Справка ОК-5 и справка ОК-7: для чего нужны, как получить в 2026 году

Начнем с того, что справки ОК-5 и ОК-7 предназначены для предоставления информации из Реестра застрахованных лиц, а именно содержат индивидуальные сведения о каждом застрахованном лице.

Ведомости из Реестра застрахованных лиц

Положение о реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования утверждено постановлением правления Пенсионного фонда Украины от 18.06.2014 г. № 10-1 (далее – Положение № 10-1). В Реестре застрахованных лиц накапливается, сохраняется, автоматически обрабатывается информация о физических лиц, подлежащих общеобязательному государственному социальному страхованию в соответствии с законодательством, и информация, необходимая для исчисления и назначения страховых выплат по видам общеобязательного государственного социального страхования. И одними из источников такой информации являются справки ОК-5 и ОК-7.

Напомним, что Государственный реестр общеобязательного государственного социального страхования создан в соответствии с Законом Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 23.09.1999 г. № 1105-XIV (далее – Закон № 1105).

Государственный реестр общеобязательного государственного социального страхования предназначен для накопления, хранения и использования информации о сборе и ведении учета ЕСВ, его плательщиков и застрахованных лиц, который состоит из Реестра страхователей (предприятий, организаций, учреждений и т. п.) и Реестра застрахованных лиц.

В Реестре застрахованных лиц накапливается, хранится, автоматически обрабатывается информация о физических лицах, подлежащих общеобязательному государственному социальному страхованию.

Сведения о застрахованных лицах, в частности, ФИО, идентификационный код, паспортные данные, сведения о заработной плате (доходе), особых условиях труда и прочие представляются работодателями, предприятиями, учреждениями и организациями, которые выплачивают денежное обеспечение, пособие, компенсацию в соответствии с законодательством.

Информация из Реестра застрахованных лиц используется, например, при определении права на получение того или иного вида пенсий или социальных выплат, расчета суммы оплаты временной нетрудоспособности, расчета размера выплат на период безработицы и размера суммы субсидии.

Информация из Реестра застрахованных лиц предоставляется бесплатно Пенсионным фондом и его территориальными органами в бумажной и/или электронной форме.

Информация из Реестра застрахованных лиц в бумажной форме

Ее предоставляют территориальные органы Пенсионного фонда:

• застрахованному лицу лично при предъявлении паспорта (иного документа, удостоверяющего личность), документа, подтверждающего регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика или право осуществлять любые платежи по серии и/или номеру паспорта, или свидетельства об общеобязательном социальном страховании или пенсионном; в случае если застрахованным лицом является несовершеннолетнее или недееспособное лицо или лицо, гражданская дееспособность которого ограничена – родителям, опекуну, попечителю (законному представителю), представителю учреждения, осуществляющего опеку и попечительство, при предъявлении документов, которые позволяют территориальному органу Пенсионного фонда Украины идентифицировать застрахованное лицо и его законного представителя или попечителя или представителя заведения, осуществляющего опеку и попечительство, а также документов, подтверждающих статус законного представителя застрахованного лица или его попечителя или представителя заведения, удостоверяющего опеку рождение, решение суда и т. п.);

• представителю застрахованного лица или страхователя – при предъявлении документов, удостоверяющих личность представителя и его полномочия действовать от имени представляемого им лица, а также заверенных копий документов, позволяющих территориальному органу Пенсионного фонда Украины идентифицировать застрахованное лицо, страхователя.  

Информация из Реестра застрахованных лиц в электронной форме

Предоставляется после идентификации лица в базе данных веб-портала в соответствии с Положением об организации приема и обслуживания лиц, обращающихся в органы Пенсионного фонда Украины, утвержденным постановлением правления Пенсионного фонда Украины от 30.07.2015 г. № 13-1. Также застрахованные лица могут получить информацию через терминалы доступа, включая автоматизированные, субъектов, подключенных к информационным сервисам на вебпортале электронных услуг ПФУ (п. 7 Положения № 10-1).

Обратите внимание: на вебпортале ПФУ (https://portal.pfu.gov.ua/) в личном кабинете застрахованного лица пользователи могут заказать и получить дистанционно данные из Реестра застрахованных лиц по форме ОК-5, ОК-7, справки о размере пенсии пенсионера или для назначения субсидий, прочие. Получают услуги пользователи на вебпортале ПФУ с помощью квалифицированной электронной подписи.

В частности, в меню Запрос на получение электронных документов можно получить индивидуальные сведения о застрахованном лице (справка ОК-5). Для этого в поле Тип обращения необходимо выбрать подходящий тип справки. А скажем, поля Фамилия, Имя, Отчество: заполняются автоматически по данным из Реестра застрахованных лиц (РСЛ).

Полученная с помощью сервиса ПФУ справка является аналогом бумажных документов, не требующих печатей и подписей. Она имеет QR-код и проверочный код, который может быть проверен на сайте ПФУ.

Выписка из реестра застрахованных лиц

Это сформированные индивидуальные сведения о застрахованном лице, которые можно получить в бумажной форме, лично обратившись в ближайший территориальный орган Пенсионного фонда (сервисного центра) или в электронной форме, с помощью вебпортала электронных услуг Пенсионного фонда Украины (https://portal.pfu.gov.ua).

Выписка из реестра содержит сведения о:

• статусе застрахованного лица;
• приобретенном страховом стаже;
• информации о страхователях, о периоде трудовых отношений, начисленную заработную плату (доход);
• сведениях об особых условиях труда;
• о суммах добровольных взносов (предусмотренных договором о добровольном участии);
• данных пенсионного дела и сведения о других видах обязательного государственного социального страхования.

Для получения услуги средствами вебпортала нужно:

• авторизироваться на вебпортале электронных услуг с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП);
• в разделе «Комунікації з ПФУ» выбрать пункт «Запит на отримання електронних документів»;
• заполнить поля запроса, выбрав в поле «Тип звернення» – «Витяг з РЗО»;
• поставить  отметку о согласии на обработку персональных данных, подписать запрос КЭП и нажать «Відправити до ПФУ».

По результатам, в разделе «Мої звернення» появится задание со статусом «Виконано», сформированный документ в формате PDF можно сохранить на электронное устройство или распечатать.

Если вам важны нюансы учета не только по теме ведомостей из Реестра застрахованных лиц, тогда регистрируйтесь на бесплатную вебинарную серию, где разберем самые актуальные проблемы законодательства и бухгалтерии.

Зарегистрироваться на бесплатный ✅

ОК-5: форма и назначение

Форму справки ОК-5 находим в приложении 4 к Положению № 10-1. Справку ОК-5 формируют за любой период, начиная с 2000 года и она содержит данные о сумме заработка для начисления пенсии, определения страхового стажа, уплаты страховых взносов. Справка ОК-5 используется, в частности, для подтверждения и исчисления страхового стажа работника. Следовательно, эта справка является источником информации для застрахованного лица о приобретенном им страховом стаже и размере заработной платы, которая будет учтена при назначении пенсии.

Напомним, что страховой стаж – период (срок), в течение которого лицо подлежало государственному социальному страхованию, которым или за которое уплачивался сбор на обязательное государственное пенсионное страхование согласно действовавшему ранее законодательству и/или подлежит общеобязательному государственному пенсионному страхованию согласно Закону Украины «Об общеобязательном государственном страховании» от  09.07.2003 г. № 1058-IV (далее – Закон № 1058) и за который уплачены страховые взносы.

Пенсионный фонд рекомендует работодателям исчислять страховой стаж застрахованного лица на основании справок по формам ОК-5 или ОК-7 (письмо ПФУ от 12.04.2023 № 2800-030401-8/19784). И добавляет, что для подтверждения страхового стажа застрахованного лица за период с 01.01.2016 года можно воспользоваться информацией из Пенсионного фонда по форме «Дані про трудовий та страховий стаж» (приложение 9).

Обычно справка ОК-5 используется для назначения (пересчета) пенсии. На основании этой справки застрахованное лицо может проверить свой страховой стаж и узнать о заработной плате, которая будет влиять на назначение пенсии.

В то же время информация о страховом стаже из справки ОК-5 может пригодиться для оплаты больничных. В частности, в письме от 27.04.2018 № 613/0/51-18/218 Минсоцполитики заверил, что работодатель может пользоваться справкой ОК-5 для оплаты больничных: «…страховой стаж по социальному страхованию в связи с временной утратой трудоспособности1 за период ОК-7, страховой стаж за период, начиная с 2016 года, может исчисляться как по данным формы ОК-5, так и по данным формы ОК-7…».

ОК-7: форма и назначение

Справка ОК-7 имеет значение для выплат по временной нетрудоспособности: содержит сведения о суммах заработной платы, с которой уплачивается единый социальный взнос (в пределах максимальной величины) и страховой стаж за период с 2011 года. Обычно справку ОК-7 используют для определения страхового стажа для расчета сумм больничных, начисления пособия по безработице и т. п. Форма справки ОК-7 приведена в приложении 5 к Положению № 10-1.

В частности, в письме ПФУ от 12.04.2023 г. № 2800-030401-8/19784 сказано, что при исчислении страхового стажа застрахованному лицу работодатель использует справки Пенсионного фонда Украины по формам ОК-5 или ОК-7 (приложения 4 и 5 к Положению). При этом для подтверждения страхового стажа застрахованного лица за период с 01.01.2016 года работодатель может воспользоваться информацией из Пенсионного фонда Украины по форме «Дані про трудовий стаж» (приложение 9 Положения), которая предоставляется работодателю по его запросу.

Получение справок ОК-5 и ОК-7 в Пенсионном фонде через вебпортал

Для этого нужно зайти на веб-портал электронных услуг Пенсионного фонда (https://portal.pfu.gov.ua). Нажать «Вхід» и авторизироваться любым удобным для вас способом (с помощью квалифицированной электронной подписи либо логина и пароля, либо системы ID.GOV.UA, либо Дія.Підпис).

В меню слева в разделе «Комунікації з ПФУ» следует выбрать пункт «Запит на отримання електронних документів».

В поле «Тип звернення» выберите «Довідка ОК-5» или «Довідка ОК-7» (общие данные уже будут заполнены системой).

Дать согласие на передачу и обработку своих персональных данных и нажать «Відправити до ПФУ».

Проверить наличие сформированной справки можно в разделе «Мои обращения», в который документ после формирования поступит автоматически в течение нескольких минут.

При желании можно загрузить справку на съемный носитель или собственное цифровое устройство.

Получение справок ОК-5 и ОК-7 через портал Дія

На портале Дія можно также получить справки ОК-5 и ОК-7. Как это сделать очень доступно, рассказали специалисты этого сервиса. В частности, они расписали следующие шаги:

Зарегистрируйтесь или авторизуйтесь в кабинете гражданина на diia.gov.ua с помощью электронной подписи или BankID.

Выберите в меню «Послуги» на портале Дія Услугу «Довідка ОК-5» или «Довідка ОК-7». Если сведения в реестре застрахованных лиц отсутствуют, услуга недоступна.

Проверьте корректность своих данных в пользовательском профиле, обновите их при необходимости, отправьте запрос на справку.

В результате этих действий пользователю поступит соответствующая информация на почту. А вот сама справка будет отображаться в разделе «Послуги» – «Отримані документи».

В частности, справку ОК-5 можно получить по ссылке https://diia.gov.ua/services/dovidka-ok-5, а справку ОК-7 – по ссылке https://diia.gov.ua/services/dovidka-ok-7.

Еще одна справка о страховом стаже: приложение 9

Обратите внимание на приложение 9 «Індивідуальні відомості про застраховану особу (дані про трудовий та страховий стаж)» к Положению № 10-1. Через электронный сервис ПФУ это приложение можно получить в электронном виде. Это приложение отличается от справок ОК-5 и ОК-7 тем, что содержит только информацию о страховом стаже. То есть в нем нет сведений о суммах начисленных доходов застрахованных лиц и страховых взносах из них.