Суточные на командировку-2024

Суточные на командировку – это расходы на питание и финансирование прочих собственных потребностей физического лица во время командировки. Суточные отдельно  не нужно подтверждать документально. Далее подробнее о порядке определения и выплаты суточных.

Определение суммы суточных

Налоговый кодекс Украины (далее – НКУ) не устанавливает порядок расчета и выплаты суточных, но определяет размер суточных, который не облагается налогом в соответствии с  пп. 165.1.11 НКУ, согласно которому в общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход плательщика налога не включаются, в частности, денежные средства, полученные налогоплательщиком на командировку или под отчет и рассчитанные согласно п. 170.9 НКУ.

При этом сумма суточных определяется в случае командировки:

• в пределах Украины и стран, въезд граждан Украины на территорию которых не требует наличия визы (разрешения на въезд) – согласно приказу о командировке и соответствующим первичными документам;
• в страны, въезд граждан Украины на территорию которых осуществляется при наличии визы (разрешения на въезд), – согласно приказу о командировке при наличии документальных доказательств пребывания лица в командировке (отметок пограничных служб о пересечении границы, проездных документов, счетов на проживание и/или любых других документов, подтверждающих фактическое пребывание командировочного лица).

Налоговики в своих многочисленных разъяснениях о командировках (см., например, письмо ГНАУ от 07.09.2011 г. № 10077/5/15-1216) отмечают, что небюджетные предприятия и организации также могут использовать Инструкцию о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденную приказом Министерства финансов Украины от 13.03.1998 г. № 59 (далее – Инструкция № 59), как вспомогательный (справочный) документ.

В соответствии с пп. 170.9.1 НКУ фактическое количество дней пребывания в командировке определяется согласно приказу о командировке при наличии одного или нескольких документальных доказательств пребывания лица в командировке (отметок пограничных служб о пересечении границы, проездных документов, счетов на проживание и/или любых других документов, подтверждающих фактическое пребывание лица в командировке).

А согласно пп. 16.2 разд. ІІІ Инструкции № 59 суточные расходы за время пребывания в командировке возмещаются в пределах утвержденных сумм, в частности:

• за каждый день пребывания в командировке, включая день выбытия и прибытия, – по нормам, установленным для государства, в которое командирован работник (при отсутствии пересадок на другое транспортное средство или остановок в гостинице (отеле, другом жилом помещении) на территории Украины или других иностранных государств во время пребывания в пути к государству командировки или возвращения к месту постоянного работы).

Нормы суточных на командировку

Хозрасчетные предприятия (не финансируемые из бюджета) могут устанавливать произвольный размер суточных в коллективном договоре, командировочном положении, приказе (распоряжении) или в трудовом договоре с работником.

Впрочем, согласно пп. 170.9.1 НКУ в налогооблагаемый доход не включаются командировочные расходы, не подтвержденные документально, на питание и финансирование других собственных потребностей физического лица (суточные расходы), понесенные в связи с такой командировкой в пределах территории Украины, но не более 0,1 размера минимальной заработной платы, установленной законом на 1 января налогового (отчетного) года, в расчете за каждый календарный день такой командировки, а для командировок за границу – не выше 80 евро за каждый календарный день такой командировки по официальному обменному курсу гривны к евро, установленным НБУ, в расчете на каждый такой день. То есть НКУ устанавливает предельный размер суточных, с которых не удерживают НДФЛ и военный сбор.

Так, в 2024 году по Украине действуют такие предельные суточные – не выше 710,00 грн в расчете за каждый календарный день командировки (0,1 × 7100 грн).

Кроме того, обратите внимание на другое разъяснение налоговиков (см. категорию 103.17 ОИР). В частности, здесь указано: в случае командировки в страны, въезд граждан Украины на территорию которых осуществляется при наличии визы (разрешения на въезд), сумма суточных расходов не включается в общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход при наличии документальных доказательств пребывания лица в командировке, отметок пограничных служб о пересечении границы, проездных документов (транспортных билетов) счетов на проживание и/или любых других документов, подтверждающих фактическое пребывание командировочного лица и выполнения других требований, установленных п. 170.9 ст. 170 НКУ.

Как определяют сумму суточных

Суммы суточных определяют исходя из требований пп. «а» пп. 170.9.1 НКУ. В случае командировки:

• по Украине и странам, с которыми действует безвизовый режим, – сумму суточных определяют в приказе о командировке;
• в страны, въезд украинцев на территорию которых требует наличия визы, – сумму суточных определяют не только в командировочном приказе, но и на основании документальных доказательств пребывания в той или иной стране: отметок пограничников о пересечении границы, проездных билетов, счетов на проживание и т. п.

Если вам важны нюансы бухучета не только по теме учета суточных на командировку, тогда регистрируйтесь на бесплатную вебинарную серию, где разберем самые актуальные проблемы законодательства и бухгалтерии.

Зарегистрироваться на бесплатный ✅

Обязательна ли выплата суточных

Согласно ч. 2 ст. 121 КЗоТ работникам, которые направляются в командировку, выплачиваются, в частности, суточные за время нахождения в командировке.

Согласно ст. 9 КЗоТ условия договоров о труде, ухудшающие положение работников по сравнению с законодательством Украины о труде, недействительны. То, что предприятие не выплачивает суточные перед командировкой, является нарушением.

За невыплату суточных на предприятие может быть наложен штраф на основании абз. 4 ч. 2 ст. 265 КЗоТ как за несоблюдение минимальных государственных гарантий в оплате труда – в двукратном размере минимальной заработной платы (МЗП), установленной законом на момент выявления нарушения, за каждого работника, в отношении которого совершено нарушение.

Но эти финансовые санкции применяются к работодателю, если на момент проверки суточные вообще не были выплачены работнику. Одновременно абз. 8 ч. 2 ст. 265 КЗоТ предусмотрен штраф за нарушение прочих требований законодательства о труде – в размере одного МЗП за каждое такое нарушение.

Также у должностных лиц предприятия согласно ч. 1 ст. 41 КоАП имеется риск админштрафа: от 30 до 100 НМДГ (от 510 до 1700 грн).

Обратите внимание, что согласно ст. 221, 255 КоАП протоколы об административных правонарушениях по ч. 1 ст. 41 КоАП составляются должностными лицами Гоструда, а сами админдела рассматриваются в судебном порядке. Срок давности по подобным административным правонарушениям согласно ст. 38 КоАП составляет 3 месяца со дня совершения правонарушения.

Превышение нормы суточных

Если сумма суточных расходов, использованных работником в командировке, превышает установленные предельные нормы, для определения налогооблагаемой базы НДФЛ применяется повышающий коэффициент. Согласно пп. 163.1.1 НКУ объектом налогообложения НДФЛ физического лица – резидента является, в частности, общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход.

Перечень доходов, которые включаются в общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход плательщика налога, определен п. 164.2 НКУ.

В соответствии с пп. 164.2.11 НКУ сумма излишне израсходованных денежных  средств, полученных налогоплательщиком на командировку или под отчет и не возвращенных в установленные законодательством сроки, размер которой исчисляется в соответствии с п. 170.9 НКУ, включаются в общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход налогоплательщика.

Налоговым агентом налогоплательщика при налогообложении суммы, выданной налогоплательщику под отчет и не возвращенной им в течение установленного пп. 170.9.3 НКУ срока, есть лицо, выдавшее такую сумму – в сумме, превышающей сумму расходов плательщика налога на такую командировку, рассчитанную согласно пп. «а» пп. 170.9.1 НКУ.

В соответствии с пп. 170.9.3 НКУ документальное подтверждение суммы фактических командировочных расходов или выполнения отдельных гражданско-правовых действий путем предоставления подтверждающих документов, удостоверяющих сумму таких расходов, в случае осуществления безналичных расчетов с использованием платежных инструментов, включая корпоративные (бизнесовые) платежные инструменты или личные платежные инструменты, или их реквизиты, и возвращение лицу, выдавшему средства/электронные деньги под отчет, суммы излишне израсходованных средств/электронных денег, размер которых рассчитан согласно пп. «а» пп. 170.9.1 НКУ, осуществляется налогоплательщиком до окончания месяца, следующего за месяцем, в котором налогоплательщик:

а) завершает такую командировку;

б) завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по доверенности и за счет лица, выдавшего средства/электронные деньги под отчет.

В случае если при командировке или выполнении отдельных гражданско-правовых действий налогоплательщик применил для проведения расчетов платежный инструмент, включая корпоративный (бизнесовый) платежный инструмент или личный платежный инструмент, или его реквизиты и списание средств/электронных денег по понесенным расходам осуществляется поставщиком платежных услуг. позже даты, когда налогоплательщик завершает такую командировку или завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия, сроки, установленные настоящим подпунктом, продолжаются на один календарный месяц.

Согласно п. 164.5 НКУ при начислении (предоставлении) доходов в любой неденежной форме базой налогообложения является стоимость такого дохода, рассчитанная по обычным ценам, правила определения которых установлены согласно НКУ, умноженная на коэффициент, исчисляемый по формуле:

К = 100: (100 – Сп),

где К – коэффициент;

Сп – ставка налога, установленная для таких доходов к моменту их начисления.

В таком же порядке определяются объект налогообложения и налогооблагаемая база для средств, излишне израсходованных плательщиком налога на командировку или под отчет и не возвращенных в установленные законодательством сроки.

Согласно п. 167.1 НКУ ставка НДФЛ составляет 18% налогооблагаемой базы относительно доходов, начисленных (выплаченных, предоставленных) плательщику (кроме случаев, определенных в пп. 167.2- 167.5 НКУ).

Следовательно, если размер суточных командировочных расходов превышает установленные пп. «а» пп. 170.9.1 НКУ нормы, то сумма такого превышения является объектом обложения налогом на доходы физических лиц и определяется в порядке, установленном п. 164.5 НКУ, то есть с применением коэффициента.

См. также на тему командировок:

Разъездной характер работы или командировки: находим отличия

Командировки: ответы на актуальные вопросы

Командировочные и под отчет: выдача аванса, возмещение расходов, отчетность