Учет зарплаты и расчетов с работниками

Оплата труда – одна из ключевых ниш в работе бухгалтерии, ведь она требует взвешенного и кропотливого расчета, поскольку предоставлять разъяснения по начисленным суммам придется не только руководству, но и всем работникам. Ввиду этого рассмотрим, откуда бухгалтерия берет данные для начисления зарплаты и в каких документах и на каких счетах учитывает оплату труда

Табель учета рабочего времени

При почасовой системе оплаты труда оплачивается фактически отработанное время, которое учитывается в табеле учета рабочего времени.

Табель составляется в электронной или бумажной форме с использованием, как правило, типовой формы № П-5, утвержденной приказом Госкомстата от 05.12.2008 г. № 489 (далее – Приказ № 489).

Табель ведется работниками кадровой службы или же табельщиками (на крупных предприятиях), хотя его ведение зачастую возлагается на руководителей структурных подразделений. Эти ответственные лица и передают заполненный табель в бухгалтерию для начисления зарплаты.

Исходные данные для начисления зарплаты содержит табличная часть табеля с данными об отработанных часах ежедневно или неявками на работу, а также условными обозначениями (кодами) по соответствующим дням месяца (сверхурочные, ночные часы, выходные и праздничные дни, отпуска, временная нетрудоспособность, прогулы, простой и т. д.).

Пройдите тест на 10 вопросов

Составляющие зарплаты

Оплата труда, исчисленная согласно отработанному рабочему времени, указанному в табеле, и тарифным ставкам (должностным окладам) в штатном расписании составляет, прежде всего, фонд основной зарплаты. Однако работник может рассчитывать и на другие составляющие зарплаты, относящиеся к фонду дополнительной зарплаты или другим поощрительным и компенсационным выплатам.

Они осуществляются работниками согласно принятым на предприятии колдоговору, Положению об оплате труда и другим локальным документам по оплате труда на предприятии и требованиям законодательства о труде, регламентирующим выплаты работникам.

Руководствуются при этом Инструкцией по статистике заработной платы, утвержденной приказом Госкомстата Украины от 13.01.2004 г. № 5, в которой изложены все составляющие фонда оплаты труда и выплаты, которые к ним относятся.

Расчетно-платежная ведомость

Все начисленные составляющие зарплаты работника отдельно отражаются в расчетной или расчетно-платежной ведомости.

Чаще всего для внесения данных о начисленных и удержанных выплатах работникам используются формы первичной учетной документации предприятий (учреждений, организаций) № П-6 «Розрахунково-платiжна вiдомiсть працiвника» и № П-7 «Розрахунково-платiжна вiдомiсть (зведена)», утвержденные Приказом № 489.

В левой части табличной формы расчетно-платежной ведомости приведены составляющие оплаты труда и их суммы, а в правой – предусмотренные законодательством удержания из зарплаты.

Субсчета для учета оплаты труда

Учитываются данные о начислении зарплаты работников на счете 66 «Расчеты по выплатам работникам», имеющем субсчета:

– 661 «Расчеты по заработной плате». По кредиту данного субсчета отражаются начисленная работникам предприятия основная и дополнительная зарплата, премии, другие подлежащие начислению работникам выплаты, а по дебету – их выплата, а также удержание НДФЛ, военного сбора, сумм алиментов и прочие удержания из выплат работникам;

– 662 «Расчеты с депонентами». Его используют для отражения задолженности предприятия по выплатам работникам при получении наличности для выплаты через кассу предприятия и неполучении ее работниками в установленный срок;

– 663 «Расчеты по прочим выплатам». Предназначен для учета расчетов по выплатам, которые не относятся к фонду оплаты труда, в частности, пособие по частичной безработице, пособие по временной нетрудоспособности.

Начисленная зарплата входит в состав расходов предприятия (п. 23 НП(С)БУ 16 «Расходы»). Она отражается по дебету расходных субсчетов бухучета. Для этого используются счета класса 9 с целью отражения расходов на оплату труда в составе производственных, административных и сбытовых расходов. Также применяется счет 23 «Производство». Все зависит от того, какой категории работников начислена зарплата.

Удержание налогов с зарплаты

Они отражаются по дебету субсчета 661 и кредиту субсчетов:

– 641 «Расчеты по налогам», если удерживается сумма НДФЛ с начисленной зарплаты;

– 642 «Расчеты по обязательным платежам» при удержании с зарплаты военного сбора.

Учитывая, что сумма ЕСВ начисляется на зарплату, а не удерживается с нее, то его начисление проводится по кредиту субсчета 651 «По расчетам по общеобязательному государственному социальному страхованию». Одновременно начисленную сумму ЕСВ показывают в дебете «расходных» субсчетов (тех самых, где отражена зарплата, на которую начисляется ЕСВ).

Документы для выплаты зарплаты

Зарплата выплачивается работникам наличными по расходным кассовым ордерам или расходным ведомостям (п. 26 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 г. № 148). Их подписывают руководитель и главный бухгалтер или уполномоченное руководителем лицо.

Если же зарплата перечисляется на банковские счета работников, тогда в обслуживающем банке открывают зарплатный проект. При этом в банк подаются платежное поручение и ведомости с распределением сумм зарплаты на карточные счета работников.

И помните, что ст. 110 Кодекса законов о труде Украины и ст. 30 Закона Украины «Об оплате труда» от 24.03.1995 г. № 108/95-ВР требуют, чтобы при каждой выплате зарплаты работодатель уведомлял работника об:

а) общей сумме зарплаты с расшифровкой по видам выплат;

б) размерах и основаниях отчислений и удержаний из заработной платы;

в) сумме зарплаты, надлежащей к выплате.

Как правило, работнику при выплате зарплаты предоставляется расчетный лист в бумажном виде или (по его согласию) направляется в электронной форме.

Отчетность по оплате труда

Суммы начисленной зарплаты за отчетный период вносятся в:

1. Налоговый расчет сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу плательщиков налогов – физических лиц, и сумм удержанного с них налога, а также сумм начисленного единого взноса, утвержденный приказом Минфина Украины от 13.01.2015 г. № 4, который представляется ежеквартально в течение 40 к. дн. по окончании отчетного квартала.

2. Статистическую отчетность:

– форму № 1-ПВ (месячная) «Звіт з праці», которая представляется не позднее 7-го числа месяца, следующего за отчетным периодом;

– форму № 1-ПВ (квартальная) «Звіт з праці» – не позднее 7-го числа месяца, следующего за отчетным периодом;

– форму № 3-борг (месячная) «Звіт про заборгованість з оплати праці» – не позднее 7-го числа каждого месяца.