Расходная накладная: статус, оформление, влияние на учет

Расходная накладная подтверждает факт выдачи (передачи) запасов, товарно-материальных ценностей (далее – ТМЦ). На практике этим первичным документом пользуются поставщики (продавцы) при поставке ТМЦ покупателю. Рассмотрим подробно этот документ и его влияние на бухучет.

Расходная накладная: как оформить

Заметим, что типовая форма расходной накладной не утверждена, но при передаче ТМЦ применяют:

• накладную-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов – по форме № М-11, утвержденной приказом Минстата Украины от 21.06.1996 г. № 193. Обратите внимание, что данный приказ утратил силу, но предприятия могут брать за основу эту форму, ведь это не запрещено законодательно. Заметим, эта форма не содержит графы по НДС, поэтому на практике плательщики НДС добавляют соответствующую графу;

• расходная накладная, составленная в произвольной форме.

Подсказка вам! При самостоятельной разработке формы расходной накладной рекомендуем обратить внимание на товарную накладную по форме № ВЗСГ-7 (см. Методические рекомендации по применению специализированных форм первичных документов по учету производственных запасов в сельскохозяйственных предприятиях, утвержденные приказом Минагрополитики Украины от 21.12.2009 г. № 929, далее – Методрекомендации № 929). Эту форму (см. приложение 7 к Методрекомендациям № 929) рекомендовано применять сельхозпредприятиям для учета отпуска (реализации) продукции, материальных ценностей сторонним организациям и предприятиям. В Методрекомендациях № 929 указано, что товарную накладную выписывают в бухгалтерии в двух экземплярах на основании договоров (контрактов), нарядов и других соответствующих документов. Первый экземпляр товарной накладной остается на складе (кладовке) или другом месте хранения продукции у материально-ответственного лица, проведшего отпуск продукции, материалов, второй у получателя (покупателя) продукции, материалов. Эту товарную накладную подписывают руководитель предприятия, главный бухгалтер, лицо, отпустившее ценности, и получатель и удостоверяют печатью (при ее наличии).

Требования к составлению расходной накладной

Расходная накладная по факту является первичным документом, так что требования к ее составлению определены ч. 2 ст. 9 Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 г. № 996-XIV (далее – Закон о бухучете), а также п. 2.4 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина Украины от 24.05.1995 г. № 88:

• наименование предприятия, учреждения, от имени которых составлен документ;
• название документа (формы);
• дата составления;
• содержание и объем хозяйственной операции;
• единица измерения хозяйственной операции (в денежном и по возможности в натуральных измерителях);
• должности и фамилии лиц, ответственных за проведение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личная подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, участвовавшее в осуществлении хозяйственной операции.

В зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты: идентификационный код предприятия, учреждения из Государственного реестра, номер документа, основание для осуществления операций, данные о документе, удостоверяющем личность-получателя и т. д.

Взаимосвязь ТТН и расходной накладной

На практике часто используют товарно-транспортную накладную (далее – ТТН). По оформленной ТТН передают ТМЦ, сведения о которых уже указаны в ней. Об этом прямо говорится в п. 11.1 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом в Украине, утвержденных приказом Минтранса Украины от 14.10.1997 г. № 363 (далее – Правила № 363). Согласно п. 1 Правил № 363 ТТН является одним из документов, который может использоваться для списания ТМЦ, их оприходования, складского, оперативного и бухгалтерского учета. Так что получается, что при использовании ТТН дополнительно оформлять расходную накладную не нужно. Если же в ТТН предприятие не может указать все наименования груза, подготовленного для перевозки, к нему согласно п. 11.6 Правил № 363 прилагают документ произвольной формы. В нем обязательно указывают сведения о грузе (графы 1-10 ТТН), кроме того, в документе указывают, что к ТТН в качестве товарного раздела добавляют документ в бумажной или электронной форме, без которого ТТН считается недействительной и не может использоваться для расчетов с заказчиком. Речь идет о расходной накладной.

Итак, в договоре купли-продажи стороны могут предусмотреть, что расходная накладная является документом для передачи и оприходования ТМЦ – наряду с оформленным ТТН.

Если вам важны нюансы бухучета не только по теме расходных накладных, тогда регистрируйтесь на бесплатную вебинарную серию, где разберем самые актуальные проблемы законодательства и бухгалтерии.

Зарегистрироваться на бесплатный вебинар

Является ли расходная накладная расчетным документом

Налоговики дали некоторые объяснения по этому поводу. В частности, они подчеркнули, что накладная – это документ, используемый при передаче ТМЦ от одного лица другому (расходная накладная, ТТН и т. д.). По мнению контролеров, расходная накладная фиксирует факт получения/передачи товаров или услуг и, по сути, завершает куплю-продажу между продавцом и покупателем. Расходная накладная может быть заменена актом сдачи-приемки. ТТН используется, если в процессе купли-продажи принимает участие транспортная (экспедиторская) компания, занимающаяся перевозкой товара от продавца к покупателю.

В соответствии с Законом Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» от 06.07.1995 г. № 265/95-ВР (далее – Закон о РРО) расчетные документы подтверждают выполнение расчетных операций.

Согласно ст. 2 Закона об РРО расчетный документ – документ установленной формы и содержания (кассовый чек, товарный чек, расчетная квитанция, проездной документ и т. д.), подтверждающий факт продажи (возврата) товаров, предоставление услуг, получение (возврат) средств, купли-продажи иностранной валюты, опубликованный в случаях, предусмотренных настоящим Законом, и зарегистрированный в установленном порядке регистратором расчетных операций или заполненный вручную.

Форма и содержание расчетных документов утверждены приказом Минфина Украины от 21.01.2016 г. № 13. Учитывая эти нормативно-правовые акты, расходная накладная считается документом первичного учета и не является расчетным документам.

Нюансы оформления расходной накладной

Заметим, если предприятие будет пользоваться формой № М-11, то в ней для отражения стоимости товаров указаны только два поля «цена» и «сумма». То есть НДС в этой форме не предусмотрен. В то же время согласно ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете первичный документ должен содержать сведения о содержании и объеме хозяйственной операции, единицу измерения хозяйственной операции. Следовательно, в расходной накладной, по нашему мнению, должны быть поля, в частности, «цена без НДС», «сумма без НДС», как это предусмотрено, скажем, формой № ВЗСГ-7.

Кстати, налоговая накладная должна соответствовать данным первичных документов. Поэтому необходимо предусмотреть показатели НДС в расходной накладной. Так как отражать, скажем, входной НДС можно на основании налоговой накладной (п.п. 198.6, 201.10 Налогового кодекса Украины, далее – НКУ).

Единица измерения хозяйственной операции является обязательным реквизитом первичного документа (ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете). Согласно абз. 1 п. 2.4 Положения № 88 единица измерения хозяйственной операции может быть выражена в натуральном и/или стоимостном выражении. Также в абз. 2 п. 2.4 Положения № 88 указано, что в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты. Следовательно, продавец (поставщик) вправе указывать количество ТМЦ в разных единицах измерения. Заметим, что, например, форма № М-11 содержит поле «Единица измерения», состоящее из «кода» и «наименования». А в форме № ВЗСГ-7 просто есть поле «Единица измерения».

Если же обратиться к п. 1.4 Методических рекомендаций по бухгалтерскому учету запасов, утвержденных приказом Минфина Украины от 10.01.2007 г. № 2, то в нем указано, что в целях организации бухгалтерского учета запасов распорядительным документом, утвержденным (одобренным) собственником (уполномоченным органом) дополнительно может быть определена единица натурального измерения запасов для каждой единицы бухгалтерского учета.

Поэтому предприятие может самостоятельно решить, какую единицу измерения применять при оприходовании запасов. Но единица измерения, указанная в первичных документах, должна соответствовать единице измерения по договору купли-продажи, в частности, указанной в спецификации к нему.

Чья подпись должна быть в расходной накладной

Например, в форме № М-11 упомянута подпись главного бухгалтера или уполномоченного лица. В форме № ВЗСГ-7 уже упоминается о подписи руководителя и главного бухгалтера предприятия – продавца. Кстати, Закон о бухучете предусматривает: первичный документ должен содержать личную подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, участвовавшее в осуществлении хозяйственной операции.

Пунктом 2.13 Положения № 88 предусмотрено, что руководитель предприятия, учреждения утверждает перечень лиц, имеющих право давать разрешение (подписывать первичные документы) на осуществление хозяйственной операции, связанной с отпуском (расходом) средств и документов, товарно-материальных ценностей, нематериальных активов и другого имущества. Количество лиц, имеющих право подписывать документы на осуществление операций по выдаче особо дефицитных товаров и ценностей, бланков строгой отчетности должно быть ограничено.

Поэтому подписывать расходную накладную вправе как руководитель предприятия, так и лицо, которому предоставлено право подписывать первичные документы.