Товарний облік у ФОП: коли він обов’язковий, які документи потрібні і як не потрапити на штраф

Що таке товарний облік у ФОП  і коли він є обов’язковим
Які документи потрібні для товарного обліку

Як організувати товарний облік у ФОП на практиці
Які помилки в обліку товарів найчастіше допускають підприємці
Яка відповідальність і штрафи за відсутність товарного обліку

Облік товарних запасів для фізичних осіб-підприємців – це відносно новий обов’язок, запроваджений в українському законодавстві у 2021 році: норму встановив Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій» № 265/95-ВР  (далі – Закон про РРО) , а конкретні правила та форму обліку визначив наказ Міністерства фінансів України від 03.09.2021 р. № 496 (далі – Порядок № 496). Цей обов’язок стосується виключно фізичних осіб – підприємців – адже юридичні особи ведуть повноцінний бухгалтерський облік відповідно до Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», і питання обліку товарів для них вирішується в його рамках. У цій статті розберемо, хто з підприємців зобов’язаний вести облік товарних запасів, які документи для цього потрібні і як уникнути штрафів під час перевірки ДПС.

Що таке товарний облік у ФОП  і коли він є обов’язковим

Товарний  облік у ФОП – це  наявність первинних документів, які підтверджують походження товару, а також відображення його переміщення і вибуття у встановленому порядку. 

Спеціальний обов’язок ФОП вести облік товарних запасів встановлено п. 12 ст. 3 Закону України про РРО, який прямо вимагає вести облік товарних запасів та продавати лише ті товари, що відображені в такому обліку. Порядок і форма ведення такого обліку для фізичних осіб – підприємців визначені окремо наказом Мінфіну від 03.09.2021 № 496, яким затверджено Порядок ведення обліку товарних запасів для ФОП.

Товарний облік повинні вести:

• ФОП на загальній системі оподаткування, які продають товари;
• ФОП – єдинники, зареєстровані платниками ПДВ;
• ФОП – єдинники без ПДВ, якщо вони продають технічно складні побутові товари, що підлягають гарантійному ремонту;
• ФОП – єдинники без ПДВ, якщо вони продають лікарські засоби або вироби медичного призначення;
• ФОП – єдинники без ПДВ, якщо вони продають ювелірні та побутові вироби з дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, дорогоцінного каміння органогенного утворення чи напівдорогоцінного каміння.

Не повинні вести товарний облік:

• ФОП – єдинники без ПДВ, які не продають зазначені вище категорії товарів;
• ФОП, які не здійснюють продаж товарів, а надають лише послуги, тобто не мають товарних запасів як об’єкта обліку.

Які документи потрібні для товарного обліку

Пункт 2 Порядку № 496 прямо визначає, які саме документи підтверджують облік та походження товарів у ФОП. До них належать Форма ведення обліку товарних запасів і первинні документи. 

При цьому первинні документи – це:

• опис залишку товарів на початок обліку, 
• накладні, 
• транспортні документи, митні декларації, 
• акти закупки, 
• фіскальні чеки,
• товарні чеки, інші документ.

Документи повинні  містити  реквізити, які дозволяють ідентифікувати постачальника та отримувача товару (найменування суб’єкта господарювання, реєстраційний номер облікової картки платника податків або код згідно з ЄДРПОУ суб’єкта господарювання, дату проведення операції, найменування, кількість та вартість товару).

Як організувати товарний облік у ФОП на практиці

Основними кроками ведення обліку товарних запасів для ФОП є:

•  складання опису залишків товарів на початок обліку;
•  вибір форми ведення обліку – паперової або електронної;
•  ведення обліку за операціями надходження, продажу та іншого вибуття товарів.

Крок 1. Складіть опис залишків товарів на початок обліку

Коли у ФОП виникає обов’язок вести товарний облік, перший запис у Формі обліку повинен відображати інформацію про залишки товарів на дату набуття такого обов’язку. Це прямо передбачено п. 5 розд. II Порядку № 496. Для цього підприємець самостійно складає опис залишку товарів на початок обліку. Такий опис оформлюють у довільній формі, але в ньому обов’язково зазначають найменування товарів, їх кількість із зазначенням одиниці виміру та вартість. Саме цей опис є первинним документом, на підставі якого роблять перший запис у Формі обліку. Якщо ж на дату початку обліку товарних залишків у ФОП немає, запис про початкові залишки не вноситься.

Крок 2. Оберіть форму ведення обліку

ФОП може вести облік товарних запасів у паперовій або в електронній формі. У паперовій формі це може бути роздрукована таблиця або підшиті аркуші, в електронній – файл Excel, Google-таблиця або інший формат, який дає змогу вести Форму обліку з дотриманням вимог Порядку №496. Водночас важливо, щоб це була саме Форма ведення обліку товарних запасів, а не довільна внутрішня таблиця чи оборотно-сальдова відомість із програми. Якщо підприємець має кілька місць продажу або зберігання товарів, облік ведуть окремо за кожним таким об’єктом.

Крок 3. Ведіть облік за видами операцій

Після цього ФОП вносить до Форми інформацію про надходження і вибуття товарів на підставі первинних документів. Записи ведуть у хронологічному порядку. Важливо, що до Форми не вносять кожну товарну позицію окремо. У ній зазначають реквізити первинного документа і загальну вартість товару за таким документом.

Надходження товарів

Надходження товарів ФОП відображає у Формі обліку на підставі первинних документів про придбання або отримання товару. Саме такі документи підтверджують появу товару в обліку підприємця. Дані про надходження вносять до Форми до початку реалізації товару. У записі зазначають дату внесення інформації, реквізити первинного документа, найменування постачальника та загальну вартість товару за документом. Тобто до Форми не вносять кожен товар окремо, а відображають надходження загальною сумою, зазначеною у накладній або іншому первинному документі.

Продаж товарів

При продажу товарів також слід враховувати правила заповнення Форми. Якщо продаж проводиться через РРО або ПРРО, вартість реалізації у графі вибуття не відображають. Якщо ж ідеться про випадки продажу без застосування РРО або ПРРО, дозволені законодавством, таке вибуття відображають у Формі на підставі відповідного первинного документа. Тобто значення має не лише сам факт продажу, а й спосіб його оформлення.

Списання та інше вибуття товарів

Для цілей Порядку № 496 вибуттям вважається не лише продаж. До нього також належать внутрішнє переміщення товару між місцями продажу чи зберігання одного ФОП, повернення товару постачальнику, втрата, знищення або використання товару на власні потреби. Усі такі операції також мають бути підтверджені первинними документами і відображені у Формі обліку. Це означає, що товар не можна просто фактично прибрати із залишків без належного документа, адже будь-яке його вибуття для цілей товарного обліку повинне бути оформлене.

У підсумку товарний облік у ФОП – це не просто наявність документів на товар. Це опис початкових залишків, ведення Форми обліку товарних запасів у паперовій або електронній формі та своєчасне відображення у ній надходження, продажу і іншого вибуття товарів на підставі первинних документів.

Які помилки в обліку товарів найчастіше допускають підприємці

Одна з найпоширеніших і водночас найнебезпечніших помилок полягає в тому, що підприємець неправильно класифікує свою діяльність і, відповідно, невірно зазначає номенклатуру в чеку. На практиці це часто трапляється тоді, коли ФОП фактично надає послугу, але в розрахунковому документі вказує назву товару. Наприклад, стоматолог може зазначити в чеку «коронка» або «імплант», хоча фактично йдеться про стоматологічну послугу – встановлення коронки чи імпланта. У такому разі з формулювання в чеку може скластися враження, що підприємець не надає медичну послугу, а продає товар. Оскільки чеки реєструються на сервері, податковий орган бачить таку номенклатуру і може зробити висновок, що ФОП здійснює продаж товарів, а отже, повинен вести товарний облік. Тому для підприємця принципово важливо правильно визначати, що саме він реалізує – товар чи послугу, і коректно зазначати назву номенклатури в чеку.

Ще одна типова помилка – ведення не тієї форми обліку, яка передбачена Порядком № 496. Деякі підприємці вважають, що для підтвердження товарного обліку достатньо звичайної оборотно-сальдової відомості, складського звіту або внутрішньої таблиці з бухгалтерської програми, де є прихід і розхід товару. Проте такий підхід є помилковим. Для цілей товарного обліку ФОП має вести саме Форму ведення обліку товарних запасів, передбачену Порядком № 496, а не довільний внутрішній документ, який лише зовні нагадує облік товару.

Помилковим є і підхід, за якого ФОП вважає, що за відсутності розрахункових операцій через РРО або ПРРО форму товарного обліку можна не вести. На практиці іноді міркують так: якщо розрахунки з покупцями проводяться лише через iBank або виключно в безготівковій формі, то нібито не виникає й обов’язку вести товарний облік, бо він пов’язаний із Законом про РРО. Саме таке спрощене розуміння і стає ще однією помилкою. Підприємці нерідко ототожнюють відсутність класичних розрахункових операцій з повною відсутністю вимог до товарного обліку, хоча на практиці питання значно складніше. Податківці розʼяснюють (ЗІР, категорія 109.02):

 п.п. 5 п. 3 розд. II Порядку № 496 передбачено, що у графі 8 Форми обліку зазначається загальна вартість товару відповідно до первинного документа про вибуття товарів (крім даних щодо продажу через реєстратор розрахункових операцій (далі – РРО)/програмний РРО (далі – ПРРО)).

Вибуттям товарів для цілей Порядку № 496 вважається, зокрема, продаж товарів з розрахунком в безготівковій формі, який здійснено у встановлених законодавством випадках без застосування РРО/ПРРО.

Таким чином, ФОП, у тому числі платники єдиного податку другої – четвертої груп, які здійснюють продаж товарів, визначених абзацом другим п. 12 ст. 3 Закону № 265, зобов’язані вести облік всіх товарних запасів за Формою обліку з відображенням інформації про їх надходження та вибуття, незалежно від способу розрахунку за такі товари (готівковій та/або в безготівковій формі через установи банку).

Отже, можемо дійти висновку, що обов’язок вести облік товарних запасів виникає незалежно від способу розрахунку за товари – готівкою чи виключно в безготівковій формі через IBAN.

Яка відповідальність і штрафи за відсутність товарного обліку

Штрафи за порушення вимог щодо товарного обліку встановлюються ст. 20 Закону № 265. Вона передбачає фінансову санкцію у розмірі вартості товарів, не облікованих у встановленому порядку, за цінами реалізації, але не менше 170 грн. Тобто фактично йдеться про 100% вартості необлікованого товару, який виявлено у місці продажу, якщо підприємець не може підтвердити його облік і походження документами. 

Висновок

Отже, товарний облік у ФОП – це наявність первинних документів на товар і відображення інформації з них у Формі обліку, а його відсутність або неналежне ведення може призвести до штрафів, тому підприємцю важливо правильно визначити свій обов’язок, належно оформлювати рух товарів і зберігати всі підтвердні документи.