Уведомление о приеме на работу: правила заполнения и представления

О том, что органы налоговой службы ожидают получить обязательную информацию о приеме работника на работу мы упоминали в статье «Документальное оформление приема работника на работу». Также мы выяснили, что уведомлять об этом должны не только юридические лица – работодатели, но и физические лица, использующие наемный труд. В данной статье мы подробнее рассмотрим порядок составления уведомления и другие важные нюансы, связанные с этим документом.

Общие положения

Еще раз подчеркнем, что обязательность представления уведомления о приеме на работу установлена ​​ч. 3 ст. 24 Кодекса законов о труде Украины (далее – КЗоТ). Одновременно для того, чтобы оформить такое уведомление, предварительно нужно заключить трудовой договор с наемным лицом и оформить соответствующий приказ (распоряжение) о приемеего на работу. В частности, в отношении физических лиц – предпринимателей (далее – ФЛП) органы Гоструда демонстрируют следующую позицию. ФЛП в соответствии с п. 6 ч. 1 ст. 24 КЗоТ должен заключать трудовой договор с физическим лицом в письменной форме. И как работодатель, ФЛП обязательно издает приказ (распоряжение) о приеме работника. В таком приказе всем работодателям следует указать дату начала работы. И уведомление о приеме на работу по мнению специалистов Гоструда является частью заключения трудового договора.

В частности, соответствующие данные по трудовому договору и приказу (распоряжению) о приеме на работу заносят в графу 7 «Номер приказа или распоряжения о приеме на работу», графы 8 «Дата издания приказа или распоряжения о приеме на работу» и графы 9 «Дата начала работы» уведомления, форма которого утверждена постановлением КМУ от 17.06.2015 г. № 413 (далее – Уведомление).

Обратите внимание, что формой Уведомления также предусмотрено:

• тип  Уведомления (начальное, отменяющее);

• фамилия, имя, отчество застрахованного лица;

• регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика или серия и номер паспорта (для физических лиц, которые по своим религиозным убеждениям отказываются от принятия регистрационного номера учетной карточки налогоплательщика и уведомили об этом соответствующий контролирующий орган и имеют отметку в паспорте).

Налоговики в свою очередь разъяснили (см. категорию 201.06.01 Общедоступного информационно-справочного ресурса (далее – ОИР)), что графы 8 и 9 на бумажных носителях и в электронной форме заполняют в формате «ддммрррр», где:

• «дд» – двузначное число, обозначающее календарный день в месяце;

• «мм» – двузначное число, означающее месяц года;

• «рррр» – четыре цифры числа года.

То есть, например, дату «1 ноября 2021 года» в графах 8 и 9 Уведомления нужно заполнить, как «01112021».

Уведомление представляют в территориальные органы Государственной налоговой службы по месту учета работодателя как плательщика ЕСВ. Далее информацию о принятых на работу лицах вносят в реестр страхователей и реестр застрахованных лиц в соответствии с Законом Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.2010 г. № 2464-VI.

Уведомление можно представить:

• средствами электронной связи с использованием квалифицированной электронной подписи ответственных лиц в соответствии с требованиями законодательства в сфере электронного документооборота и электронных доверительных услуга. Для этого разработано специализированное клиентское программное обеспечение для формирования и представления отчетности в «Единое окно представления электронной отчетности» (по версии действующей на дату представления  Уведомления), которое распространяется на бесплатной основе ((http://tax.gov.ua/elektronna-zvitnist/spetsializovane-klientske-program/);

• на бумажных носителях вместе с копией в электронной форме;

• на бумажных носителях, если трудовые договоры заключены не более чем с пятью лицами.

Кстати, налоговики в категории 201.6 ОИР обращают внимание, что постановление КМУ от 17.06.2015 г. № 413 (далее – Постановление № 413) не содержит ссылки на нормы предоставления страхователем (работодателем) уведомления о принятии работника на работу по почте.

О каких лицах отправляют Уведомление

При принятии на работу по трудовому договору Уведомление представляет независимо от того основное место работы или по совместительству (внешнее или внутреннее), вида трудового договора (бессрочный, срочный, для выполнения временных или сезонных работ).

Также не имеет значения, кого работодатель принимает на работу: гражданина Украины или иностранного гражданина. Также представляют Уведомление, если работника принимают на работу по переводу с другого предприятия, по направлению из Центра занятости и т. п.

Далее – об отдельных случаях, когда Уведомление не нужно поредставлять. Речь идет о приеме на работу:

• руководителя предприятия.

• членов исполнительного органа хозяйственного общества.

Так как в Постановлении № 413 прямо сказано: Уведомлением о принятии на работу вышеупомянутых лиц есть сведения, полученные органами ГНС из Единого государственного реестра юридических лиц, физических лиц – предпринимателей и общественных формирований.

Относительно лиц, с которыми трудовые отношения не оформляют, то есть с теми, кто выполняет работы (оказывает услуги) на основании гражданско-правовых договоров, также Уведомления не представляют. Поскольку трудовым договором оформляется соглашение между работником и работодателем. В соответствии с таким соглашением работник обязуется выполнять определенную работу, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка и т. п., а работодатель должен выплачивать заработную плату работнику и обеспечивать условия труда, необходимые для выполнения работы, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон (ч. 1 ст. .21 КЗоТ). Гражданско-правовые договоры заключают согласно Гражданскому кодексу Украины, в частности, согласно ст. 837 которого по договору подряда одна сторона (подрядчик) обязуется на свой риск выполнить определенную работу по заданию другой стороны (заказчика), а заказчик обязуется принять и оплатить проделанную работу.

Пройдите тест на 10 вопросов

Как заполнить Уведомление

Видимо из всех реквизитов Уведомления сложности могут возникнуть в отношении реквизитов графы 4 «Категорія особи». Но здесь помогут примечания к этой графе, согласно которым при ее заполнении отмечают:

• 1 – по наемным работникам с трудовой книжкой;

• 2 – по наемным работникам без трудовой книжки.

Выше мы уже говорили о том, что работодатель должен указывать в графах 8 и 9 Уведомления. Минсоцполитики также высказало позицию по реквизитам из этих граф. В частности, в письме от 04.08.2015 г. № 432/13/155-15 этого ведомства прозвучало, что дата приказа о принятии работника на работу и дата начала работы работника не совпадают. То есть дата приказа (распоряжения) о приеме работника на работу и дата начала работы работника отличаются (графы 8 и 9 Уведомления).

Кстати, тернопольские представители Гоструда отметили, что действующее законодательство не предусматривает необходимости представления Уведомления накануне или за несколько дней до дня начала работы.

Выходит, Уведомление и допуск наемного лица к работе могут состояться в один день. Главное, чтобы сначала было Уведомление, а затем – допуск.

Как исправить ошибки в Уведомлении

Для исправления ошибок нужно составить два Уведомления, которые представляют в органы ГНС. Одно из Уведомлений будет иметь тип документа «скасовуюче» с ошибочными данными второе – тип документа «початкове» с правильными сведениями. Обратите внимание на Минсоцполитики Украины от 22.06.2016 г. № 746/13/84-16: если Уведомление представляется с отметкой «скасовуюче», то за это работодателя не штрафуют. К тому же, в ситуации, когда ошибка должна быть исправлена ​​в отношении одного работника, а в Уведомлении были указаны сведения о нескольких работниках, например 5, то в отменяющем (начальном) Уведомлении нужно указать только работника, данные которого исправляет работодатель.