Счет-фактура (инвойс): статус, порядок оформления

В национальном законодательном поле субъекты хозяйствования сталкиваются с такими понятиями как счет-фактура и инвойс. Рассмотрим подробнее содержание этих понятий и их влияние на учет хозяйствующих субъектов.

Общие положения

Согласно ч. 6 ст. 344 Хозяйственного кодекса Украины счет-фактура относится к коммерческим документам и используется при международных расчетах. Таможенный кодекс Украины упоминает (например, в статьях 53 и 55) счет-фактуру (инвойс), как документ, подтверждающий таможенную стоимость товаров.

Счет-фактура (англ. invoice account, франц. facture, нем. Rechnung, Faktura, Handels faktura) – вид коммерческого счета, в котором указана сумма, которая должна быть уплачена за товар. Кроме своего основного назначения как документа, в котором указана сумма причитающегося за товар платежа, счет-фактура может быть использован как сопроводительный документ.

Счет-фактура должен содержать дату составления, наименования и реквизиты продавца и покупателя, наименование товаров, их цену, общую стоимость счета, валюту, ставку и размер налога. Также в счете-фактуре могут указываться реквизиты внешнеэкономического соглашения, согласно которому осуществляется поставка, реквизиты отгрузочного документа, платежные реквизиты и другие сведения, если их наличие в счете-фактуре предусмотрено условиями договора, такие как условия поставки, условия оплаты, место загрузки, размер и основания предоставления скидок.

Оформленный должным образом и оплаченный счет-фактура (инвойс) может быть основанием для отражения в бухучете хозяйственных операций по поставке товаров, работ (услуг) без составления акта приемки-передачи. Об этом говорит Минфин, например, в письме от 16.02.2017 г. № 31-11410-06-5/4339. Подтверждением того, что счет-фактуру уже оплатили могут быть: платежное поручение, расчетный чек, кассовый чек, расчетная квитанция, выписка с карточного счета, квитанция в приходный кассовый ордер и т. д.

Следовательно счет-фактура (инвойс) как первичный документ в сфере услуг может заменить привычный акт о предоставлении услуг. Счет-фактура (инвойс) будет считаться первичным документом, подтверждающим получение услуг при надлежащем его оформлении в качестве первичного документа в бумажной или электронной форме (п. 2.1, п. 2.2 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина Украины от 24.05.1995 г. № 88, далее – Положение № 88).

Согласно п. 2.5 Положения № 88 документ должен быть подписан лично, а подпись может быть скреплена печатью. Электронная подпись налагается в соответствии с законодательством об электронных документах и электронном документообороте.

Также обратите внимание на письмо Минфина Украины от 22.08.2017 г. № 35210-07/23-3364/2658, в котором разъясняется документальное оформление арендных сделок. Так, по мнению Минфина, одного лишь договора для подтверждения арендной хоз операции недостаточно. Стороны договора обычно составляют акт оказанных услуг, который является основанием для расчетов по арендному договору. При этом если условиями договора об аренде установлен отдельный первичный документ, который служит подтверждением для расчетов по предоставлению услуг (аренды имущества), то стороны вправе им пользоваться. Минфин в этом письме также отмечает, в частности, что оформленный должным образом счет-фактура (инвойс) может быть достаточным основанием для отражения в бухучете хоз операции по предоставлению услуг (аренды имущества) без составления акта предоставленных услуг.

Следовательно, соответственно позиции Минфина оплаченный инвойс может заменить акт полученных услуг, если он составлен по требованиям законодательства (в частности, с подписями сторон хозоперации), но он не может быть самостоятельным основанием для оплаты полученных услуг. Ведь он только подтверждает получение уже оплаченных услуг.

Можно ли использовать скан-копию инвойса? О копиях первичных документов в Положении № 88 упоминается в его п. 2.6, согласно которому физические и юридические лица, участвующие в совершении операций, связанных с приемом и выдачей денежных средств, ценных бумаг, товарно-материальных ценностей и других объектов имущества, снабжаемых предприятием, учреждением, выполняющим эти операции, копиями первичных документов о такой операции. О самой процедуре такого обеспечения и видах копий, в частности скан-копий, Положение № 88 не говорит.

Если вам важны нюансы бухучета не только по теме инвойсов, тогда регистрируйтесь на бесплатную вебинарную серию, где разберем самые актуальные проблемы законодательства и бухгалтерии.

Зарегистрироваться на бесплатный вебинар

Инвойс

В международной торговле аналогом счета-фактуры считают инвойсы. Это – коммерческий счет (товаросопроводительный документ), который продавец выписывает (оформляет) покупателю за определенную партию товара. Мы уже говорили, что в инвойсе указывают, в частности, наименование и адреса продавца и покупателя; дату и номер заказа покупателя; описание проданного товара; информацию об упаковке; цену товара; условия поставки и платежа. Стоимость товара в инвойсе указывается по условиям ВЭД-контракта. Оформленный инвойс подтверждает обязанность покупателя оплатить товар, отгруженный в его адрес. Если поставка товара осуществляется на условиях предоплаты, инвойс обычно не выписывается.

Также инвойс при экспорте услуг может заменять ВЭД-контракт. Так, в ст. 6 Закона Украины «О внешнеэкономической деятельности» от 16.04.1991 г. № 959-XII сказано, что украинский субъект ВЭД и его иностранный контрагент могут заключать ВЭД-контракты в простой письменной или электронной форме, если иное не предусмотрено международным договором Украины или законом. А в случае экспорта услуг (кроме транспортных) ВЭД-контракт можно заключить принятием публичного предложения о соглашении (офертах) либо обменявшись электронными сообщениями, либо другим способом. В частности, за предоставленные услуги можно выставить счет (инвойс), в том числе в электронном виде.

В украинском законодательстве нет типовой формы счета-фактуры (инвойса). Стандартная же форма коммерческого счета (счета-фактуры (инвойса)) (формуляр-образец) содержится в Рекомендациях № 6 Европейской экономической комиссии ООН «Формуляр-образец унифицированного счета – для международной торговли» (ECE/TRADE/148) (далее – Рекомендации № 6).

В Рекомендациях № 6 указано, что коммерческий счет – это основной документ в международной торговле. Нюансы заполнения коммерческого счета (счета-фактуры (инвойса)) также содержат Рекомендации №6.

В частности, в поле «Условия поставки и платежа» фиксируют соответствующую информацию или указывают либо через конкретную ссылку на стандартные условия, такие как Инкотермс, либо точное описание применяемых условий. Также могут использоваться и общепринятые кодовые обозначения. Кроме того, здесь фиксируют конкретный срок поставки товара (отдельных партий товара). Это также может содержать сведения о времени доставки, валюте и т. д.

Нужна ли в инвойсе подпись? Еще в письме ГТСУ от 01.03.201 г. №11/3-10.10/3339 было подчеркнуто, что непроставление подписи на счете (invoice) не является основанием для отказа в таможенном оформлении товаров.

Для осуществления валютного надзора за соблюдением предельных сроков расчетов банк может истребовать от резидента счета (инвойсы): в случае, когда резидент указан в реестре вывозных таможенных деклараций, перечислил деньги в пользу нерезидента или получил их от него (п. 14 разд. IV Инструкции о порядок валютного надзора банков за соблюдением резидентами предельных сроков расчетов по операциям по экспорту и импорту товаров, утвержденной постановлением Правления НБУ от 02.01.2019 г. № 7).

Следовательно, счет (инвойс) является документом, подтверждающим экспорт работ, услуг.