Учет личного состава работников (персонала) предприятия в деталях

Дата публикации
06 Сен 2021

Для учета личного состава применяется личная карточка — документ, содержащий информацию по каждому отдельному работнику и предоставляющий возможность решать любые организационные вопросы, в т.ч. и кадровые. Далее — об основных правилах ведения личных карточек.

Форма учета личного состава

Предприятия и организации для учета личного состава применяют типовую карточку первичного учета № П-2 «Особова картка працівника» (утверждена приказом Госкомстата Украины, Минобороны Украины от 25.12.2009 г. № 495/656, далее — Личная карточка).

Что касается необходимости ведения Личной карточки ФЛП Минсоцполитики высказывалось еще в письме от 21.11.2016 г. № 5907/0/10-16/06. Основанием для этого Минсоцполитики считает среди прочего п. 1.6 р. І Инструкции по статистике количества работников, утвержденной приказом Госкoмстата Укpаины от 28.09.2005 г. № 286 (далее — Инструкция № 286). Ведь данной нормой уcтановлено, что к первичной учетной документации для определения количественного состава работников относится и личная карточка. А в соответствии с п. 1.1 p. І Инструкции № 286 ее действие распространяется также на ФЛП, использующих наемный труд.

Для госслужащих используется специальная форма Личной карточки, утвержденная приказом Нацагентства Украины по вопросам государственной службы от 19.05.2020 г. № 77-20.

Отдельная форма Личной карточки разработана и для судей (см. приложение 3 к Порядку формирования, ведения, учета и хранения личных дел судей, утвержденному приказом Госсудадминистрации Украины от 20.05.2016 г. № 97).

Кого учитывают с применением Личных карточек

На всех работников, включая иностранцев, принятых предприятием по трудовому договору (контракту), в т.ч. по совместительству, ведутся Личные карточки. То есть на лиц, принятых на работу с испытательным сроком, на временные и сезонные работы также заводятся Личные карточки. А вот на тех лиц, которые не состоят в трудовых отношениях с предприятием (например, практиканты, с которыми заключен трудовой договор, или лица, выполняющие работы, предоставляющие услуги на основании гражданско-правовых договоров), Личные карточки не открывают.

Если речь идет не о внутреннем совместителе, то Личные карточки заводятся отдельно — по каждой его должности (работе).

Оформление Личной карточки

Личную карточку составляет отдел кадров или уполномоченное лицо при приеме на работу работника. Утверждается документ работником кадровой службы или уполномоченным лицом и подписывается работником.

Специальные требования по поводу оформления Личной карточки законодательство не устанавливает. Поэтому заполнять ее можно как от руки, так и машинописным способом. Личная карточка заполняется в одном экземпляре на основании соответствующих документов: паспорта, трудовой книжки, диплома, военного билета и т.д. (см. письмо Минсоцполитики Украины от 12.12.2016 г. № 1648/0/101-16/28).

Следуя предписания письма Госкомстата Украины от 21.11.2016 г. № 09.4-12/307-16, есть возможность дополнения Личной карточки данными о работнике в дополнительных строках и их исправления на основании соответствующих документов. Например, при изменении фамилии, места жительства, паспортных данных и пр.

Заголовочная часть Личной карточки

Обратите внимание, что в ней предусмотрен табельный номер, хотя законодательство не обязывает присваивать табельные номера. Поэтому каждое предприятие самостоятельно решает, нужны они или нет. Графа «Індивідуальний ідентифікаційний номер» заполняется в соответствии с регистрационным номером учетной карточки плательщика налогов. Графа не заполняется, если работник отказался согласно законодательству от принятия этого номера.

Структура личной карточки работника

Личная карточка содержит следующие разделы, для заполнения каждого из которых предусмотрены определенные правила.

І. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ: данные заполняются в соответствии с документами, предоставленными работником. В частности, указываются:

  • Ф.И.О., дата рождения, гражданство лица (согласно записям в паспорте, другого документа, заменяющего его);
  • образование (базовое общее среднее, полное общее среднее, профессионально-техническое, неполное высшее, среднее специальное, высшее), название образовательного заведения; серия и номер диплома или свидетельства; год окончания учебного заведения и др. О работнике, обучающемся в учебном заведении, заполняются только название заведения образования, его местонахождение, год вступления, специальность;
  • вписываются название последнего места работы и должность (профессия), которую работник занимал;
  • указывается стаж работы с начала трудовой деятельности, отмечая общий стаж и стаж, предоставляющий право на надбавку за выслугу лет;
  • фиксируются дата и причина увольнения в соответствии с записью в трудовой книжке;
  • указывается семейное положение, например, «замужем» («не замужем»), «женат» («не женат»), «разведена» («разведен»), степень родства (состав семьи), Ф.И. О. с указанием года каждого члена семьи;
  • указывается место фактического проживания (область, город, район, улица, номер дома, квартиры, номер контактного телефона и почтовый индекс).

II. СВЕДЕНИЯ О ВОИНСКОМ УЧЕТЕ: предназначено для заполнения сведения о воинском учете работника. Сведения заполняются согласно Порядку организации и ведения воинского учета призывников и военнообязанных, утвержденному постановлением КМУ от 07.12.2016 г. № 921 (далее — Порядок № 921).

Обратите внимание на Методические рекомендации касаемо Порядка заполнения предприятиями, учреждениями и организациями II раздела типовой формы первичного учета № П-2 «Особова картка працівника».

В частности, раздел ІІ Личной карточки заполняется в соответствии с записями в военно-учетных документах:

  • для призывников — это удостоверение о приписке к призывному участку;
  • для военнообязанных — это военный билет или временное удостоверение.

III. ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ НА ПРОИЗВОДСТВЕ (ЗА СЧЕТ ПРЕДПРИЯТИЯ-РАБОТОДАТЕЛЯ): указывают, в частности, период, вид, форму обучения, название документа, удостоверяющего профессиональное образование, кем выдан.

IV. НАЗНАЧЕНИЕ И ПЕРЕВОД: вносится информация, в частности, о профессии, должности, разряде (окладе) работника, основания для назначения на должность или перевод.

V. ОТПУСКА: указываются отпуска всех видов, предоставляемых работнику за время работы на предприятии (например, ежегодный основной отпуск, отпуск работникам, имеющим детей, и т.д.). Также указываются количество дней отпуска и период, за который она предоставлена.

Можно выделить в Личной карточке еще два отдельных раздела:

  • Дополнительные сведения: указываются данные, не зафиксированные в других разделах Личной карточки. Например, о статусе, предоставляющем право на льготы или трудовые преференции (участник боевых действий, лицо с инвалидностью и т.д.), о наличии правительственных наград, знании иностранных языков, избрании на выборную должность и т.п.
  • Дата и причина увольнения (основание): указываются дата и причина увольнения (основание) работника в соответствии с приказом (распоряжением) об увольнении. Записи должны соответствовать формулировкам действующего законодательства и содержать ссылки на соответствующую норму Кодекса законов о труде Украины (статья, часть, пункт).

Ведение и хранение Личных карточек

На законодательном уровне сроки оформления Личной карточки не установлены. Вместе с тем согласно п. 2.5 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Минтруда, Минюста, Минсоцзащиты Украины от 29.07.1993 № 58 (далее — Инструкция № 58), собственник или уполномоченный им орган обязан ознакомить работника под расписку в Личной карточке с каждой записью, которая вносится в трудовую книжку. А такая запись вносится в 5-дневный срок со дня трудоустройства. Следовательно, в запасе у кадровиков для оформления Личной карточки — 5 дней.

Обратите внимание! Работник может отказаться ознакомляться под расписку в Личной карточке о назначении на работу, переводе или увольнении. По этому поводу Минсоцполитики в письме от 12.12.2016 г. № 1648/0/101-16/28 разъяснило, что действующим законодательством не предусмотрен нормативно-правовой акт, подтверждающий действия работника или отказ в их совершении, не зафиксированные в письменной форме. Поэтому с целью фиксации и подтверждения действий работника должностными лицами предприятий, учреждений и организаций возможно составление акта в произвольной форме.

В п. 37 Порядка № 921 также указано, что в 5-дневный срок в Личных карточках военнообязанных и призывников следует внести информацию о местах их работы. На практике Личную карточку, как правило, заполняют в день приема работника на работу на основании представленных им оригиналов документов (паспорта, трудовой книжки, документов об образовании, военного билета).

Пунктом 44 Порядка № 921 предусмотрено, что личные карточки призывников и военнообязанных следует хранить в отдельной картотеке в алфавитном порядке по следующим группам:

  • первая — личные карточки военнообязанных офицерского состава;
  • вторая — личные карточки военнообязанных рядового, сержантского и старшинского состава;
  • третья — личные карточки военнообязанных — женщин;
  • четвертая — личные карточки призывников.

При этом отдельно в каждой группе выделяют Личные карточки военнообязанных, которые забронированы на период мобилизации и на военное время.

Личные карточки лиц, исключенных из военного учета по возрасту или состоянию здоровья, хранятся в общей картотеке.

Общий срок хранения Личной карточки работника — не менее 75 лет после его увольнения (ст. 499 Перечня типовых документов, создаваемых в ходе деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденного приказом Минюста Украины от 12.04.2012 г. № 578/5).

Проходит набор
Онлайн-курс по Зарплате и Кадрам

    Научитесь вести зарплатный и кадровый учет без ошибок, благодаря комплексному ...

    Анастасия Волевач Ирина Тимошенко
    20 Июл 2021
    Онлайн-курс по 1С Бухгалтерия 2.0

      Научитесь использовать 1С на 100%, работать быстро и без ошибок за 5 недель

      Светлана Шанайда
      Спикер Светлана Шанайда
      Комментарии 0

        Получите PDF Чек-лист

        Экспресс-аудит Вашей бухгалтерии

        [utm_campaign_i][/utm_campaign_i] [utm_source_i][/utm_source_i] [utm_medium_i][/utm_medium_i] [utm_term_i][/utm_term_i] [utm_content_i][/utm_content_i] [gclid_i][/gclid_i]
        Ближайшие курсы
        Онлайн-курс по Зарплате и Кадрам

          Научитесь вести зарплатный и кадровый учет без ошибок, благодаря комплексному ...

          Анастасия Волевач Ирина Тимошенко
          20 Июл 2021
          Онлайн-курс «Бухгалтер-Эксперт»

            Получите навыки, которыми обязан обладать единственный/главный бухгалтер для ...

            Анастасия Волевач Ирина Тимошенко
            25 Июн 2021
            Онлайн-курс по Проверкам

              Научитесь проходить проверки Налоговой уверенно и без штрафов всего за 5 недель

              Игорь Сичеславский
              Спикер Игорь Сичеславский
              16 Авг 2021
              Онлайн-курс по 1С Бухгалтерия 2.0

                Научитесь использовать 1С на 100%, работать быстро и без ошибок за 5 недель

                Светлана Шанайда
                Спикер Светлана Шанайда
                Онлайн-курс по Налогу на Прибыль

                  Научитесь вести учет налога на прибыль без ошибок, благодаря комплексному ...

                  Галина Морозовская
                  Спикер Галина Морозовская
                  05 Апр 2021