Средства индивидуальной защиты работникам: учет, налогообложение

Минимальные требования безопасности и охраны здоровья при использовании работниками средств индивидуальной защиты (далее – СИЗ) на рабочем месте (далее – Минимальные требования) утверждены  приказом Минсоцполитики от 29.11.2018 г. № 1804.

Минимальные требования

В этом документе приведены общие требования к СИЗ, которые используются работниками в ходе трудового процесса.

Пункт 4 разд. I Минимальные требования объясняют, что следует считать СИЗ в понимании этого документа. Понятие СИЗ:

• распространяется на все средства, предназначенные для ношения и использования работником для индивидуальной защиты от одного или более рисков, которые могли бы представлять угрозу безопасности и здоровью на работе, а также любые приспособления, аксессуары или сменные компоненты, предназначенные для этой цели;
• не распространяется, в частности, на специальную рабочую одежду и униформу, не предназначенную для обеспечения безопасности и защиты здоровья работника; СИЗ, предназначенные для ношения и использования личным составом ВСУ, Нацполиции Украины, других правоохранительных органов, а также в сфере дорожного (автомобильного) транспорта.

Минимальные требования дают знать:

• в каких случаях СИЗ подлежат обязательному возврату на склад;
• в каких случаях СИЗ считаются выданными в соответствии с нормами, а в каких – нет;
• почему важно требовать от работника «правильные» документы, подтверждающих факт самостоятельного приобретения СИЗ;
• чем отличаются индивидуальные СИЗ от дежурных. Так, дежурные СИЗ закрепляют по определенным рабочим местам или выдают работникам только на время выполнения тех работ, для которых они предусмотрены, и передают одной сменой другой и т. д.

Эти нюансы могут быть существенными для целей учета и налогообложения.

Приобретение СИЗ

Приобретенные СИЗ могут зачисляться на баланс предприятия в состав запасов или основных средств. Классификация зависит от срока использования актива, а также от операционного цикла предприятия.

Как следует из п. 3 разд. І НП(С)БУ 1 «Общие требования к финансовой отчетности», операционным циклом считается промежуток времени между приобретением запасов для осуществления деятельности и получением денег (их эквивалентов) от реализации производимой из них продукции или товаров и услуг.

Операционный цикл торговых и производственных компаний значительно различается. Особенно длительным может оказаться операционный цикл строительного предприятия (например, если объектом строительства является целое здание). В таком случае он наверняка будет больше года. То есть в состав запасов могут попасть СИЗ со сроком использования больше года.

СИЗ является необоротным активом

Бухгалтерский учет. Если срок использования СИЗ больше одного года (одного операционного цикла, если он больше года), то СИЗ входит в состав основных средств (далее – ОС). Учет такой спецодежды ведут согласно НП(С)БУ 7 «Основные средства». В зависимости от стоимости СИЗ может отражаться либо на субсчете 112 «Малоценные необоротные материальные активы», либо на субсчете 106 «Инструменты, приборы и инвентарь»*. Напомним, что стоимостной критерий для разграничения активов на малоценные необоротные материальные активы (далее – МНМА) и ОС предприятие устанавливает самостоятельно (п. 5 НП(С)БУ 7) и фиксирует в приказе об учетной политике. Как правило, такой предел устанавливается на уровне 20 000 грн.

*Согласно п. 6 разд. III Минимальные требования СИЗ считаются инвентарем.

Налог на прибыль. Налогообложение таких СИЗ на предприятиях, не корректирующих финрезультат на разницы, базируется исключительно на их бухучете. Предприятия с годовым доходом, превышающим 40 млн. грн (или те, кто принял такое решение самостоятельно), должны вести учет ОС в целях налогообложения. Напомним, что необоротный актив будет только тогда считаться ОС для целей налогообложения налогом на прибыль, если его стоимость превышает 20000 грн. (пп. 14.1.138 НКУ). Необоротные активы стоимостью 20000 грн. или меньше учитывают исключительно по правилам бухучета.

НДС. Сумма входящего НДС, уплаченного при приобретении СИЗ, включается в налоговый кредит на основании налоговой накладной, зарегистрированной в ЕРНН, без начисления налоговых обязательств согласно п. 198.5 НКУ. Если предприятие одновременно осуществляет налогооблагаемую НДС, а также не облагаемую налогом или освобожденную от НДС деятельность, то ему придется начислить налоговые обязательства согласно ст. 199 НКУ.

СИЗ является оборотным активом

Бухгалтерский учет. Если срок использования СИЗ меньше одного года (одного операционного цикла, если он больше года), то актив относится к запасам. Учет такого актива осуществляется согласно НП(С)БУ 9 «Запасы» в составе малоценных и быстроизнашивающихся предметов (далее – МБП). Основным отличием МБП от других запасов (сырья, материалов) является то, что они утрачивают свои первоначальные качества и свойства постепенно. То есть по своим характеристикам МБП во многом подобны МНМА. Приобретенные предприятием такие СИЗ отражают по дебету счета 22 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы» по первоначальной стоимости (п. 8 НП(С)БУ 9).

Налог на прибыль. Разниц по операциям с МБП в НКУ не предусмотрено. То есть СИЗ как оборотный актив для целей обложения налогом на прибыль все налогоплательщики (независимо от величины их годового дохода) учитывают на основании данных бухучета.

НДС. Как при приобретении СИЗ-необоротных активов (см. выше).

Пункт 11 разд. ІІІ Минимальные требования обязывает работодателя приобретать СИЗ у субъектов хозяйствования, которые производят и/или реализуют продукцию в соответствии с действующим законодательством.

Если вам важны нюансы бухучета не только по теме учета средств индивидуальной защиты, тогда регистрируйтесь на бесплатную вебинарную серию, где разберем самые актуальные проблемы законодательства и бухгалтерии.

Зарегистрироваться на бесплатный ✅

Выдача и использование СИЗ

Приобретенные СИЗ являются собственностью предприятия и передаются работникам во временное пользование (п. 6 разд. ІІІ Минимальных требований). То есть выдача СИЗ работнику не может считаться продажей/поставкой.

СИЗ является необоротным активом

Бухгалтерский учет. При передаче СИЗ в эксплуатацию их стоимость подлежит амортизации.

Амортизация СИЗ – ОС может начисляться методами, предусмотренными пп. 1-5 п. 26 НП(С)БУ 7, начиная с месяца, следующего за месяцем передачи объекта в эксплуатацию. Амортизация СИЗ – МНМА может начисляться прямолинейным или производственным методом.

А также одним из следующих способов (п. 27 НП(С)БУ 7):

• 50% амортизируемой стоимости списывается на расходы в первом месяце использования активов, а остальные 50% стоимости – в месяце списания с баланса;
• 100% амортизируемой стоимости – в первом месяце использования МНМА.

Расходы по уходу за СИЗ отражаются в составе расходов на счетах 23 «Производство», 91 «Общепроизводственные расходы», 949 «Прочие расходы операционной деятельности» и т. п. (в зависимости от того, работники какого подразделения используют СИЗ).

Налог на прибыль. Поскольку предприятия, корректирующие финрезультат на разницы, ведут налоговый учет ОС, то это означает, что согласно требованиям ст. 138 НКУ они имеют:

• при установлении сроков полезного использования объекта соблюдать минимально допустимые сроки, установленные пп. 138.3.3 НКУ. Для ОС, являющихся инструментами – 4 года;
• сравнивать сроки эксплуатации ОС, установленные в бухгалтерском и налоговом учете. Если окажется, что срок в бухучете равен или превышает минимально допустимый, то для расчета амортизации берется бухгалтерский срок (пп. 138.3.3 НКУ). В противном случае применяются минимально допустимые сроки, предусмотренные пп. 138.3.3 НКУ;
• не применять производственный метод начисления налоговой амортизации (пп. 138.3.1 НКУ);
• определять разницы, связанные с амортизацией, ликвидацией или продажей ОС, их уценкой или потерями от уменьшения полезности (п.п. 138.1, 138.2 НКУ).

Если предел для МНМА установлен на уровне 20000 грн, то приведенные выше правила для них не применяют. В этом случае ведется только бухучет таких активов.

НДС. Нет объекта налогообложения, поскольку отсутствует операция поставки.

СИЗ является оборотным активом

Бухгалтерский учет. При передаче в эксплуатацию СИЗ исключают из состава активов (списывают с баланса). В дальнейшем ведут их оперативный количественный учет по местам эксплуатации и у соответствующих лиц в течение срока их фактического использования (п. 23 НП(С)БУ 9). Расходы по уходу за СИЗ (расходы на стирку, дезинфекцию, ремонт и т. д.) отражаются в составе расходов на счетах 23, 91, субсчете 949 и т. д. (в зависимости от того, работники какого подразделения используют СИЗ).

Налог на прибыль. Разницы по операциям с МБП НКУ не предусматривает. То есть на этом этапе СИЗ – оборотный актив для целей налога на прибыль определяется на основании данных бухучета всеми налогоплательщиками (независимо от величины их годового дохода)

НДС. Нет объекта налогообложения, поскольку отсутствует операция поставки.