У відрядження на автомобілі

У службове відрядження працівники підприємства можуть вирушити на службовому транспортному засобі, яке, зокрема, належить підприємству по праву власності або знаходиться в оренді. Далі розберемо, які витрати можна враховувати на автовідрядження для цілей обліку та оподаткування та які потрібно задокументувати належним чином.

Загальні правила компенсації витрат працівників у зв’язку зі службовими відрядженнями, в тому числі на проїзд визначені ст. 121 КЗпП. А ось порядок відшкодування витрат на відрядження з Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.1998 р. № 59 (далі – Інструкція № 59), обов’язковий лише для бюджетних організацій та державних органів. Тому інші підприємства можуть використовувати Інструкцію № 59 за власним бажанням.

Завважимо, що будь-які чинні загальні правила щодо відряджень не містять якихось застережень щодо поїздок на службовому авто. Тож працівники крім витрат на проживання тощо гарантовано отримують й відшкодування суми витрат, пов’язаних із експлуатацією автомобіля:

• придбання ПММ;
• вартість паркування (автостоянки),
• ремонт автомобіля у відрядженні тощо.

Витрати ПММ

Наприклад, у п. 12 розд. ІІІ Інструкції № 59 зазначено: «У разі відрядження за кордон на службовому автомобілі витрати на пально-мастильні матеріали відшкодовуються з урахуванням встановлених норм за 1 кілометр пробігу відповідно до затвердженого маршруту, що має бути визначено у наказі (розпорядженні) керівника підприємства.

Відшкодовуються також інші витрати, пов’язані з технічним обслуговуванням, стоянкою та паркуванням службового автомобіля, збори за проїзд ґрунтовими, шосейними дорогами та водними переправами».

Нагадаємо, що раніше діяли Норми витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті, затверджені наказом Мінтрансу України від 10.02.1998 р. № 43  (далі – Норми № 43). І хоча Норми № 43 не були обов’язковими (крім підприємств, підпорядкованих Мінтрансу), решта підприємств або послуговувалася ними, або самостійно розробляли свої.

Зокрема, у Нормах № 43 були окремі розрахунки для пального та газу. Наразі ці Норми втратили чинність. Замість них на практиці підприємства застосовують  Методичні рекомендації з нормування витрат палива, електричної енергії, мастильних, інших експлуатаційних матеріалів автомобілями та технікою та Базові норми витрат.

Вищезазначеними документами передбачена окрема базова лінійна норма рідкого або зрідженого палива (л/100 км), або стисненого природного газу (м3/100 км). Для газодизельних автомобілів норми витрат стисненого природного газу наведені в таблицях в м3/100км, а дизельного палива – поруч в л/100км. Ніяких усереднених показників для змішаного використання бензину та газу немає.

Відповідно до п. 1.3 Методичних рекомендацій норма на виконання транспортної роботи Нw застосовується для бортових вантажних автомобілів і сідельних тягачів у складі автопоїздів, автомобілів-фургонів та вантажопасажирських автомобілів, які виконують роботу, що обліковується в тонно-кілометрах (може застосовуватись для легкових автомобілів і автобусів з причепами, які виконують транспортну роботу, що обліковується в тонно-кілометрах).

Гранично допустимі (максимальні) норми на виконання транспортної роботи Нw залежно від виду палива становлять:

• бензин – 2,0 л/100 т.км;
• дизельне паливо – 1,3 л/100 т.км.

При роботі за межами міста на дорогах із твердим покриттям (дорогах із асфальтобетону, цементобетонну) в умовах, що не підпадають під застосування коригуючих коефіцієнтів, зазначених у пп. 3.1.1.2 та/або пп. 3.1.2, 3.1.3-3.1.8, 3.1.15, гранично допустимі норми на виконання транспортної роботи Нw залежно від виду палива становлять:

• бензин –1,4 л/100 т.км;
• дизельне паливо – 0,9 л/100 т.км.

Подорожній лист

Для обліку списання ПММ, фактично витрачених у автовідрядженні, підприємствам варто використовувати подорожні листи. Так, відповідно до наказу Держстату від 19.03.2013 р. № 95 типова форма подорожнього листа службового легкового автомобіля та порядок його застосування втратили чинність з 16.04.2013 р. Але підприємства, які експлуатують легкові автомобілі і наразі використовують цей документ у своїй господарській діяльності, зокрема, для обліку робочого часу водія, списання ПММ тощо. Також підприємство може самостійно розробити форму подорожного листа: власну або на базі вищезгаданої типової форми – з усіма обов’язковими реквізитами первинних документів, які передбачені в ч. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV та в п. 2.3 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну України від 24.05.1995 р. № 88.

До таких обов’язкових реквізитів належать: найменування підприємств, від імені яких складений документ; назва документа (форми); дата складання, зміст та обсяг господарської операції; одиниця виміру господарської операції (у грошовому та за можливості у натуральних вимірниках); посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Доцільним буде у подорожньому листі також детально описувати маршрут легкового автомобіля.

Подорожній лист має підтверджувати витрати ПММ, залежно від кілометражу (показників спідометра) та встановлених норм витрат ПММ (залежно від виду авто).

Маршрутний лист: особливості застосування та оформлення

На практиці маршрутний лист можуть застосовувати підприємства, які компенсують своїм працівникам вартість проїзду на міському пасажирському транспорті. Так, цей документ згадано у листі ДПАУ від 25.05.2004 р. № 9402/7/17-3117: коли специфіка роботи підприємства вимагає для виконання службових обов’язків переміщення (поїздки) працівників від основного місця роботи до іншого об’єкта, такі поїздки засвідчуються відповідними документами (розпорядженнями керівника, фактичними маршрутними листами).

Маршрутний лист є важливим для відстеження всіх переміщень працівників підприємства, у тому числі під час їх відряджень на службовому або особистому автомобілі. Тож при відрядженнях (в тому числі у населеному пункті відрядження) варто заповнювати маршрутний лист, оскільки працівники повинні підтвердити свої транспортні витрати, пов’язані з виконанням службових доручень.

Ці витрати можуть бути виражені, зокрема, в оплаті пального.

У маршрутному листі відображають, зокрема, вид транспорту; час знаходження у дорозі від пункту вибуття до пункту призначення; відмітки про прибуття й вибуття із зазначенням дати; суми витрат, пов’язаних із експлуатацією автотранспортного засобу тощо.

Якщо маршрутний лист складають на декілька день, то варто вказати період його дії.

До речі, маршрутний лист може підтверджувати й місцезнаходження працівника, наприклад, якщо працівник в одному відрядженні виконує службові завдання у декількох населених пунктах. Тоді у маршрутному листі відводять відповідну графу – для проставляння позначки в певному місці знаходження автовідрядженого.

Якщо вам важливі нюанси бухобліку не лише на тему обліку автовідряджень , тоді реєструйтеся на безкоштовну вебінарну серію, де розберемо найактуальніші проблеми законодавства та бухгалтерії.

Зареєструватись на вебінар ✅

Податок на прибуток

ПКУ не передбачає коригувань фінансового результату у випадку перевищення витрат палива над лінійною нормою (див., наприклад, лист ДФС від 09.06.2015 р. № 11999/6/99-99-19-01-01-15).

ПДВ

Підприємство включає до податкового кредиту суми ПДВ, сплачені при придбанні ПММ за наявності належним чином оформленої податкової накладної, зареєстрованої у ЄРПН (п. 198.1 ПКУ).

Відносити суми ПДВ до податкового кредиту можна й на підставі касових чеків, які містять суму отриманих ПММ, загальну суму нарахованого ПДВ з визначенням фіскального номера та податкового номера постачальника. Загальна сума придбаних ПММ не може перевищувати 200 грн за день без ПДВ (пп. «б» п. 201.11 ПКУ). При перевищені цього обмеження продавець на прохання покупця може оформити податкову накладну та зареєструвати її в ЄРПН. На її підставі можна бути визнати податковий кредит за ПММ.

Інші витрати у автовідрядженні

При автовідрядженнях за кордон обов’язковою є Зелена картка (Green Card/ Грін кард) – міжнародний страховий сертифікат на автомобіль. Тож невід’ємною частиною витрат у разі закордонного відрядження на службовому авто є також вартість придбання страхового полісу «Зелена карта». Докладніше про «Зелену картку» можна дізнатися тут.

Також може статися, що автомобіль під час находження у відрядженні потребує ремонту, технічного огляду тощо. Це т. зв. експлуатаційні витрати, пов’язані з утриманням та перебуванням автотранспортних засобів у дорозі, у тому числі за межами України.

Паркування (автостоянка) авто, проїзд платними шляхами теж мають статус експлуатаційних. Зазвичай, кошти на  обслуговування автомобіля у відрядженні, у тому числі за кордоном, мають видавати у складі авансу. Тож для підтвердження сум фактично витрачених на такі цілі кошти працівник має надати підтвердні документи (квитанції, чеки про оплату тощо).

Бухоблік витрат на автовідрядження

Нагадаємо, що відповідно до п. 6 НП(С)БО 16 «Витрати» витратами звітного періоду визнаються або зменшення активів, або збільшення зобов’язань, що призводять до зменшення власного капіталу, за умови, що ці витрати можуть бути достовірно оцінені. Витрати на автовідрядження відображають на відповідних рахунках бухгалтерського обліку залежно від мети відрядження та визначених завдань.

Витрати на службові відрядження:

• виробничих працівників відносять до складу загальновиробничих витрат (пп. 15.1 НП(С)БО 16) та відображають за дебетом рахунку 91 «Загальновиробничі витрати»;
• працівників управлінського апарату підприємством та іншого загальногосподарського персоналу відносять до адміністративних витрат (п. 18 НП(С)БО 16) і відображають за дебетом рахунку 92 «Адміністративні витрати»;
• працівників, зайнятих збутом (продаж, маркетинг, реклама тощо) включають до складу витрат на збут (п. 19 НП(С)БО 16) і відображають за дебетом рахунку 93 «Витрати на збут».

Також певні витрати на відрядження можна віднести до інших операційних витрат (п. 26 НП(С)БО 16) та відобразити за дебетом субрахунку 949 «Інші витрати операційної діяльності».