Расчеты с дебиторами и кредиторами: как свериться и подтвердить задолженность

По общим правилам инвентаризация проводится в определенных законодательством случаях. Основным нормативным актом, регулирующим организационные инвентарпроцедуры и, собственно, порядок проведения инвентаризации является Положение об инвентаризации активов и обязательств, утвержденное приказом Минфина Украины от 02.09.2014 г. № 879 (далее – Положение № 879). Положением № 879 предусмотрено несколько ситуаций, когда необходима инвентаризация: перед составлением годовой финотчетности, в случае передачи имущества государственного предприятия или бюджетного учреждения в аренду, изменения материально ответственных лиц,  установления фактов краж или злоупотреблений, порчи ценностей на предприятии, прекращения предприятия, по инициативе налоговой службы при проверке и т. п. (п. 7 г. и Положения № 879). Среди них внимание бухгалтеров большей частью приковано к ежегодной инвентаризации, которую осуществляют для подтверждения годовой отчетности (ст. 10 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 г. № 996-XIV (далее – Закон № 996), п. 5 разд. I Положения № 879). Обратите внимание, что для каждого инвентаризационного случая установлены свои сроки проведения и объемы. В частности, согласно п. 10 р. I Положения № 88 обязательную ежегодную инвентаризацию перед составлением годовой отчетности предприятия проводят до даты баланса, в том числе инвентаризацию дебиторской и кредиторской задолженностей – в течение 3 месяцев до даты баланса. Далее – о важности инвентаризации расчетов дебиторки и кредиторки для субъектов хозяйствования и основных моментах порядка ее проведения, учета и документального оформления.

Цель, первые шаги инвентаризации расчетов с дебиторами/кредиторами

Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженностей базируется на документальной проверке состояния расчетов со всеми контрагентами, в том числе с бюджетом, поскольку к таким задолженностям также относят задолженность по налогам, сборам и другим платежам. Напомним, что первоочередной задачей этой проверки является установление, в частности (пп. 7.4 п. 7 р. ІІІ Положения № 879):

• правильности расчетов с банками, контролирующими органами, другими предприятиями, а также со структурными подразделениями предприятия, выделенными на отдельные балансы;
• задолженности подотчетных лиц;
• правильности и обоснованности сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженностей, в том числе суммы кредиторской и депонентской задолженностей, по которым истек срок исковой давности;
• реальности задолженности работникам по оплате труда и гражданам (непосредственно или через работодателей) по социальным выплатам, определенным законодательством, а также по безналичным расчетам по этим выплатам.

Понятно, что сначала необходимо отобрать объекты для инвентаризации расчетов. Информация о виде и размере дебиторки/кредиторки содержит, в частности, Баланс (Отчет о финансовом состоянии) (ф. № 1 из приложения 1 к НП(С)БУ 1 «Общие требования к финансовой отчетности»). Имейте в виду, что в Баланс предприятия могут добавлять статьи по дебиторской и кредиторской задолженностям: с сохранением их названия и кода строки из перечня дополнительных статей финансовой отчетности, приведенных в приложении 3 к НП(С)БУ 1.

Ниже в таблице приведем отдельные виды дебиторской и кредиторской задолженности в взаимосвязи с бухгалтерскими счетами их учета. В ней дополнительные строки мы обозначили «*».

При инвентаризации расчетов нужно повторно проверить имеющиеся дебиторскую и кредиторскую задолженности на предмет соответствия каждой из них признакам соответствующей группы или обязательств. Если по результатам инвентаризации расчетов будет выявлено несоответствие, следует реклассифицировать задолженности с учетом требований НП(С)БУ 10 «Дебиторская задолженность» и НП(С)БУ 11 «Обязательства», устанавливающих критерии признания текущих и долгосрочных задолженностей.

Особенности сверения расчетов по хозоперациям

Предприятие – кредитор для подтверждения реальности имеющихся на аналитических учетных счетах задолженностей должно предоставить всем дебиторам выписки с данными об их долгах. Предприятия – дебиторы, получившие выписки, должны подтвердить наличие задолженностей или отрицать их. То есть выписку (акт сверки расчетов) составляет кредитор – по данным своего бухучета, а дебитор в полученном от кредитора акте сверки отображает данные своего бухучета по хозоперации, в рамках которой проверяют состояние расчетов. В акте сверки кредитор и дебитор фиксируют сальдо по расчетам на определенную дату – по дебету и кредиту соответствующего счета бухучета. Часто при сверке расчетов возникают разногласия между данными контрагентов, в частности, из-за т. н. неотфактурованных поставок (поставок, по которым отсутствуют первичные документы от поставщика). Если произошла такая ситуация, поставщик либо предоставляет покупателю эти документы, либо объясняет причины их непредставления. В идеале к концу отчетного периода разногласия должны быть устранены или выяснены. В противном случае каждая сторона сверения расчетов с дебиторами и кредиторами отражает задолженности в суммах, соответствующих записям в ее бухучете и признаваемых ею правильными (пп. 7.2 п. 7 р. ІІІ Положения № 879).

Заметим, что при проведении инвентаризации задолженности подотчетных материально ответственных лиц следует проанализировать правильность и обоснованность сумм задолженностей по недостачам, кражам и утратам от порчи ценностей. Инвентаризация задолженностей по недостачам и утратам от порчи ценностей «заключается в проверке причин, по которым задерживается рассмотрение материалов по выявленной недостаче и отнесению ее на виновных лиц или списание в установленном порядке» (п. 7.4 п. 7 р. III Положения № 879).

Пройдите тест на 10 вопросов

По какой форме составлять акт сверки расчетов с дебиторами

Типовая форма акта сверки взаимных расчетов между контрагентами не утверждена, поэтому на практике каждое предприятие составляет его в произвольной форме. Считаем, что для   полноты информации акт сверки расчетов с дебиторами и кредиторами должен содержать: название документа; дату и номер; место составления; основание для составления; название предприятия – кредитора, составившего акт; название предприятия – дебитора, за которым учитывается задолженность; сумму задолженности (сальдо) на определенную дату по соответствующему счету бухучета; подписи уполномоченных лиц контрагентов.  Обратите внимание, что в п. 7 р. III Положения № 879 не установлен срок, в течение которого дебитор должен согласовать с кредитором имеющуюся задолженность. Полагаем, это следует сделать до конца проведения инвентаризации. Ниже приведен пример акта сверки.

Акт сверки расчетов с дебиторами и кредиторами

Одесса                                        «09» ноября 2021 года                                            № АЗ/12

Для подтверждения суммы дебиторской задолженности, которая учитывается по состоянию на 01.10.2021 г. в бухгалтерском учете ООО «Изумруд» (далее – Поставщик) с одной стороны, и ООО «Янтарь» (далее – Покупатель) с другой стороны, по договору поставки товаров от 12.05.2021 г. № ПТ/34 составлен акт сверки взаимных расчетов. Акт составлен на основании первичных документов и регистров бухгалтерского учета, по которым отражены нижеследующие данные по расчетам. Во время сверения разногласий не обнаружено.

Акт сверки расчетов с дебиторами и кредиторами составлен в двух экземплярах.

Директор ООО «Изумруд»                                      Директор ООО «Янтарь»

Бурбок             Бурбок П. Г.                                     Гарний             Гарний К. С.        

(подпись)                                                                  (подпись)

Головний бухгалтер ООО «Изумруд»                    Головний бухгалтер ООО «Янтарь»                                                    

Попович           Попович Г. И.                                 Опанасова        Опанасова О.Р.

(подпись)                                                                  (подпись)

Разногласия в суммах сверения расчетов

Мы уже отмечали, что согласно п. 7.2 р. III Положения № 879 предприятия – дебиторы должны подтвердить задолженность или заявить свои возражения. А если предприятие – дебитор игнорирует отправленный кредитором акт сверки или дебитор уже ликвидирован? В этом случае предприятие – кредитор суммы дебиторской задолженности отражает по данным своего бухучета и отражает его в справке, тоже составленной в произвольной форме к  акту инвентаризации расчетов. К слову, в акте инвентаризации могут фигурировать как подтвержденные, так и не подтвержденные согласно акту сверки дебитором суммы задолженности (см. письмо Минфина Украины от 18.09.2007 г. № 31-34000-10-10/18896). Если исходить из вышеуказанного письма акт сверки расчетов вместе с актом инвентаризации расчетов после решения собственника (руководителя) предприятия является основанием для отражения суммы задолженности в бухгалтерском учете согласно НП(С)БУ 10 и НП(С)БУ 11: соответственно, в составе текущей, сомнительной, безнадежной задолженностей и других операционных доходов.