Відрядження, кошти під звіт: нюанси обліку та оподаткування

У цій консультації ми розглянемо окремі нюанси обліку та оподаткування витрат на відрядження та придбання товарів за рахунок коштів під звіт та за рахунок працівників.

Як розрахувати суму добових на відрядження

Нагадаємо, що згідно з пп. 170.9.1 ПКУ до оподатковуваного доходу не включаються витрати на відрядження, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), понесені у зв’язку з таким відрядженням у межах території України, але не більш як 0,1 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження, а для відряджень за кордон – не вище 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим Національним банком України, в розрахунку за кожен такий день.

Податківці (див., наприклад, категорію 103.17 ЗІР) зазначають, що небюджетні підприємства та організації за потреби можуть використовувати Інструкцію про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджену наказом Мінфіну України від 13.03.1998 р. № 59 (далі – Інструкція № 59), як допоміжний (довідковий) документ.

Відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

Якщо відряджена фізособа протягом доби перебувала як на території України так і за її межами, то розмір добових враховується при визначенні об’єкту оподаткування ПДФО згідно з пп. 16.2 п. 16 розд. ІІІ Інструкції № 59. Зокрема, добові витрати з дня останньої пересадки на інший транспортний засіб (вибуття з готелю, мотелю, іншого житлового приміщення) на території України під час прямування у відрядження за кордон і до дня першої пересадки на інший транспортний засіб (зупинки в готелі, мотелі, іншому житловому приміщенні) на території України (включно) під час повернення в Україну відшкодовуються за нормами, встановленими для відряджень за кордон. У разі якщо день вибуття у відрядження або день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи збігається з днем вказаної пересадки (зупинки), добові витрати за відповідні день вибуття або день прибуття відшкодовуються за нормами, встановленими для відряджень за кордон.

У разі відсутності такої пересадки (зупинки) добові витрати відшкодовуються за кожний день відрядження, включаючи день вибуття та прибуття, – за нормами, встановленими для відряджень за кордон.

Приклад. Директор згідно наказу про відрядження та запрошення летить на виставку промислового обладнання в Мюнхен. Виїзд з України автобусом 06.04, цього ж дня директор прибуває в Кишинів і зразу авіапереліт через Стамбул. Прибуває в Мюнхен теж 06.04. Назад виліт з Мюнхена 10.04, прибуває в Кишинів 10.04, а далі автобусом в Україну.

Тож днів відрядження – 5. А з огляду на вищезазначені норми Інструкції № 59 добові за ці дні рахуються, як для закордонного відрядження.

Відшкодування витрат відрядженому працівнику

Пункт 170.9 ПКУ визначає порядок оподаткування суми надміру витрачених коштів/електронних грошей, отриманих платником податку на відрядження або під звіт, не повернутої у встановлений строк. Також цей пункт встановлює також випадки, коли потрібно подавати авансовий звіт. Загалом авансовий звіт і раніше, і наразі необхідний при звітуванні витрачених коштів, які отримані під звіт (на відрядження, на госппотреби) та є їх перевитрачання.

На практиці для того, щоб отримати компенсацію працівнику потрібно надати інформацію про понесені за власний кошт витрати та додати відповідні підтвердні документи (зокрема, чеки РРО, квитанції тощо). Для цього й використовують форму Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт за формою, затверджену наказом Мінфіну України від 28.09.2015 р. № 841. 

Податківці у категорії 109.14 ЗІР зазначили, що у разі придбання працівником товарів для потреб підприємства, використання коштів (у тому числі власних) у відрядженні, подається у визначені законодавством строки до бухгалтерської служби вищезазначений Звіт, а також підтвердні документи, що засвідчують суму таких витрат.  Тобто, відповідно до поданого Звіту суб’єкт господарювання повинен відшкодувати витрати, понесені працівником на господарські потреби підприємства або у відрядженні.

Завважимо, що прямо ПКУ строки подання Звіту у випадку придбання працівником ТМЦ за власні кошти не встановлено. Строки компенсації у цьому випадку також не передбачені. Хоча податківці у вищезгаданому роз’ясненні вважають:

• Звіт складається та подається у строки, визначені пп. 170.9.3 ПКУ;
• питання відшкодування витрат, понесених працівником при придбанні товарів для підприємства, та інші питання правомірності використання власних готівкових коштів працівниками підприємства для вирішення виробничих (господарських) питань відносяться до майнових відносин між суб’єктом господарювання та працівником та регулюються ЦКУ.

Тобто норми ПКУ та Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148, не регулюють зазначені питання. Але повторимо, що це позиція податківців, адже згідно пп. 170.9.1 ПКУ Звіт подають у випадку, коли кошти були видані під звіт та є оподатковуваний дохід підзвітної особи.

А якщо авансовий звіт складати необов’язково, то, на нашу думку, підприємству можна самому визначити перелік підтвердних документів, які має подати працівник, у тому числі, якщо він витратив власні кошти.

Також рекомендуємо скласти калькуляцію (перелік) витрат, понесених працівником, і затвердити її наказом (рішенням) керівника. 

Саме тому на практиці підприємства замість цих документів просто застосовують авансові звіти, адже це не заборонено. 

З питань оподаткування суми відшкодування звертаємо увагу на роз’яснення з категорії 103.04 ЗІР. У ньому податківці пояснюють, коли не оподатковується ПДФО сума коштів, виплачена фізособі – працівнику за придбані нею товари для потреб підприємства – працедавця за рахунок власних коштів, якщо підприємство попередньо не видавало кошти під звіт. Отже ПДФО немає, якщо придбання товарів (робіт, послуг) на користь роботодавця здійснено у зв’язку з виконанням дорученої працівнику роботи (трудової функції), та за умови підтвердження роботодавцем доцільності та обґрунтованості таких витрат. Оподатковується дохід, виплачений працівнику за реалізовані (продані) товари (роботи, послуги), якщо їх придбання не пов’язане з виконанням трудової функції.

Отже вищенаведені умови порядку компенсації витрат та їх неоподаткування стосуються відшкодування витрат працівнику, який здійснював оплату витрат власних коштів як за кордоном, так й в Україні.

Якщо працівник, наприклад, використав власну картку в інвалюті, то звертаємо увагу на порядок розрахунку суми компенсації. Так, у роз’ясненні податківців акцентовано:  перерахунок здійснених у відрядженні витрат, які підтверджено документально, здійснюється  відповідно до фактичного обмінного курсу, застосованого банком, у разі відсутності підтвердних документів про обмін валюти – зважаючи на крос-курс, розрахований за офіційним обмінним валютним курсом, встановленим НБУ на день затвердження такого Звіту. Якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити (перерахувати) додаткові кошти, виплата здійснюється в національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим НБУ на день затвердження керівником Звіту (хоча обов’язкове подання Звіту передбачено лише у певних випадках і строк його подання змінено, див. вище).

Якщо вам важливі нюанси обліку не лише на тему обліку та оподаткування відряджень, тоді реєструйтеся на безкоштовну вебінарну серію, де розберемо найактуальніші проблеми законодавства та бухгалтерії.

Зареєструватись на вебінар ✅

Чи є відрядженням представлення інтересів підприємства непрацівником  

Нагадаємо, що відрядження – це поїздка найманого працівника на певний строк до іншого населеного пункту за розпорядженням і за рахунок коштів роботодавця для виконання поза місцем постійної роботи службового доручення, пов’язаного з основною діяльністю роботодавця (п. 1 розд. І Інструкції № 59).

Кому та за яких умов можна без оподаткування ПДФО та військового збору відшкодовувати фактичні витрати на відрядження, у тому числі добові, зазначено у пп. 170.9.1 ПКУ. Зокрема, такі відшкодування поряд з найманими працівниками можливі також членам керівних органів підприємств, установ, організацій. І все!

А ст. 121 КЗпП щодо відшкодування витрат, понесених у відрядженні, стосується працівників. Фізособа, яка виконує роботи за договором ЦПХ, не може бути направлена підприємством у відрядження, адже вона не є працівником підприємства. Тож мовиться про сторонню особу, яка на підставі договору ЦПХ надає певні послуги, які оплачуються.

А відносини за договорами ЦПХ регулюються ЦКУ. Наприклад, у листі ДФС від 10.02.2017 № 2734/6/99-99-15-03-02-15 зазначало, що витрати виконавця на відрядження спеціалістів, задіяних при наданні послуг, здійснені ним в межах договору про надання послуг, є витратами по забезпеченню виконання складових частин загального обсягу послуги, а тому є складовою частиною вартості послуги.

Тобто якщо компенсація цих витрат включена до вартості послуг ЦПХ, то у такому разі вона буде оподатковуватися як винагорода за договором ЦПХ: із суми винагороди, яка включає суму компенсації витрат утримують ПДФО (18%) і ВЗ (5%); на суму винагороди, яка включає суму компенсації витрат нараховують ЄСВ за ставкою 22%.

Якщо компенсація витрат не включена до вартості послуг за договором ЦПХ, а ці витрати відшкодовуються окремо, то у такому разі компенсація оподатковуватися як додаткове благо: із застосуванням натурального коефіцієнту для ПДФО (18%), без такого коефіцієнта для ВЗ (5%). ЄСВ у такому випадку не нараховується.

Як підтвердити відстань до пункту призначення для відрядження

Як ми вже зазначили, податківці рекомендують використовувати Інструкцію № 59 як довідковий (допоміжний) документ під час затвердження госпрозрахунковими підприємствами власних положень про відрядження.

Наказ про відрядження має бути обов’язково, адже це розпорядчий документ керівника, на підставі якого відбувається службова поїздка. Кошторис витрат на відрядження (довідка-розрахунок) обов’язковий винятково для бюджетників (п. 6 розд. І та п. 1 розд. ІІІ Інструкції № 59). Але цей документ не буде зайвим для госпрозрахункових підприємств. У цьому документі наводять розрахунок сум витрат на конкретне відрядження. 

На практиці у Положенні про відрядження підприємства, зазвичай, наводять визначення, за яких умов слід вважати поїздку працівника службовим відрядженням. Зокрема, визначити поїздки на яку відстань вважаються відрядженням: наприклад, на відстань 150 км. Але ця відстань може бути іншою (більшою/меншою), адже одноденні поїздки є відрядженнями, які за наявності відповідного наказу та підтвердних документів вважаються відрядженням та за які теж виплачують добові.

На законодавчому рівні, зокрема, в Інструкції № 59 немає вимог щодо величини відстані службової поїздки та порядку її  підтвердження. Тож можна, як-то кажуть, «прокласти» маршрут по карті: наразі нескладно визначити відстань між населеними пунктами, адже в інтернеті ця інформація наявна. Ще раз підкреслимо, що законодавчих вимог та порядку підтвердження відстані для того, щоб вважати поїздку відрядженням немає.