Табель учета рабочего времени на 2025 год

Назначение табеля учета рабочего времени

Табель для учета рабочего времени является документом первичного учета. Так, в письме Минсоцполитики Украины от 21.11.2016 г. №5907/0/10-16/06 указано, что к первичной учетной документации для определения количественного состава работников, в частности, относится табель учета рабочего времени. Он необходим для учета использования рабочего времени работников, для контроля за соблюдением установленного режима работы, расчетов с работниками по заработной плате, получения информации об отработанном времени, составлении статистической отчетности. Также этот табель является основанием для начисления работникам пособия по временной нетрудоспособности, сумм за период ежегодных отпусков и других выплат.

Обратите внимание: обязательно наличие первичного учета показателей по использованию рабочего времени, явок и неявок работников, которые определены формами государственных статистических наблюдений по труду. А еще Минтруда в письме от 13.05.2010 г. № 140/13/116-10 указывает: в табеле учета использования рабочего времени (типовая форма № П-5) делают отметки о фактически отработанном времени, отработанные за месяц часы, в т. ч. сверхурочные, вечерние, ночные часы работы и прочее, а также другие отклонения от нормальных условий работы.

Табель учета рабочего времени: общие положения

Все работодатели, в том числе ФЛП обязаны вести табель учета рабочего времени, чтоб верно начислить заработную плату при хоть какой системе оплаты труда. Минтруда Украины в письме от 13.05.2010 г. № 140/13/11610 также отмечает обязательное ведение табеля учета рабочего времени, в частности, для начисления заработной платы работникам с повременной системой оплаты труда. В таком табеле следует фиксировать фактически отработанное работником время (в часах), заполняют его в конце рабочего дня.

Работодатели назначают ответственное лицо – работника, которому поручено осуществлять контроль за выходом работников на работу и вести табель. Выполнение этой функции входит в должностные обязанности согласно должностной (рабочей) инструкции такого работника.

Форма табеля учета рабочего времени

Типовая форма № П-5 «Табель учета использования рабочего времени» утверждена приказом Госкомстата Украины от 08.12.2008 г. № 489 (далее – Приказ № 489). Эта форма носит рекомендательный характер, состоит из минимального количества показателей, необходимых для заполнения форм государственных статистических наблюдений. При необходимости типовую форму № П-5 можно дополнить другими показателями, необходимыми работодателю для учета.

Приказ № 489 не определяет порядок ведения табеля учета рабочего времени. На практике ответственное лицо, составившее табель учета рабочего времени, должно подписать его, согласовать с руководителем предприятия и передать заранее в бухгалтерию: для своевременного расчета заработной платы.

Обратите внимание, что форма № П-5 содержит рекомендуемый, а не исключительный перечень условных обозначений для табелирования работников. Поэтому при необходимости предприятие может вводить дополнительные условные обозначения для учета рабочего времени, утвердив его в Положении об учете использования рабочего времени.

Периодичность составления табеля учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени ответственные лица заполняют дважды в месяц:

• для начисления авансовых платежей – за первую половину месяца;
• для расчета заработной платы за месяц – за весь месяц.

В конце месяца в табеле учета рабочего времени подсчитывают общее количество отработанных дней и дней неявок на работу.

Специалисты Гоструда разъясняют следующее: «Предприятие, учреждение, организация для учета рабочего времени самостоятельно должны определять лиц, ответственных за ведение учета использования рабочего времени работниками и оформление табелей; должностных лиц, удостоверяющих своими подписями информацию, указанную в табелях; сроки представления табелей на подпись соответствующим должностным лицам; сроки представления табелей в бухгалтерию для начисления заработной платы; порядок внесения в табель сведений о новых работниках и изъятии из него сведений об уволенных работниках; правила и порядок присвоения работникам табельных номеров; правила и порядок корректировки сведений о фактической работе и отсутствии работников на работе.

При условии, что количество работников невелико, табель учета использования рабочего времени, как правило, ведут специалисты бухгалтерии и составляют его в одном экземпляре за два-три дня до расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц.

На крупных предприятиях табель учета использования рабочего времени ведут кадровики или даже вводится в штат такая должность как табельщик (когда много цехов, структурных подразделений, разные условия рабочего времени и т. п.). Также эти функции могут возлагаться на руководителей подразделений или их подчиненных. Заполненный табель учета использования рабочего времени подписывает ответственное лицо (бухгалтер, кадровик или табельщик) или руководитель структурного подразделения. Но порядок его составления и утверждения предприятие определяет самостоятельно в соответствии со своими локальными нормативными документами. Поэтому целесообразно на предприятии разработать отдельное Положение о ведении табельного учета, поскольку на законодательном уровне не утверждены соответствующие положения или разъяснения.

Подчеркиваем, что в соответствии с частью 2 статьи 30 Закона Украины «Об оплате труда» работодатель обязан обеспечить достоверный учет выполняемой работником работы и бухгалтерский учет расходов по оплате труда в установленном порядке.

При этом работодателя не могут привлечь к ответственности за отсутствие табелей учета использования рабочего времени, если обеспечен учет использования рабочего времени другим способом».

Если вам важны нюансы учета не только по теме учета табеля учета рабочего времени, тогда регистрируйтесь на бесплатную вебинарную серию, где разберем самые актуальные проблемы законодательства и бухгалтерии.

Зарегистрироваться на бесплатный ✅

Положение об учете использования рабочего времени

В данном локальном акте предприятия, в частности, прописывают порядок присвоения табельных номеров; лицо, ответственное за учет рабочего времени и оформление табелей (по каждому структурному подразделению или по предприятию в целом); сроки и порядок закрытия табеля учета и т. д.

Согласно Положению об учете использования рабочего времени открывают табель учета рабочего времени первого числа каждого месяца и табельщик или другое ответственное лицо передает в бухгалтерию дважды в месяц для расчета за первую половину месяца (аванс) и расчета заработной платы за месяц.

При оформлении Положения об учете использования рабочего времени следует учитывать, что табель учета рабочего времени составляют в одном экземпляре и ведут на:

• всех штатных работников;
• совместителей (внутренних и внешних), которым присваивают новый табельный номер;
• на работников, работающих на условиях срочных трудовых договоров (см. письмо Минтруда Украины от 01.06.2005 г. № 36-211).

Включают работника в табель и исключают из него на основании приказа о принятии на работу и увольнении.

Одновременно в табеле учета рабочего времени не отражают работу по совмещению и выполнению работы при временно отсутствующем работнике, так как такую ​​работу работники выполняют в основное рабочее время. Также не включают в табель учета рабочего времени лиц, работавших по гражданско-правовым договорам.

Отдельные особенности ведения табеля учета рабочего времени

В случае необходимости на основании подтверждающих документов (листков нетрудоспособности, справок о вызове в военкомат, в суд, приказов о командировках, отпусках, о принятии, увольнении, переводе и т. п.) в следующем месяце после расчетного периода составляют изменения в табель учета рабочего времени.

Если работника, скажем, переводят на новую должность в другое подразделение предприятия, то в течение календарного месяца на него в предыдущем подразделении оформляют табель за отработанное фактически время последнего дня работы включительно. А на новом месте табель учета рабочего времени оформляется со дня фактического перевода согласно приказу о переводе.

При смене фамилии работника новые данные вносят в табель учета рабочего времени после издания приказа: на основании соответствующих документов.

Хранение табеля учета рабочего времени

Для табелей учета рабочего времени установлен срок хранения в один год (ст. 408 Перечня типовых документов, которые создаются при деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций с указанием сроков хранения документов, утвержденного приказом Минюста Украины от 12.04.2012 г. № 578/5, далее – Перечень № 578/5). Срок хранения документов начинают исчислять с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством (п. 2.10 Перечня № 578/5). Так что табели учета рабочего времени, составленные в 2024 году, следует хранить до конца 2025 года.