Товары на ответственном хранении: документальное оформление

Заключение договора хранения

Согласно ст. 936 ГКУ для передачи товара на ответственное хранение следует заключить договор хранения, который по общему правилу должен иметь письменную форму (ст.ст. 208, 937 ГКУ). Итак, договор хранения, который заключают между собой юридические лица, оформляют в письменной форме. При этом ч. 1 ст. 937 ГКУ уточняет: письменная форма договора будет считаться соблюденной, если принятие вещи на хранение удостоверено распиской, квитанцией или другим документом, подписанным хранителем. Права и обязанности сторон договора хранения возникают только после передачи вещи на хранение, именно с этого момента договор хранения считается заключенным.

Документы на хранение товара

Расписки, квитанции и т. п., которые прилагают к договору хранения, дополнительно подтверждают наличие заключенного договора и являются сопроводительными документами при приеме-передаче товара на хранение. Заметим, что каких-либо законодательных требований к исключительному перечню и виду таких документов нет. Хранитель и поклажедатель самостоятельно определяют документы, которые сопровождают передачу товара на хранение. Эти документы, обычно расходная накладная или акт приемки-передачи в произвольной форме следует указать в договоре хранения.

Относительно товара, хранящегося на складе, нужно подготовить:

• договор складского хранения;
• складской документ (в частности, складскую квитанцию).

Обратите внимание! При хранении отдельных видов товара (продукции) следует использовать типовые формы документов. К примеру, передача зерна на зерновой склад сопровождается оформлением типового договора и складских документов, предусмотренных Порядком выпуска бланков складских документов на зерно, их передачи и продажи зерновым складам и типового договора складского хранения зерна, утвержденным постановлением КМУ от 11.04.2003 г. № 510.

Отдельные особенности документального оформления

При оформлении договора на хранение следует указать стоимость товара, поскольку согласно ст. 951 ГКУ в случае утраты (недостачи) переданной на хранение вещи возможно возмещение хранителем поклажедателю убытков – в размере стоимости этой вещи. Поэтому на практике в договоре хранения и в документе на передачу товара на хранение стороны обычно указывают как количество, так и стоимость переданного товара. В частности, в целях возможного возмещения утраченного или поврежденного товара.

Кроме того, согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета активов, капитала, обязательств и хозяйственных операций предприятий и организаций, утвержденной приказом Минфина от 30.11.1999 г. № 291, хранитель учет ценностей, полученных на ответственное хранение, ведет на забалансовом субсчете 023 «Материальные ценности на ответственном хранении»: по ценам, предусмотренным в договорах, актах приемки-передачи и ​​т. п.

Если вам важны нюансы учета не только по теме учета товаров на ответственном хранении, тогда регистрируйтесь на бесплатную вебинарную серию, где разберем самые актуальные проблемы законодательства и бухгалтерии.

Зарегистрироваться на бесплатный ✅

Товарно-транспортная накладная

Напомним, что в соответствии с разд. І Правил перевозок грузов автомобильным транспортом в Украине, утвержденных приказом Минтранса от 14.10.1997 г. № 363 (далее – Правила № 363):

• автомобильный перевозчик – физическое или юридическое лицо, осуществляющее на коммерческой основе или за собственные средства перевозки пассажиров или (и) грузов транспортными средствами;
• грузоотправитель – физическое лицо, физическое лицо-предприниматель или юридическое лицо, которое предоставляет перевозчику груз для перевозки и вносит соответствующие сведения в товарно-транспортную накладную или другой определенный законодательством документ на груз;
• грузополучатель – физическое лицо, физическое лицо-предприниматель или юридическое лицо, осуществляющее прием груза и разгрузку транспортного средства в порядке, установленном законодательством;
• товарно-транспортная накладная (ТТН) – единый для всех участников транспортного процесса (кроме физических лиц, осуществляющих перевозку груза за счет собственных средств и для собственных нужд) документ, предназначенный для учета товарно-материальных ценностей на пути их перемещения, расчетов за перевозку груза и учета выполненной работы, которая может использоваться для списания товарно-материальных ценностей, оприходования, складского, оперативного и бухгалтерского учета, который составляется в бумажной и/или электронной форме и содержит обязательные реквизиты, предусмотренные Законом Украины «Об автомобильном транспорте» и настоящими Правилами (абз. 27 п. 1 Правил № 363).

Согласно п. 11.1 главы 11 Правил № 363 основным документом на перевозку грузов является товарно-транспортная накладная, форма которой приведена в приложении 7 к настоящим Правилам. И в п. 10.8 Правил № 363 предусмотрено, что ТТН заполняется в соответствии с главой 11 настоящих Правил.

Доставка ТМЦ на хранение может осуществляться:

• самим поклажедателем на собственном транспорте. Поклажедатель составляет ТТН, по которой он является грузоотправителем и перевозчиком. Хранитель является грузополучателем;
• привлеченным перевозчиком (каким может быть и хранитель ТМЦ) по договору перевозки. ТТН также составляет поклажедатель – грузоотправитель, грузополучателем является хранитель, который одновременно может выступать в роли перевозчика.

Инвентаризация товаров, переданных на хранение

Как уже указывалось, отношения по договорам хранения регулирует гл. 66 ГКУ (ст.ст. 936-978). Сторонами договора хранения являются поклажедатель и хранитель.

Согласно п. 6 разд. I Положения об инвентаризации активов и обязательств, утвержденного приказом Минфина Украины 02.09.2014 г. № 879 (далее – Положение № 879), сплошной инвентаризации также подлежат все виды активов независимо от места их нахождения.

И если договор хранения охватывает период, на который приходится проведение обязательной ежегодной инвентаризации, то можно в нем (например, в разделе, регулирующем прием-передачу товара) прописать порядок инвентаризации находящихся на хранении товаров.

Например, предположить, что в случае несоответствия результатов инвентаризации данным одной из сторон договора стороны в течение определенного количества рабочих дней проводят уточненную инвентаризацию и сверку хранителя и поклажедателя с данными, указанными в актах приемки-передачи товара на хранение, товарно-транспортных накладных, инвентаризационных описаниях поклажедателя.

Заметим, что составление поклажедателем отдельного инвентаризационной описи на запасы, которые находятся на складах других предприятий, в частности, на ответственном хранении, и проверку обоснованности сумм на счетах бухучета в отношении таких товаров предусмотрена пп. 4.3 п. 4 разд. ІІІ Положения № 879. В нем также указано, что такие суммы должны быть подтверждены надлежащими первичными документами.

В то же время п. 6 разд. I Положения № 879 предусматривает, что и хранитель отдельно инвентаризирует активы, находящиеся у него на хранении и учитываемые на забалансовом субсчете 023.

Добавим, что как форму инвентаризационной описи можно использовать инвентаризационную опись материальных ценностей, принятых на ответственное хранение, утвержденное приказом Минфина от 17.06.2015 г. № 572.

Кроме того, в п. 14 разд. II Положения № 879 указано, что инвентаризационные описи, акты инвентаризации, сверительные ведомости оформляются в соответствии с требованиями Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина Украины от 24.05.1995 г. № 88 (далее – Положение № 88). И согласно пп. 2.7 п. 2 Положения № 88 первичные документы составляют на бланках типовых и специализированных форм, утвержденных соответствующим органом государственной власти. В то же время, документирование хозяйственных операций может осуществляться с использованием изготовленных самостоятельно бланков, которые должны содержать обязательные реквизиты или реквизиты типовых или специализированных форм. Поэтому предприятия, разрабатывая собственные инвентаризационные описи, могут взять за основу вышеупомянутые типовые формы.

При инвентаризации товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение, записи в описи проводятся инвентаризационной комиссией хранителя на основании проверки и пересчета ценностей в натуре. Товары и материалы, хранящиеся на складах других организаций, поклажедателем заносятся в описи на основании документов, подтверждающих передачу этих ценностей на ответственное хранение.