Товарний облік у ФОП

Дата публікації

28 Лис 2023

Хто має вести товарний облік

Облік доходів і витрат за типовими формами та в порядку, що встановлені ДПСУ зобов’язані вести ФОП на загальній системі та ФОП на єдиному податку 3 групи – платники ПДВ. Ці ж ФОП повинні мати підтверджуючі документи щодо походження товару. При цьому облік доходів і витрат може вестися в паперовому та/або електронному вигляді (п. 177.10, п. 296.1 ПКУ).

Завважимо, що вимоги п. 296.1 ПКУ не застосовуються платниками ЄП 3 групи – електронними резидентами (е-резидентами).

За якою формою ведуть товарний облік ФОП

Порядок ведення обліку товарних запасів для ФОП, у тому числі платників єдиного податку затверджений наказом Мінфіну України від 03.09.2021 р. № 496 (далі – Порядок № 496). Порядок № 496 визначає правила ведення обліку товарних запасів та поширюється на ФОП, які відповідно до Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 р. № 265/95-ВР№ 265 (далі – Закон про РРО) зобов’язані вести облік товарних запасів та здійснювати продаж лише тих товарів, що відображені в такому обліку, та осіб, які фактично здійснюють продаж товарів (надання послуг) та/або розрахункові операції в місці продажу (господарському об’єкті) такого ФОП.

Механізм обліку товарних запасів базується на тому, що ФОП постійного вносить до Форми ведення обліку товарних запасів (далі – Форма обліку) інформацію про надходження та вибуття товарів на підставі первинних документів, які є невід’ємною частиною такого обліку (п. 1 розд. II Порядку № 496).

Зверніть увагу: первинні документи, на підставі яких вносять записи до Форми обліку – це обов’язкові додатки до такої форми. Причому дані до Форми обліку щодо надходження товарів на підставі первинних документів вносять до початку реалізації товарів.

Підпунктом 5 п. 3 розд. II Порядку № 496 передбачено: у графі 8 «Вибуття товару (продаж товарів в безготівковій формі, внутрішнє переміщення, знищення або втрата, повернення товару постачальнику, використання на власні потреби)» Форми обліку зазначається загальна вартість товару відповідно до первинного документа про вибуття товарів (крім даних щодо продажу через РРО/ПРРО).

Для цілей Порядку № 496 вибуттям товарів вважають:

продаж товарів з розрахунком в безготівковій формі, який здійснено у встановлених законодавством випадках без застосування РРО/ПРРО;
внутрішнє переміщення товару між належними одній ФОП місцями продажу (господарськими об’єктами) та/або місцями зберігання;
знищення або втрата товару;
повернення товару постачальнику;
використання товарів на власні потреби.

Відповідно до пп. 5 п. 3 розд. ІІ Порядку № 496 у графі 8 Форми обліку зазначається загальна вартість товару відповідно до первинного документа про вибуття товарів (крім даних щодо продажу через РРО/ПРРО).

Отже ФОП (загальники та платники ЄП 2-4 груп, які здійснюють продаж товарів, визначених абз. 2 п. 12 ст. 3 Закону про РРО зобов’язані вести облік всіх товарних запасів за Формою обліку з відображенням інформації про їх надходження та вибуття: незалежно від способу розрахунку за такі товари (готівковій та/або в безготівковій формі через установи банку).

Які первинні документи необхідні ФОП для товарного обліку

Відповідно до п. 2 розд. I Порядку № 496 первинні документи, це:

опис залишку товарів на початок обліку;
накладні;
транспортні документи;
митні декларації;
акти закупки;
фіскальні чеки;
товарні чеки;
інші документи.

Вище зазначені первинні документи мають містити реквізити, які дозволяють ідентифікувати постачальника та отримувача товару (найменування суб’єкта господарювання, реєстраційний номер облікової картки платника податків (далі – РНОКПП) або код згідно з ЄДРПОУ суб’єкта господарювання, серія та номер паспорта / номер ID картки для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовились від прийняття РНОКПП та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відповідну відмітку в паспорті), дату проведення операції, найменування, кількість та вартість товару.

Завважимо: опис залишку товарів на початок обліку складається в довільній формі. Цей документ має містити інформацію про: найменування товарів, наявних у такої ФОП на дату набуття ним обов’язку щодо ведення обліку товарних запасів, кількості таких товарів (із зазначенням одиниці виміру) та їх вартості, самостійно визначеної ФОП.

Якщо мовиться про знищення, втрату або використання товарів на власні потреби, то у відповідних первинних документах ФОП, як підтверджують ці операції зазначають вартість товару за ціною придбання та не вказують реквізити постачальника і отримувача товару.

Згідно з п. 9 розд. II Порядку № 496 заборонено продаж товарів, на які у місцях продажу таких товарів (господарських об’єктах) відсутні:

первинні документи, записи про які внесено до Форми обліку;
відповідні записи у Формі обліку про наявні первинні документи;
первинні документи і записи у Формі обліку про такі первинні документи.

Якщо вам важливі нюанси бухобліку не лише на тему товарного обліку ФОП, тоді реєструйтеся на безкоштовну вебінарну серію, де розберемо найактуальніші проблеми законодавства та бухгалтерії.

Зареєструватись на вебінар ✅

Правила ведення та зберігання Форми обліку та первинних документів

Первинні документи на товари, як і Форму обліку ФОП мають зберігати у місці продажу (господарському об’єкті) до моменту вибуття останньої одиниці товару, відображеної в таких первинних документах (п. 10 розд. II Порядку № 496).

Первинні документи щомісячно групують в хронологічному порядку їх відображення у Формі обліку та/або підшивають для подальшого зберігання разом із Формою обліку, в якій інформацію про такі документи відображено.

Під час проведення перевірки посадовій особі контролюючого органу на її вимогу надають Форма обліку, первинні документи, які підтверджують облік та походження товарів.

За відсутності у місці продажу оригіналів первинних документів посадовцю податкового органу можуть бути надані копії таких первинних документів з подальшим пред’явленням їх оригіналів до закінчення перевірки (за потреби).

Такі документи ФОП або особа, яка фактично здійснює продаж товарів (надання послуг) та/або розрахункові операції в місці продажу (господарському об’єкті) такої ФОП надаються особисто.

На вимогу посадових осіб контролюючого органу Форму обліку в електронній формі потрібно візуалізувати у форматі, який дозволяє такій особі здійснити його перегляд та/або копіювання (п. 11 розд. II Порядку № 496).

Відповідальність за порушення порядку ведення товарного обліку

У разі виявлення під час перевірки ФОП факту реалізації товарів, які обліковані не за формою, визначеною додатком до Порядку № 496, та/або не надання під час проведення перевірки документів, які підтверджують облік товарів, що знаходяться у місці продажу (господарському об’єкті), до такого суб’єкта господарювання застосовується:

фінансова санкція, передбачена ст. 20 Закону № 265 – у розмірі вартості таких товарів, за цінами реалізації, але не менше десяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (не менше 170 грн);
адміністративна відповідальність, передбачена ст. 155-1 КУпАП – штраф на осіб, які здійснюють розрахункові операції, від двох до п’яти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 34 до 85 грн) і на посадових осіб – від п’яти до десяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 85 до 170 грн).

Проходить набір