Средства под отчет: выдача, учет, отчетность

На практике все уже привыкли к таким понятиям как подотчетные лица и подотчетные средства. Но в Положении о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденном постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 г. № 148 (далее – Положение № 148), отсутствует определение этих терминов. Одновременно в п. 19 Положения № 148 указано, что субъекты хозяйствования выдают наличные деньги под отчет или на командировку подотчетным лицам в соответствии с законодательством Украины. Также в этом пункте перечислены случаи и сроки выдачи наличных под отчет:

• на закупку сельскохозяйственной продукции и заготовку вторичного сырья – сроком не более 10 рабочих дней;

• на закупку лома черных металлов и лома цветных металлов – сроком не более 30 рабочих дней со дня выдачи наличных под отчет;

• на все другие производственные (хозяйственные) нужды – на срок не более двух рабочих дней.

Причем наличные деньги под отчет выдать подотчетному лицу можно только при условии отчетности им за ранее полученные под отчет суммы.

Прежде чем рассмотреть порядок получения, использования и отчетности о полученных под отчет средствах, заметим, что понятия «подотчетное лицо» и «подотчетная сумма» все же существуют в национальном законодательном поле.

Так, в Порядке бухгалтерского учета отдельных активов и обязательств бюджетных учреждений, утвержденном приказом Минфина Украины от 02.04.2014 г. № 372 (далее – Порядок № 372), определено:

• подотчетное лицо – работник учреждения, получившего под отчет средства для будущих расходов;

• подотчетная сумма – средства, выданные работнику учреждения на расходы, связанные со служебными командировками, и/или на административно-хозяйственные расходы.

И хотя Порядок № 372 адресован бюджетникам, он достаточно четко определяет правила общего обращения с подотчетными лицами и суммами. В частности, подчеркивается, что подотчетные суммы имеют целевое назначение и должны расходоваться с целью, на которую они выданы (п. 3.3 Порядка № 372).

Также в Порядке № 372 говорится, что в расчетах с подотчетными лицами возникает дебиторская задолженность, которую предприятие погашает при представлении ими соответствующего отчета. Собственно, и в соответствии с Инструкцией о применении Плана счетов бухгалтерского учета активов, капитала, обязательств и хозяйственных операций предприятий и организаций, утвержденной приказом Минфина Украины от 30.11.1999 г. № 291, на субсчете 372 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется учет с подотчетными лицами.

Сальдо этого субсчета может быть как дебетовым (показатели отражаются в составе оборотных активов), так и кредитовым (показатели отражаются в составе обязательств баланса предприятия).

Подотчетные лица

Выдать деньги под отчет можно:

• лицам, с которыми предприятие имеет трудовые отношения, то есть работникам. Обычно в должностных инструкциях прямо указывают, что в обязанности работника входит закупка товарно-материальных ценностей (ТМЦ) и т. д. Следовательно, цель выдачи средств под отчет часто совпадает с трудовым функционалом (должностными обязанностями) работника. Если же в должностной инструкции нет подобных оговорок, но крайне нужно что-то приобрести за наличные деньги или с оплатой карточкой, тогда предприятие с целью предотвращения «неудобных» вопросов проверяющих может заключить договор поручения с работником – поверенным. Условия составления и требования к такому договору регулируется главой 68 (ст.ст. 1000-1010) Гражданского кодекса Украины;

• стороннему лицу, не имеющему трудовых отношений с предприятием, то есть не работнику (например, самозанятому лицу или просто гражданину без регистрации ФЛП). В этом случае полномочия такого лица и отношения с ним также оформляются и подтверждаются договором поручения. 

Если вам важны нюансы бухучета не только по теме средств под отчет, тогда регистрируйтесь на бесплатную вебинарную серию, где разберем самые актуальные проблемы законодательства и бухгалтерии.

Зарегистрироваться на бесплатный вебинар

Подотчетное лицо израсходовало собственные деньги

Часто бывает, что подотчетное лицо тратит собственные денежные средства, например, когда не хватило подотчетных сумм. Кстати, это законодательно не запрещено, но могут возникнуть рисковые ситуации при налогообложении физлица. В частности, если приобретение товаров (работ, услуг) в пользу работодателя работник осуществляет за счет собственных средств в связи с выполнением порученной ему работы (трудовой функции), то доход в виде компенсации за приобретенные товары (работы, услуги) не облагают НДФЛ и военным сбором. Но если работодатель подтвердит целесообразность и докажет обоснованность таких расходов, осуществленных работником (см. категорию 103.4 ОИР). Если же приобретение товаров (работ, услуг), осуществляемое работником в пользу работодателя за счет собственных средств, не связано с выполнением трудовой функции таким работником, то доход, выплаченный этому работнику за реализуемые (проданные) товары (работы, услуги) включается в его общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход как прочий доход и облагается НДФЛ и военным сбором на общих основаниях (см. категорию 103.4 ОИР).

Как выдают денежные  средства под отчет

Прежде всего, составляют приказ о закупке работником ТМЦ, в котором указывается цель их приобретения, вид ТМЦ и т. д.

Выдать подотчетные средства можно:

• наличными из кассы с оформлением расходного кассового ордера;

• корпоративной карточкой. Выдача денежных средств проводится на момент платежа с корпоративной карточки или снятия с ней наличности;

• платежной карточкой. Денежные средства считаются выданными на дату платежного поручения на их перевод на карточку работника.

Подотчетные средства: сроки, порядок отчетности

Подотчетное лицо представляет Отчет об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет. Форма этого Отчета (далее – авансовый отчет) и порядок его составления утвержден приказом Минфина Украины от 28.09.2015 г. № 841 (далее – Порядок № 841).

К авансовому отчету прилагаются документы, подтверждающие, в частности, приобретение ТМЦ (фискальные чеки, товарные чеки, расчетные квитанции, акт закупки сельскохозяйственного сырья, акт закупки ТМЦ).

Расчеты наличными – до окончания пятого банковского дня, следующего за днем, в котором налогоплательщик завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по доверенности и за счет лица, выдавшего денежные средства под отчет (пп. «б» пп. 170.9.2 Налогового кодекса Украины, далее – НКУ).

Расчеты наличными, снятыми с корпоративной или платежной карточки – до окончания третьего банковского дня после завершения выполнения отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет лица, выдавшего денежные средства под отчет (пп. 170.9.3 НКУ).

Безналичный расчет, в т. ч. с корпоративной карточки – до истечения пятого банковского дня, следующего за днем, в котором налогоплательщик завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по доверенности и за счет лица, выдавшего денежные средства под отчет (пп .«б» пп. 170.9.2 НКУ).

Подотчетные суммы: наличные ограничения

Если ТМЦ закупаются подотчетным лицом – работником за наличные деньги, действует ограничение наличных расчетов в размере 10 000 грн в течение дня, как при наличных расчетах предприятия с другими предприятиями и предпринимателями. При наличных расчетах с физлицами действует ограничение 50 000 грн в день по одному или нескольким платежным документам (п. 6 Положения № 148). Ограничение, установленное в п. 6 Положения № 148, касается также расчетов при оплате за товары, приобретенные на производственные (хозяйственные) нужды за счет наличных средств, полученных с помощью платежного инструмента (см. категорию 109.13 ОИР).

Если лицо, осуществляющее независимую профессиональную деятельность, не зарегистрировано как физическое лицо – предприниматель, то на наличные расчеты с ним также распространяется ограничение в размере 50 000 грн (см. категорию 109.13 ОИР).

Ограничение по предельной сумме расчетов не распространяется на расчеты, которые производятся с применением электронных платежных средств (платежных карточек) (см. категория 109.13 ОИР).