Списание горючего на предприятии: учет и документальное оформление

Списание горючего – один из участков бухучета, к которому налоговики присматриваются особенно внимательно. Чтобы расходы на топливо были защищены, предприятию нужно утвержденные нормы расхода топлива и первичные документы по учету топлива. В этой статье рассмотрим, как организовать документальное оформление списания: какие нормы применять, как оформлять путевые листы и составлять акты списания топлива, а также какие типовые проводки используют в учете.

Организация списания горючего на предприятии: приказ о нормах расхода горючего

Нормы списания горючего: как рассчитать норму и утвердить коэффициенты

Первичные документы, подтверждающие списание ГСМ: акт о списании и путевые листы

Организация списания горючего на предприятии: приказ о нормах расхода топлива

Со 2 ноября 2023 года государственные «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте», утвержденные приказом Минтранса от 10.02.1998 № 43, перестали действовать: соответствующим приказом Минразвития общин, территорий и инфраструктуры Украины № 1011 этот документ признан таким, что утратил силу. При этом новый нормативно-правовой акт, который бы установил обязательные для всех предприятий нормы списания ГСМ, пока не утвержден.

После отмены Норм № 43, ГП «ДержавтотрансНИИпроект» опубликовали «Методические рекомендации по нормированию расхода топлива, электрической энергии, смазочных и других эксплуатационных материалов автомобилями и техникой», а также «Базовые нормы расходов» как отдельное дополнение к этим рекомендациям. Эти документы предназначены для обеспечения единого методического подхода и используются в качестве рекомендательной базы для планирования, учета и контроля расходов, а не как обязательные государственные нормы. В самом документе указано: «Методические рекомендации» предназначены для научно-методического обеспечения потребностей предприятий, организаций, учреждений, юридических и физических лиц (далее – субъектов) в планировании, учете, контроле за расходами, ведении отчетности, обосновании создания необходимых резервов, внедрении инструментов экономии и рационального использования топлив, смазочных и других эксплуатационных материалов».

В 2025 году предприятие может выбрать один из нескольких подходов к расчету норм расхода горючего и закрепить его во внутреннем приказе или в положении о списании горючего:

• пользоваться справочно прежними Нормами № 43;
• применять «Базовые нормы расходов» и «Методические рекомендации» ГП «ДержавтотрансНИИпроект» как рекомендательную базу;
• разработать собственные нормы на предприятии (на основе данных производителя, базовых норм/методрекомендаций, контрольных замеров, GPS) с утверждением формулы и корректирующих коэффициентов под реальные условия эксплуатации;
• заказать у ГП «ДержавтотрансНИИпроект» разработку временных индивидуальных базовых линейных норм расхода топлива для конкретных моделей и модификаций авто (в частности, когда авто отсутствует в базовых нормах или имеет нестандартные характеристики).

Итак, главным документом для списания горючего в 2025 году и далее является приказ руководителя об утверждении норм расхода горючего и порядке их применения.

Нормы списания горючего: как рассчитать и утвердить

Если было принято решение разработать собственные нормы, то нужно установить временные нормы по результатам контрольных замеров фактических расхода горючего. Необходимо сделать следующие шаги:

Создать комиссию для определения замеров

Приказом руководителя назначается комиссия (типично членами комиссии являются: водитель/машинист, механик, инженер/энергетик, представитель бухгалтерии или ответственное лицо за транспорт) и утверждается маршрут автомобиля, сезонные условия, количество повторов замеров, способ фиксации пробега/часов (одометр/GPS/тахограф).

Проводятся контрольные замеры

Фиксируется количество горючего, фактически использованное на определенный пробег. Замер желательно повторить несколько раз в сопоставимых условиях и принять среднее значение.

Рассчитывается линейная норма

Для авто линейная норма обычно определяется в л/100 км по формуле:

Норма (л/100 км) = (расход топлива, л/пробег, км) × 100.

К примеру, если израсходовано 5 л на 50 км, то норма составляет 10 л/100 км.

Оформляется акт замеров и утверждается норма

На основе оформляется Акт (в произвольной форме) с обязательными реквизитами первичного документа: дата, состав комиссии, данные авто/техники, условия замера, маршрут/режим работы, пробег/часы, объем израсходованного горючего, расчет нормы, заключение и подписи. Далее руководитель утверждает временные нормы отдельным приказом, где следует прописать коэффициенты и срок пересмотра норм.

Перевод временных норм в постоянные

После периода применения проанализируйте фактические данные (GPS, маршруты, заправки, акты списания) и при необходимости скорректируйте норму и коэффициенты. Предприятию важно, чтобы нормы были не разовые, а стабильные, обоснованные и одинаково применялись ко всем списаниям.

При расчете нормы расхода горючего следует помнить, что на фактические расходы существенно влияют условия эксплуатации автомобиля. Поэтому при нормировании разрешено учитывать корректирующие (повышающие) коэффициенты. Методология их применения и расчета приведена в разделе 3 «Методических рекомендаций по нормированию расхода топлива, электрической энергии, смазочных, других эксплуатационных материалов автомобилями и техникой» ГП «ДержавтотрансНИИпроект» (редакция 1 от 17.11.2023).

Наиболее распространенные повышающие коэффициенты и их предельные размеры:

• Работа в холодное время года – 2%-12% (п. 3.1.1).
• Дополнительная надбавка на пробег первых 2 км (после перерыва с выключенным двигателем) – 2%-12% (п. 3.1.1.2).
• Работа в горной местности – до 5%/10%/15%/20% (в зависимости от высоты) (п. 3.1.2.1).
• Работа в городских условиях – до 5%/10%/15% (п. 3.1.4).
• Сверхтяжелые дорожные условия на дорогах общего пользования (сезонное бездорожье, сугробы, гололедица и т. п.) – до 35%; в зоне боевых действий/движение под обстрелом – до 50% (п. 3.1.8).
• Пробег первых 1000 км по новым автомобилям – до 10% (п. 3.1.9).
• Эксплуатация «возрастных» авто – до 3%/5%/7%/9% (в зависимости от возраста и пробега) (п. 3.1.10).
• Обогрев салона/стекла – до 0,5%-2% (п. 3.1.13).

Для температурных коэффициентов недостаточно просто назначить процент и применять его постоянно – нужно иметь утвержденный порядок определения температуры и документальное подтверждение. Методрекомендации прямо указывают, что температура для расчетов берется как среднее значение за определенный отчетный период эксплуатации, который выбирает руководитель/уполномоченное лицо, и это должно быть частью внутренней методологии. Если предприятие использует собственные измерения, следует назначить ответственное лицо и организовать ведение журнала измерений на постоянной основе. Также допускается определять температуру по данным Укргидрометцентра или других достоверных источников, но выбранный подход следует закрепить приказом и применять последовательно. Без такого порядка температурные надбавки будут выглядеть необоснованными, что повышает риск споров относительно правильности нормирования и списания горючего.

Образец приказа об утверждении норм списания горючего

ПРИВАТНЕ ПІДПРИЄМСТВО «ВЕСЕЛКА»

НАКАЗ

03 березня 2026 року                                                                                           м. Київ

№ 27

Про затвердження норми витрат пального
для автомобіля

Керуючись Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV та з метою упорядкування обліку і контролю витрат пального, а також на підставі результатів контрольних замірів витрат палива,

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити з 01 березня 2026 року норму витрат пального для легкового автомобіля Toyota Corolla, 1.6 (бензин), держ. № АА 1234 АА:
   1.1. Бензин А-95 – 7,6 л/100 км.

Підстава: Акт контрольних замірів витрат палива автомобіля Toyota Corolla від 28.02.2026.

1. Матеріально відповідальній особі – водієві ПЕТРЕНКУ Івану Івановичу:
   2.1. Забезпечити використання автомобіля відповідно до умов експлуатації та вимог технічної документації.
   2.2. Подавати подорожні листи до бухгалтерії щомісяця, не пізніше 5 числа місяця, що настає за звітним, для подальшого оформлення списання пального.
2. Головному бухгалтеру забезпечити щомісячне списання пального актом списання на підставі подорожніх листів.
3. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Директор ПП «Веселка» ____________ П.І.Б.

З наказом ознайомлені:

Водій, матеріально відповідальна особа ____________ /ПЕТРЕНКО І.І./

Головний бухгалтер ____________ /П.І.Б./

Образец Акта замеров горючего приказа

    ПРИВАТНЕ ПІДПРИЄМСТВО «ВЕСЕЛКА»

АКТ
проведення замірів витрат палива для транспортного засобу Toyota Corolla, 1.6 (бензин), держ. № АА 1234 АА

від 28 лютого 2026 року

Комісія у складі:
Голова комісії: _____________________________ (посада, П.І.Б.)
Члени комісії: _____________________________ (посада, П.І.Б.)
_____________________________ (посада, П.І.Б.)

Комісія провела контрольні заміри фактичних витрат палива під час експлуатації автомобіля Toyota Corolla, 1.6 (бензин), держ. № АА 1234 АА. Вимірювання проводились методом долива до повного баку із застосуванням лічильника АЗС. Пробіг автомобіля контролювався та підтверджений записами (позначка «Контрольний») у реєстрі контролю показників роботи легкового автомобіля. За результатами контрольних вимірювань фактично витраченого палива встановлено:

Середні витрати пального на 100 км пробігу за результатами замірів складають 7,6 л/100 км. Рекомендуємо встановити лінійну норму списання палива для автомобіля Toyota Corolla, 1.6 (бензин), держ. № АА 1234 АА у розмірі 7,6 л/100 км.

Голова комісії _____________ /_________________/

Члени комісії:
_____________ /
_____________ /

Матеріально відповідальна особа (водій) _____________ /ПЕТРЕНКО І.І./

Первичные документы, подтверждающие списание ГСМ: акт о списании и путевые листы

Основным документальным подтверждением использования автомобиля в хозяйственной деятельности на практике является путевой лист (или маршрутный лист/отчет водителя в произвольной форме). Именно в нем фиксируются время работы/период использования авто, маршрут и пробег (показатели одометра), а значит – можно доказать факт выполнения поездок для нужд предприятия и «привязать» расход  горючего к конкретным поездкам. Типовые формы путевых листов отменены, но потребность в первичном документе никуда не исчезла: предприятие может применять свою форму, главное, чтобы она содержала все обязательные реквизиты первичного документа (Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 № 996-ХІV).

Когда путевые листы сформированы, бухгалтерия имеет основание оформить акт списания горючего – это уже сводный первичный документ, которым ежемесячно (или за другой утвержденный период) обобщают расход горючего и списывают его на расходы предприятия.

Следовательно, акт списания сам по себе не достаточен для обоснованного списания горючего и признания расходов. Обязательно должны быть путевые листы или другие заменяющие их документы (например, отчет водителя, маршрутный лист или другая утвержденная на предприятии форма), где виден учет работы автомобиля: период использования, маршруты, пробег и показатели одометра. Именно эта первоначальная документация подтверждает, в каком объеме горючее было израсходовано в пределах хозяйственной деятельности, а акт на списание обобщает данные и фиксирует сумму к списанию за период. Дополнительно, если горючее покупается на АЗС за наличные или по карточке, нужно иметь подтверждение заправок: фискальные чеки, при наличии топливных карточек, отчеты поставщика (реестры операций).

Вывод: В настоящее время в Украине нет единого обязательного документа по нормам расхода горючего: после отмены Норм № 43 новые государственные нормы не введены, а на практике ориентируются на рекомендательные документы (Методические рекомендации и базовые нормы ГП «ДержавтотрансНИИпроект») и рассчитывают нормы самостоятельно. Чтобы безопасно признавать расходы на горючее, предприятию необходимо иметь рассчитанные и утвержденные приказом нормы, первичные документы, подтверждающие работу автотранспорта (путевые листы или их аналоги) и акт на списание горючего.