Смена главного бухгалтера: процесс, этапы

Дата публикации
04 Июл 2022

Начнем с того, что главный или единственный бухгалтер на предприятии – человек свободный, потому по разным причинам может уволиться в любой момент. В этом случае перед руководителем предприятия стоит задача найти ему достойную замену. А главный бухгалтер (единственный бухгалтер) должен позаботиться о передаче дел преемнику. Об этом и поговорим дальше.

Общие положения

По Закону Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 г. № 996-XIV  (далее – Закон о бухучете) вопросы организации бухучета на предприятии относятся к компетенции собственника (собственников) или уполномоченного органа (должностного лица), который осуществляет руководство предприятием и несет ответственность за организацию бухучета в соответствии с законодательством и учредительными документами. При этом основные функции главного бухгалтера или лица, на которое возложено ведение бухучета предприятия, определены ч. 7 ст. ст. 8 Закона о бухучете. К сожалению, Закон о бухучете не содержит механизма смены главного бухгалтера. В свое время Минфин в письме от 17.07.2007 г. № 31-34000-30-27/14518 отметил, что порядок передачи дел при смене главных бухгалтеров или лица, на которое возложено ведение бухучета на предприятии определяется предприятием самостоятельно, если иное не предусмотрено законодательством.

Позже Минфин в письме от 24.09.2012 г. №31-08410-07-10/23279 добавил, что отдельный порядок приема-передачи первичных документов, регистров бухгалтерского учета и других документов в случае увольнения главного бухгалтера законодательством Украины не определен.

А скажем, в бюджетных учреждениях руководствуются Типовым положением о бухгалтерской службе бюджетного учреждения, утвержденным постановлением КМУ от 26.01.2011 г. № 59 (далее – Типовое положение № 59). Так, в п. 12 Типового положения № 59 прямо сказано, что прием (передача) дел главным бухгалтером:

  • в случае назначения на должность или освобождения от должности осуществляется после проведения внутренней проверки состояния бухучета и отчетности, по результатам которой оформляется соответствующий акт;
  • может осуществляться с участием представителя бюджетного учреждения, которому оно подчинено.

Обратите также внимание, что и налоговики в письме ГНСУ от 18.09.2009 г. № 11305/5/23-4018/462 добавили свое видение ситуации по смене главного бухгалтера: во избежание случаев возложения вины на работающего главного бухгалтера во время увольнения предыдущего главного бухгалтера ему необходимо проверить бухгалтерскую документацию, оставшуюся после уволенного предшественника.

Поэтому давайте – с учетом выводов из вышеупомянутых писем Минфина и ГНСУ (хотя и «древних», но до сих пор актуальных относительно смены бухгалтера), а также рекомендаций из Типового положения № 59 – рассмотрим смену главного бухгалтера и ключевые этапы этого процесса.

Как определить порядок смены главного бухгалтера

Предприятие может описать процедуру смены главного бухгалтера, в частности, порядок приемки-передачи дел в отдельном документе, например, в Положении о бухгалтерской службе на предприятии или другом локальном акте (должностной инструкции главного бухгалтера и т. п.).

Понятно, что передача дел должна проходить в определенный период времени и конкретному лицу. Как правило, руководитель издает приказ (распоряжение) о передаче дел главным бухгалтером. Для этого следует:

  • создать специальную комиссию;
  • установить срок передачи дел;
  • определить полный перечень передаваемых документов;
  • порядок и объемы проверки передаваемых документов и т. п.

См. также Учетная политика

Проводить ли инвентаризацию при смене главного бухгалтера

Спрашивается, нужно ли при смене главного бухгалтера проводить инвентаризацию активов и обязательств. В этой связи напомним, что п. 7 Положения об инвентаризации активов и обязательств, утвержденного приказом Минфина Украины от 02.09.2014 г. № 879 (далее – Положение № 879) установлены случаи обязательного проведения инвентаризации. Среди них отсутствует смена главного бухгалтера, то есть увольнение предыдущего бухгалтера с принятием на эту должность нового. Одновременно инвентаризация обязательна в случае смены материально ответственных лиц – в объемах товарно-материальных ценностей, которые находятся на их ответственном хранении (абз. 4 п. 7 разд. I Положения № 879). Поэтому, если скажем, единственный бухгалтер по договору об индивидуальной материальной ответственности исполнял обязанности кассира, тогда при его увольнении обязательно проводят инвентаризацию кассы. В других случаях, если главный бухгалтер (единственный бухгалтер) не является материально ответственным лицом, инвентаризация необязательна.

В целом же инвентаризацию на предприятии проводят с периодичностью, определенной руководителем предприятия в соответствии с Положением № 879. И руководитель вправе издать приказ о проведении инвентаризации при смене главного бухгалтера. Также руководитель может назначить проверку состояния бухучета и отчетности в этом случае: своими силами или с привлечением внешних аудиторов. Что вполне разумно, поскольку согласно ч. 3 ст. 8 Закона о бухучете именно руководитель отвечает за:

  • организацию бухучета на предприятии;
  • обеспечение фиксации фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах;
  • сохранность документов, регистров и отчетности.

Как главному бухгалтеру передать дела при увольнении

Здесь возникает интересная ситуация: на момент передачи дел есть действующий главный бухгалтер, который не может передать их преемнику – новому главному бухгалтеру, ведь нельзя принимать на должность, которая не является вакантной, нового работника (см. письмо Минтруда Украины от 23.10.2009 г. № 251/06/186-09). Далее Минтруда резюмирует: если к моменту его увольнения замены нет, то обычно дела принимает руководитель предприятия, учреждения, организации. Также при увольнении главного бухгалтера руководитель может назначить другое ответственное лицо за ведение бухгалтерского и налогового учета на предприятии.

Если же говорится о единственном бухгалтере на предприятии, то на практике сначала ему находят преемника, принимают на работу с учетом вышеупомянутой позиции Минтруда, а затем собственно начинается процедура приемки-передачи дел.

Может случиться, что уставом предприятия предусмотрено согласование с учредителями (участниками) принятия на работу и увольнения с работы главного бухгалтера. Обращаем внимание, что подобное согласование не может нарушать нормы трудового законодательства и, в частности, при увольнении главного бухгалтера действуют общие положения Кодекса законов о труде Украины (см. письмо Минюста Украины от 28.05.2013 г. № 4290-0-4-13/6.1).

См. также Прекращение трудовых отношений: отдельные вопросы увольнения работника

Смена главного бухгалтера: этапы передачи дел

Как мы уже говорили, руководитель предприятия может приказать провести внутреннюю проверку состояния бухучета и финансовой отчетности при увольнении главного бухгалтера (единственного бухгалтера). В частности, наличие и полноту:

  • налоговой, финансовой, статистической и другой отчетности;
  • номенклатуры дел бухгалтерской службы;
  • главной книги, оборотно-сальдовой ведомости, учетных регистров;
  • приказов, связанных с организацией и ведением бухучета (приказ об учетной политике, приказ о графике документооборота и т. п.);
  • локальных актов, связанных с оплатой труда (Положение об оплате труда, Положение премирования, Положение о командировках и т. п.);
  • лицензий и других разрешительных документов;
  • положения об обращении наличных денег на предприятии, ведении кассовой книги и т. д.

См. также Первичные документы и организация документооборота на предприятии

Если бухгалтер выполнял обязанности кассира, то есть был материально ответственным лицом, руководитель предприятия должен выдать приказ о проведении инвентаризации кассы. Порядок ее проведения регламентируют Положение № 879 и Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 г. № 148.

На практике по приказу руководителя на предприятии создают комиссию по передаче дел главным бухгалтером, который увольняется лицу, назначенному ответственным за ведение бухгалтерского и налогового учета на предприятии. В состав комиссии обычно включают юриста. Подтверждают передачу дел актом приемки-передачи дел по произвольной форме (далее – Акт). В этот документ рекомендуем добавить полный перечень переданных документов – опись всех документов, которые передают преемнику. В ней следует указать названия документов, год составления, количество страниц и т. д.

Относительно количества экземпляров такого Акта заметим, что следует оформить 3 его экземпляра: для каждой из сторон, передающих-принимающих дела и для комиссии. Также ничто и никто не мешает сделать 3 копии описи документов к Акту.

В Акт, в частности, следует не только включить имеющиеся для передачи первичные документы и их количество. Также следует зафиксировать отсутствие определенных первичных и прочих учетных документов. В этом случае главный бухгалтер, передающий дела, должен быть готов предоставить вышеупомянутой комиссии пояснения относительно этого факта.

Если причиной отсутствия первичных документов, учетных регистров и отчетности стала их пропажа или повреждение (уничтожение), то в соответствии с п. 6.10 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина Украины от 24.05.1995 г. № 88 (далее – Положение № 88), руководитель предприятия письменно уведомляет об этом правоохранительные органы. Для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи или уничтожения приказом назначает комиссию или предоставляет такие полномочия уже созданной комиссии по передаче дел. Для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждает руководитель предприятия.

Копию этого документа присылают в 10-дневный срок: органу, в сфере управления которого находится предприятие; территориальному органу ГНС, таможни (п. 6.10 Положения № 88).

См. также Утрата, уничтожение, повреждение первичных документов

Уволился главный бухгалтер: как уведомить контролеров

Напомним, что согласно п. 66.1 Налогового кодекса Украины (далее – НКУ) изменения в учетные данные налогоплательщиков вносят, в частности, на основании:

  • информации органов госрегистрации;
  • документально подтвержденной информации, предоставленной налогоплательщиками.

В соответствии с п. 9.3 разд. IX Порядка учета налогоплательщиков и сборов, утвержденного приказом Минфина Украины от 09.12.2011 г. № 1588 (далее – Порядок № 1588), налогоплательщики – юридические лица и обособленные подразделения юридических лиц обязаны подать сведения в отношении лиц, ответственных за ведение бухгалтерского и/или налогового учета юридического лица, обособленных подразделений юридического лица в налоговый орган в 10-дневный срок со дня возникновения изменений в учетных данных налогоплательщиков. Делают это представлением заявления по форме № 1-ОПП с отметкой «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку».

Подать заявление по форме № 1-ОПП с такой отметкой можно посредством электронной связи в электронной форме через электронный кабинет по форме J1312101. Подробнее о порядке оформления заявления по форме № 1-ОПП при смене главного бухгалтера рассказали налоговики.

Увольнение главного бухгалтера по собственному желанию во время войны

Напомним, как в мирное, так и военное время уволиться можно:

  • путем расторжения трудового договора, заключенного на неопределенный срок, по инициативе работника (ст. 38 КЗоТ);
  • по соглашению сторон (п. 1 ч. 1 ст. 36 КЗоТ);
  • в связи с истечением срока действия трудового договора (п. 2 ч. 1 ст. 36 КЗоТ);
  • путем расторжения трудового договора по инициативе собственника или уполномоченного им органа в случае изменений организации производства и труда (п. 1 ч. 1 ст. 40 КЗоТ).

Главный бухгалтер, как любой другой работник, имеет право расторгнуть трудовой договор, заключенный на неопределенный срок. Для этого он должен предупредить об этом собственника или уполномоченный им орган в письменном виде за две недели. Обратите внимание, что в ст. 38 КЗоТ говорится о предупреждении об увольнении по собственному желанию, а не об обязательной отработке в течение двух недель. Поэтому работник (главный бухгалтер) может предупредить об увольнении, как в период работы, так и в период отсутствия на ней (например, в связи с временной нетрудоспособностью, ежегодным отпуском и т. п.). Этот период учитывается полностью или частично в периоде 2 недель.

Если заявление работника об увольнении с работы по собственному желанию обусловлено невозможностью продолжать работу (например, переезд на новое место жительства; перевод мужа или жены на работу в другую местность; беременность; другие уважительные причины), собственник или уполномоченный им орган должен расторгнуть трудовой договор в срок, о котором просит работник.

Во время войны трудовые отношения регламентирует Закон Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» от 15.03.2022 г. № 2136-IX (далее – Закон № 2136). В частности, Закон № 2136 увеличил количество уважительных причин, по которым работник может уволиться по собственному желанию без уведомления за две недели. Согласно ст. 4 Закона № 2136 работодатель увольняет работника в срок, указанный в заявлении, если предприятие находится в районе, где ведутся боевые действия, и соответственно, существует угроза жизни и здоровью работника. В то же время работодатель имеет право отказать в увольнении по собственному желанию работнику, принудительно привлеченного к общественно полезным работам в условиях военного положения, или если речь идет о работе на объекте критической инфраструктуры (ст. 4 Закона № 2136).

Ознакомление работников с приказами (распоряжениями), уведомлениями, другими документами работодателя относительно их прав и обязанностей допускается с использованием определенных в трудовом договоре средств электронной связи (ч. 3 ст. 29 КЗоТ). Подтверждением такого ознакомления является факт обмена соответствующими электронными документами между работодателем и работником.

Если работник имеет квалифицированную электронную подпись (далее – КЭП), он может им подписать заявление об увольнении и отправить его работодателю. Работодатель в свою очередь должен отправить работнику приказ, подписанный, в частности, с использованием КЭП.

Увольнять же работника на основании уведомлений через различные мессенджеры, фото-заявления и т. п. небезопасно, поскольку подобное прямо не предусмотрено трудовым законодательством.

Например, ВСУ/КСЦ в постановлении от 03.12.2018 г. по делу № 686/21222/16-ц пришел к выводу, что при отсутствии предварительного согласия сторон трудовых правоотношений на обмен официальными документами средствами электронной связи, такие документы должны подаваться в бумажной форме с оригинальной подписью автора документа, поскольку направление заявления средствами электронной связи не позволяет другой стороне установить настоящее волеизъявление заявителя.

Кстати, специалисты Гоструда на вопрос «Может ли работник подать дистанционно заявление о принятии на работу, увольнении или переводе на другую работу?» ответили: «Да, при подтверждении факта личного написания заявления путем использования электронной цифровой подписи, путем почтового отправления, другим согласованным с работодателем способом».

В частности, учитывая ст. 7 Закона № 2136 в период действия военного положения порядок организации кадрового делопроизводства и архивного хранения кадровых документов в районах активных боевых действий определяется работодателем самостоятельно, при обеспечении ведения достоверного учета выполняемой работником работы и учета затрат на оплату труда. То есть работодатель может согласовать упрощенный обмен документами через средства электронной связи. По ориентиру можно взять Порядок фиксации доведения информации или документов до сведения государственного служащего путем использования средств телекоммуникационной связи, утвержденный постановлением КМУ от 11.12.2019 г. № 1042. Хотя опять-таки, помните о позиции ВСУ (см. выше).

Может ли главный бухгалтер передать дела дистанционно

Работать дистанционно главный бухгалтер может. Напомним, что дистанционная работа – это форма организации труда, при которой работник выполняет работу вне рабочих помещений или территории собственника или уполномоченного им органа, в любом месте по выбору работника и с использованием информационно-коммуникационных технологий (ч. 1 ст. 602 КЗоТ). Соблюдение письменной формы обязательно при заключении трудового договора о дистанционной работе или о надомной работе (п. 61 ч. 1 ст. 24 КЗоТ). А типовая форма трудового договора о дистанционной работе утверждена приказом Минэкономики Украины от 05.05.2021 г. № 913-21. На время угрозы распространения эпидемии, пандемии, необходимости самоизоляции работника в случаях, установленных законодательством, и/или в случае возникновения угрозы вооруженной агрессии, чрезвычайной ситуации техногенного, природного или иного характера дистанционная работа может вводиться приказом (распоряжением) собственника или уполномоченного им органа без обязательного заключения трудового договора о дистанционной работе в письменной форме (ч. 11 ст. 602 КЗоТ).

Можно перевести главного бухгалтера (бухгалтеров) на дистанционную работу и обеспечить программно-техническими средствами для ведения бухучета и финансовой отчетности. В этом случае по логике и передать дела при увольнении главного бухгалтера можно путем «закрепления» этих программно-технических средств со всей информацией за преемником. Соответственно, руководителю следует утвердить такой способ передачи дел и ее порядок. Как решать организационные вопросы передачи дел (в том числе, проверку состояния бухучета и финансовой отчетности) при увольнении главного бухгалтера мы уже рассказывали (см. выше).

Проходит набор
Онлайн-курс по Зарплате и Кадрам

    Научитесь вести зарплатный и кадровый учет без ошибок, благодаря комплексному ...

    Анастасия Волевач Ирина Тимошенко
    20 Июл 2021
    Онлайн-курс по 1С Бухгалтерия 2.0

      Научитесь использовать 1С на 100%, работать быстро и без ошибок за 5 недель

      Светлана Шанайда
      Спикер Светлана Шанайда
      Комментарии 0

        Получите PDF Чек-лист

        Экспресс-аудит Вашей бухгалтерии

        Ближайшие курсы
        Онлайн-курс по Зарплате и Кадрам

          Научитесь вести зарплатный и кадровый учет без ошибок, благодаря комплексному ...

          Анастасия Волевач Ирина Тимошенко
          20 Июл 2021
          Онлайн-курс «Бухгалтер-Эксперт»

            Получите навыки, которыми обязан обладать единственный/главный бухгалтер для ...

            Анастасия Волевач Ирина Тимошенко
            25 Июн 2021
            Онлайн-курс по Проверкам

              Научитесь проходить проверки Налоговой уверенно и без штрафов всего за 5 недель

              Игорь Сичеславский
              Спикер Игорь Сичеславский
              16 Авг 2021
              Онлайн-курс по 1С Бухгалтерия 2.0

                Научитесь использовать 1С на 100%, работать быстро и без ошибок за 5 недель

                Светлана Шанайда
                Спикер Светлана Шанайда
                Онлайн-курс по Налогу на Прибыль

                  Научитесь вести учет налога на прибыль без ошибок, благодаря комплексному ...

                  Галина Морозовская
                  Спикер Галина Морозовская
                  05 Апр 2021