Штатное расписание: составляем на 2023 год

Штатное расписание – важный документ в делопроизводстве любого предприятия. Напомним особенности оформления такой кадровой документации.

Что такое штатное расписание

Прежде всего, обращаем внимание на ст. 21 Кодекса законов о труде Украины (далее – КЗоТ), по которой сторонами трудового договора являются работник и собственник или уполномоченный им орган (работодатель). Работника принимают на работу (должность), которая включена в штатное расписание предприятия, для выполнения определенной работы (определенных функций) по конкретной квалификации, профессии, должности. Работник подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка.

При этом количество работников каждой профессии (квалификации) в штатном расписании определяют с распределением штатных единиц по структурным подразделениям предприятия. Поэтому штатное расписание является необходимым документом для формирования штата предприятия. Кроме того, п. 1 ч. 1 ст. 40 КЗоТ указывает: трудовой договор по инициативе собственника или уполномоченного им органа можно расторгнуть в случае сокращения численности или штата работников. А без штатного расписания сократить штат работников не получится. Следовательно, этот документ и здесь играет не последнюю роль.

И в ч. 3 ст. 64 Хозяйственного кодекса Украины (далее – ХКУ) зафиксировано, что каждое предприятие самостоятельно определяет свою организационную структуру, численность работников и штатное расписание.

Но при всем вышеупомянутом ни КЗоТ, ни ХКУ не определяют типовую форму штатного расписания для коммерческих предприятий. На законодательном уровне она установлена только для бюджетных учреждений (см. приказ Минфина Украины от 28.01.2002 г. № 57).

Содержание штатного расписания

Так что по своему содержанию и сути штатное расписание – это организационно-распорядительный документ. Это указывает Классификатор управленческой документации НК 010:2021 (см. приказ Минэкономики Украины от 12.03.2021 г. № 526).

В свое время Минтруда Украины в письме от 27.06.2007 г. № 162/06/187-07 предоставило следующую характеристику штатному расписанию. Это документ, устанавливающий на предприятии структуру, штаты и должностные оклады работников. Штатное расписание обязательно содержит названия должностей, численность персонала и оклады по каждой должности.

В этом же письме указано, что организационно-распорядительные документы, включая штатное расписание, должны содержать, в частности: наименование организации, название вида документа, дату, регистрационный индекс документа, заголовок к тексту документа, текст документа, подпись и т. д. Такую же позицию выражает Минсоцполитики в письме от 22.03.2012 г. № 42/06/186-12.

Оформляют штатное расписание в соответствии с требованиями ДСТУ 4163:2020 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (см. приказ ГП «Украинский научно-исследовательский и учебный центр проблем стандартизации, сертификации и качества» от 01.07.2020 г. № 144).

Не оставляйте без внимания и Сборник унифицированных форм организационно-распорядительных документов, одобренный протоколом Методической комиссии Госкомархивов Украины от 20.06.2006 г. № 3. Он содержит унифицированную форму штатного расписания и дает пояснения по его оформлению. Эти рекомендации помогут в составлении штатного расписания.

Кто и как утверждает штатное расписание

При разработке штатного расписания учитывают внутренние документы предприятия, в которых указана структура предприятия, численность работников, порядок оплаты труда и пр. Например, в соответствии с типовой формой штатного расписания в этом документе указывают, в частности: название структурного подразделения и должностей; количество штатных должностей (штатных единиц).

Поэтому одним из важных элементов штатного расписания является штатная единица. И Минтруда Украины в письме от 17.06.2008 г. № 165/06/186-08 отметило, что при разработке и утверждении штатного расписания штатным единицам работодатели могут давать только те названия, которые отвечают Классификатору профессий и квалификационным справочникам. Теперь следует пользоваться Классификатором профессий ДК 003:2010, утвержденным приказом Госпотребстандарта Украины от 28.07.2010 г. № 327.

Минсоцполитики Украины от 28.12.2016 г. № 1812/0/101-16/284 также отмечает: в штатном расписании предприятия названия должностей указывают с учетом квалификационных категорий, разрядов, классов, предусмотренных соответствующими квалификационными характеристиками.

И еще немаловажный нюанс: в штатном расписании указывают должностной оклад (тарифную ставку), надбавки и доплаты. Эти данные «заимствуют», в частности, из таких локальных актов (документов) предприятия, как коллективный договор, положение об оплате труда. Одновременно в письме Минсоцполитики от 28.12.2016 г. № 1812/0/101-16/284 сказано, что для работников со сдельной системой оплаты труда можно не указывать размер их оплаты труда, а фиксировать только количество штатных единиц. Что касается надбавок и доплат, то в штатном расписании их размеры указывают при условии постоянного характера таких выплат.

Утверждает штатное расписание собственник или уполномоченный им орган до начала календарного года: приказом по предприятию.

Если вам важны нюансы трудового законодательства не только по теме штатного расписания, тогда регистрируйтесь на бесплатную вебинарную серию, где разберем самые актуальные проблемы законодательства и бухгалтерии.

Зарегистрироваться на бесплатный вебинар

Изменения штатного расписания

А вот период действия штатного расписания можно не указывать, поскольку коммерческие предприятия могут утверждать и пересматривать штатные расписания (вносить в них изменения) при необходимости. То есть количество и периодичность изменений штатного расписания в течение текущего года не ограничено.

В течение года в штатное расписание предприятия могут вносить изменения, например, в связи с изменением штатных единиц, с размера должностных окладов, названий должностей, разрядов, категорий и т. п. 

Изменить штатное расписание можно по решению руководителя предприятия на основании приказа, составленного в произвольной форме:

• о внесении изменений в существующее штатное расписание;

• об утверждении нового штатного расписания.

При отсутствии в штатном расписании вакантных должностей принять на работу новых работников работодатель не сможет.

Изменения в штатное расписание могут быть инициированы:

• оптимизацией организационной структуры предприятия;

• реорганизацией предприятия;

• изменением объемов деятельности и т. п.

Штатное расписание: сроки хранения, ответственность

Сроки хранения штатного расписания определяют:

• по месту составления и утверждения – 75 лет (пп. «а» п. 37 Перечня типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций с указанием сроков хранения документов, утвержденного приказом Минюста Украины от 12.04.2012 г. № 578/5, далее – Перечень № 578);

• в других организациях – три года (пп. «б» п. 37 Перечня № 578).

Сроки хранения проектов штатных расписаний и документы (справки, предложения, заключения) об их разработке составляют 3 года (п. 38 Перечня № 578).

И еще важный нюанс по штатному расписанию. Чтобы принять на работу работника на предприятие, должна быть вакантная штатная единица в штатном расписании: по соответствующей профессии (должности) с определением разряда (категории). И Минсоцполитики Украины в письме от 13.09.2019 г. № 1127/0/204-19 указывает, что принятие на работу работников должно происходить согласно штатному расписанию и должностному окладу, определенному этим штатным расписанием.

Особое внимание к штатному расписанию проявляет Гоструда во время проверок. В частности, в случае отсутствия штатного расписания оно может применить штраф в размере одной минимальной заработной платы (ст. 265 КЗоТ). И Минсоцполитики Украины в письме от 17.06.2008 г. № 165/06/186-08 указывало: при отсутствии штатного расписания работодатель может нести административную ответственность согласно ч. 1 ст. 41 Кодекса Украины об административных правонарушениях в виде штрафа от 30 до 100 НМДГ (от 510 до 1700 грн).

А должно ли ФЛП составлять штатное расписание? Нет, так как в ст. 64 ХКУ предусмотрено наличие штатного расписания только для юрлиц. Поэтому ФЛП не обязательно составлять штатное расписание, оно может это сделать по собственному желанию. Подтверждает это и письмо Минсоцполитики Украины от 21.05.2019 г. № 34/0/23-19/133.