельно определять свою организационную структуру и устанавливать численность работников |
| Штатное расписание | В нем определяется перечень должностей (профессий), количество штатных единиц, размер должностных окладов, надбавок и доплат при условии, что последние предусмотрены системой оплаты труда и носят постоянный характер | Юридические лица имеют право самостоятельно определять свое штатное расписание (ч. 3 ст. 64 ХКУ). Изменения в штатное расписание вносят на основании приказа (распоряжения) по основной деятельности юридического лица. Количество и периодичность таких изменений в течение года не ограничиваются |
| Правила внутреннего трудового распорядка | Этот документ регламентирует организацию труда, в частности, определяет порядок принятия на работу и увольнения с работы работников, взаимные обязательства руководства и работников, режим рабочего дня, виды поощрений за успехи в работе, а также ответственность за нарушение трудовой дисциплины | Об обязательности этого документа для любого юридического лица сказано, в частности, в письмах Минсоцполитики от 28.12.2017 г. № 568/0/22-17/134, от 21.06.2017 г. № 312/0/22-17/13 |
| Номенклатура дел | Обязательный для каждого юридического лица систематизированный перечень названий дел, формируемых в его делопроизводстве, с указанием сроков хранения дел | Унифицированная форма номенклатуры дел установлена Порядком № 1000/5 (см. приложения 10 и 11). А правила составления номенклатуры дел регулирует глава 1 р. IV Порядка № 1000/5 |
| Должностные и рабочие инструкции | В них определены задачи, обязанности, права и ответственность работников (рабочих) при выполнении ими работы на определенной должности (по профессии) | После утверждения должностной (рабочей) инструкции руководителем юридического лица его доводят до сведения работника (рабочего), о чем на последнем листе первого экземпляра инструкции делают соответствующую запись: «С должностной (рабочей) инструкцией ознакомлен(-а)». |
| Справка | Содержит описание и подтверждение определенных фактов или событий. Различают справки служебного (внутренние и внешние) и биографического (внешние) характера. Справки биографического характера бывают исключительно внешними | Внешние справки, отражающие основную (производственную) деятельность юридического лица составляют для представления в другую (преимущественно выше по уровню подчинения) юридическое лицо, а также по запросу контролирующих, судебных и правоохранительных органов. Внутренние справки предназначены, в частности, для представления руководству юридического лица или на рассмотрение коллегиального органа для целей бухгалтерского учета. Справки биографического характера выдают работникам (рабочим) юридического лица с целью подтверждения факта работы, трудового стажа, размера заработной платы и т. п. для представления другим юридическим лицам |
| График отпусков | Этот документ определяет очередность предоставления работникам оплачиваемых отпусков в течение календарного года. При составлении графиков учитывают интересы производства, личные интересы работников и возможности их отдыха. Также следует учитывать, что отдельные категории граждан, указанные в ч. 13 ст. 10 Закона № 504, могут использовать отпуска в удобное для них время | Согласно ст. 10 Закона № 504 очередность предоставления отпусков определяется графиками, утверждаемыми собственником или уполномоченным им органом по согласованию с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем) или другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом, и сообщает всем работникам. В графике необходимо запланировать использование всех видов отпусков, на которые имеют право работники, за исключением учебного отпуска |
Оформление организационно-распорядительных документов
Требования к оформлению организационно-распорядительных документов содержат ДСТУ 4163:2020 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Этот стандарт определяет состав и содержание постоянной информации реквизитов для организационно-распорядительных документов, независимо от носителя информации (бумажный, электронный). В частности, ДСТУ 4163:2020 устанавливает, что документы составляют на государственном языке, кроме случаев, предусмотренных законодательством о языках в Украине. Документы, адресованные государственным органам, составляют только на украинском языке.
О 10 новеллах требований к оформлению документов рассказывал Минюст. А еще узнать, как оформлять реквизиты документов по ДСТУ 4163:2020 можно по ссылке.
Добавим, Минфин в письме от 22.09.2021 г. № 41020-07/К-64/1/2109 обратило внимание, что для целей бухгалтерского учета хозяйственных операций необходимо выполнять требования к оформлению первичных документов, определенные Законом о бухучете и Положении № 88. Тем самым фактически подчеркнул, что прямой обязанности применения ДСТУ 4163:2020 при составлении первичных документов для целей бухгалтерского учета законодательно не установлено. Тем более, что из названия ДСТУ 4163:2020 прямо вырисовывается сфера его применения: организационно-распорядительная документация (код 01 по КУД НК 010:2021).
Научитесь вести зарплатный и кадровый учет без ошибок, благодаря комплексному ...
Научитесь использовать 1С на 100%, работать быстро и без ошибок за 5 недель
