Штатний розпис: складаємо на 2023 рік

Штатний розпис – важливий документ у діловодстві будь-якого підприємства. Нагадаємо особливості оформлення такої кадрової документації.

Що таке штатний розпис

Перш за все, звертаємо увагу на ст. 21 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП), за якою сторонами трудового договору є працівник і власник або уповноважений ним орган (роботодавець). Працівника приймають на роботу (посаду), яка включена до штатного розпису підприємства, для виконання певної роботи (певних функцій) за конкретною кваліфікацією, професією, посадою. Працівник підпорядковується правилам внутрішнього трудового розпорядку тощо.

При цьому кількість працівників кожної професії (кваліфікації) у штатному розписі визначають з розподілом штатних одиниць по структурних підрозділах підприємства. Тож штатний розпис є необхідним документом для формування штату підприємства. Крім того, п. 1 ч. 1 cт. 40 КЗпП наголошує: трудовий договір за ініціативою власника aбо уповноваженого ним органу мoжна розірвати в разі скорочення чисельності aбо штату працівників. А без штатного розпису скоротити штат працівників не вийде. Отже,  цей документ і тут відіграє не останню роль. 

І у ч. 3 ст. 64 Господарського кодексу України (далі – ГКУ) зафіксовано, що  кожне підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, чисельність працівників і штатний розпис.  

Але попри все вищезазначене ані КЗпП, ані ГКУ не визначають типової форми штатного розпису для комерційних підприємств. На законодавчому рівні її встановлено тільки для бюджетних установ (див.  наказ Мінфіну України від 28.01.2002 р. № 57).

Зміст штатного розпису

Отже за своїм змістом та суттю штатний розпис – це організаційно-розпорядчий документ. На це вказує Класифікатор управлінської документації НК 010:2021 (див. наказ Мінекономіки України від 12.03.2021 р. № 526). 

Свого часу Мінпраці України в листі від 27.06.2007 р. № 162/06/187-07 надало наступну характеристику штатному розпису. Це документ, який встановлює для підприємства структуру, штати й посадові оклади працівників. Штатний розпис обов’язково містить назви посад, чисельність персоналу та оклади за кожною посадою. 

У цьому ж листі зазначено, що організаційно-розпорядчі документи, уключаючи штатний розпис, повинні містити, зокрема: найменування організації, назву виду документа, дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту документа, текст документа, підпис тощо. Таку ж позицію висловлює Мінсоцполітики в листі від 22.03.2012 р. № 42/06/186-12.

Оформлюють  штатний розпис відповідно до вимог ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (див. наказ ДП «Український науково-дослідний i навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 01.07.2020 р. № 144).

Не залишайте поза увагою й Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схвалений протоколом Методичної комісії Держкомархивів України від 20.06.2006 р. № 3. Він  містить уніфіковану форму штатного розпису та надає пояснення щодо його оформлення. Ці рекомендації допоможуть у складанні штатного розпису. 

Хто і як затверджує штатний розпис

При розробці штатного розпису зважають на внутрішні документи підприємства, у яких зазначена структура підприємства, чисельність працівників, порядок оплати праці та інші. Наприклад, відповідно до типової форми штатного розпису у цьому документі зазначають, зокрема: назву структурного підрозділу та посад; кількість штатних посад (штатних одиниць). 

Тож одним з важливих елементів штатного розпису є штатна одиниця. І Мінпраці України у листі від 17.06.2008 р. № 165/06/186-08 відмітило, що при розробці та затвердженні штатного розкладу штатним одиницям роботодавці можуть давати тільки ті назви, які відповідають Класифікатору професій і кваліфікаційним довідникам. Наразі слід користуватися Класифікатором професій ДК 003:2010, затвердженим наказом Держспоживстандарту України від 28.07.2010 р. № 327.

Мінсоцполітики України від 28.12.2016 р. № 1812/0/101-16/284 також наголошує: у штатному розписі підприємства назви посад зазначають з урахуванням кваліфікаційних категорій, розрядів, класів, передбачених відповідними кваліфікаційними характеристиками. 

І ще важливий нюанс: у штатному розписі вказують посадовий оклад (тарифну ставку), надбавки та доплати. Ці дані «позичають», зокрема, з таких локальних актів (документів) підприємства, як колективний договір, положення про оплату праці. Рівночасно у листі Мінсоцполітики від 28.12.2016 р. № 1812/0/101-16/284 сказано, що для працівників із відрядною системою оплати праці можна не зазначати розмір їх оплати праці, а фіксувати лишень кількість штатних одиниць. Щодо надбавок і доплат, то в штатному розписі їх розміри зазначають за умови постійного характеру таких виплат.

Затверджує штатний розпис власник або уповноважений ним орган до початку календарного року: наказом по підприємству. 

Якщо вам важливі нюанси трудового законодавства не лише на тему штатного розпису, тоді реєструйтеся на безкоштовну вебінарну серію, де розберемо найактуальніші проблеми законодавства та бухгалтерії.

Зареєструватись на вебінар

Зміни штатного розпису

А ось період дії штатного розпису можна не зазначати, позаяк комерційні підприємства можуть затверджувати та переглядати штатні розписи (вносити до них зміни) за необхідності. Себто кількість і періодичність змін штатного розпису протягом поточного року не обмежена.  

Протягом року до штатного розпису підприємства можуть вносити зміни, наприклад, у зв’язку зі зміною штатних одиниць, з розміру посадових окладів, назв посад, розрядів, категорій тощо. 

Змінити штатний розпис можна за рішенням керівника підприємства на підставі наказу, складеного в довільній формі: 

• про внесення змін до існуючого штатного розпису;

• про затвердження нового штатного розпису.

За відсутності у штатному розписі вакантних посад  прийняти на роботу нових працівників роботодавець не зможе. 

Зміни до штатного розпису можуть бути ініційовані:

• оптимізацією організаційної структури підприємства;

• реорганізацією підприємства;

• зміною обсягів діяльності тощо.

Штатний розпис: строки зберігання, відповідальність

Строки зберігання штатного розпису визначають:

• за місцем складання і затвердження – 75 років (пп. «а» п. 37 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мінюсту України від 12.04.2012 р. № 578/5, далі – Перелік № 578);

• в інших організаціях –  три роки (пп.«б» п. 37 Переліку № 578).

Строки зберігання проектів штатних розписів і документи (довідки, пропозиції, виводи) про їх розробку складають 3 роки (п. 38 Переліку № 578).

І ще важливий нюанс щодо штатного розпису. Щоб прийняти на роботу працівника на підприємстві має бути вакантна штатна одиниця  у штатному розписі: за відповідною професією (посадою) з визначенням розряду (категорії). І МінсоцполітикиУкраїни  в листі від 13.09.2019 р. № 1127/0/204-19 зауважує, що прийняття на роботу працівників має відбуватися згідно зі штатним розписом та посадовим окладом, визначеним цим штатним розписом.  

Особливу увагу до штатного розпису проявляє Держпраці під час перевірок. Зокрема, в разі відсутності штатного розпису вона може застосувати штраф у розмірі однієї мінімальної заробітної плати (ст. 265 КЗпП). І Мінсоцполітики України в листі від 17.06.2008 р. № 165/06/186-08 наголошувало: за умови відсутності штатного розпису роботодавець може нести адміністративну відповідальність згідно із ч. 1 ст. 41 КУАП у вигляді штрафу від 30 дo 100 НМДГ (від 510 до 1700 гpн).

А чи має ФОП складати штатний розпис? Ні, позаяк у ст. 64 ГКУ передбачено наявність штатного розкладу лише для юросіб. Тож ФОП не обов’язково складати штатний розпис, він може це зробити за власним бажанням. Підтверджує це й лист Мінсоцполітики України від 21.05.2019 р. № 34/0/23-19/133.