Списання пального на підприємстві: облік і документальне оформлення

Списання пального – одна з  ділянок бухобліку, до якої податківці придивляються особливо уважно. Щоб витрати на пальне були захищені, підприємству потрібно мати затверджені норми витрат пального та  первинні документи з обліку пального. У цій статті розглянемо, як організувати документальне оформлення списання: які норми застосовувати, як оформлювати подорожні листи та складати акти списання палива, а також які типові проводки використовують в обліку.

Організація списання пального на підприємстві: наказ про норми витрат палива

Норми списання  палива: як розрахувати норму  та затвердити коефіцієнти

Первинні документи, які підтверджують списання ПММ: акт про списання та подорожні листи

Організація списання пального на підприємстві: наказ про норми витрат палива

З 2 листопада 2023 року державні  «Норми витрат палива та мастильних матеріалів на автомобільному транспорті», затверджені наказом Мінтрансу від 10.02.1998 № 43, перестали діяти: відповідним наказом Мінрозвитку громад, територій та інфраструктури України № 1011 цей документ визнано таким, що втратив чинність. При цьому нового нормативно-правового акта, який би встановив обов’язкові для всіх підприємств норми списання ПММ наразі не затверджено.

Після скасування Норм № 43, ДП «ДержавтотрансНДІпроект» опублікували  «Методичні рекомендації з нормування витрат палива, електричної енергії, мастильних та інших експлуатаційних матеріалів автомобілями та технікою»,  а також  «Базові норми витрат» як окреме доповнення до цих рекомендацій. Ці документи призначені для забезпечення єдиного методичного підходу та використовуються як рекомендаційна база для планування, обліку й контролю витрат, а не як обов’язкові державні норми. В самому документі зазначено: «Методичні рекомендації» призначені для науково-методичного забезпечення потреб підприємств, організацій, установ, юридичних та фізичних осіб (далі – суб’єктів) у плануванні, обліку, контролі за витратами, веденні звітності, обґрунтуванні створення необхідних резервів, запровадженні інструментів економії і раціонального використання палив, мастильних та інших експлуатаційних матеріалів».

У 2025 році підприємство може обрати один із кількох підходів до розрахунку норм витрат пального і закріпити його у внутрішньому наказі або в положенні про списання пального: 

• користуватися довідково колишніми Нормами № 43; 
• застосовувати «Базові норми витрат» та «Методичні рекомендації» ДП «ДержавтотрансНДІпроект» як рекомендаційну базу;
• розробити власні норми на підприємстві (на основі даних виробника, базових норм/методрекомендацій, контрольних замірів, GPS) із затвердженням формули та коригуючих коефіцієнтів під реальні умови експлуатації;
• замовити у ДП «ДержавтотрансНДІпроект» розроблення тимчасових індивідуальних базових лінійних норм витрат палива для конкретних моделей та модифікацій авто (зокрема коли авто відсутнє у базових нормах або має нестандартні характеристики).

Отже, головним документом для списання пального у 2025 році і надалі є наказ керівника про затвердження норм витрат палива та порядку їх застосування. 

Норми списання  палива: як розрахувати  та затвердити

Якщо  прийняли рішення розробити власні норми, то потрібно встановити тимчасові норми за результатами контрольних замірів фактичних витрат пального. Необхідно зробити такі кроки:

Створити  комісію для визначення замірів.
Наказом керівника призначається комісія (типово членами комії є: водій/машиніст, механік, інженер/енергетик, представник бухгалтерії або відповідальна особа за транспорт) і затверджується маршрут автомобіля, сезонні умови, кількість повторів замірів, спосіб фіксації пробігу/годин (одометр/GPS/тахограф).

Проводяться контрольні заміри.
Фіксується  кількість пального, що фактично використано  на визначений пробіг. Замір бажано повторити кілька разів у співставних умовах і взяти середнє значення.

Розраховується  лінійна  норма.
Для авто лінійна норма зазвичай визначається у л/100 км за формулою:
Норма (л/100 км) = (витрачено пального, л / пробіг, км) × 100.
Наприклад, якщо витрачено 5 л на 50 км, то норма становить 10 л/100 км.

Оформлюється акт замірів і затверджується норма
За підсумками оформлюється  Акт (у довільній формі) з обов’язковими реквізитами первинного документа: дата, склад комісії, дані авто/техніки, умови заміру, маршрут/режим роботи, пробіг/години, обсяг витраченого пального, розрахунок норми, висновок і підписи. Далі керівник затверджує тимчасові норми окремим наказом, де також варто прописати коефіцієнти та строк перегляду норм.

Переведення  тимчасових норм у постійні
Після періоду застосування проаналізуйте фактичні дані (GPS, маршрути, заправки, акти списання) і за потреби скоригуйте норму та коефіцієнти. Підприємству важливо, щоб норми були не разові, а стабільні, обґрунтовані і однаково застосовувалися до всіх списань.

При розрахунку норми витрати пального слід пам’ятати, що на фактичні витрати суттєво впливають умови експлуатації автомобіля. Тому під час нормування дозволено  враховувати  коригуючі (підвищуючі) коефіцієнти. Методологія їх застосування та розрахунку наведена у розділі 3  «Методичних рекомендацій з нормування витрат палива, електричної енергії, мастильних, інших експлуатаційних матеріалів автомобілями та технікою» ДП «ДержавтотрансНДІпроект» (редакція 1 від 17.11.2023). 

Найпоширеніші підвищуючі коефіцієнти та їх граничні розміри:

1. Робота в холодну пору року – 2%-12% (п. 3.1.1).
2. Додаткова надбавка на пробіг перших 2 км (після перерви з вимкненим двигуном) – 2%-12% (п. 3.1.1.2).
3. Робота в гірській місцевості – до 5% / 10% / 15% / 20% (залежно від висоти) (п. 3.1.2.1).
4. Робота в міських умовах – до 5% / 10% / 15% (п. 3.1.4).
5. Надважкі дорожні умови на дорогах загального користування (сезонне бездоріжжя, замети, ожеледиця тощо) – до 35%; у зоні бойових дій/рух під обстрілом – до 50% (п. 3.1.8).
6. Пробіг перших 1000 км новими автомобілями – до 10% (п. 3.1.9).
7. Експлуатація «вікових» авто – до 3% / 5% / 7% / 9% (залежно від віку та пробігу) (п. 3.1.10).
8. Обігрів салону/скла – до 0,5%-2% (п. 3.1.13).

Для температурних коефіцієнтів недостатньо просто «призначити відсоток» і застосовувати його постійно – потрібно мати затверджений порядок визначення температури та документальне підтвердження. Методрекомендації прямо вказують, що температура для розрахунків береться як середнє значення за визначений звітний період експлуатації, який обирає керівник/уповноважена особа, і це має бути частиною внутрішньої методології. Якщо підприємство використовує власні вимірювання, слід призначити відповідальну особу та організувати ведення журналу вимірювань на постійній основі. Також допускається визначати температуру за даними Укргідрометцентру або інших достовірних джерел, але обраний підхід потрібно закріпити наказом і застосовувати послідовно. Без такого порядку температурні надбавки виглядатимуть необґрунтованими, що підвищує ризики спорів щодо правильності нормування та списання пального.

Зразок наказу про затвердження норм списання пального

ПРИВАТНЕ ПІДПРИЄМСТВО «ВЕСЕЛКА»

НАКАЗ

03 березня 2026 року                                                                                           м. Київ

№ 27

Про затвердження норми витрат пального
для автомобіля

Керуючись Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV та з метою упорядкування обліку і контролю витрат пального, а також на підставі результатів контрольних замірів витрат палива,

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити з 01 березня 2026 року норму витрат пального для легкового автомобіля Toyota Corolla, 1.6 (бензин), держ. № АА 1234 АА:
   1.1. Бензин А-95 – 7,6 л/100 км.

Підстава: Акт контрольних замірів витрат палива автомобіля Toyota Corolla від 28.02.2026.

• Матеріально відповідальній особі – водієві ПЕТРЕНКУ Івану Івановичу:
  2.1. Забезпечити використання автомобіля відповідно до умов експлуатації та вимог технічної документації.
  2.2. Подавати подорожні листи до бухгалтерії щомісяця, не пізніше 5 числа місяця, що настає за звітним, для подальшого оформлення списання пального.
• Головному бухгалтеру забезпечити щомісячне списання пального актом списання на підставі подорожніх листів.
• Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Директор ПП «Веселка» ____________ П.І.Б.

З наказом ознайомлені:

Водій, матеріально відповідальна особа ____________ /ПЕТРЕНКО І.І./

Головний бухгалтер ____________ /П.І.Б./

Зразок Акту замірів пального

      ПРИВАТНЕ ПІДПРИЄМСТВО «ВЕСЕЛКА»

АКТ

проведення замірів витрат палива для транспортного засобу Toyota Corolla, 1.6 (бензин), держ. № АА 1234 АА від 28 лютого 2026 року

Комісія у складі:
Голова комісії: _____________________________ (посада, П.І.Б.)
Члени комісії: _____________________________ (посада, П.І.Б.)
_____________________________ (посада, П.І.Б.)

Комісія провела контрольні заміри фактичних витрат палива під час експлуатації автомобіля Toyota Corolla, 1.6 (бензин), держ. № АА 1234 АА. Вимірювання проводились методом долива до повного баку із застосуванням лічильника АЗС. Пробіг автомобіля контролювався та підтверджений записами (позначка «Контрольний») у реєстрі контролю показників роботи легкового автомобіля. За результатами контрольних вимірювань фактично витраченого палива встановлено:

Середні витрати пального на 100 км пробігу за результатами замірів складають 7,6 л/100 км. Рекомендуємо встановити лінійну норму списання палива для автомобіля Toyota Corolla, 1.6 (бензин), держ. № АА 1234 АА у розмірі 7,6 л/100 км.

Голова комісії _____________ /_________________/

Члени комісії:
_____________ /
_____________ /

Матеріально відповідальна особа (водій) _____________ /ПЕТРЕНКО І.І./

Первинні документи, які підтверджують списання ПММ: акт про списання та подорожні листи

Основним документальним підтвердженням використання автомобіля в господарській діяльності на практиці є подорожній лист (або маршрутний лист/звіт водія у довільній формі). Саме в ньому фіксуються час роботи/період використання авто, маршрут і пробіг (показники одометра), а отже – можна довести факт виконання поїздок для потреб підприємства та «прив’язати» витрати пального до конкретних поїздок. Типові форми подорожніх листів скасовані, але потреба у первинному документі нікуди не зникла: підприємство може застосовувати власну форму, головне, щоб вона містила всі обов’язкові реквізити первинного документа (Закон України Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні від 16.07.1999 №996-ХІV).

Коли подорожні листи сформовані, бухгалтерія має підставу оформити акт списання пального – це вже зведений первинний документ, яким щомісячно (або за інший затверджений період) узагальнюють витрати пального та списують його у витрати підприємства.

Отже, акт списання сам по собі не є достатнім для обґрунтованого списання пального та визнання витрат. Обов’язково мають бути подорожні листи або інші документи, які їх замінюють (наприклад, звіт водія, маршрутний лист чи інша затверджена на підприємстві форма), де видно облік роботи автомобіля: період використання, маршрути, пробіг і показники одометра. Саме ця первинна документація підтверджує, в якому обсязі пальне було витрачено в межах господарської діяльності, а акт на  списання узагальнює дані та фіксує суму до списання за період. Додатково, якщо пальне купується на АЗС за готівку або карткою, потрібно мати підтвердження заправок: фіскальні чеки, за наявності паливних карток, звіти постачальника (реєстри операцій). 

Висновок: Наразі в Україні немає єдиного обов’язкового документа з норм витрат палива: після скасування Норм № 43 нові державні норми не запроваджені, а на практиці орієнтуються на рекомендаційні документи (Методичні рекомендації та базові норми ДП «ДержавтотрансНДІпроект») і розраховують норми самостійно. Щоб безпечно визнавати витрати на пальне, підприємству потрібно  мати розраховані та затверджені наказом норми, первинні документи, що підтверджують роботу автотранспорту (подорожні листи або їх аналоги) та  акт на списання пального.