Відповіді на актуальні запитання: готівка, каса   

Готівкові розрахунки

Як підприємству повернути поворотну фінансову допомогу засновнику готівкою через касу? Як документально оформити цю операцію?

Підприємству для того, щоб повернути поворотну фінансову допомогу (далі – ПФД) без порушень через касу готівкою та правильно оформити документи на таку операцію слід дотримуватися вимог Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148 (далі – Положення № 148).

Зняття готівки з поточного рахунку підприємства

Є декілька варіантів, зокрема:

• у банкоматі за допомогою корпоративної картки (КПК);
• у касі банку за допомогою корпоративної картки (КПК);
• у касі банку за допомогою чекової книжки.

Завважимо: деякі банки видають готівку у касі банку після подачі заяви через клієнт-банк та попереднього бронювання коштів через контакт-центр. Тому рекомендуємо уточнити в уповноваженому банку нюанси отримання готівки.

Оприбуткування отриманої готівки до каси підприємства

Відповідно до п. 25 розд. ІІІ Положення № 148 готівку в касу приймають за прибутковим касовим ордером (додаток 2 до Положення № 148). У прибутковому касовому ордері зазначають підставу для оприбуткування готівки: наприклад, якщо готівка надходить з банку, то варто зазначити номер і дату чека (якщо готівку отримано по чеку) або реквізити КПК (якщо готівку отримано за її допомогою).

До прибуткових касових ордерів підприємство може додавати документи, які є підставою для їх складання. Скажімо, додатком до прибуткового касового ордеру може бути наказ (рішення) керівника про повернення ПФД готівкою. У цьому наказі має бути посилання на відповідний договір щодо надання ПФД та рішення про її повернення.

Підписує прибутковий касовий ордер головний бухгалтер або особа, уповноважена керівником підприємства.

Видача готівкою ПФД через касу

Відповідно до п. 26 розд. ІІІ Положення № 148 видачу готівкою ПФД з каси оформлюють видатковим касовим ордером (додаток 3 до Положення № 148). Документи на видачу готівки підписують керівник і головний бухгалтер або особа, уповноважена керівником. До видаткових ордерів варто додати заяву отримувача (засновника) на видачу готівки.

Зверніть увагу: якщо на заяві є дозвільний напис керівника на видачу готівки, то його підпис на видаткових касових ордерах не обов’язковий.

Чи можна отриману з каси банка готівку для повернення ПФД видати без її оприбуткування до каси підприємства?

Вважаємо, що ні. Пояснимо.

Відповідно до п. 22 розд. ІІ Положення про порядок емісії та еквайрингу платіжних інструментів, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.07.2022 р. № 164 (далі – Положення № 164), емітент має право надавати користувачам для ініціювання платіжних та/або інших операцій, зокрема,  для потреб господарської/підприємницької/незалежної професійної діяльності – корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти (КПК).

Тобто за призначенням КПК має використовуватися у господарській діяльності підприємства. Тобто КПК підприємство має використовувати, зокрема, для купівлі товарів, розрахунків з постачальниками у межах госпдіяльності.

Порядок здійснення операцій з використанням КПК визначає розд. V Положення № 164: зокрема, згідно п. 105 розд. V Положення № 164 держатель має право використовувати КПК для здійснення платіжних операцій відповідно до вимог законодавства України та умов договору, укладеного з емітентом.

Відповідно до п. 20 Положення № 148, пп. 170.9.3 ПКУ фізичні особи – довірені особи підприємств , які відповідно до законодавства України одержали готівку з рахунку із застосуванням платіжного інструменту, використовують її за призначенням без оприбуткування в касі.

Фізичні особи – довірені особи підприємств подають до підрозділу бухгалтерського обліку підприємства Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, разом із підтвердними документами про використання коштів за призначенням та повертають невикористаний залишок коштів на рахунок підприємства або в касу в установлені строки і порядку, визначені для підзвітних осіб законодавством України. 

Виходить, що зняти та видати готівку без оприбуткування в касі підприємство може лише довіреній особі: на відрядження або під звіт. Про повернення ПФД не мовиться.

Тож підприємство зняту з банківського поточного рахунку за допомогою КПК для повернення ПФД готівку має спочатку оприбуткувати до каси, а потім видати її за призначенням, зокрема, згідно відповідному наказу.

Щодо отримання готівки за допомогою чекової книжки. Відповідно до п. 141 Інструкції про порядок організації касової роботи банками та проведення платіжних операцій надавачами платіжних послуг в Україні, затвердженої постановою Правління НБУ від 25.09.2018  р. № 103 (далі – Інструкція № 108), клієнт  (юридична особа, ФОП) заповнює для одержання грошової чекової книжки заяву про видачу грошової чекової книжки (додаток 21 до Інструкції № 103) в одному примірнику, на якій проставляється дозвільний напис уповноваженого працівника банку.

У заяві на видачу грошової чекової книжки клієнт зазначає, що із порядком заповнення та використання грошової чекової книжки ознайомлений. Завважимо, що Інструкція № 103 замовчує правила та порядок використання такої книжки.

Тому рекомендуємо звернутися до уповноваженого банку за відповідним роз’ясненням, якщо підприємство має чи планує завести грошову чекову книжку.

До речі, у п. 20 розд. ІІІ Положення № 148 сказано про платіжні інструменти, до яких грошова чекова книжка не відноситься. Виходить, що її використовують при знятті готівки для відповідних цілей, видати яку без оприбуткування в касі підприємства не можна.

Якщо вам важливі нюанси бухобліку не лише на тему готівкових розрахунків та касових операцій, тоді реєструйтеся на безкоштовну вебінарну серію, де розберемо найактуальніші проблеми законодавства та бухгалтерії.

Зареєструватись на вебінар ✅

Скільки підприємству можна зберігати у касі готівку, отриману для повернення ПФД фізособі?

Підприємства мають право тримати в позаробочий час у своїх касах готівкову виручку (готівку) у межах, що не перевищують самостійно встановлений ними ліміт каси. Готівкова виручка (готівка), що перевищує самостійно встановлений ліміт каси, здається до банків для її зарахування на банківські рахунки (п. 15 розд. ІІ Положення № 148).

Нагадаємо, що відповідно до п. 6 розд. ІІ Положення № 148 суб’єкти господарювання мають право здійснювати розрахунки готівкою протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами з фізичними особами – у розмірі до 50000 грн включно.

Якщо сума ПФД до повернення більше 50000 грн (наприклад, 100000 грн), і ліміт каси теж більше 50000 грн, то підприємство може, отримати в касу всю суму ПФД (100000 грн) й видати в день її оприбуткування 50000 грн, а решту 50000 грн видати на наступний день. Якщо ліміт каси менше 50000 грн, підприємство може оприбутковувати в касу по 50000 в різні дні, і видавати по 50000 грн в дні оприбуткування.

Ліміт каси

Підприємство здійснює розрахунки виключно в безготівковій формі. Але у перспективі воно планує здійснювати й розрахунки готівкою. Як підприємству розраховувати ліміт каси?

Ліміт каси встановлюють відповідно до Положення № 148. При цьому ліміт каси необов’язковий для тих підприємств, які здійснюють розрахунки виключно у безготівковій формі. Якщо ж  підприємства, діяльність яких була пов’язана винятково із безготівковими розрахунками і які розпочинають діяльність, що передбачає готівкові розрахунки, на перші три місяці роботи встановлюють ліміт каси за прогнозними розрахунками. Такий ліміт каси застосовують із дня першого готівкового розрахунку. Ліміт каси, встановлений на підставі прогнозних розрахунків, переглядають упродовж двох тижнів після спливу перших трьох місяців їх роботи за фактичними показниками діяльності (п. 50 розд. V Положення № 148).

Якщо ліміт каси не встановлюється (незалежно від причин), його вважають нульовим. Тоді вся готівка, що перебуває в касі на кінець робочого дня і яку підприємство не здало до банку, є понадлімітною (п. 53 розд. V Положення № 148).

Що вважається понадлімітною готівкою в касі підприємства?

Нагадаємо, що згідно з пп. 16 п. 3 розд. I Положення № 148 ліміт залишку готівки в касі – це граничний розмір суми готівки, що може залишатися в касі в позаробочий час та забезпечити роботу на початку наступного робочого дня.

Підприємство визначає і встановлює за погодженням з банком (у якому відкрито рахунок підприємства, на який зараховуються кошти) строки здавання ним готівкової виручки (готівки) для її зарахування на рахунки в банках (п. 48 розд. V Положення № 148).

Відповідно до абз. 1 п. 50 розд. V Положення № 148 підприємство на підставі Положення № 148 та з урахуванням особливостей роботи зобов’язане розробити та затвердити внутрішнім документом порядок розрахунку ліміту каси підприємства та його відокремлених підрозділів (за наявності). У розрахунку враховується строк здавання підприємством готівкової виручки (готівки) для її зарахування на рахунки в банках, визначений договором банківського рахунку та не враховується готівка, унесена через платіжні пристрої, що належать небанківським надавачам платіжних послуг. Ліміт каси підприємство встановлює на підставі розрахунку середньоденного надходження готівки до каси або її середньоденної видачі з каси за рішенням керівника підприємства або уповноваженої ним особи.

Готівка не вважається понадлімітною в день її надходження, якщо вона здана в сумі, що перевищує встановлений ліміт каси, до обслуговуючих банків не пізніше наступного робочого дня банку або видана для використання підприємством відповідно до законодавства (без попереднього здавання її до банку і одночасного отримання з каси банку) наступного дня на потреби, пов’язані з діяльністю підприємства (абз. 1 п. 54 розд. V Положення № 148).

Керівник підприємства відповідальний за дотримання вимог Положення № 148 щодо встановлення ліміту каси та за достовірність відповідних показників, зазначених у розрахунку встановлення ліміту залишку готівки в касі (п. 56 розд. V Положення № 148).

На сьогодні за порушення термінів здавання готівкової виручки торговельними підприємствами всіх форм власності, установлених Положенням № 148, за перевищення встановлених лімітів у касі підприємства до посадових осіб, відповідальних за здавання виручки, чинним законодавством передбачено адміністративний штраф у розмірах, визначених ст. 164-4 КпАП.