Табель обліку робочого часу на 2025 рік

Призначення табелю обліку робочого часу

Табель обліку робочого часу є документом первинного обліку. Так, у листі Мінсоцполітики України від 21.11.2016 р. № 5907/0/10-16/06 зазначено, що до первинної облікової документації для визначення кількісного складу працівників, зокрема, належить табель обліку робочого часу. Він необхідний для обліку використання робочого часу працівників, для контролю над дотриманням установленого режиму роботи, розрахунків із працівниками по заробітній платі, отримання інформації про відпрацьований час,  складання статистичної звітності. Також цей табель є підставою для нарахування працівникам допомоги по тимчасовій непрацездатності, сум за період щорічних відпусток, інших виплат.

Зверніть увагу: обов’язковим є наявність первинного обліку показників щодо використання робочого часу, явок та неявок працівників, які визначено формами державних статистичних спостережень з праці. А ще Мінпраці в листі від 13.05.2010 р. № 140/13/116-10 наголошує: у табелі обліку використання робочого часу (типова форма № П-5) роблять відмітки про фактично відпрацьований час, відпрацьовані за місяць години, в т. ч. надурочні, вечірні, нічні години роботи та інше, а також інші відхилення від нормальних умов роботи.

Табель обліку робочого часу: загальні положення

Всі роботодавці, у тому числі ФОП мають вести табель обліку робочого часу, щоб вірно нарахувати заробітну плату за будь-якої системи оплати праці.  Мінпраці України в листі від 13.05.2010 р. № 140/13/116­10 також наголошує на обов’язковому веденні табеля обліку робочого часу, зокрема, для нарахування заробітної плати працівникам з почасовою системою оплати праці. У такому табелі слід фіксувати фактично відпрацьований працівником час (у годинах), заповнюють його наприкінці робочого дня. 

Роботодавці призначають відповідальну особу – працівника, якому доручено здійснювати контроль за виходом працівників на роботу та вести табель. Виконання цієї функції входить до посадових обов’язків згідно посадової (робочої) інструкції такого працівника. 

Форма табелю обліку робочого часу

Типову форму № П-5 «Табель обліку використання робочого часу» затверджено наказом Держкомстату України від 08.12.2008 р. № 489 (далі – Наказ № 489). Ця форма має рекомендаційний характер, складається вона із мінімальної кількості показників, необхідних для заповнення форм державних статистичних спостережень. За  необхідності типову форму № П-5 можна доповнити іншими показниками, необхідними роботодавцю для обліку.

Наказ № 489 не визначає порядок ведення табеля обліку робочого часу. На практиці відповідальна особа, яка склала табель обліку робочого часу, має підписати його, погодити з керівником підприємства та передати завчасно до бухгалтерії: для своєчасного розрахунку заробiтної плати.

Зверніть увагу, що форма № П-5 містить рекомендований, а не виключний перелік умовних позначень для табелювання працівників. Тож за необхідності підприємство може вводити додаткові умовні позначення для обліку робочого часу, затвердивши їх у Положенні про облік використання робочого часу.

Періодичність складання табелю обліку робочого часу

Табель обліку робочого часу відповідальні особи заповнюють двічі на місяць:

• для нарахування авансових платежiв – за першу половину місяця;
• для розрахунку заробітної плати за мiсяць – за весь мiсяць.

Наприкiнцi мiсяця в табелi обліку робочого часу пiдраховують загальну кiлькiсть вiдпрацьованих днiв i днiв неявок на роботу.

Фахівці Держпраці роз’яснюють наступне: «Підприємство, установа, організація для обліку робочого часу самостійно має визначати осіб, відповідальних за ведення обліку використання робочого часу працівниками та оформлення табелів; посадових осіб, які мають засвідчувати своїми підписами інформацію, зазначену в табелях; строки подання табелів на підпис відповідним посадовим особам; строки подання табелів до бухгалтерії для нарахування заробітної плати; порядок унесення до табеля відомостей про нових працівників та вилучення з нього відомостей про звільнених працівників; правила та порядок присвоєння працівникам табельних номерів; правила і порядок коригування відомостей про фактичну роботу та відсутність працівників на роботі.

За умови, що кількість працівників є невеликою, табель обліку використання робочого часу, як правило, ведуть фахівці бухгалтерії і складають його в одному екземплярі за два-три дні до розрахункового періоду на підставі табеля за минулий місяць.

На великих підприємствах табель обліку використання робочого часу ведуть кадровики або навіть вводиться до штату така посада як табельник (коли багато цехів, структурних підрозділів, різні умови робочого часу тощо). Також ці функції можуть покладатися на керівників підрозділів чи їхніх підлеглих. Заповнений табель обліку використання робочого часу підписує відповідальна особа (бухгалтер, кадровик або табельник) чи керівник структурного підрозділу. Але порядок його складання та затвердження підприємство визначає самостійно відповідно до своїх локальних нормативних документів. Тому доцільно на підприємстві розробити окреме Положення про ведення табельного обліку, оскільки на законодавчому рівні не затверджено відповідних положень чи роз’яснень.

Наголошуємо, що відповідно до частини 2 статті 30 Закону України «Про оплату праці» роботодавець зобов’язаний забезпечити достовірний облік виконуваної працівником роботи і бухгалтерський облік витрат на оплату праці у встановленому порядку.

При цьому  роботодавця не можуть притягти до відповідальності за відсутність табелів обліку використання робочого часу, якщо забезпечено облік використання робочого часу в інший спосіб».

Якщо вам важливі нюанси обліку не лише на тему табеля обліку робочого часу, тоді реєструйтеся на безкоштовну вебінарну серію, де розберемо найактуальніші проблеми законодавства та бухгалтерії.

Зареєструватись на вебінар ✅

Положення про облік використання робочого часу

У цьому локальному акті підприємства, зокрема, прописують порядок присвоєння табельних номерів; особу, відповідальну за облік робочого часу та оформлення табелів (по кожному структурному підрозділу або по підприємству в цілому); строки та порядок закриття табелю обліку тощо.

Відповідно до Положення про облік використання робочого часу відкривають табель обліку робочого часу першого числа кожного місяця і табельник чи інша відповідальна особа передає в бухгалтерію двічі на місяць для: розрахунку за першу половину місяця (аванс) та розрахунку заробітної плати за місяць.

При оформленні Положення про облік використання робочого часу слід зважати на те, що табель обліку робочого часу складають в одному примірнику і ведуть на:

• всіх штатних працівників;
• сумісників (внутрішніх та зовнішніх), яким присвоюють новий табельний номер; 
• на працівників, які працюють   на  умовах  строкових трудових договорів (див. лист Мінпраці України від 01.06.2005  р. № 36-211).

Включають працівника до табеля та виключають з нього на підставі наказу про прийняття на роботу та звільнення. 

Рівночасно у табелі обліку робочого часу не відображають роботу за суміщенням та виконання роботи за тимчасово відсутнього працівника, адже таку роботу працівники виконують в основний робочий час. Також не включають до табеля обліку робочого часу осіб, які працювали за цивільно-правовими договорами. 

Окремі особливості ведення табелю обліку робочого часу

Виправлення у табелі виправлення не допускаються. У разі необхідності на підставі підтверджуючих документів (листків непрацездатності, довідок про виклик до військкомату, до суду, наказів про відрядження, відпустки, про прийняття, звільнення, переведення тощо) у наступному місяці після розрахункового періоду складають зміни до табелю обліку робочого часу.

Якщо працівника, скажімо, переводять на нову посаду до іншого підрозділу підприємства, то протягом календарного місяця на нього в попередньому підрозділі оформляють табель за відпрацьований фактично час по останній день роботи включно. А на новому місці табель обліку робочого часу оформляють з дня фактичного переведення згідно наказу про переведення.

При зміні прізвища працівника його нові дані вносять в табель обліку робочого часу після видання наказу: на підставі відповідних документів.

Зберігання табеля обліку робочого часу

Для табелів обліку робочого часу встановлено строк зберігання в один рік (ст. 408 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мінюсту України від 12.04.2012 р. № 578/5, далі – Перелік № 578/5). Строк зберігання документів починають обчислювати з 1 січня року, який настає за роком завершення їх діловодством (п. 2.10 Переліку № 578/5). Тож табелі обліку робочого часу, складені у 2024 році слід зберігати до кінця 2025 року.