Табель обліку робочого часу на 2023 рік

Табель обліку використання робочого часу (далі – табель обліку робочого часу) є основним документом, за допомогою якого обліковують робочий час. На підставі табеля обліку підраховують відпрацьований та невідпрацьований працівниками час для нарахування заробітної плати. 

Хто веде табель обліку робочого часу

Табель обліку робочого часу мають вести всі роботодавці, у тому числі ФОП із найманими працівниками. Без цього документу неможливо вірно нарахувати заробітну плату за будь-якої системи оплати праці.  Мінпраці України в листі від 13.05.2010 р. № 140/13/116­10 також наголошує на обов’язковому веденні табеля обліку робочого часу, зокрема, для нарахування заробітної плати працівникам з погодинною системою оплати праці. У такому табелі слід фіксувати фактично відпрацьований працівником час (у годинах), а заповнюють його наприкінці робочого дня. 

Відповідальною особою є окремий працівник, якому доручено здійснювати контроль за виходом колег – працівників на роботу та вести табель. На великих підприємствах є навіть т. зв. табельники. На підприємствах менше цю функцію, зазвичай, виконують працівники, до посадових обов’язків яких згідно посадової (робочої) інструкції входить складання табеля. 

Ще звертаємо увагу на лист Мінсоцполітики України від 21.11.2016 р. № 5907/0/10-16/06. У ньому зазначено, що до первинної облікової документації для визначення кількісного складу працівників, зокрема, належить табель обліку робочого часу. І цей табель, поряд з іншою первинною обліковою документацією має вестись, в тому числі підприємцем.

За якою формою ведуть табель обліку робочого часу

Типову форму № 5 «Табель обліку використання робочого часу» затверджено наказом Держкомстату України від 08.12.2008 р. № 489 (далі – Наказ № 489). Ця форма має рекомендаційний характер, складається вона із мінімальної кількості показників, необхідних для заповнення форм державних статистичних спостережень. Тому за  необхідності типову форму № 5 можна доповнити іншими показниками, необхідними для обліку на підприємстві.

Державна служба статистики України у листі від 12.01.2012 р. № 9/4-10/9 висловила свою позицію щодо заповнення табеля обліку робочого часу. Так, вона закцентувала, що у разі потреби можна застосовувати й іншу форму табеля обліку робочого часу.  При цьому обов’язковим є наявність первинного обліку показників щодо використання робочого часу, явок та неявок працівників, які визначено формами державних статистичних спостережень з праці.

Наказ № 489 не визначає процедури ведення табеля обліку робочого часу. Але цей табель є підставою не лише для нарахування працівникам заробітної плати, а ще й допомоги по тимчасовій непрацездатності, сум за період щорічних відпусток, інших виплат. Особа, яка склала табель обліку робочого часу, має підписати його, погодити з керівником підприємства та передати завчасно до бухгалтерії: для своєчасного розрахунку заробiтної плати.

Періодичність складання табеля обліку робочого часу

З огляду на те, що заробітну плату мають виплачувати працівникам регулярно в робочі дні не рідше двох разів на місяць, то й відповідно табель обліку робочого часу відповідальні особи заповнюють двічі на місяць:

• для нарахування авансових платежiв – за першу половину місяця;
• для розрахунку заробітної плати за мiсяць – за весь мiсяць.

Тобто загальну кiлькiсть вiдпрацьованих днiв i днiв неявок працівників на роботу в табелi обліку робочого часу фіксують наприкiнцi мiсяця. Тож табель обліку робочого часу це відображення фактичних явок та неявок працівників. Ще раз підкреслимо, що для підсумованого обліку робочого часу, як і для поденного ведення табеля обліку робочого часу є обов’язковим.

Якщо вам важливі нюанси бухобліку не лише на тему табеля обліку робочого часу, тоді реєструйтеся на безкоштовну вебінарну серію, де розберемо найактуальніші проблеми законодавства та бухгалтерії.

Зареєструватись на вебінар ✅

Положення про облік використання робочого часу

Це локальний акт підприємства, у якому, зокрема, прописують порядок присвоєння табельних номерів, особу, відповідальну за облік робочого часу та оформлення табелів (по кожному структурному підрозділу або по підприємству в цілому); строки та порядок закриття табелю обліку тощо.

По суті, табель обліку робочого часу – це поіменний список усіх працівників або кожного окремого структурного підрозділу підприємства. І навпроти кожного прізвища працівника проставляють відмітки про використання ним робочого часу протягом облікового періоду.

Відповідно до Положення про облік використання робочого часу відкривають табель обліку робочого часу першого числа кожного місяця і табельник чи інша відповідальна особа передає в бухгалтерію двічі на місяць для: розрахунку за першу половину місяця (аванс) та розрахунку заробітної плати за місяць.

Нижче наведено окремі важливі нюанси, які слід враховувати при оформленні такого Положення.

У Положенні про облік використання робочого часу можна передбачити, що відповідальну особу за ведення табеля призначає та увільняє від цього обов’язку керівник підприємства за поданням керівника структурного підрозділу. Також у Положенні про облік використання робочого часу варто зафіксувати, що відповідальна особа виконує обов’язки з ведення табеля разом з основними обов’язками та надати посилання на відповідну посадову інструкцію такої особи.  

Зчаста у Положенні про облік використання робочого часу зазначають, що облік робочого часу працівників підприємства здійснюють щоденно шляхом заповнення табелю використання робочого часу.

Табель обліку робочого часу складають в одному примірнику і ведуть на всіх штатних

працівників і сумісників (внутрішніх та зовнішніх), яким присвоюють новий табельний номер. 

Не оминає обов’язок ведення табелю й на працівників, які працюють   на  умовах  строкових трудових договорів (див. лист Мінпраці України від 01.06.2005  р. № 36-211). Включення працівника до табеля та виключення з нього здійснюється на підставі наказу про прийняття на роботу та звільнення. 

Рівночасно у табелі обліку робочого часу не відображають роботу за суміщенням та виконання роботи за тимчасово відсутнього працівника, адже таку роботу працівники виконують в основний робочий час.  Також не включають до табеля обліку робочого часу осіб, які працювали за цивільно-правовими договорами. 

Виправлення у табелі виправлення не допускаються. У разі необхідності на підставі підтверджуючих документів (листків непрацездатності, довідок, про виклик до військкомату, до суду, наказів про відрядження, відпустки, про прийняття, звільнення, переведення тощо) у наступному місяці після розрахункового періоду складають зміни до табеля обліку робочого часу.

Якщо працівника, скажімо, переводять на нову посаду до іншого підрозділу підприємства, то протягом календарного місяця на нього в попередньому підрозділі оформляють табель за відпрацьований фактично час по останній день роботи включно. А на новому місці табель обліку робочого часу оформляють з дня фактичного переведення згідно наказу про переведення.

При зміні прізвища працівника його нові дані вносять в табель обліку робочого часу після видання наказу: на підставі відповідних документів.

І ще у Положенні про облік використання робочого часу може бути прямо передбачено на кого покладається відповідальність за достовірність та за своєчасність надання змін до табелів обліку робочого часу.

Як зберігати табелі обліку робочого часу

Для табелів обліку робочого часу встановлено строк зберігання в один рік (ст. 408 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мінюсту України від 12.04.2012 р. № 578/5, далі – Перелік № 578/5). Строк зберігання документів починають обчислювати з 1 січня року, який настає за роком завершення їх діловодством (п. 2.10 Переліку № 578/5). Тож табелі обліку робочого часу, складені у 2022 році слід зберігати до кінця 2023 року.