Справка о доходах: когда нужна и как получить

Дата публикации
21 Окт 2021

Справка о доходах может понадобиться физлицам в определенных случаях. В частности, этот документ нужен для оформления жилищных субсидий, для декларирования доходов за прошлый год, для получения налоговой скидки за оплаченное обучение, для получения визы, кредита и т. п. То есть для каждого случая предусмотрены различные виды справок о доходах (заработной плате) – в зависимости от их назначения. Рассмотрим подробнее, как вовремя и без лишних хлопот обзавестись этой желанной бумажкой.

Справка о работе

В соответствии со ст. 49 Кодекса законов о труде Украины (далее – КЗоТ) собственник или уполномоченный им орган (работодатель) по требованию работника обязан выдать справку о его работе на данном предприятии, в учреждении, организации. В этой справке указывают специальность, квалификацию, должность, время работы и размер заработной платы. То, что в этой справке может быть указана заработная плата подтверждает и ст. 31 Закона Украины «Об оплате труда» от 24.03.1995 г. № 108/95-ВР. В ней сказано, что сведения об оплате труда работника предоставляются любым органам или лицам в т. ч. по согласию или по требованию работника.

В какой срок выдают справку. КЗоТ не устанавливает срок выдачи справки о работе. Поэтому здесь следует ориентироваться на ст. 20 Закона Украины «Об обращениях граждан» от 02.10.1996 г. № 393/96-ВР (далее – Закон № 393). А значит, что обращения рассматриваются и решаются в срок не более 1 месяца со дня их поступления. Те же, которые не требуют дополнительного изучения, решают безотлагательно, но не позднее 15 дней со дня их получения.

Затягивать вышеуказанные сроки не стоит, поскольку за это руководителя предприятия могут привлечь к административной ответственности. Напомним, что ч. 1 ст. 41 Кодекса Украины об административных правонарушениях предусматривает санкции за нарушение срока предоставления, определенного Законом № 393, работникам, в том числе бывшим, по их требованию документов по их трудовой деятельности у соответствующего работодателя, необходимых для назначения пенсии (о стаже, зарплате и т. д.). За такое нарушение или за выдачу справки с недостоверными данными должностных лиц работодателя и физических лиц – предпринимателей вправе оштрафовать от 510 до 1700 грн.

Кстати, если предприятие по каким-то причинам не предоставляет справку о работе, физлицо может обратиться за защитой своих прав и интересов в соответствующие контролирующие и правоохранительные органы, в частности, в Гоструда, а также в суд.

Форма справки о работе

Единой типовой формы такой справки не существует. Здесь все зависит от направления ее использования.

Если работнику нужна справка о его доходах (заработной плате) для представления в органы труда и соцзащиты населения с целью подтверждения суммы общего дохода при назначении социальной помощи и жилищных субсидий, работодатель должен выдать ему справку о доходах, форма которой утверждена приказом Минтруда и соцполитики Украины от 27.08.2004 г. № 192 (далее – приказ № 192). И еще важное замечание: в приказе № 192 нет указания выдавать справку только лицам, находящимся с работодателем в трудовых отношениях. Так что лица, получающие доходы от предприятия по гражданско-правовому договору (ГПД) также могут получить соответствующую справку о доходах. Кстати, в форме справки перечислены работы по совместительству и прочее. Последний вариант вполне подпадает под ГПД.

Если физлицо обратилось за справкой для получения страховых выплат (в частности, для назначения пособия по временной нетрудоспособности и по беременности и родам, на случай безработицы), то следует выдать справку, предусмотренную приложением к Порядку исчисления средней заработной платы (дохода, денежного обеспечения) для расчета выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию, утвержденному постановлением КМУ от 26.09.2001 г. № 1266.

Работник может обратиться за справкой о работе и заработной плате для ее представления с целью назначения или перерасчета пенсии. Заметим, что формы такого документа приведены:

• в приложении 5 к Порядку предоставления и оформления документов для назначения (перерасчета) пенсий в соответствии с Законом Украины «Об общеобязательном государственном пенсионном страховании», утвержденному постановлением Правления Пенсионного фонда Украины от 25.11.2005 г. № 22-1 – для обычных работников ;

• в постановлении Правления Пенсионного фонда Украины от 17.01.2017 г. № 1-3 – для назначения пенсий государственным служащим.

Также работник может просить предоставить ему справку о зарплате, чтобы получить кредит в банке (финансовом учреждении). Для таких случаев предприятие может разработать произвольную форму, ведь на законодательном уровне такой формы не установлено.

Налоговая скидка за обучение

Так называемая налоговая скидка дает налогоплательщику возможность вернуть часть уплаченного им налога на доходы физических лиц. Для этого также понадобится справка о доходах.

По определению, приведенному в пп. 14.1.170 Налогового кодекса Украины (далее – НКУ) налоговая скидка предназначена для физических лиц – резидентов, не являющихся субъектами хозяйствования. Это – документально подтвержденная сумма (стоимость) расходов плательщика налога в связи с приобретением товаров (работ, услуг) у резидентов – физических или юридических лиц в течение отчетного года. На сумму налоговой скидки разрешается уменьшить общий годовой налогооблагаемый доход этого плательщика, полученный им по результатам такого отчетного года в виде заработной платы.

Напомним, что в соответствии с пп. «в» п. 176.1 НКУ налогоплательщики обязаны представлять налоговую декларацию об имущественном состоянии и доходах по установленной форме. По требованию контролирующего органа и в пределах его полномочий, определенных законодательством, плательщики налога на доходы физических лиц (НДФЛ) обязаны предоставлять документы и сведения, связанные с возникновением дохода или права на получение налоговой скидки, исчислением и уплатой НДФЛ, и подтверждать необходимыми документами достоверность сведений, указанных в налоговой декларации по НДФЛ.

При этом лица, которые в соответствии с НКУ имеют статус налоговых агентов, обязаны подавать по требованию налогоплательщика сведения о сумме выплаченного в его пользу дохода, сумму примененных социальных налоговых льгот и сумму удержанного налога (пп. «в» п. 176.2 НКУ) .

Законодательно утвержденной формы справки о доходах, которую должны предоставлять налоговые агенты по требованию налогоплательщика нет. Поэтому эту справку можно оформить в произвольной форме, но с указанием всех данных, которые позволяют не только идентифицировать лицо, но и узнать все необходимые суммы. То есть в этой справке кроме Ф.И.О, регистрационного номера учетной карточки, периода работы лица, указывают также:

• сумму начисленного налогооблагаемого дохода (по каждому месяцу периода и общую сумму дохода);

• размер и сумму примененного налоговой социальной льготы;

• сумму начисленного и удержанного НДФЛ.

Как ФЛП получить справку о доходах

В определенных случаях справка о доходах может понадобиться и ФЛП. В этом случае следует помнить, что физические лица – предприниматели (далее – ФЛП) представляют в контролирующий орган налоговую декларацию по месту своего налогового адреса (п. 177.5 и п. 296.4 НКУ).

Так, плательщики единого налога для получения справки о доходах вправе представить в контролирующий орган налоговую декларацию за иной, чем квартальный (годовой) налоговый (отчетный) период. Но это не освобождает такого налогоплательщика от обязанности представления налоговой декларации в срок, установленный для квартального (годового) налогового (отчетного) периода (пп. 296.8 НКУ). ФЛП по письменному обращению может получить в контролирующем органе по месту своего налогового адреса справку о доходах на основании представленной (-ых) налоговой (-ых) декларации (-ий) за любой период осуществления предпринимательской деятельности, указанный в заявлении.

И ФЛП на общей системе налогообложения тоже может получить справку о доходах за любой иной, чем годовой налоговый период. То есть в случае необходимости получения справки о доходах, полученных от осуществления предпринимательской деятельности, за иной период, чем календарный год, ФЛП на общей системе налогообложения имеет право представить  налоговую декларацию об имущественном состоянии и доходах за иной, чем годовой налоговый отчетный период, то есть квартальную налоговую декларацию. Но такая квартальная налоговая декларация не освобождает ФЛП от обязанности представления налоговой декларации по результатам календарного года и не является основанием для начисления и/или уплаты налогового обязательства.

Налоговый орган должен выдать справку о доходах, полученных от осуществления предпринимательской деятельности, не позднее 15 дней со дня получения заявления от ФЛП.

И еще. В соответствии со ст. 291 разд. І Перечня типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства юстиции Украины от 12.04.2012 г. № 578/5, учетные дела плательщиков налогов и сборов (обязательных платежей) хранятся в течение 5 лет после прекращения деятельности таких субъектов хозяйствования. Об этом не следует забывать.

Пройдите тест на 10 вопросов

Как получить справку о доходах онлайн

Эту возможность предоставляет Электронный кабинет налогоплательщика, вход в который осуществляется по адресу: http://cabinet.tax.gov.ua, а также через официальный вебпортал ДПС. Безусловно, для этого нужна квалифицированная электронная подпись, полученная у любого квалифицированного поставщика электронных доверительных услуг.

Обратите внимание, что запрос на получение сведений из Государственного реестра физических лиц – плательщиков налогов о суммах выплаченных доходов и удержанных налогов в электронном виде может сформировать только физическое лицо.

Вместе с тем, в меню «Листування з ДПС» приватной части Электронного кабинета ФЛП также есть возможность отправить письмо (запрос и т. д.) в соответствующий орган ГНС. Для этого нужно заполнить следующие реквизиты:

  • регион, в котором находится орган ГНС;
  • орган ГНС, в который отправляется письмо;
  • тип документа;
  • тематика обращения;
  • краткое содержание письма;
  • отсканированный документ, который необходимо загрузить (текст должен быть в формате pdf с ограничением размера не более 2 МБ).

Запрос на получение справки о доходах (далее – Запрос) составляют в произвольной форме и он должен содержать достаточную информацию о лице, которое обращается с Запросом, предмет Запроса.

Датой представления Запроса является дата его регистрации в органе ГНС. В течение одного рабочего дня после отправки такого Запроса в орган ГНС автора электронного запроса уведомят о входящем регистрационном номере и дате регистрации.

А вот информацию о получении и регистрации Запроса в органе ГНС можно посмотреть во вкладке «Вхідні» меню «Вхідні/вихідні документи» приватной части Электронного кабинета, отправленные письма – во вкладке «Вихідні документи» меню «Вхідні/вихідні документи».

Итак, ФЛП (на едином налоге, общей системе налогообложения) вправе направить Запрос в произвольной форме через меню «Листування з ДПС» приватной части Электронного кабинета в контролирующий орган по месту своего налогового адреса.

Затем справку о доходах сформируют в произвольной форме и пришлют налогоплательщику по почте в срок, предусмотренный ст. 20 Закона № 393.

Проходит набор
Онлайн-курс по Зарплате и Кадрам

    Научитесь вести зарплатный и кадровый учет без ошибок, благодаря комплексному ...

    Анастасия Волевач Ирина Тимошенко
    20 Июл 2021
    Онлайн-курс по 1С Бухгалтерия 2.0

      Научитесь использовать 1С на 100%, работать быстро и без ошибок за 5 недель

      Светлана Шанайда
      Спикер Светлана Шанайда
      Комментарии 0

        Получите PDF Чек-лист

        Экспресс-аудит Вашей бухгалтерии

        [utm_campaign_i][/utm_campaign_i] [utm_source_i][/utm_source_i] [utm_medium_i][/utm_medium_i] [utm_term_i][/utm_term_i] [utm_content_i][/utm_content_i] [gclid_i][/gclid_i]
        Ближайшие курсы
        Онлайн-курс по Зарплате и Кадрам

          Научитесь вести зарплатный и кадровый учет без ошибок, благодаря комплексному ...

          Анастасия Волевач Ирина Тимошенко
          20 Июл 2021
          Онлайн-курс «Бухгалтер-Эксперт»

            Получите навыки, которыми обязан обладать единственный/главный бухгалтер для ...

            Анастасия Волевач Ирина Тимошенко
            25 Июн 2021
            Онлайн-курс по Проверкам

              Научитесь проходить проверки Налоговой уверенно и без штрафов всего за 5 недель

              Игорь Сичеславский
              Спикер Игорь Сичеславский
              16 Авг 2021
              Онлайн-курс по 1С Бухгалтерия 2.0

                Научитесь использовать 1С на 100%, работать быстро и без ошибок за 5 недель

                Светлана Шанайда
                Спикер Светлана Шанайда
                Онлайн-курс по Налогу на Прибыль

                  Научитесь вести учет налога на прибыль без ошибок, благодаря комплексному ...

                  Галина Морозовская
                  Спикер Галина Морозовская
                  05 Апр 2021