Работники на дистанционной работе: оформление, учет

В Кодексе законов о труде Украины (далее – КЗоТ) дистанционной работе посвящен ст. 60-2. По определению, приведенному в ней, дистанционная работа – это форма организации труда, при которой работа выполняется работником вне рабочих помещений или территории работодателя, в любом месте по выбору работника и с использованием информационно-коммуникационных технологий. Заметим, что наряду с дистанционной работой предприятия могут вводить надомную работу (ст. 60-1 КЗоТ). Между такой формой организации труда и дистанционной работой есть существенные отличия.

Так, при надомной работе рабочее место фиксировано: надомный работник работает по месту жительства или в других определенных им местах вне помещений работодателя. При надомной работе закрепляют рабочую зону или технические средства для работы (инструменты, принадлежности для производства продукции, предоставление услуг и т. п.). Надомный работник, как правило, обязан соблюдать общий режим работы компании. В то время как на работника – дистанционника правила внутреннего трудового распорядка не распространяются.

Типовая форма трудового договора о дистанционной работе утверждена приказом Минэкономики от 05.05.2021 г. № 913-21 (далее – Типовая форма). И отдельно действует Типовая форма трудового договора о надомной работе также утверждена приказом Минэкономики от 05.05.2021 г. № 913-21.

Дистанционная работа: общие положения

Обращаем внимание на ключевые моменты, связанные с организацией дистанционной работы.

• Запрещается заключение трудового договора о дистанционной работе при наличии опасных и вредных производственных (технологических) факторов.
• Работник самостоятельно определяет рабочее место и несет ответственность за обеспечение безопасных и безопасных условий труда на нем.
• Работник распределяет рабочее время по своему усмотрению, на него не распространяются правила внутреннего трудового распорядка, если иное не определено трудовым договором.
• Длительность рабочего времени не может превышать норм, предусмотренных ст.ст. 50 и 51 КЗоТ.
• Выполнение дистанционной работы может совмещаться с выполнением работником работы на рабочем месте в помещении или территории работодателя: по согласованию между работником и работодателем. Особенности такого сочетания устанавливаются трудовым договором о дистанционной работе.

Также трудовым договором о дистанционной работе определяются:

• порядок и сроки обеспечения работников, выполняющих работу дистанционно, необходимым для выполнения ими своих обязанностей оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и другими средствами;
• порядок и сроки представления такими работниками отчетов о проделанной работе;
• размер, порядок и сроки выплаты работникам компенсации за использование принадлежащего им или арендованного ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и других средств;
• порядок возмещения других связанных с выполнением дистанционной работы расходов.

При отсутствии в трудовом договоре положения об обеспечении работников необходимыми для их обязанностей оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и другими средствами такое обеспечение возлагается на работодателя. Он должен организовать установку и техническое обслуживание соответствующих средств, а также оплачивает расходы, связанные с этим.

Период свободного времени на отдых (период отключения) определяется в трудовом договоре о дистанционной работе. То есть работнику гарантируется период свободного времени, когда он может прерывать любую информационно-телекоммуникационную связь с работодателем.

Во время войны дистанционную работу можно вводить приказом (распоряжением) работодателя без обязательного заключения трудового договора о дистанционной работе в письменной форме. Работник с таким приказом (распоряжением) знакомится в течение двух дней со дня его принятия, но до введения дистанционной работы.

Если вам важны нюансы бухучета не только по теме дистанционной работы, тогда регистрируйтесь на бесплатную вебинарную серию, где разберем самые актуальные проблемы законодательства и бухгалтерии.

Зарегистрироваться на бесплатный ✅

Дистанционная работа: форма договора

Минэкономики считает, что стороны трудовых отношений при заключении трудовых договоров о дистанционной работе должны использовать типовые формы трудовых договоров о дистанционной работе и заключать их в письменной форме. Также стороны трудовых отношений при заключении трудового договора о дистанционной работе могут вносить дополнительные изменения и дополнения, не противоречащие законодательству о труде.

Типовой формой трудового договора о дистанционной работе предусмотрены случаи, когда такие договоры заключаются в момент, когда работник уже находится в трудовых отношениях с работодателем. Так, в случае, если с работником уже были заключены трудовые договоры, в частности, уже содержащие положения о дистанционной работе, с таким работником целесообразно перезаключить трудовой договор о дистанционной работе в соответствии с Типовой формой.

Если при перезаключении трудового договора изменяются существенные условия труда работника (системы и размеры оплаты, льготы, режим работы, установление или отмена неполного рабочего времени, совмещение профессий, изменение разрядов и наименование должностей и другие), работодатель должен соблюдать требования ст. 32 КЗоТ относительно двухмесячного срока уведомления работника.

Виды дистанционных работ

На законодательном уровне не определен список работ, которые могут выполняться дистанционно. Поэтому работодатель самостоятельно решает, может ли работа выполняться вне предприятия.

По возможности и при наличии соответствующих ресурсов можно переводить на дистанционную работу (ст. 60-2КЗоТ):

• беременных женщин;
• работников, имеющих ребенка в возрасте до трех лет или ухаживающих за ребенком до шести лет (по медицинским показаниям);
• работников, имеющих двоих или более детей в возрасте до 15 лет или ребенка с инвалидностью;
• родителей или опекунов ребенка или лица с инвалидностью с детства подгруппы А I группы;
• работников, в отношении которых на рабочем месте были совершены действия по признакам дискриминации — временно на два месяца.

Удаленная работа: передача техники работнику

Напомним, что работодатель обязан выплачивать работникам заработную плату, а также обеспечивать надлежащие условия труда, необходимые для выполнения работы (ст. 21 КЗоТ). Поэтому предприятие должно обеспечить, в частности, работников – дистанционников техническими средствами и необходимой для работы оргтехникой (ноутбуки, компьютеры и т. п.).

В частности, Гоструда отмечает: «Работодатель должен обеспечить дистанционного работника оборудованием и средствами для выполнения профессиональных обязанностей. Непременно безопасные и в надлежащем состоянии. Также вы организуете установку и обслуживание средств и оплачиваете расходы. Работник материально отвечает за их нехватку или повреждение.

Если подчиненный использует собственные средства для нужд предприятия, следует договориться с ним о размере и порядке возмещения их износа (амортизации), расходах на использование (электроэнергия, интернет, замена расходных материалов)».

Следовательно, работники, принявшие технику от предприятия, являются материально ответственными лицами. В этом случае следует заключить договор о полной материальной ответственности.

Также возможно использование работником для исполнения трудовых обязанностей собственной техники. В этом случае следует согласовать размер и порядок возмещения износа (амортизации) этой техники, расходов, связанных с ее эксплуатацией (электроэнергия, интернет и т. п.) (ст. 125 КЗоТ). Механизм компенсации нужно утвердить приказом, с которым работников компании знакомят под подпись.

Для передачи работнику на дистанционке техники или оборудования руководитель предприятия должен издать соответствующий приказ. Как правило, в нем указывают:

• основания передачи техники или оборудования (для дистанционного выполнения работником трудовых обязанностей);
• перечень техники или оборудования, передаваемых конкретному работнику.

Также для подтверждения факта передачи техники или оборудования следует оформить первичный документ. Обычно для обеспечения дистанционной работы передают основные средства и/или малоценные необоротные материальные активы (МНМА).

Для передачи основных средств (ноутбук, компьютер) составляют акт приемки-передачи основных средств:

• по форме ОЗ-1 «Акт приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів». Эта форма была утверждена приказом Минстата от 29.12.1995 г. № 352, утратившим силу. Но предприятие может целиком правомерно задействовать эту форму или разработать собственную форму акта;
• по форме акта приемки-передачи основных средств, утвержденной приказом Минфина от 13.09.2016 г. № 818.

Для передачи МНМА (гарнитура, клавиатура, мышка и т. д.) применяют те же формы, что и указанные выше. Ведь МНМА для целей бухучета входит в состав основных средств. Одновременно можно составить отдельную форму с обязательными реквизитами первичных документов.

Возврат работниками техники и оборудования предприятию оформляют теми же документами, что и при их выдаче.

Бухучет передачи техники или оборудования при дистанционной работе

В бухучете передачу техники или оборудования работникам отражают в аналитике: по субсчетам по каждой единице основных средств или МНМА: например, Дт 104/компьютеры, выданные работникам на дистанционной работе Кт 104/компьютеры.

Амортизацию таких выданных компьютеров начисляют в общем порядке.

Возврат, к примеру, компьютеров от работника отражают в обратном порядке: Дт 104/компьютеры Кт 104/компьютеры, выданные работникам на дистанционной работе.

Налог на прибыль

Переданную работникам на дистанционке технику или оборудование для целей налогообложения отражают по данным бухучета, в том числе, амортизацию. Ведь эти активы используются в хоздеятельности предприятия. Но если предприятие – плательщик налога на прибыль применяет корректирующие разницы, то налоговая амортизация рассчитывается с учетом ст. 138 НКУ.

НДС

Передача техники или оборудования работнику на дистанционке и их возврат предприятию не является поставкой. Потому НДС не возникает.