Резерв отпусков

Согласно п. 7 НП(С)БУ 26 «Выплаты работникам», если выплаты за неотработанное время:

• не подлежат накоплению, их признают обязательством в том периоде, когда время отсутствия работника на работе подлежит оплате;
• подлежат скоплению, их признают обязательством через создание обеспечения в отчетном периоде.
• Выплаты за неотработанное время, подлежащие накоплению, – это выплаты за неотработанное время, право на получение которых работником может быть использовано в будущих периодах. Поэтому большинство оплачиваемых отпусков требует создания обеспечения (резерва) для их оплаты. Обычно бухгалтеры обеспечения для оплаты отпусков называют резервом отпусков, поэтому мы будем в дальнейшем использовать это устойчивое название.

Виды отпусков, на которые создают резерв

В целом виды отпусков, применяемых в Украине указаны в Законе Украины от 15.11.1996 г. № 504/96-ВР «Об отпусках» (далее – Закон об отпусках).

Накоплению же подлежат выплаты за:

• ежегодные отпуска (основную, дополнительную за работу с вредными и тяжелыми условиями труда и за особый характер труда, ст.ст. 6, 7, 8 Закона об отпусках);
• дополнительный (социальный) отпуск работникам, имеющим детей или несовершеннолетнего ребенка, являющегося лицом с инвалидностью с детства подгруппы А I группы (ст. 19 Закона об отпусках).

Именно под эти отпуски создается обеспечение (резерв), причем с учетом суммы начисленного на них ЕСВ (п. 14 НП(С)БУ 11 «Обязательства»).

Создание резерва

Создание резерва отпусков обязательно для всех предприятий, за исключением микропредприятий – юрлиц, которые признаны таковыми в соответствии с Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине»; непредпринимательских обществ (п. 13 НП(С)БУ 11, п. 7 разд. I НП(С)БУ 25).

Резерв на оплату отпусков работников рассчитывается и начисляется в течение года ежемесячно (п. 14 НП(С)БУ 11): по дебету счетов 23 «Производство», 91 «Общепроизводственные расходы», 92 «Административные расходы», 93 «Расходы на сбыт», 94 «Прочие расходы операционной деятельности» и кредитом субсчета 471 «Обеспечение выплат отпусков».

То есть при начислении резерва могут быть задействованы разные счета расходов – в зависимости от категории работников. Счета для формирования резерва определяются теми счетами, на которых ведется учет заработной платы работников.

На субсчете 471 аналитический учет ведется в разрезе категорий работников.

Если вам важны нюансы бухучета не только по теме учета резерва отпусков, тогда регистрируйтесь на бесплатную вебинарную серию, где разберем самые актуальные проблемы законодательства и бухгалтерии.

Зарегистрироваться на бесплатный ✅

Использование резерва

Использование резерва (начисление отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск) отражают по дебету субсчета 471 и кредиту субсчета 661 «Расчеты по заработной плате», а также по дебету субсчета 471 и кредиту субсчета 651 «По расчетам по общеобязательному государственному социальному страхованию» (сумма ЕСВ). С помощью начисленного резерва предприятие может равномерно распределять расходы (в том числе в составе себестоимости), связанные с выплатой отпускных (с учетом ЕСВ) в течение отчетного периода.

Если резерва на выплату отпускных недостаточно, тогда начисление производится на расходы прямо по дебету счетов 23, 91-94 и кредиту субсчетов 661 (651).

Корректировка резерва

На конец года (на дату баланса) проводится инвентаризация резерва в порядке, предусмотренном п. 8.2 Положения об инвентаризации активов и обязательств, утвержденного приказом Минфина от 02.09.2014 г. № 879 (далее – Порядок № 879).

В результате инвентаризации величина резерва должна соответствовать расчетной сумме, необходимой для оплаты неиспользованных работниками в прошлом периоде дней отпуска. Корректировка резерва отпускных осуществляется записями по дебету счетов 23, 91-94 и кредиту субсчета 471 (если резерв нужно увеличить) или записям по дебету счетов 23, 91-94 и кредиту субсчета 471 методом «сторно» (если резерв нужно уменьшить).

При наличии на конец года переходных отпускных (оставшихся неиспользованными в прошлом году) и, соответственно, сальдо по кредиту субсчета 471, ежемесячные начисления резерва будут увеличивать накопление по субсчету 471, а использование – уменьшать.

Расчет резерва отпусков

Согласно п. 14 НП(С)БУ 11 сумма резерва (обеспечения) определяется ежемесячно как произведение фактически начисленной заработной платы работникам и процента, исчисленного как отношение годовой плановой суммы на оплату отпусков к общему плановому фонду оплаты труда (далее – ФОТ) с учетом поправки на сумму отчислений на ЕСВ – коэффициент ЕСВ (Кесв).

Он определяется по формуле:

Кесв = 1 + ЕСВ (%) : 100%,

где ЕСВ (%) составляет 22% или 8,41% (если на предприятии работают лица с инвалидностью).

Общая сумма резерва на оплату отпусков, включая отчисления на ЕСВ, определяется по формуле:

Сумма резерва на оплату отпусков = Фактические расходы на оплату труда в отчетном месяце × Годовая плановая сумма отпускных : Общий плановый ФОТ × Коэффициент ЕСВ

Определение плановых характеристик для расчета резерва отпусков. Предприятие самостоятельно должно определить порядок расчета этих показателей.

Плановый ФОТ (без учета отпускных) можно определить с учетом штатного расписания на текущий год, включив в расчет утвержденные суммы должностных окладов (тарифных ставок) на начало года с учетом запланированного коэффициента роста заработной платы, планового увеличения нормы выработки, данных о расширении производства, запланированного увеличения числа рабочих мест и т. д.

Годовая плановая сумма отпускных может определяться из графика ежегодных отпусков (учитывается количество дней основного и дополнительного отпусков, как и плановая среднедневная зарплата). Чтобы определить такой среднедневный показатель, нужно плановый ФОТ разделить на количество календарных дней в году за вычетом праздничных и нерабочих, определенных ст. 73 Кодекса законов о труде Украины: эти дни при определении продолжительности отпусков не учитываются (ст. 5 Закона об отпусках).

Показатель среднедневной зарплаты следует умножить на среднее количество дней ежегодного и дополнительного отпусков (для этого общее количество дней отпуска делится на количество работников).

Напомним, что резерв отпусков следует рассчитывать отдельно для каждой категории работников: со ставкой ЕСВ 22% и 8,41%.

Может возникнуть вопрос: обязательно ли определять резерв соответственно п. 14 НП(С)БУ 11? На практике предприятия могут рассчитывать резерв по собственной методике, например, с учетом п. 8.2. Положения № 879. Методика этой нормы предлагает найти произведение количества дней неиспользованного работниками предприятия ежегодного отпуска и среднедневного заработка. Среднедневный заработок определяется в соответствии с Порядком исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением КМУ от 08.02.1995 г. № 100. Чтобы определить сумму резерва, к полученному результату от умножения двух показателей добавляют также расходы на ЕСВ.

Отсутствие резерва

Неначисление резерва отпусков является нарушением порядка ведения бухгалтерского учета и внесения в финансовую отчетность ложных данных. За это ст. 164-2 Кодекса Украины об административных правонарушениях (КоАП) предусматривает административный штраф в размере от 136 до 255 грн., а за повторное нарушение в течение года – от 170 грн. до 340 грн. Правда, налагать этот штраф уполномочены только органы государственного финансового контроля, контролирующие использование государственных средств (ст. 234-1 КоАП). То есть в случаях, когда коммерческое предприятие получает средства из бюджета или работает с бюджетными организациями и в процессе его проверки обнаружили подобное нарушение.

Те же компании, которые вправе не создавать резерв отпусков могут относить на финансовый результат сумму расходов на отпуски на Дт 23 (91-94) Кт 661, 651, если приняли решение о несоздании резерва. Если резерв создан, расходы на отпуск отражают по Дт 23 (91-94) Кт 471.

Налог на прибыль. НКУ не предусматривает корректировку финрезультата до налогообложения на разнице по суммам резерва на отпуска.