Определение и перечень представительских расходов можно найти в Нормах денежных средств на представительские цели бюджетных учреждений и порядок их расходования, утвержденных приказом Минфина от 14.09.2010 г. № 1026 (далее – Нормы № 1026). В частности, к таким расходам бюджетных организаций относятся транспортное обеспечение, мероприятия культурной программы, буфетное обслуживание во время переговоров. Далее рассмотрим, как правильно документально оформлять и учитывать «представительные» операции.
Что такое представительские расходы
Согласно Нормам № 1026 представительными считают «расходы бюджетных учреждений на прием и обслуживание иностранных представителей и делегаций, прибывших по приглашению для проведения переговоров с целью осуществления международных связей, установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества».
В письме ГУ ГФС в г. Киеве от 10.03.2017 г. № 5087/10/26-15-13-01-12 налоговики согласились, что нормы денежных средств на представительские цели обязательны исключительно для бюджетных учреждений, а другие предприятия Нормы № 1026 могут использовать как вспомогательный (справочный) инструмент (см. также разъяснение). Поэтому в вопросах размера расходов на оплату завтраков, обедов, ужинов, номеров в гостиницах и т. д. небюджетные предприятия исходят из собственных нужд и соображений, ведь ни НКУ, ни НП(С)БУ не ограничивают их в этом.
Заметим: при отсутствии других официальных нормативов относительно представительских расходов налоговики сплошь и рядом при проверках коммерческих предприятий используют именно перечень таких расходов, приведенных в Нормах № 1026. Понятно, что для целей учета подтверждением расходов на проведение представительских мероприятий должным образом оформленные первичные документы (акты выполненных работ/оказанных услуг, чеки, платежные поручения, накладные и т. п.), обязательные реквизиты которых приведены в ч. 2 ст. 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 г. № 996-XIV и в п. 2.4 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.1995 г. № 88.
Документальное подтверждение расходов
Назовем желательные для оформления, классификации и отражения в учете представительских расходов документы. Это, в частности:
1) распорядительный документ (приказ, распоряжение руководителя предприятия), в котором определены лица, ответственные за прием и сопровождение представителей контрагентов (отечественных и иностранных);
2) смета расходов на прием представителей, утвержденная руководителем предприятия;
3) программа приема, подготовленная ответственным за прием лицом. Ее утверждает руководитель предприятия и она должна содержать детальный перечень запланированных мероприятий с указанием даты и места их проведения;
4) документы, подтверждающие расходы, связанные с бронированием мест и оплатой проживания представителей контрагентов в гостинице, транспортные расходы, расходы на услуги переводчика;
5) отчет об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет, представленный подотчетным лицом;
6) отчет о фактически осуществленных расходах на прием представителей контрагентов (по произвольной форме), оформленный лицом, ответственным за прием.
Обязательно ли заключительным этапом таких встреч должно стать заключение соответствующего договора? Полагаем, нет. Так как встреча с представителями может быть только первым шагом на пути будущего сотрудничества. На практике часто заключают меморандум (предварительные договоренности о намерениях и т. п.) относительно такого сотрудничества. Этот документ может являться доказательством не расточительных расходов на встречи представителей контрагента.
Если вам важны нюансы бухучета не только по теме учета представительских расходов, тогда регистрируйтесь на бесплатную вебинарную серию, где разберем самые актуальные проблемы законодательства и бухгалтерии.
Бухгалтерский учет
Представительские расходы в соответствии с п. 18 НПБ(С)БУ 16 «Расходы» относят к административным расходам. Предприятие признает такие расходы в отчетном периоде, в котором они были фактически понесены (п. 7 НП(С)БУ16). В отдельных случаях, например, при проведении рекламных акций, представительские расходы попадают в расходы на сбыт.
Налог на прибыль
НКУ не предусматривает корректировку финансового результата относительно представительских расходов, понесенных при непосредственном приеме представителей контрагента. Плательщики налога на прибыль определяют объект налогообложения на основании данных бухучета и наличных первичных документов.
Налог на добавленную стоимость
Сумму «входного» НДС по правилу первого события (при наличии зарегистрированных налоговых накладных) предприятие, организующее прием представителей контрагентов, включает в состав налогового кредита на основании п. 198.1 НКУ. В дальнейшем начислять налоговые обязательства по п. 198.5 НКУ не требуется, поскольку представительские расходы тесно связаны с хозяйственной деятельностью. И важно правильно оформить все первичные документы по таким расходам.
НДФЛ
Если во время проведения представительского мероприятия происходит предоставление подарков его участникам, стоимость таких подарков является доходом одаренных лиц только в случае их персонификации. Например, предприятием, пригласившим представителей контрагента на встречу, принято решение вручить в память о городе, где это происходит, сувениры. Это решение должно быть зафиксировано в приказе (распоряжении) руководителя, а расходы на приобретение сувениров включены в соответствующую смету.
Следовательно, если стоимость каждого отдельного такого сувенира превысит 25% одной минимальной заработной платы, то такой подарок будет подлежать налогообложению. Напомним, что согласно пп. 165.1.39 НКУ в общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход физического лица не включается стоимость подарков (а также призов победителям и призерам спортивных соревнований) – в части, не превышающей 25% одной минимальной заработной платы, установленной на 1 января отчетного налогового года. В 2023 году эта сумма равняется 1675 грн. (6700 грн. × 25%).
И еще. В разъяснении налоговики отметили: не включаются в общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход налогоплательщика (уполномоченного лица) денежные средства (наличные, безналичные, использование корпоративных платежных карточек), полученные от работодателя налогоплательщиком под отчет на организацию и проведение приемов, презентаций, праздников, развлечений и отдыха, приобретение и распространение подарков при условии соблюдения всех требований, установленных п. 170.9 НКУ. При этом обязательным условием является рекламная направленность расходов, осуществленных за счет таких денежных средств, и их документальное подтверждение.
Сумма, полученная под отчет (компенсированная физическому лицу, потратившему собственные денежные средства) для проведения представительских расходов юридического лица (не в рекламных целях) подлежит налогообложению НДФЛ на общих основаниях.
Научитесь вести зарплатный и кадровый учет без ошибок, благодаря комплексному ...
Научитесь использовать 1С на 100%, работать быстро и без ошибок за 5 недель
